De 10 vigtigste grunde til at bruge Access med Excel

Når du bruger Office-produktfamilien, skal du bruge Excel, eller du skal bruge Access til at administrere data i datatabellen? En assistent artikel, der bruger Access eller Excel til at administrere dine data, diskuterer fordelene ved hvert produkt og det, de bringer til tabellen. Men hvorfor vælge mellem et eller et andet? Hvis du gemmer dine data i Access og opretter forbindelse til dem fra Excel, får du både fordelene ved begge. Her er ti grunde til, at du bruger Excel og Access sammen og giver mange meninger.

Selvom Excel ikke er en database, bruges den meget til at lagre data, og det bruges ofte til at løse enkle databaseproblemer. Excel er dog en flad databasefil, ikke en relationel database. Når simple tabeller skal udvikle sig i flere tabeller med relaterede data, er det første valg for informationsmedarbejdere hurtigt at oprette et databaseprogram. Access har altid været en god "data-Repos pad" til indsamling og konsolidering af uensartede data i hele virksomheden, hvoraf det er meget, der bor i Excel-projektmapper. Når dine data er i Access, kan du tilføje flere tabeller og deltage i dem, oprette forespørgsler (eller visninger af dine data), strukturere dataene og definere datatyper for at sikre dataintegritet, dele og opdatere data mellem mange brugere og oprette effektive rapporter og formularer.

I modsætning til Excels simple regnearks layout er Access organiseret anderledes med flere indbyrdes relaterede objekter, der kan virke overvældende først. Men du behøver ikke at være ekspert for at bruge Access. Access er udviklet til alle former for brugere, og du kan kun tage det, så længe du har brug for at gå.

Peel tilbage til et lag ad gangen.

Access-lag

1. Brug Access på tre måder: som en lejlighedsvis bruger, en superbruger eller en udvikler.

2. tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter bygger på hinanden og udgør et databaseprogram hjerter.

3. lejlighedsvise brugere har guider, egenskabs generatorer, Office Fluent-brugergrænsefladen og Excel-lignende funktioner til hurtigt at få et job færdigt.

4. Superbrugere har makroer, egenskabs ruden, udtryk og værktøjer til databasedesign til Delve og mere.

5. udviklere kan arbejde med moduler og udvikle VBA-kode for at oprette brugerdefinerede databaseløsninger og installere kørselsprogrammer.

kopiere excel-data til access

En god måde at komme i gang på er at kopiere data fra Excel til Access. Du kan oprette en Access-tabel og få den vist i dataarkvisning, som ligner et Excel-regneark. Du kan udføre almindelige tabeloprettelses opgaver, f. eks at definere en datatype, et feltnavn eller et nyt felt, højre i dataarkvisning. Hvis du for eksempel angiver en dato i et tomt felt, angiver Access datatypen Dato/klokkeslæt for det pågældende felt. Hvis du angiver tekst som et navn, anvendes datatypen tekst på feltet. Hvis du vil flytte et felt, skal du blot klikke på det og trække det.

Når du kopierer data fra Excel og sætter dem ind i Access, behøver du ikke at oprette en tabel først eller åbne en tabel i dataarkvisning. Access beder automatisk dig om, at dine data har overskrifter, og det bliver godt gæt ved at bruge den korrekte datatype og opretter en Access-tabel. Det kan ikke være nemmere.

Du kan finde flere oplysninger i åbne et tomt dataark.

knytte excel-data til access

En af de letteste måder at aflede fordelene ved både Excel og Access på er at sammenkæde et Excel-regneark til en Access-tabel. Brug et Access-link, når du planlægger at beholde dataene i Excel, men som ofte udnytter nogle af de mange Access-funktioner, f. eks rapportering og forespørgsel. Du sammenkæder data fra Access og ikke fra Excel.

Access understøtter to grundlæggende måder at oprette databasetabeller på. Brugere kan oprette nye oprindelige tabeller for at gemme dataene i en Access-database, eller de kan oprette kæder til eksisterende data uden for Access-databasen. Data i sammenkædede tabeller vises og fungerer på mange måder på samme måde som oprindelige tabeller. Guiden styring af sammenkædede tabeller hjælper dig med at holde styr på, finde og opdatere Excel-regnearket eller en anden datakilde, hvis det flyttes, og sammenkædningen brydes.

Når du opretter et link til et Excel-regneark eller et navngivet område, opretter Access en ny tabel, der er sammenkædet med Excel-dataene. Hvis du vil tilføje, redigere eller slette data, skal du udføre ændringerne i Excel og opdatere (eller genforespørge) dataene i Access-tabellen. Du kan dog ikke redigere indholdet af tabellen i Access. Når dine data er sammenkædet med Excel, kan du oprette rapporter, forespørgsler og skrivebeskyttede formularer i Access.

Du kan finde flere oplysninger i importere eller oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe.

importer data fra excel til access

Hvis du beslutter dig for at klippe data ledningen, kan du flytte dataene til Excel ved at importere dataene i Access. Bemærk, at Word- importen har to forskellige betydninger mellem Excel og Access. Når du importerer (eller opretter forbindelse) i Excel, opretter du en permanent forbindelse til data, der kan opdateres. Når du importerer i Access, kan du overføre data til Access én gang, men uden en permanent dataforbindelse. Når du importerer data, gemmer Access dataene i en ny eller eksisterende tabel uden at ændre dataene i Excel. I Access kan du importere ethvert eller alle regneark i en Excel-projektmappe i én handling.

Importguiden fører dig gennem import trinnene og hjælper dig med at træffe vigtige beslutninger om, hvorvidt du skal ændre datatyper og tilføje overskrifter. Hvis der opstår fejl, når du importerer dataene, får du besked om, at der er fejl i en tabel, så du hurtigt kan finde og rette dem. F. eks kan der være et alfanumerisk postnummer, der er dækket nedad i en kolonne, som du har tænkt, er helt numerisk, eller der blev registreret et dublet-ID for et primært nøglefelt. Du kan enten ændre i Excel-projektmappen og derefter importere dataene igen eller udføre ændringerne i den nye Access-tabel. Når du har fuldført handlingen, kan du gemme de trin, du har brugt, og endda oprette en Outlook-opgave, der minder dig om, hvornår du skal udføre importhandlingen regelmæssigt.

Når dataene er importeret, er det nu indbygget at få adgang til dem, og du kan bruge dataark og formularer til at tilføje, redigere og slette dataene. Når du har importeret dataene, kan du beslutte, om du vil slette dataene fra Excel. Det er som regel en god ide at kun have én placering til opdatering af dataene.

Bemærk!: Import af data fra Excel til Access importerer ikke formler, kun resultaterne fra disse formler.

Du kan finde flere oplysninger under:

forbind for at få adgang til data fra excel

Du kan også genoprette forbindelse til Access-data til Excel. Hvis du vil gøre dette, skal du oprette en forbindelse i Excel, ofte gemt i en Office-data forbindelsesfil (. odc), til Access-databasen og hente alle dataene fra en tabel eller forespørgsel. Når du har oprettet forbindelse til dataene, kan du også automatisk opdatere (eller opdatere) dine Excel-projektmapper fra den oprindelige Access-database, når databasen opdateres med nye oplysninger.

Du kan finde flere oplysninger under:

Medarbejderne rapporterer i et tabulært layout

Når dine data er i Access, kan du drage fordel af Marvelous-systemet i rapport oprettelses-og tilpasningsværktøjer. Vil du oprette en rapport med blot nogle få klik? Brug guiden rapport. Vil designe og ændre rapportlayoutet i realtid med Live data, skal du flytte og ændre størrelsen på blokke af data, tilføje og fjerne felter og med det samme se ændringerne, mens du bygger det? Brug layout visning. Vil du bruge rapporten til at søge, filtrere og sortere dynamiske data? Brug rapportvisningen. Vil du tilføje kommandoknapper, sidetal, billeder, links og professionelt udseende typografier? Brug de mange Kontrolelementguider og gallerier i kontrolelementerne og layout grupperne under fanen design på båndet. Ved hjælp af Access kan du nemt oprette enkle rapporter, gruppe-og oversigtsrapporter, adresseetiketter, grafiske rapporter og underrapporter.

Når rapporten er oprettet, kan du bruge Access til elektronisk at distribuere rapporten. Du kan for eksempel sende rapporten ved hjælp af en mail eller gemme rapporten i forskellige formater, f. eks et Access-Snapshot eller en PDF-fil, for at føje den til en webside eller et SharePoint-websted.

Du kan finde flere oplysninger under:

eksempel på en formular

Når dine data er i Access, kan du drage fordel af de mange værktøjer til oprettelse og tilpasning af formularer. Vil du oprette en formular med blot nogle få klik? Brug guiden formular. Vil designe og ændre formularlayoutet i realtid med Live data, skal du flytte og ændre størrelsen på blokke af data, tilføje og fjerne felter og med det samme se ændringerne, mens du bygger det? Brug layout visning. Vil du tilføje kommandoknapper, lister, kombinationsfelter, indstillingsgrupper, billeder, inputmasker, diagrammer, links og professionelt udseende typografier? Brug de mange Kontrolelementguider og gallerier i kontrolelementerne og layout grupperne under fanen design på båndet. Ved hjælp af Access kan du nemt oprette simple formularer, faneopdelte formularer, fortløbende formularer, pop op-formularer, modale dialogbokse og underformularer.

I Access kan du nemt oprette en delt formular, der viser et synkroniseret dataark og formularvisning, så du kan få det bedste ud af begge dele. Når du har oprettet en flot formular, er det let at rulle, filtrere og endda søge efter dataene bag formularen ved hjælp af standard navigationsknapperne og søgefeltet nederst i formularen.

Delt formular

Du kan finde flere oplysninger under:

AutoFilter

Det produkt, du bruger, filtrerer data for at arbejde med en delmængde af data, og du sorterer data for at bestille dem, som du ønsker det. I Access kan Excel-brugere filtrere og sortere data i en dataarkvisning uden at skulle lære en helt ny brugergrænseflade igen. Ikonerne, kommando menuerne, kommandoerne, kriterierne og dialogbokse er meget ens, uanset om du arbejder med tekst, tal, datoer eller tomme. Du kan endda gemme filtrene og sortere sammen med dataarkvisningen.

Du kan oprette en forespørgsel i Access og ikke endda vide, hvad SQL står for. Du kan bruge fire forespørgsels guider til at oprette simple forespørgsler, finde dubletter, finde ikke-relaterede poster og oprette krydstabuleringsforespørgsler. Du behøver ikke engang at oprette en forespørgsel. Du skal blot filtrere og sortere dataene, som du vil have dem til at se ud, og de gemmes sammen med et dataark.

Kriterier for Land/område

Du kan finde flere oplysninger under:

Første side i guiden Etiket

Nu, hvor familien er blevet dyrket, er din liste over ferie kort endnu større, og du har brug for at holde styr på en lang række fødselsdage og jubilæer. Det gør ikke så meget. Du kan bruge en Access-tabel eller-forespørgsel som en datakilde til brevfletning og oprette en brevfletning ved hjælp af guiden Brevfletning i Word til breve, kort, e-mails og konvolutter. Hvis du blot har brug for at oprette adresseetiketter, kan du bruge guiden etiket i Access til at oprette og udskrive dine etiketter fra en rapport, du opretter. Du kan endda automatisk tilføje en stregkode, der svarer til hver kundeadresse.

Du kan finde flere oplysninger under:

Både Access og Excel indeholder kommandoer til at oprette forbindelse til data i SharePoint-lister. Excel indeholder en skrivebeskyttet forbindelse (envejs) til sammenkædede SharePoint-lister. Access gør det muligt at læse og skrive data på to måder på sammenkædede SharePoint-lister. Access-og SharePoint-lister fungerer fint sammen. Access-og SharePoint-datatyper – f. eks RTF-tekst, Tilføj kun (for at understøtte registrering af revisionsoversigten i et Memo felt), vedhæftede filer, Autonummerering, opslag og felter med flere værdier – gør det muligt at foretage problemfri integration og nogle få datauoverensstemmelser.

Når du sammenkæder dine SharePoint-listedata i en Access-database, kan du endda tage SharePoint-listedata offline i en lokal Access-database, arbejde med dataene lokalt og derefter genoprette forbindelsen til SharePoint-webstedet for at overføre eventuelle ændringer. De dataændringer, som andre brugere har foretaget, håndteres af en konfliktløsnings guide. De formularer og rapporter, du har oprettet i Access, er baseret på de samme data, men sammenkædet med SharePoint-lister.

Excel indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server.

Data-fokuserede integrationspunkter for Excel

1. Importér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste, eller eksportér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste for at oprette en permanent, envejsdataforbindelse.

2. Brug denne permanente envejsdataforbindelse til at opdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Publicer Excel-projektmapper i Excel Servicesog få vist og interagere med data ved hjælp af Excel Web Access-webdelen på en webdelsside.

4. Importér (Forbind) data til en Excel-projektmappe fra OLAP-servere, SQL Server-og Access-databaser og flade filer.

Access indeholder følgende integrationspunkter med SharePoint Server.

1. Udfør en engangsimport eller -eksport af data mellem Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. sammenkæde data mellem Access-tabeller og en SharePoint-liste ved at oprette en permanent tovejsforbindelse. (Opdaterede listedata kan ses i en Access-tabel, de opdaterede Access-tabeldata kan ses på en liste.)

3. Se listedata offline, opdatér dem i Access, overfør online igen, synkronisér opdateringer, og løs konflikter.

4. Vis og rediger listedata i Access-dataark, formularer, og rapportvisninger.

Du kan finde flere oplysninger under:

Du kan oprette meget avancerede databaseprogrammer uden at skulle skrive én linje af VBA-kode. Alle Access-objekter har et omfattende sæt egenskaber og begivenheder, der er let tilgængelige fra et egenskabsark, som kan hjælpe dig med at tilpasse din løsning. Hvert objekt har detaljerede designere, der viser alle de funktioner, der er tilgængelige for dig. Der findes flere databaseskabeloner på Office Online. Felt-og tabelskabeloner hjælper dig med at oprette og tilpasse nye tabeller hurtigt. Du kan designe en ny database fra bunden med indbyggede databasedesign værktøjer.

Access-makroer bruger et deklarativt miljø, der ikke kræver skrivning af VBA-kode, så du behøver ikke at være udvikler. Hver makrohandling udfører en opgave som f. eks. åbning af en formular, kørsel af en forespørgsel, søgning efter poster eller visning af en meddelelse. Du kan integrere makroer i alle tilfælde af en rapport, formular eller et kontrolelement. De fleste makroer har argumenter, og du kan føje betinget logik til dem for at få dem til at gøre det, du ønsker. Du kan også angive variabler og udføre fejlkontrol, igen uden at skrive VBA-kode.

Design en prototype, og Kør den af IT-afdelingen. Opret en løsning til dit team, når de har brug for det, og gør det til en Shoestring med et enkelt-ben personale. Hold styr på billetter, der er solgt til en virksomheds part, Registrer hylde levetiden for produktionsmaterialer, eller Udskriv accept mærker for dele. Spor opgaver, problemer og leverancer i teamprojekter. Opret en database til Salgspipeline for at overvåge det potentielle salg i en lille gruppe salgsmedarbejdere.

Flere oplysninger

Toppen af siden

Bemærk!:  Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Var disse oplysninger nyttige? Her er artiklen på engelsk, så du kan sammenligne.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×