Bruge rapporter og diagrammer i Business Contact Manager

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

En rapport er et fremragende værktøj til at få indsigt i dine konti, forretningskontakter, kundeemner, salgsmuligheder, forretningsprojekter og marketingaktiviteter. Du kan åbne massevis af standardrapporter i Business Contact Manager til Outlook, plus redigere, gemme, opdatere og genbruge næsten lige så mange flere rapporter.

I denne artikel beskrives rapport-funktionerne i Business Contact Manager til Outlook, og hvordan du kan arbejde med rapporter, tilpasse dem og bruge dem til at starte virksomhedsaktiviteter i andre.

Hvad vil du foretage dig?

Åbne og redigere en rapport

Gemme, opdatere eller udskrive en åben rapport

Oprette et diagram fra en rapport

Eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse

Start en marketingaktivitet fra en rapport

Åbne en rapport fra en gadget

Se en liste over standardrapporter

Åbne og redigere en rapport

Business Contact Manager til Outlook indeholder mange foruddefinerede rapporter. Hvis du ikke kan se præcist, hvad du bør, kan du åbne en rapport, der minder om og rediger dem efter behov. Du kan også gemme din brugerdefinerede rapporter til senere genbruge.

Åbne rapport

  1. På båndet, klik på rapporter fanen tilgængelige rapporter er grupperet efter deres relaterede arbejdsområder: Administration af kontakter, Salg, Marketing eller Forretningsprojekter. Den åbne gruppe indeholder rapporter, som du har redigeret og gemt.

    Fanen Rapporter på båndet

  2. Klik på knappen for typen rapport, du vil have vist for at åbne en foruddefineret rapport, og klik derefter på navnet på rapporten på listen.

  3. For at åbne en ændret rapport, du har gemt, skal du klikke på Gemte rapporter, skal du klikke på navnet på rapporten i dialogboksen Åbn gemte rapporter og derefter klikke på Åbn.

Tip!: Hvis du er usikker på, indeholder hvilken gruppe eller kategori den rapport, du leder efter, se listen over standardrapporter.

Se ændre en rapport for at gøre det mere praktiskfor at få hjælp med at redigere en rapport.

Toppen af siden

Ændre en rapport

Du har en masse kontrol over udseendet af dine rapporter i Business Contact Manager til Outlook.

Dette afsnit indeholder

Ændre layout af en rapport

Ændre en rapport for at gøre det mere brugervenligt

Ændre layout af en rapport

Der er flere måder at ændre layoutet eller udseendet af en rapport. Du kan bruge disse metoder, enkeltvis eller sammen; rækkefølgen af de ændringer, du foretager betyder ikke noget.

  • Brug ruden Tilpas rapport    Klik på en af mulighederne for at åbne Ruden Tilpas rapport på båndet i gruppen Layout:

    • Vælg kolonne. Hvis du vil ændre, hvilke kolonner der vises, skal du klikke på denne knap, og derefter klikke på fanen + (plus) logge udvide listen, og få vist alle elementerne i den. De tilgængelige indstillinger varierer efter den rapport, du vil redigere. Markér afkrydsningsfelterne for de kolonner, du vil have vist, og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for elementer, du ikke vil have vist i rapporten.

    • Sidehoved og sidefod. Hvis du vil tilføje et sidehoved eller en sidefod til rapporten, eller tilføje noter til rapporten, skal du klikke på denne knap, og derefter skal du markere afkrydsningsfelterne og angive oplysninger for de kolonner, du vil have vist. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for kolonner, du ikke vil have vist i rapporten.

    • Skrifttyper. Hvis du vil ændre, hvordan skrifttyper og tal vises, skal du klikke på skrifttyper. Klik på de indstillinger, du vil ændre, og opdater dem efter behov. Du kan ændre skrifttype i brødtekst rapport på etiketterne til rækker og kolonner, og i de numeriske felter til totaler og subtotaler.

  • Brug kontrolelementerne Sortér og Filtrer     Gør et af følgende fremgangsmåder på båndet i gruppen Sortér og Filtrer:

    • Filter. Du kan begrænse resultaterne vises i rapporten ved at filtrere rapporten. Finde oplysninger om filtrering af en rapport, kan du se filtrere poster i Business Contact Manager.

    • Stigende eller faldende. Klik på en af disse indstillinger for at ændre sorteringsrækkefølgen af poster i rapporten. Som standard sorteres lister i alfabetisk rækkefølge, der er baseret på det primære felt i rapporten. For eksempel i rapporten med titlen forretningskontakter ved konto, er på listen sorteret først efter kontonavnet. Under kontonavnet vises hver forretningskontakt, der er sammenkædet med en konto i alfabetisk rækkefølge.

      Tip!: Navne vises som oplysningerne i feltet Fulde navn. Hvis du medtager titler i det fulde navn, medtages titlerne i sorteringen. For eksempel ville det fulde navn Sr. Carlos Lacerda være angivet under S.

  • Ændre rækkefølgen af kolonner     Hvis du vil ændre rækkefølgen af kolonner i en rapport, blot klikke på navnet på en kolonne og derefter trække det til det ønskede sted.

  • Sortere elementer i en sekundær datafelt    Hvis du vil ændre rækkefølgen af tekst eller tal i en sekundær felt, skal du klikke på navnet på feltet i rapporten. For eksempel i rapporten med titlen Forretningskontaktpersoner efter konto, du kan klikke på kolonnen Business Contact Name igen sortere navnene på de viste forretningskontakter under hver kontonavn i omvendt alfabetisk rækkefølge. Klik på kolonneoverskriften igen for at gendanne den oprindelige ordre. Hvis du klikker på Address - ZIP-kolonnenavnet, igen på samme måde, på listen over forretningskontakter under hver kontonavn i omvendt nummerorden.

  • Skjule eller udvide grupper i en sekundær datafelt     Klik på knapperne - (minustegn) på en hvilken som helst række i rapporten for at skjule alle underordnede elementer og få vist den første linje i rapportposten. For eksempel i rapporten med titlen Forretningskontaktpersoner efter konto, du kan klikke på den - (minustegn) efter navnet på en konto til at skjule listen over sammenkædede forretningskontakter. (Minustegn) for at angive, at en liste er skjult, ændres til et + (plustegn). Denne funktion kan være nyttige til at reducere størrelsen og kompleksiteten af rapporten. For at udvide en gruppe, skal du klikke på fanen + plustegn.

Toppen af siden

Ændre en rapport for at gøre det mere brugervenligt

Der er flere måder, du kan redigere dine rapporter for at gøre dem mere anvendelige til dig selv eller kolleger.

  • Filtrere resultater    Når du har åbnet en rapport, kan du bruge enkelt og Avanceret filter til at udelade bestemte poster i rapporten. Filtrering rapportere resultater kan være nyttige til en række opgaver. En rapport på kundeemner, der er filtreret efter placering er for eksempel en fremragende grundlaget for en direct mail marketingkampagne om en begivenhed, du planlægger i området. Du kan finde flere oplysninger om filtrering, kan du se filtrere poster i Business Contact Manager.

  • Skift udseendet    Opdatere udseendet af dine rapporter med oplysninger i ændre layoutet for en rapport

  • Tilpasninger af data    Før du åbner endnu en rapport, kan du foretage vigtige ændringer til det, med tilpasninger som brugerdefinerede felter eller ændringer til standardposter i forskellige lister. Føje brugerdefinerede felter til kundeemne formular, for eksempel til at registrere de nødvendige branchespecifikke oplysninger og oprette rapporter ud fra den. Ændre de indstillinger, der er tilgængelige på en liste, og de relevante indstillinger bliver kolonner med data i rapporten næste.

Finde flere oplysninger om redigering af værdier i lister, oprette og tilpasse posttyper og lister.

Bemærk!: Hvis et brugerdefineret felt, du har føjet til en rapport slettes fra din Business Contact Manager-database, vises oplysninger fra det slettede felt ikke i den gemte rapport. Hvis du eksportere en rapport med oplysninger til Excel, før feltet slettes, disse rapporter ikke er påvirket.

Toppen af siden

Rette datafejl i en rapport

Når du ser på en rapport, kan du få øje på fejl, som du vil rette. For eksempel kan du se, at en forretningskontakt, der er knyttet til den forkerte konto. Denne type fejl ikke kan rettes i rapporten, men skal rettes i de enkelte poster, der er involveret.

Åbn forretningskontaktposten for at rette fejlen i dette eksempel, og Angiv den korrekte konto på Generelt side i posten, i feltet Sammenkædet firma. Hvis du derefter gå tilbage til rapporten og i gruppen Handlinger, skal du klikke på Opdater, rapporten blive korrekte.

Toppen af siden

Gemme, opdatere eller udskrive en åben rapport

Når du har gennemgået en rapport, kan du vil gemme de ændringer, du har foretaget, opdatere dataene eller udskrive rapporten. Start med en åben rapport du fuldfører en af disse handlinger.

Gemme en ændret rapport

Der er ikke nødvendigt at gemme en rapport, du ikke har ændret, da den er tilgængelig fra fanen rapporter på båndet. Gemte rapporter er gemt i Business Contact Manager til Outlook databasen.

  1. Klik på fanen rapporter på båndet og derefter klikke på typen rapport, du vil åbne, og klik derefter på navnet på rapporten for at åbne den.

  2. Tilpasse rapporten, som beskrevet i åbne og redigere en rapport.

  3. Klik på Gem som på båndet i gruppen Handlinger.

  4. Skriv et navn til rapporten Filtype i dialogboksen, der åbnes, og klik derefter på OK.

Hvis du vil åbne en brugerdefineret rapport, skal du klikke på Gemte rapporter.

Tip!: Rapporten er gemt i den samme kategori som den rapport, du har ændret for at oprette den gemte rapport.

Opdatere data i en rapport

Rapportdataene opdateres, hver gang du åbner en gemt rapport. Du kan også opdatere det efter behov.

  1. Klik på fanen rapporter på båndet og derefter klikke på typen rapport, du vil åbne, og klik derefter på navnet på rapporten for at åbne den.

  2. Klik på Opdater på båndet i gruppen Handlinger.

Udskrive en rapport

  1. Klik på fanen rapporter på båndet og derefter klikke på typen rapport, du vil åbne, og klik derefter på navnet på rapporten for at åbne den.

  2. Klik på Udskriv på båndet i gruppen Handlinger.

Toppen af siden

Oprette et diagram fra en rapport

Du kan oprette et diagram fra de fleste af rapporterne i Business Contact Manager til Outlook og fra de brugerdefinerede rapporter, du har oprettet fra en rapport. Rapporter, der kan vises i diagrammet formular vises knappen en aktive diagram ( Knappen Diagram ), på båndet. Rapporter, der ikke indeholder nogen data kan ikke ses som diagrammer.

  1. Åbn den rapport, du vil have vist som et diagram.

  2. Klik på diagram på båndet i gruppen Vis. Hvis et diagram er for lang til at vise på skærmen, vises et vandret rullepanel under diagrammet.

    Tip!: Hvis du vil oprette mere avancerede diagrammer, eksportere dataene i rapporten til Excel og bruge programmet til at oprette dit diagram. Du kan finde flere oplysninger om at eksportere rapportdata til Excel, kan du se eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse.

eksempel på diagram

  1. Brug kontrolelementerne i gruppen diagram på båndet til at tilpasse dine diagrammer.

  2. Etiketter     Klik på etiketter for at tilføje eller fjerne aksetitler og en forklaring.

  3. Værdier     Klik på værdier for at vælge de data, der vises i rapporten. I diagrammet for salgsmuligheder efter kilde, kan du vise Antallet af salgsmuligheder    eller omsætning data.

  4. Forventede    og samlede    markere disse afkrydsningsfelter, hvis du vil diagrammet for at få vist faktisk omsætning, forventede indtægter eller begge.

    Bemærk!: Disse afkrydsningsfelter er ikke tilgængelige i hver diagram.

Toppen af siden

Eksportere en rapport til Excel eller et andet program til analyse

Du kan nemt eksportere en Business Contact Manager til Outlook rapport til Microsoft Excel eller et andet program til tillader en mere dybdegående analyse. For at eksportere dataene i rapporten til et andet program end Excel skal du starte med at eksportere dataene til Excel. Derefter kan du gemme dataene i et filformat, som andet programmet kan åbne i Excel. For eksempel kan en Excel-fil, der er gemt i semikolonseparerede værdier (.csv)-format åbnes i en række forskellige programmer.

Gør et af følgende:

Gemme rapporten som en Excel-fil på computeren   

  1. Åbn den rapport, du vil eksportere til Excel.

  2. Klik på Eksporter til Excel på båndet i gruppen Handlinger. Rapporten åbnes i Excel.

  3. Klik på knappen Gem for at åbne dialogboksen Gem som i Excel. Vælg fra mere end 20 filformater til lagring af rapporten.

E-mail-rapporten som en vedhæftet fil til Excel   

  1. Åbn den rapport, du vil sende som en vedhæftet fil.

  2. Klik på Send som E-mail på båndet i gruppen Handlinger. Der åbnes en Outlook e-mail-formular med rapporten vedhæftet som en Excel-fil (.xlsx-format).

  3. Udfyld linjerne til og emne, Skriv en meddelelse (valgfrit), og klik derefter på Send.

Toppen af siden

Start en marketingaktivitet fra en rapport

Du kan bruge en rapport, der indeholder de adresser, telefonnumre eller e-mail-adresser for konti, forretningskontakter, eller kundeemner til at starte en marketingaktivitet i Business Contact Manager til Outlook.

  1. Åbn den rapport, du vil bruge som basis for en marketingaktivitet.

  2. Klik på CTRL + A for at markere alle posterne på listen.

  3. Klik på Ny opkaldslister, Masse E-mail eller Udskrift af Direct Mail på båndet i gruppen Kommuniker, og klik derefter på Alle modtagere eller Modtagere, der er markeret.

  4. Opret modtagerliste for aktiviteten og indholdet i marketing aktivitetsformularen, der åbnes.

    Oplysninger om oprettelse af en opkaldsliste, under oprette og bruge ringe lister i Business Contact Manager. Oplysninger om oprettelse af andre marketingaktiviteter, se markedsføre dine produkter og tjenester i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Åbne en rapport fra en gadget

For at åbne en rapport fra en gadget, skal du klikke på rapportikonet på gadgeten. Rapporter, der er åbnet fra gadgets fungerer ligesom rapporter, der er åbnet fra båndet.

Du kan finde flere oplysninger om gadgets, Brug gadgets i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Se en liste over standardrapporter

Følgende liste over standardrapporter, der er tilgængelige i Business Contact Manager til Outlook er organiseret efter posttype.

Tip!: De fleste rapporter kan konverteres til et diagram, som beskrevet i oprette et diagram fra en rapport.

Konto rapporter    

  • Firmaer efter tildelt til

  • Firmaer efter by

  • Firmaer efter stat/provins

  • Konti ved postnummeret

  • Firmaer efter område

  • Konti efter kategori

  • Konti ved vurdering af ansøger

  • Firmaer efter betalingsstatus

  • Firmaer efter kilde

  • Kontooversigt aktivitet

  • Aktivitet efter firma

  • Afviste konti

  • Liste over hurtig brugerkonti

Business kontakter rapporter    

  • Forretningskontaktpersoner efter konto

  • Forretningskontaktpersoner tildelt efter

  • Forretningskontaktpersoner efter by

  • Forretningskontaktpersoner efter stat/provins

  • Forretningskontakter ved postnummeret

  • Forretningskontakter efter kategori

  • Forretningskontakter ved vurdering af ansøger

  • Forretningskontaktpersoner efter betalingsstatus

  • Forretningskontaktpersoner efter kilde

  • Forretningskontaktpersoner efter mærkedag

  • Forretningskontaktpersoner efter fødselsdag

  • Oversigt over Business kontakters aktiviteter

  • Aktivitet efter forretningskontakt

  • Afviste forretningskontaktpersoner

  • Hurtig Business liste over kontakter

Kundeemne rapporter

  • Kundeemner efter tildelt til

  • Kundeemner efter tildelt og vurdering af ansøger

  • Kundeemner efter resultat

Mulighed for rapporter

  • Salgsmuligheder efter produkt eller tjeneste element

  • Salgsmuligheder tildelt efter til

  • Salgsmuligheder efter kilde

  • Salgsmuligheder efter firma

  • Salgsmuligheder efter forretningskontakt

  • Forfaldne salgsmuligheder

  • Salgskanal

  • Salgspipeline

  • Aktivitet efter salgsmulighed

Andre salgsrapporter

  • Bedste kunder efter omsætning: konti

  • Bedste kunder efter omsætning: Forretningskontakter

  • Bedste produkter: Bedst sælgende produkter

  • Bedste produkter: Mest rentable produkter

  • Bedste produkter: Produkter med højeste margen

  • Mest populære henvisninger: Efter antal kundeemner

  • Mest populære henvisninger: Efter samlet salg

  • Passive kunder: I de seneste 30 dage

  • Passive kunder: I seneste 90 dage

  • Passive kunder: Sidste 180 dage

  • Passive kunder: Sidste 365 dage

Marketing rapporter

  • Salgsmuligheder efter marketingaktivitet

  • Forretningskontakter efter marketingaktivitet

  • Konti efter marketingaktivitet

  • Marketingaktiviteter efter kampagne

  • Marketingaktiviteter efter type

  • Logfiler over telefonopkald ved opkaldsliste

Arbejdsrelaterede projektrapporter

  • Forretningsprojekter - alle

  • Forretningsprojekter - forfalder næste gang

  • Forretningsprojekter - forfaldne

  • Forretningsprojekter efter Status

  • Forretningsprojekter efter forfaldsdato dato

  • Forretningsprojekter tildelt efter

  • Forretningsprojekter efter Type

  • Forretningsprojekter efter prioritet

  • Forretningsprojekter efter firma

  • Forretningsprojekter efter forretningskontakt

  • Project-opgaver – alle

  • Projektopgaver-forfalder næste gang

  • Project-opgaver – forfaldne

  • Projektopgaver efter projekt

  • Projektopgaver tildelt efter

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×