Design overvejelser i forbindelse med opdatering af data

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

En veludformet database er ikke kun med til at sikre dataintegritet, men er nemmere at vedligeholde og opdatere. En Access-database er ikke en fil i samme forstand som et Microsoft Word-dokument eller et Microsoft PowerPoint-slide. I stedet er det en samling af objekter – tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler osv., der skal fungere sammen for at fungere korrekt.

Brugerne angiver data primært via kontrolelementer. Hvad du gør med et bestemt kontrolelement, afhænger af det datatype, der er angivet for det underliggende tabelfelt, eventuelle egenskaber, der er angivet for feltet, og egenskaber, der er angivet for kontrolelementet. Du kan også overveje at bruge ekstra database teknikker som validering, standardværdier, lister og opslag og kaskadevise opdateringer. 

Hvis du vil have mere at vide om at opdatere data fra en bruger visning, kan du se , hvordan du tilføjer, redigerer og sletter poster.

I denne artikel

Sådan påvirker databasedesignet dataindtastning

De oplysninger, du gemmer i en database, er gemt i tabeller, der indeholder data om et bestemt emne, f. eks. Aktiver eller kontakter. Hver post i en tabel indeholder oplysninger om et element, f. eks en bestemt kontakt. En post består af felter, f. eks navn, adresse og telefonnummer. En post kaldes almindeligvis for en række, og et felt kaldes normalt for en kolonne. Disse objekter skal overholde et sæt designprincipper, eller databasen vil enten fungere dårligt eller fejlbehæftet. Designprincipperne påvirker, hvordan du indtaster data. Overvej følgende:

  • Tabeller    Access gemmer alle data i en eller flere tabeller. Antallet af tabeller, du bruger, afhænger af databasens design og kompleksitet. Selvom du kan få vist data i en formular, en rapport eller i de resultater, der returneres af en forespørgsel, vil Access kun gemme dataene i tabellerne, og de andre objekter i databasen er indbygget øverst i disse tabeller. Hver tabel skal være baseret på ét emne. For eksempel bør en tabel over forretningskontakt oplysninger ikke indeholde salgsoplysninger. Hvis den gør det, kan det være svært at finde og redigere de korrekte oplysninger, hvis det ikke er muligt.

  • Datatyper    Hvert felt i en tabel accepterer typisk kun én type data. Du kan f. eks. ikke gemme noter i et felt, der kan acceptere numre. Hvis du forsøger at skrive tekst i et sådant felt, vises der en fejlmeddelelse i Access. Det er dog ikke en høj og hurtig regel. Du kan for eksempel gemme tal (f. eks postnumre) i et felt, der er indstillet til datatypen kort tekst, men du kan ikke udføre beregninger på disse data, fordi Access opfatter det som en del af teksten.

    Med visse undtagelser skal felterne i en post kun acceptere én værdi. Du kan for eksempel ikke angive mere end én adresse i et adressefelt. Dette er i modsætning til Microsoft Excel, hvilket giver dig mulighed for at angive et vilkårligt antal navne eller adresser i en enkelt celle, medmindre du angiver, at cellen skal acceptere begrænsede datatyper. 

  • Felter med flere værdier    Access indeholder en funktion, der kaldes feltet med flere værdier, for at knytte flere datadele til en enkelt post og til at oprette lister, der accepterer flere værdier. Du kan altid identificere en liste med flere værdier, fordi der vises et afkrydsningsfelt ud for hvert listeelement. Du kan for eksempel vedhæfte et Microsoft PowerPoint-slide-sæt og et vilkårligt antal billeder til en post i din database. Du kan også oprette en liste med navne og vælge så mange af disse navne, som du har brug for. Brugen af felter med flere værdier kan se ud til at bryde reglerne for databasedesign, fordi du kan gemme mere end én post pr. tabelfelt. Men Access gennemtvinger reglerne "bag kulisserne" ved at gemme dataene i særlige, skjulte tabeller.

  • Brug af formularer    Du opretter typisk formularer, når du vil gøre en database lettere at bruge og for at sikre, at brugerne angiver data præcist. Hvordan du bruger en formular til at redigere data, afhænger af formularens design. Formularer kan indeholde et vilkårligt antal kontrolelementer, f. eks lister, tekstfelter, knapper og lige dataark. Hvert kontrolelement i formularen kan enten læse data fra eller skrive data til et underliggende tabelfelt.

Du kan finde flere oplysninger i grundlæggende oplysninger om database design og oprette en tabel og tilføje felter.

Toppen af siden

Angive en standardværdi for et felt eller kontrolelement

Hvis et stort antal poster deler samme værdi for et bestemt felt, f. eks en by eller et land/område, kan du spare tid ved at angive en standardværdi for det kontrolelement, der er bundet til feltet eller selve feltet. Når du åbner formularen eller tabellen for at oprette en ny post, vises din standardværdi i det pågældende kontrolelement eller felt.

I en tabel

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. Markér feltet øverst i visningen.

  3. Nederst i visningen skal du vælge fanen Generelt .

  4. Angiv egenskaben Standardværdi til den ønskede værdi.

I en formular

  1. Åbn formularen i layout -eller design visning.

  2. Højreklik på det kontrolelement, du vil arbejde med, og klik derefter på Egenskaber.

  3. På fanen data skal du angive egenskaben Standardværdi til den ønskede værdi.

Toppen af siden

Brug af valideringsregler til at begrænse data

Du kan validere data i Access-skrivebords databaser, når du angiver dem ved hjælp af valideringsregler. Valideringsregler kan angives i enten tabeldesign- eller tabeldataarkvisning. Der findes tre typer valideringsregler i Access:

  • FeltvalideringsRegel    Du kan bruge en feltvalideringsregel til at angive et kriterium, som alle gyldige feltværdier skal opfylde. Du behøver ikke at angive det aktuelle felt som en del af reglen, medmindre du bruger feltet i en funktion. Det kan være nemmere at foretage begrænsninger i de tegntyper, der indtastes i et felt med en input maske. For eksempel har et datofelt muligvis en valideringsregel, der ikke tillader værdier i fortiden.

  • PostvalideringsRegel    Du kan bruge en postvalideringsregel til at angive en betingelse, som alle gyldige poster skal opfylde. Du kan sammenligne værdier på tværs af forskellige felter ved hjælp af en postvalideringsregel. En post med to datofelter kan for eksempel kræve, at værdierne i et felt altid står foran værdierne i det andet felt (f. eks., at startdate er før EndDate).

  • Validering i en formular    Du kan bruge egenskaben ValideringsRegel for et kontrolelement i en formular til at angive et kriterium, som alle værdier, der er angivet for dette kontrolelement, skal opfylde. Egenskaben Valideringsregel for kontrolelementer fungerer på samme måde som en feltvalideringsregel. Du bruger typisk en formularvalideringsregel i stedet for en feltvalideringsregel, hvis reglen er specifik for kun den pågældende formular og ikke for tabellen, uanset hvor den blev brugt.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se begrænse datainput ved hjælp af valideringsregler.

Toppen af siden

Arbejde med værdilister og opSlagsfelter

Der findes to typer listedata i Access:

  • Værdilister    Disse indeholder et hårdt kodet sæt af værdier, du angiver manuelt. Værdierne findes i egenskaben Rækkekilde for feltet.

  • Opslagsfelter    Du kan bruge en forespørgsel til at hente værdier fra en anden tabel. Egenskaben Rækkekilde for feltet indeholder en forespørgsel i stedet for en fast liste med værdier. Forespørgslen henter værdier fra en eller flere tabeller i en database. Som standard præsenterer feltet opslag disse værdier i form af en liste. Afhængigt af hvordan du angiver opslagsfeltet, kan du vælge et eller flere elementer på listen.

    Bemærk    OpSlagsfelter kan forveksle nye Access-brugere, fordi der vises en liste over elementer på en placering (den liste, der oprettes ud fra dataene i opslagsfeltet), men dataene kan være placeret på en anden placering (den tabel, der indeholder dataene).

Access viser som standardliste data i et kontrolelement i en kombinationsboks, selvom du kan angive et listeelement. En kombinationsboks åbnes for at præsentere listen og lukkes, når du foretager en markering. En liste, som er kontrasteret, forbliver åben hele tiden.

Hvis du vil redigere lister, kan du også køre kommandoen Rediger listeelementer , eller du kan redigere dataene direkte i egenskaben Rækkekilde for kildetabellen. Når du opdaterer dataene i et opslagsfelt, opdaterer du kildetabellen.

Hvis egenskaben Rækkekilde type for din liste eller kombinationsboks er angivet til værdiliste, kan du redigere listen over værdier, mens formularen er åben i formularvisning – undgå, at du skal skifte til design visning eller layout visning, ved at åbne egenskabsarket og redigere egenskaben Rækkekilde for kontrolelementet, hver gang du skal ændre til listen. Hvis du vil redigere listen over værdier, skal egenskaben Tillad redigering af værdilisten for listen eller kombinationsfeltet være angivet til Ja.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se Opret en liste med valgmuligheder ved at bruge en liste eller et kombinationsfelt.

Undgå redigering af værdilisten i formularvisning

  1. Højreklik på formularen i navigationsruden, og klik på design visning eller layout visning.

  2. Klik på kontrolelementet for at markere det, og tryk derefter på F4 for at få vist egenskabsarket.

  3. På fanen data i egenskabsarket skal du angive egenskaben Tillad redigering af værdiliste til Nej.

  4. Klik på filer , og klik derefter på Gem, eller tryk på CTRL + S Knapflade .

Angive en anden formular til redigering af værdilisten

Som standard indeholder Access en indbygget formular til redigering af værdilisten. Hvis du har en anden formular, som du foretrækker at bruge til dette formål, kan du angive navnet på formularen i egenskaben Rediger formular for listeelementer som følger:

  1. Højreklik på formularen i navigationsruden, og klik derefter på design visning eller layout visning i genvejsmenuen.

  2. Klik på kontrolelementet for at markere det, og tryk derefter på F4 for at få vist egenskabsarket.

  3. På fanen data i egenskabsarket skal du klikke på rullepilen i egenskabsfeltet Rediger formular for listeelementer .

  4. Klik på den formular, du vil bruge til at redigere værdilisten.

  5. Klik på filen , og klik derefter på Gem, eller tryk på CTRL + S Knapflade .

Undersøge et opslagsfelt i en formular

  1. Åbn formularen i layout -eller design visning.

  2. Højreklik på listen eller kontrolelementet for kombinationsboksen, og klik på Egenskaber.

  3. Klik på fanen alle i egenskabsarket, og Find egenskaber for Rækkekilde type og Rækkekilde . Egenskaben Rækkekilde type skal indeholde enten værdiliste eller tabel/forespørgsel, og egenskaben Rækkekilde skal indeholde enten en liste over elementer, der er adskilt af semikolon eller en forespørgsel. Hvis du vil have mere plads, skal du højreklikke på egenskaben og vælge Zoom eller trykke på SKIFT + F2.

    Værdilister bruger typisk denne grundlæggende syntaks: "element"; " element";" element"

    I dette tilfælde er listen et sæt elementer omgivet af dobbelte anførselstegn og adskilt af semikolon.

    Udvælgelsesforespørgsler brug følgende grundlæggende syntaks: SELECT [table_or_query_name]. [ feltnavn] from [table_or_query_name].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning refererer til en tabel eller forespørgsel og et felt i den pågældende tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning refererer kun til tabellen eller forespørgslen. Her er et vigtigt punkt at huske: SELECT-delsætninger behøver ikke at indeholde navnet på en tabel eller forespørgsel, men det anbefales, og de skal indeholde navnet på mindst ét felt. Men, alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel. Så kan du altid finde kildetabellen eller kildeforespørgslen for et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Gør et af følgende.

    • Hvis du bruger en værdiliste, skal du redigere elementerne på listen. Sørg for at omslutte hvert element med dobbelte anførselstegn, og Adskil hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen i opslagslisten henviser til en anden forespørgsel, skal du åbne den anden forespørgsel i design visning (Højreklik på forespørgslen i navigationsruden, og klik på design visning). Bemærk navnet på den tabel, der vises i den øverste del af Forespørgselsdesigner, og gå derefter til næste trin.

      Ellers skal du, hvis forespørgslen i opSlagsfeltet refererer til en tabel, notere navnet på tabellen og gå til næste trin.

  5. Åbn tabellen i dataarkvisning, og rediger derefter listeelementerne efter behov.

Undersøge et opslagsfelt i en tabel

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. I den øverste del af forespørgselsdesigngitteret skal du i kolonnen data type klikke på eller på anden måde markere fokus på tekst, tal eller Ja/Nej-felt.

  3. I den nederste del af tabeldesigngitteret skal du klikke på fanen Opslag og derefter se på Egenskaber for Rækkekilde type og Rækkekilde .

    Egenskaben Rækkekilde type skal læse værdiliste eller tabel/forespørgsel. Egenskaben Rækkekilde skal indeholde enten en værdiliste eller en forespørgsel.

    Værdilister bruger denne grundlæggende syntaks: "element"; " element";" element"

    I dette tilfælde er listen et sæt elementer omgivet af dobbelte anførselstegn og adskilt af semikolon.

    Udvælgelsesforespørgsler anvender typisk denne grundlæggende syntaks: SELECT [table_or_query_name]. [ feltnavn] from [table_or_query_name].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning refererer til en tabel eller forespørgsel og et felt i den pågældende tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning refererer kun til tabellen eller forespørgslen. Her er et vigtigt punkt at huske: SELECT-delsætninger behøver ikke at indeholde navnet på en tabel eller forespørgsel, men det anbefales, og de skal indeholde navnet på mindst ét felt. Men, alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel. Så kan du altid finde kildetabellen eller kildeforespørgslen for et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Gør et af følgende.

    • Hvis du bruger en værdiliste, skal du redigere elementerne på listen. Sørg for at omslutte hvert element med dobbelte anførselstegn, og Adskil hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen i feltet opslag henviser til en anden forespørgsel, skal du åbne den anden forespørgsel i design visning i navigationsruden (Højreklik på forespørgslen, og klik på design visning). Bemærk navnet på den tabel, der vises i den øverste del af Forespørgselsdesigner, og gå derefter til næste trin.

      Ellers skal du, hvis forespørgslen i opSlagsfeltet refererer til en tabel, notere navnet på tabellen og gå til næste trin.

  5. Åbn tabellen i dataarkvisning, og rediger derefter listeelementerne efter behov.

Toppen af siden

Slette data fra en værdiliste eller et opSlagsfelt

Elementer i en værdiliste findes i den samme tabel som de andre værdier i en post. Derimod er dataene i et opslagsfelt placeret i en eller flere andre tabeller. Hvis du vil fjerne data fra en værdiliste, skal du åbne tabellen og redigere elementerne.

Det at fjerne data fra en opslagsliste kræver yderligere trin, og disse trin varierer afhængigt af, om opslagslisternes forespørgsel henter data fra en tabel eller fra en anden forespørgsel. Hvis opslagslistens forespørgsel er baseret på en tabel, skal du identificere den pågældende tabel, og det felt, der indeholder de data, der vises på listen. Du åbner derefter kildetabellen og redigerer dataene i det pågældende felt. Hvis opslagslistens forespørgsel er baseret på en anden forespørgsel, skal du åbne den anden forespørgsel, finde kildetabellen og feltet, hvor den anden forespørgsel henter sine data, og ændre værdierne i den pågældende tabel.

Fjern data fra en værdiliste

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. I den øverste del af designgitteret skal du vælge tabelfeltet, der indeholder værdilisten.

  3. I den nederste del af gitteret skal du klikke på fanen Opslag og derefter finde egenskaben Rækkekilde.

    Som standard er der dobbelte anførselstegn omkring elementerne på en liste med værdier, og hvert element er adskilt af semikolon: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Du kan fjerne elementer på listen efter behov. Husk at slette de anførselstegn, der omgiver hvert slettet element. Du skal derudover ikke efterlade et foranstillet semikolon eller et par semikoloner sammen (;;), og hvis du fjerner det sidste element på listen, skal du slette det sidste semikolon.

    Vigtigt!    Hvis du sletter et element fra en værdiliste, og posterne i tabellen allerede anvender det slettede element, forbliver det slettede element en del af posten, indtil du ændrer det. Antag f. eks., at virksomheden har et lagersted på byen A, men sælger derefter den pågældende bygning. Hvis du fjerner "by A" fra listen over lagersteder, får du vist "by A" i tabellen, indtil du ændrer disse værdier.

Fjerne data fra et opslagsfelt

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. I øverste del af designgitteret skal du markere opslagsfeltet.

  3. I den nederste del af designgitteret, skal du klikke på fanen Opslag og derefter finde egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde.

    Egenskaben Rækkekildetype skal vise Tabel/forespørgsel, og egenskaben Rækkekilde skal indeholde en forespørgsel, der refererer til en tabel eller en anden forespørgsel. Forespørgsler til opslagsfelter begynder altid med ordet Markér.

    Typisk (men ikke altid) bruger en udvælgelsesforespørgsel denne grundlæggende syntaks: SELECT [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].[feltnavn] FROM [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel og et felt i den pågældende tabel, men den anden delsætning henviser kun til tabellen. Det er værd at huske: Delsætningen FROM giver dig altid navnet på kildetabellen eller -forespørgslen. SELECT-delsætninger indeholder muligvis ikke altid navnet på en tabel eller en forespørgsel, selvom de altid indeholder navnet på mindst ét felt. Men, alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis forespørgslen i feltet opslag henviser til en anden forespørgsel, skal du klikke på knappen Byg (under fanen data i egenskabsarket skal du klikke på Knappen Generator næste) for at åbne forespørgslen i design visning. Du skal notere navnet på den tabel, der vises i den øverste del af forespørgselsdesigneren, og derefter fortsætte til trin 5.

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en tabel, skal du notere navnet på tabellen og derefter fortsætte til trin 5.

  5. Åbn kildetabellen i dataarkvisning.

  6. Find det felt, der indeholder de data, der bruges på opslagslisten, og rediger derefter disse data efter behov.

Toppen af siden

Sådan påvirker datatyper, hvordan du indtaster data

Når du designer en databasetabel, skal du vælge en datatype for hvert felt i tabellen, som er en proces, der hjælper med at sikre en mere præcis dataindtastning.

Vis datatyper

Gør et af følgende:

Brug dataarkvisning

  1. Åbn tabellen i Dataarkvisning.

  2. Se på værdien på listen data type i gruppen formatering under fanen felter . Værdien ændres, når du placerer markøren i de forskellige felter i tabellen:

    Listen Datatype

Bruge design visning

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. Se på designgitteret. Den øverste del af gitteret viser det enkelte tabel felts navn og datatype.

    Felter i designvisning

Sådan påvirker datatyper dataindtastning

Den datatype, du angiver for hvert tabelfelt, giver det første kontrolniveau over, hvilken type data der tillades til et felt. I nogle tilfælde, f. eks et langt tekstfelt, kan du angive de ønskede data. I andre tilfælde, f. eks et felt af typen Autonummerering, kan du i feltet datatype angive, at du ikke selv kan angive oplysninger. I følgende tabel vises de datatyper, der Access indeholder, og det beskrives, hvordan de påvirker dataindtastning.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se data typer til Access-skrivebords databaser og ændre eller ændre indstillingen for data type for et felt.

Datatype

Indvirkning på dataindtastning

Kort tekst

Bemærk! start i Access 2013 er tekstdatatyper blevet omdøbt til kort tekst.

Korte tekstfelter accepterer enten tekst eller numeriske tegn, herunder afgrænsede lister over elementer. Et tekstfelt accepterer et mindre antal tegn end et langt tekstfelt – fra 0 til 255 tegn. I nogle tilfælde kan du bruge konverteringsfunktioner til at udføre beregninger på dataene i et kort tekstfelt.

Lang tekst

Bemærk, at der er blevet omdøbt datatyper til Memo i Access 2013 til lang tekst.

Du kan angive store mængder tekst og numeriske data i denne type felt op til 64.000 tegn. Du kan også angive, at feltet skal understøtte RTF-formatering, du kan anvende de typer formatering, du normalt finder i tekstbehandlingsprogrammer, f. eks Word. Du kan for eksempel anvende forskellige skrifttyper og skriftstørrelser på bestemte tegn i teksten, og du kan gøre dem fed eller kursiv osv. Du kan også føje HTML-koder (Hypertext Markup Language) til dataene. Hvis du vil have mere at vide, skal du se Indsæt eller Tilføj et RTF-tekstfelt.

Desuden har lange tekstfelter en egenskab, der hedder Vedhæft kun. Når du aktiverer denne egenskab, kan du føje nye data til et langt tekstfelt, men du kan ikke ændre eksisterende data. Funktionen er beregnet til brug i programmer som databaser for problemsporing, hvor du kan være nødt til at gemme en permanent post, der forbliver uændret. Når du placerer markøren i et langt tekstfelt, hvor egenskaben Tilføj kun er aktiveret, forsvinder teksten i feltet som standard. Du kan ikke anvende formatering eller andre ændringer af teksten.

Ligesom korte tekstfelter kan du også køre konverteringsfunktioner mod dataene i et langt tekstfelt.

Tal

Du kan kun skrive tal i denne felttype, og du kan udføre beregninger af værdierne i et talfelt.

Stort tal

Bemærk! datatyper til stort tal er kun tilgængelige i Office 365-abonnements versionen af Access.

Du kan kun angive tal i denne felttype, og du kan udføre beregninger af værdierne i et felt med et stort tal.

Få mere at vide under Brug af datatypen Stort tal.

Dato/klokkeslæt

Du kan kun angive datoer og klokkeslæt i denne type felt. 

Du kan angive en inputmaske for feltet (en række konstanttegn og pladsholdertegn, der vises, når du markerer feltet), og du skal angive data i de mellemrum og det format, som masken giver. Hvis du for eksempel ser en maske som MMM_DD_YYYY, skal du skrive okt 11 2017 i de angivne mellemrum. Du kan ikke angive et fulde månedsnavn eller en tocifret årstalsværdi. Hvis du vil have mere at vide, skal du se kontrollere dataindtastningsformater med inputmasker.

Hvis du ikke opretter en inputmaske, kan du angive værdien ved hjælp af et gyldigt dato-eller klokkeslætsformat. Du kan f. eks. skrive 11 okt. 2017, 10/11/17, oktober 11, 2017 osv.

Du kan også anvende et visningsformat på feltet. Hvis der ikke findes en inputmaske, kan du angive en værdi i næsten ethvert format, men Access viser datoerne i overensstemmelse med visningsformatet. Du kan f. eks. skrive 10/11/2017, men visningsformatet kan være angivet til at vise værdien som 11-okt-2017.

Du kan finde flere oplysninger i indsætte dags dato.

Valuta

Du kan kun angive valutaværdier i denne type felt. Du behøver heller ikke at angive valutasymbolet manuelt. Som standard anvender Access det valutasymbol (¥, £, $ osv.), der er angivet i internationale indstillinger i Windows. Du kan ændre dette valutasymbol for at afspejle en anden valuta, hvis det er nødvendigt.

Autonummerering

Du kan til enhver tid ikke angive eller ændre dataene i denne felttype. Access øger værdierne i et autonummereringsfelt, hver gang du tilføjer en ny post i en tabel.

Beregnet

Du kan til enhver tid ikke angive eller ændre dataene i denne felttype. Resultaterne af dette felt bestemmes af et udtryk, du definerer. Access opdaterer værdierne i et beregnet felt, hver gang du tilføjer eller redigerer en ny post til en tabel.

Ja/Nej

Når du klikker på et felt, der er angivet til denne datatype, vises der enten et afkrydsningsfelt eller en rulleliste, afhængigt af hvordan du formaterer feltet. Hvis du formaterer feltet til at vise en liste, kan du vælge enten Ja eller Nej, sand eller falskeller til eller fra på listen, afhængigt af det format, der er anvendt på feltet. Du kan ikke angive værdier på listen eller ændre værdierne på listen direkte fra en formular eller tabel.

OLE-objekt

Du kan bruge denne type felt, når du vil have vist data fra en fil, der er oprettet i et andet program. Du kan for eksempel vise en tekstfil, et Excel-diagram eller et PowerPoint-slide i et OLE-objektfelt.

Vedhæftede filer giver en hurtigere, nemmere og mere fleksibel måde at få vist data fra andre programmer.

Link

Du kan angive alle data i denne felttype, og Access ombryder den i en webadresse. Hvis du for eksempel skriver en værdi i feltet, omgives din tekst med http://www.your_text. com. Hvis du angiver en gyldig webadresse, fungerer dit link. Ellers vil linket resultere i en fejlmeddelelse.

Det kan også være svært at redigere eksisterende links, fordi du klikker på et link-felt med din mus, og du kommer til det websted, der er angivet i linket. Hvis du vil redigere et linkfelt, skal du markere et tilstødende felt, bruge TAB-eller piletasterne til at flytte fokus til feltet hyperlink og derefter trykke på F2 for at aktivere redigering.

Vedhæftet fil

Du kan vedhæfte data fra andre programmer til denne type felt, men du kan ikke skrive eller på anden måde skrive tekst eller numeriske data.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se Vedhæft filer og grafik til posterne i din database.

Guiden Opslag

Guiden Opslag er ikke en datatype. Du bruger i stedet guiden til at oprette to typer af rullelister: værdilister og opslagsfelter. En værdiliste bruger en afgrænset liste over elementer, du angiver manuelt, når du bruger guiden Opslag. Disse værdier kan være uafhængige af andre data eller objekter i databasen.

Derimod bruger et opslagsfelt en forespørgsel til at hente data fra en eller flere af de andre tabeller i en database. Opslagsfeltet viser derefter dataene på en rulleliste. Som standard indstiller guiden Opslag tabelfeltet til datatypen tal.

Du kan arbejde med opslagsfelter direkte i tabeller og også i formularer og rapporter. Værdierne i et opslagsfelt vises som standard i en type listeelement, der kaldes et kombinationsfelt – en liste, der har en rulleliste:

Tom opslagsliste

Du kan også bruge en liste, der viser flere elementer med et rullepanel, for at få vist flere elementer:

Grundlæggende listebokskontrolelement i en formular

Afhængigt af hvordan du angiver opslagsfeltet og kombinationsfeltet, kan du redigere elementerne på listen og føje elementer til listen ved at deaktivere indstillingen Begræns til liste for opslagsfeltet.

Hvis du ikke kan redigere værdierne direkte på en liste, skal du tilføje eller ændre dataene på den foruddefinerede liste over værdier eller i den tabel, der fungerer som kilde til opslagsfeltet.

Når du opretter et opslagsfelt, kan du også angive det for at understøtte flere værdier. Når du gør det, viser den liste, der vises, et afkrydsningsfelt ud for hvert listeelement, og du kan markere eller fjerne markeringen af alle elementer efter behov. Denne figur illustrerer en typisk liste med flere værdier:

Liste med afkrydsningsfelter.

Hvis du vil have mere at vide om at oprette opslagsfelter med flere værdier og bruge de resulterende lister, skal du se oprette eller slette et feltmed flere værdier.

Toppen af siden

Sådan påvirker tabelfeltegenskaber, hvordan du indtaster data

Ud over de designprincipper, der styrer strukturen af en database og de datatyper, der styrer, hvad du kan angive i et givet felt, kan flere feltegenskaber også påvirke, hvordan du angiver data i en Access-database.

Få vist egenskaber for et tabelfelt

Access indeholder to måder, hvorpå du kan få vist egenskaberne for et tabelfelt.

I dataarkvisning

  1. Åbn tabellen i Dataarkvisning.

  2. Klik på fanen felter , og Brug kontrolelementerne i gruppen formatering til at få vist egenskaberne for hvert tabelfelt.

I design visning

  1. Åbn tabellen i Designvisning.

  2. I den nederste del af gitteret skal du klikke på fanen Generelt , hvis den ikke allerede er markeret.

  3. Hvis du vil se egenskaberne for et opslagsfelt, skal du klikke på fanen Opslag .

Hvordan egenskaber påvirker dataindtastning

I følgende tabel vises de egenskaber, der har den største indvirkning på dataindtastning, og det forklares, hvordan de påvirker dataindtastning.

Egenskab

Placering i tabellens designgitter

Mulige værdier

FunktionsMåde, når du forsøger at angive data

Feltstørrelse

Fanen Generelt

0-255

Tegngrænsen gælder kun for felter, der er indstillet til datatypen tekst. Hvis du forsøger at angive mere end det angivne antal tegn, klipper feltet dem ud.

Nødvendig

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når denne egenskab er slået til, tvinger det dig til at angive en værdi i et felt, og Access giver dig ikke mulighed for at gemme nye data, før du udfylder et påkrævet felt. Når feltet er slået fra, vil feltet acceptere null-værdier, hvilket betyder, at feltet kan være tomt.

En null-værdi er ikke det samme som en null-værdi. Nul er et ciffer, og "null" er en manglende, udefineret eller ukendt værdi.

Tillade strenge af længden nul

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når du er slået til, kan du angive strenge af længden nul – strenge, der ikke indeholder tegn. Hvis du vil oprette en streng af længden nul, skal du angive et sæt dobbelte anførselstegn i feltet ("").

Indekseret

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når du indekserer et tabelfelt, forhindrer Access dig i at tilføje dublerede værdier. Du kan også oprette et indeks fra mere end ét felt. Hvis du gør dette, kan du duplikere værdierne i ét felt, men ikke i begge felter.

Inputmaske

Fanen Generelt

Foruddefinerede eller brugerdefinerede sæt af konstanter og pladsholdertegn

En inputmaske tvinger dig til at angive data i et foruddefineret format. Maskerne vises, når du markerer et felt i en tabel eller et kontrolelement i en formular. Antag f. eks., at du klikker på et datofelt og får vist dette sæt tegn: MMM-DD-ÅÅÅÅ. Det er en inputmaske. Det tvinger dig til at angive månedsværdier som forkortelser på tre bogstaver som f. eks. okt og årets værdi som fire cifre – for eksempel okt-15-2017.

Input masker styrer kun, hvordan du angiver data, ikke hvordan Access gemmer eller viser disse data.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se kontrolelement dataindtastningsformater med inputmasker og formatere et dato-og klokkeslætsfelt.

Begræns til liste

Fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer ændringer af elementerne i et opslagsfelt. Brugerne forsøger nogle gange at ændre elementerne i et opslagsfelt manuelt. Når Access forhindrer dig i at ændre elementerne i et felt, er denne egenskab angivet til Ja. Hvis denne egenskab er aktiveret, og du har brug for at ændre elementerne på en liste, skal du åbne listen (hvis du vil redigere en værdiliste) eller den tabel, der indeholder kildedataene til listen (hvis du vil redigere et opslagsfelt) og ændre værdierne der.

Tillad redigeringer af værdilisten

Fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer kommandoen Rediger listeelementer for værdilister, men ikke for opslagsfelter. Hvis du vil aktivere denne kommando for opslagsfelter, skal du angive et gyldigt formularnavn i egenskaben Rediger formular for listeelementer . Kommandoen Tillad redigering af værdiliste vises i en genvejsmenu, du åbner, ved at højreklikke på en liste eller et kombinationsfelt element. Når du kører kommandoen, vises dialogboksen Rediger listeelementer . Hvis du angiver navnet på en formular i egenskaben Rediger formular for listeelementer , åbnes denne formular i stedet for at vise dialogboksen.

Du kan køre kommandoen Rediger listeelementer fra liste-og kombinationsboks kontrolelementer i formularer og fra kombinationsfelt kontrolelementer, der er placeret i tabeller og forespørgselsresultatsæt. Formularer skal være åbne i design visning eller gennemse visning. tabeller og forespørgselsresultatsæt skal være åbne i dataarkvisning.

Formular til redigering af listeelementer

Fanen Opslag

Navnet på en dataindtastningsformular

Hvis du angiver navnet på en dataindtastningsformular som værdien i denne tabelegenskab, åbnes formularen, når en bruger kører kommandoen Rediger listeelementer . Ellers vises dialogboksen Rediger listeelementer , når brugere kører kommandoen.

Toppen af siden

Brug kaskadevise opdateringer til at ændre værdier for primære og fremmede nøgler

På tidspunkter kan det være nødvendigt at opdatere en primær nøgle-værdi. Hvis du bruger den primære nøgle som en fremmed nøgle, kan du automatisk opdatere dine ændringer via alle underordnede forekomster af den fremmede nøgle.

Som en påmindelse er en primær nøgle en værdi, der entydigt identificerer hver række (post) i en databasetabel. En fremmed nøgle er en kolonne, der svarer til den primære nøgle. Fremmede nøgler er typisk placeret i andre tabeller, og de gør det muligt at oprette en relation (et link) mellem dataene i tabellerne.

Antag f. eks., at du bruger et produkt-ID som en primær nøgle. Et ID-nummer identificerer entydigt ét produkt. Du bruger også det pågældende ID-nummer som en fremmed nøgle i en tabel med ordredata. På den måde kan du finde alle de ordrer, der omfatter hvert produkt, fordi en person, der befinder sig en ordre for det pågældende produkt, bliver en del af ordren.

Nogle gange ændres disse ID-numre (eller andre typer primære nøgler). Når de gør det, kan du ændre værdien for den primære nøgle og få ændringen til automatisk at overlappe via alle relaterede underordnede poster. Du aktiverer denne funktionsmåde ved at aktivere referentiel integritet og kaskadevise opdateringer mellem de to tabeller.

Husk disse vigtige regler:

  • Du kan kun aktivere kaskadevise opdateringer for primære nøglefelter, der er indstillet til datatyperne tekst eller tal. Du kan ikke bruge overlappende opdateringer for felter, der er indstillet til datatypen automatisk nummerering.

  • Du kan kun aktivere kaskadevise opdateringer mellem tabeller med en en-til-mange-relation.

Du finder flere oplysninger om oprettelse af relationer. Se vejledning til tabelrelationer , og Opret, Rediger eller slet en relation.

Følgende procedurer går i håndskrift og forklarer, hvordan du første gang opretter en relation og derefter aktiverer kaskadevise opdateringer for den pågældende relation.

Oprette relationen

  1. Klik på Relationer i gruppen Vis/skjul under fanen Databaseværktøjer.

  2. Klik på Vis tabeli gruppen relationer under fanen design .

  3. I dialogboksen Vis tabel skal du vælge fanen tabeller , markere de tabeller, du vil ændre, klikke på Tilføjog derefter klikke på Luk.

    Du kan trykke på Skift for at vælge flere tabeller, eller du kan tilføje hver enkelt tabel individuelt. Markér kun tabellerne på "en"-og "mange"-siden af relationen.

  4. Træk den primære nøgle fra tabellen på en-siden af relationen i vinduet relationer , og slip den på fremmed nøgle-feltet i tabellen på "mange"-siden af relationen.

    Dialogboksen Rediger relationer åbnes. I følgende figur vises dialogboksen:

    Dialogboksen Rediger relationer med eksisterende relation

  5. Markér afkrydsningsfeltet Gennemtving referentiel integritet , og klik på Opret.

Aktivere kaskadevise opdateringer i primære nøgler

  1. Klik på Relationer i gruppen Vis/skjul under fanen Databaseværktøjer.

  2. Vinduet relationer vises, og de joinforbindelser, der vises som forbindelseslinjer, vises mellem tabellerne i databasen. Følgende figur viser en typisk relation:

  3. Højreklik på joinlinjen mellem de overordnede og underordnede tabeller, og klik på Rediger relation.

    Relation mellem to tabeller

    Dialogboksen Rediger relationer åbnes. I følgende figur vises dialogboksen:

    Dialogboksen Rediger relationer

  4. Vælg Kaskadevis opdatering af relaterede felter, Sørg for, at afkrydsningSfeltet Gennemtving referentiel integritet er markeret, og klik derefter på OK.

Toppen af siden

Derfor ser ID-numre undertiden at springe et nummer over

Når du opretter et felt, der er indstillet til datatypen Autonummerering, genereres der automatisk en værdi for det pågældende felt i hver ny post. Værdien øges som standard, så hver ny post får det næste tilgængelige fortløbende nummer. Formålet med datatypen Autonummerering er at angive en værdi, der er egnet til brug som primær nøgle. Hvis du vil have mere at vide, skal du se tilføje, angive, ændre eller fjerne den primære nøgle.

Når du sletter en række fra en tabel, der indeholder et felt, som er indstillet til datatypen autoNummerering, genbruges værdien i feltet Autonummerering for den pågældende række ikke automatisk. Derfor kan det tal, der genereres af Access, ikke være det tal, du forventer at se, og mellemrum kan blive vist i rækkefølgen af ID-numre – dette er tilsigtet. Du bør kun stole på entydige værdier i et autonummereringsfelt og ikke deres rækkefølge.

Toppen af siden

Masseopdatere data ved hjælp af forespørgsler

Tilføjelses-, opdaterings-og sletteforespørgsler er effektive måder til at tilføje, ændre eller fjerne poster samlet. Desuden er masseopdateringer nemmere og mere effektive til at udføre, når du bruger gode principper fra databasedesign. Det kan være en tidskrævende at bruge en tilføjelses-, opdaterings-eller sletteforespørgsel, da du også kan genbruge forespørgslen.

Vigtigt!    Sikkerhedskopiér dine data, før du bruger disse forespørgsler. Hvis du har en sikkerhedskopi af hånden, kan du hurtigt løse eventuelle fejl, du uforvarende kan foretage.

Tilføje forespørgsler    Bruges til at føje mange poster til en eller flere tabeller. En af de mest almindeligt anvendte anvendelser af en tilføjelsesforespørgsel er at tilføje en gruppe poster fra en eller flere tabeller i en kildedatabase til en eller flere tabeller i en Destinationsdatabase. Antag f. eks., at du henter nogle nye kunder og en database, der indeholder en tabel med oplysninger om disse kunder. Hvis du vil undgå at angive de nye data manuelt, kan du føje dem til de relevante tabeller eller tabeller i din database. Hvis du vil have mere at vide, skal du se føje poster til en tabel ved hjælp af en tilføjelsesforespørgsel.

Opdateringsforespørgsler    Bruges til at tilføje, ændre eller slette en del (men ikke alle) af mange eksisterende poster. Opdateringsforespørgsler kan betragtes som en effektiv variant af dialogboksen Søg og erstat. Du angiver et udvælgelseskriterium (det tilsvarende svarende til en søgestreng) og et opdateringskriterium (den grove ækvivalent med en erstatningsstreng). I modsætning til dialogboksen kan opdateringsforespørgsler acceptere flere kriterier, så du kan opdatere et stort antal poster på én gang og give dig mulighed for at ændre posterne i mere end én tabel. Du kan finde flere oplysninger i oprette og køre en opdateringsforespørgsel.

Sletteforespørgsler    Hvis du enten hurtigt vil slette en masse data eller slette et sæt data med jævne mellemrum, er en sletning nyttig, fordi forespørgslerne gør det muligt at angive kriterier for hurtigt at finde og slette dataene. Du kan finde flere oplysninger på måder til at tilføje, redigere og slette poster.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×