Office
Log på
Bedste fremgangsmåder for Outlook: Skrive gode mails

Bedste fremgangsmåder for Outlook: Skrive gode mails

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

I denne artikel

Gør dette

Gør ikke dette

Sådan bruges distributionslister og kontaktgrupper (distributionslister)

Sådan bruger du indbyggede kommentarer

Hvornår skal jeg bruge Bcc?

Forberedelse til ferie

Gør dette

Følgende regler hjælper dine e-mails virke professionel og få dit budskab igennem.

  1. Læs din meddelelse, før du sender den.

  2. Gør dit emne beskrivende og handling rundt. For eksempel: "ledere: send din tavle Tilbagerykning datoer" indeholder både navnet på gruppen og en handling, så modtagere kan hurtigt se, hvad de skal gøre. Andre nyttige præfikser medtage "Orientering:" og "Handling er påkrævet."

  3. Hvis handling er påkrævet, skal du angive, hvad du vil have på linjen emne.

  4. Skift meddelelsens emne, hvis emnet for samtalen ændres.

  5. Hold alle meddelelser korte og præcise.

  6. Organiser indholdet af din meddelelse fra mest vigtigt til mindst.

  7. Overvej at skrive vigtige oplysninger.

  8. Sæt handlingspunkter eller spørgsmål på separate linjer , så de skiller sig ud og bliver bemærket.

  9. Fed personers navne, når stille spørgsmål. For eksempel: "Ryan: Hvad er status for project?" Hvis du bruger Outlook 2016 med Office 365 kan du overveje at bruge @Mentions.

  10. Begrænse antallet af personer, som du sender en meddelelse til dem, der skal læse den.

    • Skriv personer, der skal informeres på Cc-linjen.

    • Skriv personer, der skal svare eller handle på linjen til.

  11. Brug en signatur Når det er relevant, men beholde din signatur enkel, kort, professionel, og hvis det er muligt, uden grafik.

  12. Hvis du vil svar med det samme, send ikke mail. Telefon eller sende en chatbesked.

  13. Hvis du er på en mailsamtale, der har mere end 10 meddelelser uden en opløsning Overvej at ringe til eller konfiguration af et møde diskutere problemet. Mail er ikke altid en effektiv mediet til løsning af komplekse problemer.

  14. Bekræfte meddelelser, der kræver et mere omfattende svar. Hvis du er optaget og kan svare med en fuld answer straks, ved Lad afsenderen, du søger i problemet og reagerer efter et bestemt klokkeslæt eller dato. Marker meddelelsenfor at minde dig selv for at svare senere.

  15. Brug høj prioritet ( Ikonet Høj prioritet i Outlook ) moderat.

    Bemærk!: Selvom du har oprettet en regel for forsinket send, bevirker markere en meddelelse med Høj prioritet, at den skal sendes med det samme.

  16. Hvis du stiller et spørgsmål, og der er flere personer, der kunne svare, Vælg kun én person i stedet for at sende dit spørgsmål til en gruppe.

Vejen til at skrive gode mails går empathize med dine modtagere. En dybere se på e-mail-etikette, skal du se dette artikel.

Opfølgning: Markering med flag ved afsendelse

Når du sender en meddelelse til en person , som du skal bruge et svar fra, skal du gøre følgende:

  1. Flag til dig selv på send.

  2. Ændre navnet på den markerede mail opgave i opgavepanelet til at begynde med Opfølgning.

  3. Markér det med kategorien @Waiting .

Hvis du følger disse tre trin, ved du, at din næste handling er at sende en anden meddelelse eller søge efter et svar.

Tip!    Minder dig selv for at sende en anden meddelelse er ofte mere effektivt end markering med flag meddelelsen til modtageren. På samme måde, når du love at gøre noget i en meddelelse, markere den med flag til dig selv, så du har en opgave i opgavepanelet at minde dig.

Toppen af siden

Gør ikke dette

  1. Brug ikke brevpapir.

  2. Medtag ikke chefen i alle meddelelser, du sender.

  3. Undlad at sende en meddelelse, når du er vred. Bedre for at skrive den, gemme den i kladdemappen, og vende tilbage til det senere.

  4. Forvent ikke et hurtigt svar, når du sender lange meddelelser (mere end to afsnit).

  5. Ikke sende en opfølgende meddelelse mindre end en dag efter den første meddelelse. Hvis du ikke kan høre tilbage i tide, kan du prøve at bruge den telefon eller Chat.

  6. Brug ikke læse kvitteringer eller kvitteringer for modtagelse på alle meddelelser, du sender. Bruge dem kun, hvis du er sikker på, om dine modtagere, modtager meddelelsen.

  7. Flag eller høj prioritet Ikonet Høj prioritet i Outlook vedhæfte ikke til alle meddelelser, du sender. Modtagerne lærer at ignorere dem.

  8. Brug ikke alle store bogstaver.

  9. Send ikke vedhæftede filer – sende links i stedet.

  10. Ikke udvide distributionslister eller kontaktpersongrupper. Udvide distributionslister er meddelelser sværere at læse og får dem til at gå til de forkerte mailmapper.

  11. Brug ikke sarcasm. Din humor kan være misunderstood.

  12. Ikke skrive noget, du ikke ønsker, at alle i din virksomhed om at læse. Du ved aldrig, hvor din e-mail-meddelelse kan ende.

  13. Brug ikke kursiv eller meget kunstneriske skrifttyper, der er svære at læse.

  14. Brug ikke rød skrift, fordi det er svært at læse og kan fortolkes som værende kritisk.

  15. Ikke sende et svar til alle til en distributionsliste eller kontakte gruppe bede om at blive fjernet. Nogensinde.

Toppen af siden

Regler for kontaktgrupper og distributionslister (distributionslister)

  • Hvis du svarer til en stor kontaktgruppe, skal du følge alle mail Dos og gør ikke dette.

  • Hvis du har brug for flere oplysninger fra én person eller er ved at undersøge problemet separat, svare på den hele distributionsliste at lade alle ved, at du svarer og svare på enkelte separat. Sørg for at besvare distributionslisten, når problemet er løst med opløsningen. Gør dette, kan opløsningen der skal refereres til af andre brugere på distributionslisten.

Sådan omdirigeres personer

Hvis nogen sender en meddelelse til en distributionsliste, du er medlem af, og meddelelsen bedre vil kunne svare en anden person eller en anden distributionsliste skal du gøre følgende:

  1. Svar med den korrekte distributionsliste eller person i linjen til.

  2. Send svar til den korrekte distributionsliste eller en person.

  3. Indsæt ikke den oprindelige distributionsliste på Bcc-linjen fordi meddelelsen ikke kan filtreres efter andre personers regler. I stedet Lad distributionslisten på linjen til eller Cc.

Sådan bliver du fjernet fra en DL

Hvis du modtager mail fra en distributionsliste, du ikke skal være på, sende en meddelelse til din netværksadministrator eller til ejeren af distributionslisten, og bede om at blive fjernet. Besvar ikke det hele distributionsliste. For at finde listen DL ejer, skal du dobbeltklikke på navnet på fordeling.

Toppen af siden

Sådan bruger du indbyggede kommentarer

Tilføje indbyggede kommentarer til e-mail, du modtager er en nem måde at besvare spørgsmål og svar direkte til problemer. Det betragtes som bedste fremgangsmåde at gøre følgende:

  1. Skriv i meddelelsen, at du svarer med indbyggede kommentarer. Skriv f.eks. "Se yderligere kommentarer nedenfor".

  2. Få din tekst til at skille sig ud fra den oprindelige meddelelse. Her er nogle forslag:

    • Ændre skriftfarven

    • Udfyldt ventende dit navn eller initialer i parenteser, for eksempel [Melissa], [MM]

    • Ændre skrifttypen til kursiv eller fed eller begge

  3. Slet ikke noget, du ikke skrevet.

Billede
Figur 1 eksempel på en indbygget kommentar i en Outlook-meddelelse

Figur 1 eksempel på en indbygget kommentar i en Outlook-meddelelse

Toppen af siden

Hvornår skal jeg bruge Bcc?

Brug feltet Bcc til at fjerne personer fra en mailsamtale, når du vurderer, at de ikke længere har brug for den ekstra mail, eller hvis emnet for samtalen ændres.

Eksempelvis hvis du er en af fem personer, som modtager et spørgsmål, og du vil besvare det, flytte de fire andre Bcc linje og angive noget i retning af "Bcc'ing Joe, Jeff, James og Jens. Her er svar..." Fremtidige meddelelser bliver mellem kun dig og den oprindelige afsender.

Brug ikke Bcc til at lade en tredjepart (såsom chefen) vide om en tidsfølsom meddelelse. Bcc-modtagerne muligvis ikke klar over, han eller hun har modtaget en Bcc og kan svar til alle udsætte, han eller hun har modtaget en Bcc. Dette kan komme på tværs af som virkelig lusket funktionsmåde fra din side.

I stedet for at bruge Bcc til at informere en tredjepart om et problem skal du videresende meddelelsen, når du sender den.

Toppen af siden

Forberedelse til ferie

Hvis du bruger Outlook med Office 365, en Outlook.com, Hotmail.com eller Live.com-konto eller en Microsoft Exchange-konto, kan du konfigurere en ikke til stede-meddelelse for at lade andre personer i organisationen vide, at du er væk.

Som en bedste fremgangsmåde at følge Rådet fra Føj klokkeslæt væk fra kontoret til kollegers Outlook-kalendere.

Hvis du eller administratoren har oprettet en delt ferie kalender, skal du sørge for at sende din ferie der. Hvis alle bruger den delte kalender, behøver du ikke at sende en separat mødeindkaldelsen for at lade alle ved, at du er væk, som foreslår i artiklen, der refereres til tidligere, men en e-mail-meddelelse kan fungere som en god påmindelse.

Om forfatteren

Patricia Eddy er overlappende indhold writer til Outlook. Patricia Eddy er overlappende indhold writer til Skrivebordsversionen af Outlook. Hun er en tidligere Outlook-MVP'ER og forfatteren af flere bøger på meget gamle versioner af Outlook. Hun bor i Seattle, hvor hun har læse- og afspille guitar.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×