Bruge en tre-tilstandsarbejdsproces

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen sporer status for et listeelement gennem tre tilstande (faser). Det kan bruges til at administrere dine forretningsprocesser, der kræver organisationer til at registrere en stor mængde problemer eller elementer, som kundesupport, kundeemner eller projektopgaver. De tre tilstande for en projektopgave kunne f.eks., ikke startes, i gang og udført.

Denne artikel indeholder

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Konfigurere en liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Oprette en problemsporingsliste

Oprette en brugerdefineret liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Tilpasse en brugerdefineret liste til brug sammen med en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element manuelt

Fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Tre-tilstandsarbejdsprocessen understøtter forretningsprocesser, der kræver organisationer til at registrere status for et problem eller en vare gennem tre tilstande og to overgange mellem staterne. Arbejdsprocessen tildeles en opgave til en person med hver overgang mellem tilstande og sender vedkommende en e-mail-besked om opgaven. Når denne opgave er fuldført, opdaterer arbejdsprocessen status for det element, og skrider frem til den næste tilstand. Tre-tilstandsarbejdsprocessen fungerer med listeskabelonen Problemsporing . Det kan dog bruges sammen med enhver liste, der er konfigureret til at indeholde en valg kolonne med tre eller flere værdier. Værdierne i kolonnen valg fungere som de stater, der registrerer arbejdsprocessen.

En liste kan have mere end én valgkolonne og kolonnen valg kan indeholde mere end tre værdier. Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan kun konfigureres for at bruge en af kolonnerne valg og kun tre af værdierne i kolonnen markerede valg. Når du føjer en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste eller et bibliotek, du vælger en valgkolonne og tre af værdierne, der giver efter kolonnen.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan bruges til at administrere dine forretningsprocesser, der kræver organisationer til at registrere en stor mængde problemer eller elementer, som kundesupport, kundeemner eller projektopgaver. For eksempel medarbejdere på en lille begivenhed planlægning virksomhed kan bruge en problemsporingsliste og et tilpasset tre-tilstandsarbejdsprocessen til at administrere de mange opgaver, der er relateret til begivenheder, de planlægger. Arbejdsprocessen registrerer opgaverne planlægning af begivenheder gennem tre tilstande: aktiv, er du klar til gennemsynog færdigt. Alle de begivenhed Forberedelsesopgaver, der er relateret til en bestemt hændelse er kompileret til en problemsporingsliste, der blev oprettet for hændelsen og markeret som aktiv. Begivenhed koordinater tildeles individuelle opgaver til hendes teammedlemmer, og derefter starter arbejdsprocessen på disse elementer til at starte arbejdet på opgaven begivenhed.

Når arbejdsprocessen startes, opretter en opgave for den angivne person. Når et teammedlem modtager en opgave, udfører han eller hun det arbejde, der er nødvendige for at fuldføre opgaven. Det kan være arbejde, der opstår uden for den liste eller det websted, hvor den problemsporingsliste er placeret. Eksempelvis hvis et teammedlem modtager en arbejdsprocesopgave for at udvikle en køkken-og plan, han eller hun kontakter en køkken-og virksomhed og derefter arbejder med dem til at udvikle en plan. Når den køkken-og plan er udarbejdet, markerer medlemmet af projektteamet hans eller hendes arbejdsprocesopgave, som fuldført. På dette tidspunkt arbejdsprocessen opdaterer status for begivenhed opgaven i den problemsporingsliste fra aktiv til klar til gennemsynog opretter en anden opgave for begivenhed koordinater til at gennemgå den køkken-og plan. Når begivenhed koordinater gennemser og godkender køkken-og planen, hun markerer sin arbejdsprocesopgave som fuldført, og arbejdsprocessen opdateres status for opgaven fra klar til gennemsyn til afsluttet.

Bemærk!: En arbejdsprocesdeltager kan udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsprocessen på to måder. En deltager kan redigere arbejdsprocesopgave for at markere det som fuldført, eller en deltager kan ændre status for arbejdsproceselement på listen (hvis deltageren har tilladelse til at ændre denne liste). Hvis en deltager opdaterer manuelt status for arbejdsproceselement på listen, er arbejdsprocesopgave afsluttet. Hvis deltageren redigerer arbejdsprocesopgave for at markere det som fuldført, opdateres status for arbejdsproceselement på listen til afsluttet.

Handlinger i tre-tilstandsarbejdsprocessen i det forrige eksempel benytte den følgende fremgangsmåde:

Rutediagram over eksempel på en tre-tilstandsarbejdsproces

Til toppen af siden

Konfigurere en liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Før du kan bruge en tre-tilstandsarbejdsprocessen, skal du konfigurere en liste, der indeholder de elementer, du planlægger at spore eller administrere med arbejdsprocessen. Listeskabelonen Problemsporing fungerer med tre-tilstandsarbejdsprocessen. Du kan også oprette en brugerdefineret liste til brug med disse arbejdsprocesser. Hvis du opretter en brugerdefineret liste, skal du kontrollere, at listen indeholder mindst én valg kolonne, der indeholder tre eller flere valg værdier. Når du har konfigureret arbejdsprocessen til brug sammen med på listen, skal du angive valg kolonne, der indeholder de værdier, stat, som arbejdsprocessen skal følge.

Til toppen af siden

Oprette en problemsporingsliste

Som standard, kan du bruge en tre-tilstandsarbejdsprocessen med enhver liste, som du opretter ud fra listeskabelonen Problemsporing .

  1. Menuen Indstillinger for Knappen Indstillinger for Office 365 , klik på Tilføj en app.

  2. Klik på Problemsporingpå siden dine Apps, og skriv et navn til listen. Navnet på listen er påkrævet

  3. Hvis du vil angive en beskrivelse til listen, skal du klikke på Avancerede indstillinger.

    • Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

  4. Klik på Opret.

Toppen af siden

Oprette en brugerdefineret liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Hvis du vil oprette en brugerdefineret liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsprocessen, skal du tilføje mindst én valg kolonne, der indeholder mindst tre tilstand værdier, som arbejdsprocessen skal følge.

  1. Menuen Indstillinger for Knappen Indstillinger for Office 365 , klik på Tilføj en app.

  2. Klik på Brugerdefineret listepå siden dine Apps, og skriv et navn til listen. Listenavnet er obligatorisk.

  3. Hvis du vil angive en beskrivelse til listen skal du klikke på Avancerede indstillinger.

  4. Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

  5. Klik på Opret.

Til toppen af siden

Tilpasse en brugerdefineret liste til brug sammen med en tre-tilstandsarbejdsprocessen

  1. Klik på den brugerdefinerede liste, du har oprettet i ovenstående trin.

  2. Klik på fanen liste på båndet, og klik derefter på Listeindstillinger. i gruppen indstillinger

  3. Klik på Opret kolonneunder kolonner.

  4. I sektionen navn og Type under kolonnenavnskal du skrive navnet på kolonne, du vil bruge til at angive værdierne for tilstanden for arbejdsprocessen. For eksempel kan du angive navnet som tilstand af arbejdsproces.

  5. Vælg valg (menu at vælge mellem)under typen af oplysninger i denne kolonne er.

  6. Skriv en valgfri beskrivelse til kolonnen i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne under Beskrivelse.

  7. Klik på Jaunder kolonnen skal indeholde oplysninger.

  8. Skriv tre eller flere valg-værdier, du vil bruge til denne kolonne i boksen liste under Indtast hvert valg på en separat linje. Disse værdier, bliver tilstandene for arbejdsprocessen. Du kan for eksempel angiver aktiv, klar til gennemsyn, og Fuldfør som de tre valgmuligheder.

  9. Vælg enten Rullemenu eller Alternativknapperunder Vis valg.

  10. Klik på Nejunder Tillad "udfyldningsvalg".

  11. Angiv, om du ønsker en specifik standardværdi for kolonnen eller hvis du vil føje den til standardvisningen for listen.

  12. Klik på OK.

Tilbage til toppen

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Du skal føje en tre-tilstandsarbejdsprocessen til en liste, før du kan bruge den på elementerne på listen. Når du tilføjer en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste, angiver du, hvilken kolonne på listen indeholder de værdier, stat, som du ønsker, at arbejdsprocessen til at registrere. Du kan også angive oplysninger om, hvad der skal udføres på hvert enkelt trin i arbejdsprocessen. For eksempel kan du angive emne og tekst for de mailbeskeder, opgave modtagerne modtager.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen er aktiveret som standard på de fleste typer websteder. Administrator af en gruppe af websteder kan dog deaktivere funktionen. Hvis tre-tilstandsarbejdsprocessen ikke er tilgængelig, kan du kontakte administratoren af gruppen af websteder.

Vigtigt!: Du skal have tilladelsen Administrer lister til at føje en arbejdsproces til en liste.

  1. Åbn den liste, som du vil føje en tre-tilstandsarbejdsprocessen.

  2. Klik på listen tab> Listeindstillinger, eller klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner. I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsprocesunder tilladelser og administration.

  4. Klik på Tilføj en arbejdsprocespå siden Indstillinger for arbejdsproces.

  5. På siden Tilføj en arbejdsproces i sektionen arbejdsproces under Vælg en arbejdsprocesskabelon skal du klikke på tre-tilstand.

  6. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen, i sektionen navn .

  7. Angiv en opgaveliste til brug med arbejdsprocessen, i afsnittet Opgaveliste .

    Bemærkninger!: 

    • Du kan bruge listen opgaver , eller du kan oprette en ny. Hvis du bruger listen opgaver, muligvis deltagere i arbejdsprocessen tilladelse til at finde og se deres arbejdsprocesopgaver nemt ved hjælp af visningen Mine opgaver i opgavelisten.

    • Oprette en ny opgaveliste, hvis opgaverne for denne arbejdsproces kan afsløre følsomme eller fortrolige data, du vil holde adskilt fra den generelle liste opgaver.

    • Oprette en ny opgaveliste, hvis din organisation har mange arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesser, der involverer mange opgaver. I dette tilfælde kan du oprette opgavelister for hver af arbejdsprocessen.

  8. Vælg en oversigtsliste til brug med denne arbejdsproces i sektionen Oversigt . Oversigtslisten viser alle de hændelser, der opstår under hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk!: Du kan bruge oversigtslisten standard , eller du kan oprette en ny. Hvis din organisation har mange arbejdsprocesser, kan du vil oprette en separat oversigtsliste for hver af arbejdsprocessen.

  9. Gør et af følgende fremgangsmåder i afsnittet Startindstillinger :

    • Hvis du vil tillade, at arbejdsprocessen startes manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad denne arbejdsproces startes manuelt af en godkendte brugere med Deltag tilladelser . Markér afkrydsningsfeltet Kræv Administrer lister tilladelser til at starte arbejdsprocessen , hvis du vil kræve ekstra tilladelser til at starte arbejdsprocessen.

    • Hvis arbejdsprocessen startes automatisk, når der oprettes nye elementer skal du markere afkrydsningsfeltet Start arbejdsprocessen, når der oprettes et nyt element .

  10. Klik på Næste.

  11. Vælg kolonnen valg på listen, der indeholder de værdier, du vil bruge til tilstande i arbejdsprocessen i sektionen arbejdsproces stater , under Vælg en '' valgfelt, og vælg derefter kolonneværdier, du vil for Starttilstand, midten tilstandog sluttilstand af arbejdsprocessen.

  12. I de to afsnit Angiver, hvad der skal udføres, når en arbejdsproces startes (indstillinger for den første opgave i arbejdsprocessen) og angive, hvad der skal udføres, når en ændringer af arbejdsprocessen til dens midterste tilstand (indstillinger for den anden opgave i arbejdsprocessen) Angiv følgende oplysninger:

    Opgavedetaljer

Felt

Beskrivelse

Opgavetitel:

Du kan eventuelt redigere titlen på meddelelsen, der skal vises i opgaven, når arbejdsprocessen startes, eller når tilstanden midterste. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt , føjes det felt, du vælger til slutningen af meddelelsen.

Opgavebeskrivelse:

Skriv de oplysninger, du vil medtage i beskrivelsen af opgaven. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt , føjes det felt, du vælger til slutningen af meddelelsen. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Indsæt link til et element , er et link til listeelementet inkluderet i beskrivelsen.

Forfaldsdato for opgave dato:

Hvis du vil angive en forfaldsdato for opgaven, markere afkrydsningsfeltet Medtag listefelt og derefter vælge datokolonnen på listen, der indeholder oplysninger om dato, du vil bruge til forfaldsdatoen.

Opgave tildelt:

For at tildele opgaven til en person, der er angivet på listen, skal du klikke på Medtag listefelt, og vælg derefter kolonnen fra den liste, der indeholder de brugeroplysninger, du vil bruge. Når arbejdsprocessen startes, tildeles den første opgave til den person, hvis navn vises i denne kolonne for elementet arbejdsproces.

Hvis du vil tildele opgaven i alle forekomster af denne arbejdsproces til en person, du angiver, skal du klikke på brugerdefineret, og skriv eller Vælg navnet på den person, som du vil tildele opgaven.

  1. Markér afkrydsningsfeltet Send e-mail-meddelelse , hvis du ønsker, at arbejdsprocessen deltagerne at modtage mailbeskeder om deres arbejdsprocesopgaver.

    Bemærk!: Hvis du vil sikre, at arbejdsprocessen deltagerne modtager mailbeskeder og påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, efter arbejdsprocesser er startet, skal du kontakte administratoren af gruppen af websteder for at bekræfte, at mail er aktiveret for webstedet.

    E-mail-oplysninger

Felt

Beskrivelse

Hvis du vil

Skriv navnet på den person, du vil en besked via mail om arbejdsprocesopgave skal sendes. Markér afkrydsningsfeltet Medtag opgave tildelt til , hvis du vil sende besked via mail til ejeren af opgave.

Emne

Skriv emnet, du vil bruge til besked via mail. Markér afkrydsningsfeltet Brug opgavetitlen , hvis du vil tilføje opgavetitlen på emnelinjen i mail.

Brødteksten

Skriv de oplysninger, der skal vises i meddelelsens brødtekst af besked via mail. Markér afkrydsningsfeltet Indsæt link til element på listen , hvis du vil medtage et link til listeelementet i meddelelsen.

  1. Klik på OK.

Toppen af siden

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element manuelt

En tre-tilstandsarbejdsprocessen skal først føjes til en liste til at gøre det tilgængeligt til brug på elementerne på listen. Se de foregående afsnit for at få flere oplysninger.

En tre-tilstandsarbejdsprocessen kan konfigureres til at starte automatisk, når nye elementer tilføjes til en liste eller det kan være konfigureret til at tillade brugere, der har særlige tilladelser til at starte arbejdsprocessen manuelt. Nogle arbejdsprocesser kan gøre det muligt for begge muligheder.

Hvis du vil starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element på listen manuelt, skal du følge disse trin. Du skal have tilladelsen Rediger elementer til listen. Nogle arbejdsprocesser kan kræve, at du har tilladelsen Administrer lister.

Bemærk!: Hvis du vil sikre, at arbejdsprocessen deltagerne modtager mailbeskeder og påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når du starter en arbejdsproces, skal du kontakte administratoren af gruppen af websteder for at bekræfte, at mail er aktiveret for webstedet.

  1. Åbn den liste, der indeholder det element, som du vil starte en tre-tilstandsarbejdsprocessen.

  2. Klik på ellipsen ud for det element, du vil starte en arbejdsproces, og klik på arbejdsprocesseri den viste menu.

    Bemærk!: Kommandoen arbejdsprocesser er tilgængelig, når elementet er i en liste eller et bibliotek, der har mindst én arbejdsproces tilknyttet.

  3. Menuen Indstillinger for Knappen Indstillinger for Office 365 , klik på Vis alt indhold på webstedet.

  4. Klik på navnet på den tre-tilstandsarbejdsprocessen, som du vil starte under Start en ny arbejdsproces.

    Arbejdsprocessen starter med det samme.

Til toppen af siden

Fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsprocessen, du skal mindst have tilladelsen Rediger elementer for opgaverne, opgavelister, hvor arbejdsprocesopgaverne registreres.

  1. Åbn listen opgaver for webstedet, og vælg derefter Mine opgaver i menuen Vis for at finde dine arbejdsprocesopgaver.

    Bemærk!: Hvis arbejdsprocessen ikke bruger opgavelisten standard-websted , vises din opgave i en arbejdsproces kan ikke i listen opgaver . For at finde dine arbejdsprocesopgaver, skal du gå til listen eller biblioteket, hvor arbejdsprocessen elementet er gemt. Peg på navnet på det element, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på arbejdsprocesser. Klik på navnet på den arbejdsproces, hvor du er en deltager under Kører arbejdsprocesserpå siden Status for arbejdsproces. Klik på opgaven i en arbejdsproces under opgaver, og derefter gå videre til trin 3.

  2. Åbn den liste, der indeholder det element, du vil markere som fuldført.

  3. Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Rediger element.

  4. Skriv eller Vælg de oplysninger, der kræves for at fuldføre opgaven, og klik derefter på Gemi dialogboksen opgaver .

Til toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×