|
|
Du har foretaget ændringer i din projektplan, og nu ligger slutdatoen for langt ude i fremtiden. Du kan gøre projektets slutdato fast ved at justere de opgaver, der påvirker slutdatoen mest. Disse opgaver ligger på projektets kritiske vej. Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Projektvejkortet. |
Tip til projektstyring før du starter
Når du ændrer din tidsplan, er der tre faktorer, som du skal overveje: projektets omkostninger, omfang af leverancer og tid. Disse illustreres ofte som en trekant. Du kan ikke ændre ét punkt i trekanten uden at påvirke de andre.
Her er nogle eksempler på, hvad det betyder for projektets slutdato.
-
Når du flytter den planlagte slutdato nærmere, ender du muligvis med øgede omkostninger og reduceret omfang.
-
Hvis du planlægger aldrig at ændre omkostningerne til projektet, kan resultatet blive en længere tidsplan og et reduceret omfang.
-
Hvis du øger omfanget eller antallet af leverancer, kan dit projekt tage længere tid og koste flere penge og flere medarbejdere eller ressourcer.
Hvis projektledelse er nyt for dig Uanset hvor godt du planlægger et projekt, går der altid noget galt. Begynd at lede efter problemer nu i stedet for senere, hvor tingene kan blive så meget værre.
Her er et par måder, hvorpå du kan komme i gang med at overvåge og løse problemer med dit projekt.
-
Kigge på de vigtigste opgaver først Nogle opgaver er vigtigere end andre, når du skal løse problemer med dit projekt. De opgaver, der påvirker tidsplanen mest, er de kritiske opgaver, og det er disse opgaver, du skal være mest opmærksom på.
-
Få den rette visning af dit projekt Project omfatter utallige visninger og rapporter, som gør det lettere for dig at finde ud af, hvad der er galt med dit projekt. I forbindelse med simple projekter, skal du holde nøje øje med projektets slutdato ved hjælp af Gantt-diagrammet. I forbindelse med komplicerede projekter skal du kontrollere afvigelsestabellerne eller rapporterne over oparbejdet værdi.
-
Få ugentlige statusrapporter Det er ikke let for personer at sende arbejdsstatusrapporter. En simpel måde at få oplyst statussen på ville være under ugentlige teammøder. Hyppigere indsamling af oplysninger om status end ugentligt kan virke mod hensigten.
Hvis du er erfaren projektleder Du har været projektleder i lang tid, men nu står du over for et projekt, der kræver nøje overvågning for at holde budgettet.
Desuden siger din sponsor, at hun ønsker ledelsesrapporter hver måned.
Her er et par ting, der kan få dig i gang med at overvåge, rapportere og løse problemer med dit projekt.
-
Oprette en oprindelig plan for dit projekt Når du har oprettet din tidsplan, skal du gemme en version af den oprindelige plan. Du kan bruge denne version af den oprindelige plan til at sammenligne med forløbet af dine opgaver.
-
Få den rette visning af dit projekt Project omfatter utallige visninger og rapporter, som gør det lettere for dig at finde ud af, hvad der er galt med dit projekt. I takt med at projekter bliver mere komplicerede, kan du kigge på afvigelsestabeller eller rapporter over oparbejdet værdi for at se, hvad der er galt.
-
Få ugentlige statusrapporter I takt med at projekter bliver mere komplicerede, kan du bruge mere avancerede metoder til at indsamle ugentlige statusrapporter. Teammedlemmer kan angive statusoplysninger på en SharePoint-opgaveliste, som derefter kan synkroniseres med Microsoft Project. Hvis du bruger Project Professional, kan du også bruge Project Web App til at indsamle statusrapporter fra dit team. Hyppigere indsamling af oplysninger om status end ugentligt kan virke mod hensigten.
-
Forstå analyse af oparbejdet værdi Analyse af oparbejdet værdi hjælper dig med at bestemme, om dit projekt er på rette spor.
Overvåge dit projekt
|
Få vist opgaveopdateringer fra teammedlemmer for at finde ud af, hvor problemerne er. Du kan hurtigt spore fremgang ved hjælp af Gantt-diagrammet, eller du kan bruge en avanceret analyse af oparbejdet værdi. På den måde kan du se, om arbejdet på dit projekt skrider frem som forventet. |
|
|
Få mere at vide om, hvordan projektet planlægges. Du kan se, hvordan ændringer i opgaveplanen påvirker slutdatoen for projektet. |
|
|
Få vist opgaver, der har den største påvirkning på projektets slutdato. Kig på disse opgaver først for at løse problemer i din tidsplan. |
|
|
Brug visningerne og rapporterne i Project til at finde ud af, hvor problemerne kan forekomme og til at foretage ændringer i planen. |
|
|
Du kan starte forfra med din sporing ved at starte en oprindelig plan til senere sammenligning for at se fremtidig fremgang. |
|
|
Opret og tilpas grafiske rapporter om projektstatus. Få vist disse rapporter i Project, eller eksportér dem til andre programmer som f.eks. PowerPoint, Word eller Excel. |
|
|
Oparbejdet værdi hjælper dig med at besvare spørgsmål som "Hvor mange penge skulle vi have brugt?" eller "Bliver vi færdige til tiden?" |
Løse problemerne
|
Vælg en dato, der begynder eller slutter på en dato, der er tidligere end datoen i den aktuelle plan. Hvis dette er en indstilling for projektet, kan du prøve at ændre startdatoen først. |
|
|
Afkort opgavevarigheder for at flytte slutdatoen nærmere. Sørg for, at du afkorter opgavevarighederne for kritiske opgaver, der har størst påvirkning på projektets slutdato. |
|
|
Når personer arbejder på for mange opgaver på samme tid, kan du lade Project fordele arbejdet mere jævnt ved at udjævne ressourcetildelinger. |
|
|
Du kan opdele en enkelt opgave, hvis den består af flere elementer, der kan arbejdes på samtidigt af forskellige ressourcer. Hvis du opdeler en opgave på den kritiske vej i disse forskellige elementer med forskellige tildelinger, kan du muligvis overholde slutdatoen. |
|
|
Tilføj personer til at arbejde på opgaver, der skubber slutdatoen længere væk. |
|
|
Når du fjerner personer fra opgaver, er det en anden måde at flytte projektets slutdato nærmere. For mange personer på en opgave, eller de forkerte personer, kan føre til kommunikationsproblemer, der kan forlænge opgavevarigheden. |
|
|
Du kan flytte projektets slutdato nærmere ved at ændre personers arbejdskalender. Du kan føje flere arbejdsdage til deres arbejdsplaner eller få dem til at arbejde på overtid. |
|
|
Få besvaret spørgsmål om Project af eksperter. Project-forummet på Answers.com har erfarne brugere samt Project-konsulenter, som er klar til at besvare dine spørgsmål. |
|
|
Når du har foretaget ændringer i en persons plan, skal du kommunikere disse ændringer videre, så der ikke går nogen oplysninger tabt. |
|
|
Enhver ændring i et projekt medfører øget forbrug af tid eller penge eller øget omfang. Det er disse faktorer, du jonglerer med hver dag for at holde din projektplan på rette spor. Lær at arbejde med disse begrænsninger. |
|
|
Når Project justerer din tidsplan, flyttes opgaver muligvis uventet rundt. Forstå det store "Hvorfor?" Her er din mulighed for at få mere at vide om, hvad der foregår i det effektive planlægningsprogram i Project. |
