Brug filtrering til at redigere en SharePoint-visning

Brug filtrering til at redigere en SharePoint-visning

Filtrering reducerer antallet af elementer, der vises, så du kan få vist de data, du ønsker at se. Et filter vælger elementer, der svarer til bestemte kriterier, som f.eks. placering, type eller et prisinterval. Brug af indekser og filtre kan også hjælpe dig med at vende tilbage til dine data eller forhindre, at du overskrider Grænseværdien for listevisning. Et filter kan returnere dataene i sig selv, og du kan gruppere eller sortere det, så du får bedre formateringsmuligheder.

Indekser kan bruges sammen med filtre for at øge ydeevnen. Hvis antallet af elementer på listen eller i biblioteket overstiger Grænseværdien for listevisning, men stadig er under 20.000 elementer, kan du normalt føje indekser til de eksisterende kolonner. Du kan derefter anvende filtre for at få vist data under Grænseværdien på 5.000 elementer for listevisningen.

Filtre reducerer mængden af data, der returneres, ved at vælge elementer baseret på handlinger (som f.eks. større end eller mindre end) og tilsvarende data. Når du opretter en filtreret visning, bør den første indekserede kolonne i filterudtrykket reducere datasættet i største omfang. Filtrering af et felt i forhold til tilstand eller dato kan f.eks. ofte reducere et datasæt betydeligt. Hvis du har 15.000 elementer, bør det første indeks returnere færre end 5.000 elementer. Hvis datasættet ikke indeholder mere end 5.000 elementer, er det stadig god praksis.

SharePoint vælger den første indekserede kolonne i en forespørgsel og bruger derefter resten af kolonnerne til at vælge dataene. Andre kolonner, du angiver i filteret, kan eller kan ikke indekseres. Visningen bruger ikke disse indekser, selvom det endelige resultat af den filtrerede visning er mindre end grænseværdien for listevisning.

Hvis du eksempelvis har en forespørgsel: størrelse = stor OG farve = rød. Størrelse er ikke indekseret på listen, men det er farve. Så længe der er færre end 5.000 elementer med farven "rød" på listen, resulterer forespørgslen i en stor liste. Men hvis du har en forespørgsel, hvor størrelse = stor ELLER farve = rød, skal databasen, selvom den finder alle de røde elementer, scanne hele listen for at finde alle de elementer, der har størrelsen stor. Hvis der returneres flere end 5.000 elementer, begrænses forespørgslen.

Hvis du bruger to eller flere kolonner i filterudtrykket, skal det eller de bestemmende indekser bruge operatøren OG. Hvis du f.eks. vil returnere Hunde fra en stor liste med dyr. Du har en ikke-indekseret kolonne med navnet Art, hvor du har Hund som en værdi. Hvis du blot forespørger efter Art = Hund, begrænses din forespørgsel. Men hvis du har en indekseret kolonne med navnet Klasse, bliver forespørgslen Klasse = Pattedyr OG Art = Hund. Du kan også søge efter katte og hunde med forespørgslen Klasse = Pattedyr OG (Art = HUND ELLER Art = Katte). Den anden forespørgsel markerer alle pattedyr og filtrerer derefter til Hunde og Katte.

Bemærk!: Hvis du flytter elementer til Papirkurv, tælles disse elementer stadig med, når det afgøres, om filterudtrykket overskrider Grænseværdi for listevisning. Hvis du tømmer papirkurven, tælles de ikke længere med. Se Tøm papirkurven eller gendan dine filer for at få mere at vide.

Hvis de kolonner, du bruger til filtrering, ikke har indekser, bør du starte med at oprette indekser. Få mere at vide under Føj et indeks til en SharePoint-kolonne.

Når du har indekseret en kolonne, kan du tilføje den, når du opretter eller ændrer en visning, og derefter bruge den indekserede kolonne til at filtrere visningen. Inden du opretter en visning, kan det være en god idé at føje flere kolonner til listen af hensyn til større fleksibilitet i forbindelse med sortering, gruppering og filtrering. Til sortering og filtrering kan du vælge kolonner, der er i datasættet, men ikke vises.

Opret en visning

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

  2. Afhængigt af din version skal du gøre et af følgende:

    • I SharePoint 2016, 2013, 2010 eller SharePoint Online (klassisk oplevelse) skal du klikke på fanen Liste eller Bibliotek og derefter klikke på Opret visning.

      Knappen Opret visning på båndet i SharePoint-biblioteket.
    • I SharePoint Online eller et gruppetilknyttet SharePoint skal du klikke på pil ned på knappen Vis indstillinger og derefter klikke på Administrer visninger eller Rediger aktuel visning.

      Menuen til valg af visning med Administrer visninger markeret
      Rediger den aktuelle visning
  3. Rul ned til sektionen Visninger, og klik derefter på Opret visning.

  4. På siden Visningstype skal du klikke på den visning, du vil bruge. Hvis du ikke er sikker, skal du vælge Standardvisning.

    Få vist siden Typer
  5. Skriv et Visningsnavn.

    Angiv et navn og et filnavn (valgfrit) til visningen
  6. Rediger webadressen for visningen, eller acceptér standarden. Du kan altid vende tilbage og ændre dette senere.

  7. Klik på Vis kun elementerne, hvis følgende er sandt i afsnittet Filtrer, og vælg derefter, hvordan du vil filtrere elementerne baseret på en af de indekserede kolonner.

    Hvis du f.eks. vil oprette en visning kun med elementer, der er blevet ændret i dag, skal du vælge kolonnen Ændret (indekseret) og er lig med betingelse, og derefter skal du skrive [I dag].

    Vælg et indekseret felt i SharePoint Online

    Bemærk!: Hvis der ikke vises kolonner, hvor der står (indekseret) efter navnet, er der ingen indekserede kolonner tilgængelige for den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Du skal først oprette et simpelt eller sammensat indeks.

  8. Hvis du vil begrænse antallet af elementer, der vises på hver side, skal du rulle ned til Elementbegrænsning og angive værdien Antal elementer, der skal vises. Når du opretter en visning, er standardantallet af elementer, der vises, 30.

    Angiv antallet af elementer, der skal vises på siden Vis indstillinger
  9. Du kan vælge mellem to metoder, når du angiver en elementbegrænsning på en side:

    • Vis elementer i batches af den angivne størrelse, som opretter en side-for-side-visning af de data, der er nyttige, når du gennemser elementer på en ikke-interaktiv måde.

      Når der er flere elementer end din indstillede grænse, opdeles visningen i sider.

      Funktionsbillede

    • Begræns det samlede antal returnerede elementer til den angivne mængde opretter en fast grænse, der returnerer eller ikke returnerer hele resultatet af din filtreringshandling. Dette kan være nyttigt, når du tester visningen, opretter en model, eller du kun vil hente de øverste værdier i en visning.

  10. Vælg Indholdsrude under Typografi for at se alle oplysningerne om elementer på listen i et lodret panelformat. Indholdsruden er en af Visningstypografierne, du kan vælge under Typografi, når du redigerer eller opretter en visning.

    Valg af typografier på siden Visningsindstillinger

    Du kan hurtigere navigere i dataene ved at føre musemarkøren hen over elementtitlen i et rulleområde til venstre på siden for at få vist alle kolonneværdierne for det element, der i øjeblikket vises på den lodrette liste til højre på siden. Der vises færre startdata, hvilket gør visningen hurtigere. Denne typografi er også nyttig, når listen er bred eller indeholder mange kolonner og kræver vandret rulning for at få vist alle dataene.

    Funktionsbillede

  11. Klik på OK.

Der er flere trin, du kan udføre på en visning, men dette er nok til at få vist de data, der har overskredet Grænseværdien for listevisning, hvis du er blevet blokeret. Du kan også sortere efter, gruppere efter, angive totaler, udvide mapper og optimere visningen på en mobilenhed.

Sådan redigeres en visning

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

  2. Gør et af følgende:

    • I SharePoint 2016, 2013, 2010 eller SharePoint Online (klassisk oplevelse) skal du klikke på fanen Liste eller Bibliotek, vælge visningen under Aktuel visning og derefter klikke på Rediger visning.

      Fanen Bibliotek med Rediger visning fremhævet
    • Klik på pil ned på knappen Visningsindstillinger i SharePoint Online, og klik derefter på Administrer aktuel visning.

      Menuen til valg af visning med Administrer visninger markeret
  3. Rul ned til sektionen Visninger, og klik derefter på en visning.

  4. Du kan derefter ændre indstillingerne, sådan som det er beskrevet i trin 5 til 9 i proceduren Opret en visning ovenfor.

  5. Klik på OK.

For at en visning hurtigt kan filtrere mange elementer, skal den første kolonne i filteret indekseres. Andre kolonner, du angiver i visningsfilteret, kan være indekseret eller ikke, men visningen bruger ikke disse indekser. Den første kolonne i filteret bør returnere færre elementer end Grænseværdien for listevisning.

Hvis den første kolonne i filteret returnerer flere elementer end angivet i Grænseværdi for listevisning, kan du bruge et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtreret visning, der gør brug af to eller flere kolonner, skal du bruge operatoren OG til at begrænse det samlede antal elementer, der returneres. Selvom det er tilfældet, skal du alligevel foretage en angivelse, da den første kolonne i filteret er den kolonne, der højst sandsynligt returnerer det mindste antal data. Brug af filteret ELLER øger det antal elementer, der returneres, og er ikke effektivt i dette tilfælde.

Få mere at vide om visninger under Opret, rediger eller slet en visning af en liste eller et bibliotek.

Vigtigt!:  Selvom du kan indeksere en enkelt opslagskolonne for at forbedre ydeevnen, fungerer det ikke at bruge en indekseret opslagskolonne til at forhindre, at Grænseværdi for listevisning overskrides. Brug en anden type kolonne som det primære eller sekundære indeks.

Vigtigt!: Hvis du filtrerer en liste efter et indekseret felt, skal du kontrollere, om der er slettede elementer fra listen eller biblioteket i Papirkurv. Elementer i Papirkurv trækkes fra Grænseværdien for listevisning og slettes ikke fra back-end-databasen, før de fjernes fra Papirkurv. Hvis det samlede antal filtrerede elementer på listen og i Papirkurv er større end listens grænseværdi, kan du få et ufuldstændigt sæt resultater eller blive blokeret. Du kan få mere at vide i Tøm Papirkurv, eller gendan dine filer.

Der er to nøgleord, du kan bruge til at filtrere baseret på den aktuelle dag [I dag] eller den aktuelle bruger [Mig]. Disse er dynamiske, så de ændres i forhold til brugeren eller datoen.

Brug af [Mig] kan være nyttig, når du ønsker kun at se dine dokumenter i et stort bibliotek. [Mig] udføres på personbaserede kolonner, som f.eks. Oprettet af eller Redigeret af. Hvis du f.eks. vil se alle de dokumenter, du har oprettet, skal du angive [Mig] i filtret til kolonnen Oprettet af. Hvis du har redigeret filer og ønsker at se de seneste filer, du har arbejdet på, skal du angive [Mig] i filtret til kolonnen Redigeret af. Hvis du vil se begge dele, skal du oprette to filtre, der er forbundet med ELLER.

Filtre med [Mig]
Et filter, der registrerer dokumenter, der er blevet oprettet eller redigeret af dig

Nøgleordet [I dag] fungerer på datobaserede kolonner. Du kan bruge matematik til at hente områder, der ændres i forhold til dags dato. Hvis du f.eks. vil se alle de dokumenter, der er blevet ændret i de seneste 30 dage, kan du oprette et filter på kolonnen Dato, der registrerer alle datoer, der er større end eller lig med [I dag]-30. Hvis du vil udelade den aktuelle dag, skal du angive et andet filter, der registrerer mindre end [Dato], på kolonnen Dato, og forbinde dem med OG.

Filter med [I dag]
Et filter, der registrerer filer, som er blevet redigeret i de seneste 30 dage

Du kan også hurtigt filtrere direkte fra din liste eller dit bibliotek uden at tilføje overskriften fra en anden visning. Du har ikke den samme fleksibilitet med hensyn til operatorer, som f.eks. angivelse af større end eller mindre end. Listen over filtre udtrækkes fra data i kolonnen. Med en kolonne over afdelinger kunne du f.eks. filtrere efter HR- eller it-afdelingen.

  1. I listen eller biblioteket skal du holde markøren over overskriften på den kolonne, du vil filtrere, og klikke på pil ned.

  2. Klik til en af de værdier, du vil filtrere efter, i den nederste del af rullelisten. Der vises et afkrydsningsfelt med din markering, hvis værdierne ikke vises i begyndelsen.

    Klik på kolonneoverskriften, og vælg værdien, du vil filtrere efter.
    SharePoint 2010, 2013 eller 2016
    Filtrer hurtigt ved at klikke på en kolonneoverskrift
    SharePoint Online eller gruppetilknyttede SharePoint-websteder
  3. Når du er færdig og ønsker at vende tilbage for at få vist alle værdier, skal du klikke på pil ned og derefter klikke på Ryd filtre [fra kolonnenavn]. Klik derefter på Luk.

I det følgende er nogle forslag til typiske visninger, der fungerer fint med indekserede kolonner:

Filtrer efter:

Indeksér:

Eksempel:

Nyligt ændrede elementer

Kolonnen Ændret

Hvis du kun vil have vist de elementer, der er blevet ændret i løbet af den seneste uge, skal du anvende filteret Ændret er større end[I dag]-7

Nye elementer

Kolonnen Oprettet

Hvis du vil oprette en visning med kun de elementer, som blev tilføjet i den seneste uge, skal du anvende filteret Oprettet er større end [I dag]-7.

Mine elementer

Kolonnen Oprettet af

Hvis du vil oprette en visning med kun de elementer, du har tilføjet, skal du anvende filteret Oprettet af er lig med [Mig].

Elementer, der forfalder i dag

Kolonnen Forfaldsdato (oprettet af dig på en liste eller i et bibliotek)

Hvis du vil oprette en visning kun med elementer, der har forfaldsdato i dag, skal du anvende filteret Forfaldsdato er lig med [I dag].

Opdateringer af diskussionsfora

Kolonnen Senest opdateret

Hvis du kun vil have vist de diskussioner, der er blevet opdateret i den seneste måned, skal du anvende filteret Senest opdateret er større end [i dag]-30.

Arkivere filer i et dokumentbibliotek

Ændret den

Hvis du vil oprette en visning med dokumenter, der ikke er blevet ændret siden år 2016 (som du herefter vil arkivere), skal du anvende filteret Dato ændret er før 31. december 2016.

Søge efter et undersæt af økonomiske data

Område, År (som to simple indekser)

Hvis du vil oprette en visning med finansielle data for området Nordøst i 2015, skal du anvende filteret Område er lig med "NØ" OG År er lig med 2015, da kolonnen Område sandsynligvis vil have færre værdier end kolonnen År.

Bemærk!: Selv når du opretter en filtreret visning, der er baseret på kolonneindekser, og du er over Grænseværdien for listevisning, kan visse yderligere handlinger stadig være blokeret, fordi de kræver adgang til hele listen eller biblioteket. Disse handlinger omfatter følgende: at tilføje eller slette et indeks, at oprette en sortering i visningsdefinitionen, at vise en kolonnetotal samt at tilføje, opdatere eller slette beregnede felter. Hvis dette sker, skal du prøve at køre handlingen i løbet af Daglig tidsperiode, hvor grænserne er ophævet.

Understøttede kolonnetyper

  • Enkelt tekstlinje

  • Valg (enkelt værdi)

  • Tal

  • Valuta

  • Dato og klokkeslæt

  • Person eller Gruppe (enkelt værdi)

  • Administrerede metadata

  • Ja/Nej

  • Opslag

Kolonnetyper, der ikke understøttes

  • Flere tekstlinjer

  • Valg (flere værdier)

  • Beregnet

  • Hyperlink eller billede

  • Brugerdefinerede kolonner

  • Person eller gruppe (flere værdier)

  • Eksterne data

Vi lytter

Oprettet 30. April 2017

Var denne artikel nyttig? Hvis ja, må du gerne fortælle os det nederst på siden. Hvis den ikke var nyttig, må du gerne fortælle os, hvad der var forvirrende eller manglede. Du bedes angive, hvilken version af SharePoint, operativsystem og browser du bruger. Vi bruger din feedback til at dobbelttjekke fakta, tilføje oplysninger og opdatere denne artikel.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×