Brug brevfletning til at tilpasse breve til masseforsendelser

Brug brevfletning til at tilpasse breve til masseforsendelser

Når du har masseforsendelser til personer på din adresseliste, kan du bruge brevfletning til at oprette en gruppe af tilpassede breve. Hvert brev, som er produceret, har identisk layout, formatering, tekst og grafik. Kun bestemte afsnit af brevet varierer og er tilpasset.

Der er tre filer forbundet med at oprette og udskrive breve ved hjælp af brevfletningsprocessen:

  • Dit hoveddokument
    Dette dokument indeholder tekst og grafik (f.eks. et logo eller billede), som er identisk for hver version af det flettede dokument. Brødteksten i brevet er et eksempel med identisk indhold.

  • Din adresseliste
    Denne datakilde bruges til at udfylde oplysninger i brevet. Din adresseliste indeholder f.eks. navne, og hoveddokumentet er det brev, som vil blive knyttet til navnene på din liste.

  • Det flettede dokument
    Dette dokument er en kombination af hoveddokumentet og adresselisten. Brevfletning henter formationen fra adresselisten og placerer den i dit hoveddokument, hvilket resulterer i et tilpasset brev for hver person.

Du kan få mere at vide om, hvordan brevfletning til breve fungerer i den følgende video, som er en del af et kursus.

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Trin 1: Klargør hoveddokumentet

Forbered dit brev, inden du går i gang med brevfletningen. Hvis du fortæller folk om et kommende arrangement, kan du f.eks. inkludere navn, dato, klokkeslæt og sted for arrangementet. Det er disse oplysninger, der ville være vigtige for alle modtagere af dit brev.

  1. Vælg Start brevfletning > Breve på fanen Forsendelser i gruppen Start brevfletning.

    Vælg Start brevfletning i Word under fanen Forsendelser, og vælg derefter en indstilling.

  2. Skriv brødteksten til det brev (eksempel følger), du vil sende til alle i Word.

    Eksempel på bogstav i Word, der skal bruges til brevfletning.

Trin 2: Konfigurer adresselisten

Adresselisten er din datakilde. Den kan være et Excel-regneark, en mappe af Outlook-kontakter, en Access-database eller en Office-adresseliste. Den indeholder de poster, som Word bruger til at hente oplysninger fra til at opbygge dit brev.

Tip

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du oprette en under brevfletningen. Før du starter brevfletningprocessen, skal du samle alle dine dataposter og tilføje dem til datakilden.

  • Hvis du bruger et Excel-regneark, skal du sørge for, at kolonnen til postnumre er formateret som tekst, så der ikke går nuller tabt.

  • Hvis du vil bruge dine Outlook-kontakter, skal du sørge for, at Outlook er dit standardmailprogram.

Trin 3: Kæd din adresseliste sammen med dit hoveddokument

Nu er du klar til at åbne datakilden for din adresseliste og sammenkæde den med dit brev.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælgeVælg modtagere i gruppen Start brevfletning og derefter vælge en indstilling.

    Vælg modtagere som en del af brevfletning i Word under fanen Forsendelser i gruppen Start fletning, og vælg derefter Skriv en ny liste

  2. Gør et af følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, skal du vælge Skriv en ny liste og oprette en.

      eller

    • Hvis din adresseliste er et Excel-regneark, en Access-database eller en anden type datafil, skal du vælge Brug en eksisterende liste. Gå derefter til ilsten, og vælg Åbn.

      eller

    • Hvis du bruger dine Outlook-kontakter, skal du vælge Vælg fra Outlook-kontakter.

  3. Vælg Filer > Gem som.

  4. I feltetFilnavn skal du skrive et filnavn og derefter vælge Gem.


Rediger modtagerliste

Hvis du opretter og udskriver breve for alle på din liste, skal du gå til "Trin 4: Tilføj tilpasset indhold til dit brev." Hvis du vil sende breve til personer, som f.eks. bor inden for 32 kilometers afstand af en begivenhed, du er vært for, skal du bruge et filter som et postnummer til at indskrænke listen.

  1. Vælg Rediger modtagerliste.

    Som del af Word-brevfletningen skal du vælge Rediger modtagerliste på fanen Forsendelser i gruppen Start fletning.

  2. I dialogboksen Brevfletning – modtagere skal du vælge afkrydsningsfeltet ud for navnet på hver person, du ønsker, skal modtage din mail.

    Vælg rækker ved at markere afkrydsningsfeltet

Det er muligt at indskrænke modtagerlisten i dialogboksen Brevfletning – modtagere. De to oftest anvendte indstillinger er til at sortere og filtrere listen for at gøre det nemmere at finde navne og adresser.

I et Word-dokument til brevfletning skal du vælge Rediger modtagere og vælge en indstilling under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning – modtagere.

Du kan få mere at vide under Sortér og filtrer dataene til en brevfletning.

Trin 4: Tilføj tilpasset indhold til dit brev

Tilføj indhold til dit brev, som er forskelligt for hver person, der modtager det – f.eks. deres navn og adresse. Den bedste måde at tilføje disse detaljer på er at indsætte fletfelter hoveddokumentet.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Adresseblok i gruppen Skriv og indsæt felter.

    Som del af Word-brevfletningen skal du vælge Adresseblok på fanen Forsendelser i gruppen Skriv og indsæt felter.

  2. I dialogboksen Indsæt adresseblok skal du vælge et format til modtagerens navn, som det vises i brevet.

    Indstillinger for adresseblok

  3. Vælg OK.

    Bemærk!: For at få vist, hvordan en adresse vises i brevet, vælger du Se eksempel under Forhåndsvisning. Vælg Næste Knappen Næste post til visning af resultater for brevfletning eller Forrige Knappen Forrige post til visning af resultater for brevfletning på optag-knappen for at bevæge dig gennem poster i din datakilde.

  4. Vælg Linje til hilsen i gruppen Skriv og Indsæt.

    Som del af Word-brevfletningen skal du under fanen Forsendelser i gruppen Felter til tekst og indsætning vælge Linje til hilsen.

  5. I dialogboksen Indsæt Linje til hilsen skal du vælge det format, du vil bruge.

  6. Vælg OK for at indsætte fletfeltet i brevet.

  7. Vælg Filer > Gem for at bevare det brev (eksempel følger), du opretter til brevfletningen.

    Bogstav for eksempel på brevfletning i Word, der viser felterne "adresseblok" og "Linje til hilsen".

Hvis du vil indsætte andre brugerdefinerede oplysninger i brevet fra din adresseliste, skal du gå til tilføj brevfletningsfelter ét ad gangen.


Kontrollér navne på fletfelter

Sørg for, at Word finder navnene og adresserne på adresselisten.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Match felter i gruppen Felterne Skriv og Indsæt.

    Tip!: Fletfelter kan også åbnes fra dialogboksen Indsæt adresseblok, som du brugte til at tilføje en adresseblok til hoveddokumentet.

  2. I dialogboksen Match felter skal du bekræfte, at de postfelter, der vises på listen, svarer til navnene på kolonneoverskrifterne for posterne i adresselistens datakilde.

    Dialogboksen Match felter

    Bemærk!: Der er to kolonner i dialogboksen. Venstre kolonne er f.eks. en liste over almindelige navne i en virksomhedspost. Højre kolonne er feltnavnet for det almindelige navn, der er knyttet til en kolonneoverskrift i datakildefilen.

  3. Gør et af følgende:

    • Hvis det viste feltnavn, der vises, svarer til kolonneoverskrifter, du brugte til poster i adresselistens datakilde, skal du ikke gøre noget.

      eller

    • Hvis (ikke tilsvarende) vises i et feltnavn, du forventede, svarede til en kolonneoverskrift i datakilden, skal du vælge pilen i rullelisten og derefter vælge feltnavnet i adresselistens datakilde. Gentag efter behov.

  4. Vælg OK.


Formatere felter til brevfletning

Hvis du vil ændre skrifttype, størrelse eller mellemrum i det flettede indhold, skal du vælge navnet på fletfeltet og foretage de ønskede ændringer.

  1. Vælg Vis resultater i gruppen Vis resultater under fanen Forsendelser for at skifte fra de sammenflettede resultater tilbage til fletfelter i dit brev.

    I Word på fanen Forsendelser i gruppen Vis resultater.

  2. Vælg navnet på fletfeltet.

    Markeret Adresseblok-felt

  3. Vælg den skrifttype og skriftstørrelse, du vil bruge, under fanen Hjem.

    Vælg en skrifttype og en skriftstørrelse i Word i gruppen Skrifttype under fanen Hjem.

  4. Vælg den ønskede afstand under fanen Sidelayout (Word 2013) eller fanen Layout (Word 2016).

    Angiv linjeafstand i Word  i gruppen Afsnit under fanen Layout.

    Bemærk!: Da Word behandler hver linje i en adresseblok som et afsnit, kan det være en god ide at reducere afstanden mellem linjerne.

Trin 5: Se eksempel, og udskriv breve

  1. Vælg Vis resultater, og vælg derefter knappen Næste Knappen Næste post til visning af resultater for brevfletning eller Forrige Knappen Forrige post til visning af resultater for brevfletning for at sikre, at navnene og adresserne i brødteksten i dit brev ser rigtige ud.

    Tip!:  For at gå til begyndelsen af listen skal du vælge knappen Første Knappen Første post til visning af resultater for brevfletning , og for at gå til slutningen af listen skal du vælge knappen Sidste Knappen Sidste post til visning af resultater for brevfletning .

  2. Vælg Afslut og Flet > Udskriv dokumenter.

    Vælg Afslut og Flet som en del af brevfletning i Word under fanen Forsendelser i gruppen Udfør, og vælg derefter en indstilling.

Trin 6: Gem dit tilpassede brev

Når du gemmer brevfletningsdokumentet, forbliver det knyttet til din adresseliste, så du kan bruge det til din næste masseforsendelse.


For at genbruge dit brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Ja, når Word beder dig om at opretholde forbindelsen.


For at ændre adresser i brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Rediger modtagerliste for at sortere, filtrere og vælge bestemte adresser.

Flere oplysninger

Forbered dit brev, inden du går i gang med brevfletningen. Hvis du fortæller folk om et kommende arrangement, kan du f.eks. inkludere navn, dato, klokkeslæt og sted for arrangementet. Det er disse oplysninger, der ville være vigtige for alle modtagere af dit brev.

  1. Vælg Start brevfletning > Breve på fanen Forsendelser i gruppen Start brevfletning.

    standardbreve

  2. Skriv den brødtekst, du til sende til alle, i Word.

Adresselisten er din datakilde. Den kan være et Excel-regneark, en mappe af Outlook-kontakter, en Access-database eller en Office-adresseliste. Den indeholder de poster, som Word bruger til at hente oplysninger fra til at opbygge dit brev.

Tip

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du oprette en under brevfletningen. Før du starter brevfletningprocessen, skal du samle alle dine dataposter og tilføje dem til datakilden.

  • Hvis du bruger et Excel-regneark, skal du sørge for, at kolonnen til postnumre er formateret som tekst, så der ikke går nuller tabt.

  • Hvis du vil bruge dine Outlook-kontakter, skal du sørge for, at Outlook er dit standardmailprogram. For at gøre dette skal du åbne Apple Mail og vælge Indstillinger på menuen Mail. På fanen Generelt ved siden af Standardprogram til mail skal du vælge Microsoft Outlook.

  • Du kan også bruge dine Apple-kontakter, her skal du sørge for, at Apple Mail er dit standardmailprogram.

  • Brug FileMake Pro-databasen som din datakilde til brevfletning.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Vælg modtagere og derefter vælge en indstilling.

    På fanen Forsendelser er Vælg modtagere fremhævet med en liste med indstillinger

    Vælg

    Om du vil

    Oprette en ny liste

    Starte en ny adresseliste, mens du konfigurerer brevfletningen.

    Bruge en eksisterende liste

    Bruge et Excel-regneark eller en anden type datafil som din adresseliste

    Vælge fra Outlook-kontakter

    Vælge navne direkte fra dine Outlook-kontakter til adresselisten

    Apple-kontakter

    Vælge navne direkte fra dit Apple-adressekartotek til adresselisten

    FileMaker Pro

    Importere data fra en FileMaker Pro-database

  2. Hvis du har valgt Oprette en ny liste, skal du følge disse trin:

    1. I dialogboksen Redigere listefelter opretter Word automatisk felter til grundlæggende oplysninger, f.eks. fornavn, efternavn og adresse. Hvis du vil tilføje et nyt felt, f.eks. et meddelelsesfelt, skal du tilføje det nu, så du kan udfylde det, når du angiver posterne. Under Nyt feltnavn skal du skrive navnet på det felt, du vil tilføje, og derefter vælge plustegnet (+).

      Tip!:  Hvis du vil ændre rækkefølgen af felterne, skal du vælge det felt, du vil flytte, og derefter bruge pilene op eller ned for at flytte det felt, hvorhen du vil på listen.

    2. Når alle felterne er konfigureret på den måde, du ønsker, skal du vælge Opret for at oprette listen.

  3. Hvis du har valgt Brug en eksisterende liste, skal du følge disse trin:

    1. Gå til den fil, du vil bruge, og vælg Åbn.

    2. Hvis du vælger at åbne et Excel-regneark, skal du i dialogboksen Åbn projektmappe markere det ark, du vil bruge, og lade Celleområde være tomt, hvis du vil bruge hele regnearket, eller angive et celleområde for de data, du vil bruge, og derefter markere OK.

  4. Hvis du har valgt Vælg fra Outlook-kontakter eller Apple-kontakter, skal du følge disse trin:

    1. Vælg Filtrer modtagere for at markere de modtagere, du vil medtage.

    2. For Outlook-kontakter skal du i dialogboksen Forespørgselsindstillinger ud for Vis brevfletningsmodtagere efter markere Fuldstændig post. På listen over kontakter skal du vælge de kontakter, du vil sende massemails til, og derefter vælge OK.

    3. For Apple-kontakter skal du i dialogboksen Forespørgselsindstillinger under Apple-gruppekontakter, vælge den gruppe, du vil sende massemails og derefter vælge OK.

    4. For FileMaker Pro-database skal du vælge databasefilen i dialogboksen Vælg en FileMaker Pro-database, der skal bruges som datakilde, og vælge Åbn

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Indsæt fletfelt og markere det felt, du vil tilføje.

    På fanen Forsendelser er Indsæt fletfelt fremhævet

    Fortsæt med at tilføje felter, indtil du har tilføjet alle de ønskede oplysninger på brevet.

  2. Formatér felterne i brevet, så det ser ud på den måde, som du vil have resten af dine konvolutter til at se ud. Du kan f.eks. skrive et mellemrum mellem felterne Fornavn og Efternavn og trykke på Enter for at begynde en ny linje for adressefeltet.

    Tip!: Hvis du vil sortere modtagerlisten eller fjerne modtagere, skal du på fanen Forsendelser vælge Filtrer modtagere og derefter vælge Sortér poster eller Filtrer poster. Vælg OK, når du er færdig.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Vis resultater for at se, hvordan brevet kommer til at se ud. Brug venstre og højre pil på fanen Forsendelser for at rulle gennem hvert bogstav.

    Vis resultater er fremhævet på fanen Forsendelser

  2. Hvis du vil foretage yderligere formateringsændringer, skal du vælge Vis resultater igen, så du kan tilføje eller fjerne fletfelter.

  3. Når bogstaverne ser ud som ønsket, skal du på fanen Forsendelser vælge Afslut og flet > Udskriv dokumenter for at afslutte brevfletningen.

    På fanen Forsendelser er Afslut og flet og indstillingen Udskriv dokumenter fremhævet

    Tip!: Hvis du vil gennemse og opdatere hvert brev enkeltvis før udskrivning, skal du på fanen Forsendelser vælge Afslut og flet > Rediger enkelte dokumenter. Når du er færdig, skal du klikke på Filer > Udskriv for at udskrive brevene.

Når du gemmer brevfletningsdokumentet, forbliver det knyttet til din adresseliste, så du kan bruge det til din næste masseforsendelse.

For at genbruge dit brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Ja, når Word beder dig om at opretholde forbindelsen.

For at ændre adresser i brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Rediger modtagerliste for at sortere, filtrere og vælge bestemte adresser.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×