Arkivere Access-data

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Du kan holde din Microsoft Access-databaser organiseret og nemmere ved at arkivere gamle eller inaktiv poster med jævne mellemrum. Du kan arkivere alle tabeller i en database, bestemte tabeller eller kun bestemte poster – for eksempel poster, der er ældre end en bestemt dato. Dette emne forklares det, hvordan du kan bruge tre forskellige indstillinger til at arkivere data i Access-databasen.

Denne artikel indeholder

Når bør du overveje arkivering?

Erstatte en tabel med jævne mellemrum

Erstatte alle tabeller med jævne mellemrum

Flytte med jævne mellemrum poster til en arkivtabel

Når bør du overveje arkivering?

Når en database på computeren indeholder data, som du ikke vil bruge længere, men du vil bevare dataene praktiske i tilfælde af, at du skal bruge det på et tidspunkt i gang, eller at opfylde en opbevaringspolitik for data, er arkivering en god metode til at bevare sådanne data. Arkivering af bruges også ofte til at holde data baseret på en betingelse for datoen, f.eks i slutningen af en måned.

Måder til at arkivere data

I følgende tabel vises metoder til at arkivere data, en beskrivelse af metoden, forklaring på, når du skal bruge hver enkelt metode og andre særlige overvejelser i forbindelse med metoden.

Metode

Beskrivelse

Bruges, når...

Andre overvejelser

Erstatte en tabel med jævne mellemrum

Gør en en arkivkopi af en bestemt tabel og erstatter denne tabel med en ny, tom tabel kopi med jævne mellemrum.

Alle poster i en tabel opfylder de betingelser, som du kan bruge til at finde ud af, om du vil arkivere.

Eksempel: Du har en tabel, der gemmer daglige temperaturer. Hvert år, du arkivere tabellen og starte forfra med en tom liste.

Erstatte alle tabeller med jævne mellemrum

Foretag et arkivkopi af back end-databasen med jævne mellemrum, og derefter erstatter back-end-databasen med en ny, tom. Kræver en opdelt database (en database, der omfatter: en back end-databasefil, der indeholder alle tabellerne, og en front end-databasefil, der indeholder alle de andre databaseobjekter).

Alle poster i de fleste af tabellerne i en database opfylder den betingelse, du kan bruge til at finde ud af, om du vil arkivere.

Eksempel: Databasen består af flere tabeller med forskellige typer af meteorologiske data. Hvert år, arkiverer du alle tabeller.

  • Hvis du har en hvilken som helst opslagstabeller (tabeller, som du kan bruge til at gemme værdier for at slå op, sådanne postnumre eller afdelinger), skal du muligvis importere dataene til den nye back end-database.

  • Du skal manuelt arkivere databasen. Du kan ikke bruge en makro til denne metode.

Flytte med jævne mellemrum poster til en arkivtabel

Med jævne mellemrum kører en forespørgsel, der markerer poster til at arkivere og tilføjer dataene til en arkivtabel, og derefter køre en forespørgsel, der markerer det samme poster (fra den oprindelige tabel) og slette dem.

Nogle af posterne i en tabel opfylder betingelsen, som du kan bruge til at finde ud af, om du vil arkivere.

Eksempel:, Du ønsker at arkivere bibliotek transaktioner (afkrydsningsfelt Sådan fungerer), hvis markeret i dato er mindst et år gamle.

  • Kan være nødvendigt at løse referentiel integritet, især hvis de poster, du ønsker at arkivere er i én side af en en-til-mange-relation. Se afsnittet om at arbejde omkring referentiel integritet kan finde flere oplysninger.

Advarsel!:  Hvis du vil bruge parametre i dine forespørgsler, skal du oprette en formular til at håndtere parametrene. Ellers risikerer du tab af data.

Arbejde omkring referentiel integritet

Hvis de poster, du ønsker at arkivere er relateret til poster i andre tabeller, du muligvis kan løse relationen. Hvis de poster, du ønsker at arkivere er "underordnede" poster (de hører til "mange"-siden af en en-til-mange-relation ), kan du sandsynligvis sikkert arkivere dem uden problemer. Hvis de poster, du ønsker at arkivere er "overordnede" poster (de hører til relationens en-siden af en en-til-mange-relation ), når du arkiverer dem deres relaterede "underordnede" poster maj:

  • Forhindre dig i at slette de "overordnede" poster. Dette kan forårsage problemer, hvis du allerede har tilføjet de "overordnede" poster til arkivtabellen.

    - Eller -

  • Blive "børn" – poster, der tilhører en "overordnet", der ikke findes. Dette kan medføre problemer med dataintegritet og funktionalitet i databasen, der bruger "enkeltstående" poster.

For at tage højde for referentiel integritet, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Finde ud af, hvilke "underordnet" poster tilhører de poster, du ønsker at arkivere. For eksempel for at arkivere poster af aktiver, der er lånt ud på et bibliotek, først afgøre, om der er en hvilken som helst transaktioner åben på disse aktiver, det vil sige, om aktiverne, der er tjekket ud, men ikke returneres.

  2. Gør et af følgende:

    • Hvis de "underordnede" poster kan altid slettes uden problemer, skal du kontrollere, håndhæves relationen referentiel integritet, med Kaskadevis sletning. Dette sikrer, at alle relaterede "underordnede" poster, slettes.

    • Hvis de "underordnede" poster ikke kan altid slettes sikkert, kan du overveje at arkivere alle tabellerne i databasen.

    • Oprette en forespørgsel, der markerer "overordnede" poster, der ikke har "underordnede" poster. Brug derefter den første forespørgsel til at oprette dine arkiv forespørgsler (se afsnittet flytte poster til en arkivtabel med jævne mellemrum) i stedet for ved hjælp af den "overordnede" tabel.

Til toppen af siden

Erstatte en tabel med jævne mellemrum

Hvis du vil arkivere alle data i en tabel, kan du erstatte tabellen med en tom kopi med jævne mellemrum.

Vigtigt!: Hvis den tabel, du arkiverer er relateret til andre tabeller, du muligvis kan løse referentiel integritet.

  1. Vælg de tabeller, du vil arkivere, skal du trykke på CTRL + C og derefter trykke på CTRL + V i navigationsruden.

  2. Vælg Kun strukturIndsæt tabel som i dialogboksen, under Indstillinger for Sæt ind, og klik derefter på OK.

Kopiér navngives som en kopi af oprindelige tabelnavn.

  1. Højreklik på den oprindelige tabel i navigationsruden, og klik derefter på Omdøb i genvejsmenuen.

Give tabellen et andet navn, som angiver, hvad den indeholder, såsom "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. Højreklik på den tomme kopi i navigationsruden, og klik derefter på Omdøb i genvejsmenuen. Du kan omdøbe den med den oprindelige tabel navn.

Til toppen af siden

Erstatte alle tabeller med jævne mellemrum

Hvis du bruger en opdelt database, kan du erstatte alle tabeller med jævne mellemrum ved at erstatte back-end-databasen med en tom kopi.

For at gøre dette, først forberede den tomme kopi. Medmindre designet af databasen ændres, kan du genbruge denne tom kopi hver gang, du arkiverer. Til at arkivere kun Omdøb den eksisterende back end-database for at angive, at det er et arkiv, og Gem den tomme kopi som den nye back end-database.

Forberede en tom kopi af en back end-database

Først skal importere tabeldefinitionerne for alle tabeller i back-end-databasen.

  1. Klik på Nyunder fanen filer , Vælg tom database, og klik derefter på Opret.

  2. Luk Tabel1.

  3. Klik på fanen Eksterne Data i gruppen Importér & Linkadgang.

  4. Vælg Importer tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler til den aktuelle database, og klik derefter på Gennemsei dialogboksen Hent eksterne Data – Access-database .

  5. Vælg den back end-database i dialogboksen Åbn fil . Klik på Åbn for at lukke dialogboksen Åbn fil , og klik derefter på OK.

  6. Klik på Indstillingeri dialogboksen Importer objekter .

  7. Vælg Kun Definitionunder Importere tabeller.

  8. Klik på Markér altpå fanen tabeller , klik på OK, og klik derefter på Luk.

Næste, føje data til en hvilken som helst opslagstabeller i den tomme kopi. Gør følgende for hver opslagstabel:

  1. Link til opslagstabellen i den eksisterende back end-database.

  2. Oprette en tilføjelsesforespørgsel, der tilføjer alle poster fra oprindeligt til kopien.

Erstatte back-end-databasen med en tom kopi

Først skal omdøbe den eksisterende back end-database for at angive, at det er nu et arkiv. Derefter åbne den tomme kopi, og Gem den ved hjælp af det oprindelige navn i back end-databasen.

  1. Klik på fanen filer , og klik derefter på Gem Database som. Du kan blive bedt om at lukke alle åbne objekter. Klik på OK, hvis det er tilfældet. Dialogboksen Gem som åbnes.

  2. Sørg for, at du gemmer filen i det samme sted som den oprindelige back end-database i boksen Gem i (øverst i dialogboksen Gem som ).

  3. Skriv navnet på den oprindelige back end-database i feltet Filnavn .

  4. Vælg Access-Database (*.accdb)i feltet Filtype .

Til toppen af siden

Flytte med jævne mellemrum poster til en arkivtabel

Dette er en proces i fire trin, der kræver, at oprette en tom kopi af den tabel, der indeholder de poster, du ønsker at arkivere, oprette en tilføjelsesforespørgsel for at kopiere posterne fra den oprindelige tabel til arkivtabellen skal oprette en slet søgning for at fjerne den arkiverede poster fra den oprindelige tabel, og til sidst oprette en makro for at køre begge forespørgsler, der kan køres, når du ønsker at arkivere. Denne tilsyneladende kompleks proces kan være nemt, hvis du følger trinnene i den rækkefølge, hvori de præsenteres nedenfor:

Trin 1: Oprette et arkivtabel

Trin 2: Oprette en tilføjelsesforespørgsel for at kopiere data til arkivtabellen

Trin 3: Oprette en sletteforespørgsel for at fjerne data fra den oprindelige tabel

Trin 4: Oprette en makro til at køre både tilføje og slette forespørgsler

Trin 1: Oprette et arkivtabel

Hvis du vil bevare dine arkiverede poster i en tabel, skal du gøre dette trin én gang. Arkivtabellen, som du opretter i dette trin skal indeholde alle dine arkiverede poster.

Hvis du vil slette din gamle arkiv-tabel, når du opretter en ny i stedet for at gøre dette trin kan du bruge en opret-tabel-forespørgsel for at kopiere dataene i arkivtabellen. For at gøre dette skal du gå videre til trin 2.

At bruge en ny tabel i arkiv, hver gang, du arkiverer, men også beholde dine gamle arkiv tabeller, kan du omdøbe den gamle arkiv tabel før du opretter en ny. Hvis du arkiverer baseret på en dato, overvejer at navngive din gamle arkiv tabeller efter det datointerval, de repræsenterer.

  1. Vælg den tabel, der har poster for at arkivere skal du trykke på CTRL + C, og derefter trykker på CTRL + V i navigationsruden.

  2. I feltet Tabelnavn Slet ord Kopi af og tilføje et understregningstegn og word "Arkiver" til den eksisterende tabelnavn og klik derefter på OK. Hvis den oprindelige tabel hedder transaktioner navnet arkivtabellen for eksempel Transactions_archive.

    Indsæt tabel som

  3. Vælg Kun strukturIndsæt tabel som i dialogboksen, under Indstillinger for Sæt ind.

Trin 2: Oprette en tilføjelsesforespørgsel for at kopiere data til arkivtabellen

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

  2. Brug dialogboksen Vis tabel til at tilføje tabellen med de poster, du ønsker at arkivere, og Luk dialogboksen Vis tabel .

  3. Dobbeltklik på stjernen (*) i tabellen, som du lige har tilføjet i designvinduet for forespørgslen. Tabelnavnet og en stjerne vises i den første kolonne i forespørgslens designgitter.

    Bemærk!: Stjernen angiver, at forespørgslen skal medtage alle felterne fra tabellen i forespørgslens output. Når du bruger stjernen, hvis felter er tilføjet eller fjernet fra tabellen, justeres forespørgslens output tilsvarende.

  4. Dobbeltklik på det felt, du vil bruge til at angive en betingelse, der registrerer skal opfylde, før du arkivere dem i designvinduet for forespørgslen. Eksempelvis hvis transaktionstabellen har et felt med navnet Markeret i dato, og du ønsker at arkivere alle poster, hvor denne dato er mere end et år gamle, du dobbeltklikke på feltet, og den vises i den næste tomme kolonne i forespørgslens designgitter.

    Forespørgselsgitter

    Gentag dette trin, hvis du vil anvende kriterier med flere felter.

  5. Brug række kriterier til at angive kriterier for de felter, du lige har tilføjet. Du kan for eksempel angive, markeret i datoen skal være tidligere end januar 1st 2019 ved hjælp af udtrykket < #1/1/2019 # i rækken kriterier .

    Hvis dine kriterieværdier ændres, hver gang, du arkiverer, skal du gøre forespørgslen bede om input. For at gøre dette skal bruge du en parameter i rækken kriterier , så forespørgslen beder om input. Du kan bruge en parameter ved at bruge et udtryk, som du normalt ville gøre, men i stedet for en bestemt værdi, bruge et kort spørgsmål, der er angivet i kantede parenteser. Du kan for eksempel bruge udtrykket < [arkivere transaktioner, der er afsluttet før:], som vist her:

    Parameterudtryk

    Du kan finde flere oplysninger om ved hjælp af parametre, i artiklen Introduktion til forespørgsler.

    Du kan også bruge rækken eller til at angive alternative betingelser. Du kan finde flere oplysninger om brug af kriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

    Tip!: Hvis du bruger et datofelt til at angive kriterier, og du ønsker at arkivere alle poster, der er ældre end den aktuelle dato, kan du angive <Date() i rækken kriterier for datofeltet.

  6. Gør et af følgende:

    Hvis du allerede har oprettet arkivtabellen, kan du bruge en tilføjelsesforespørgsel til at føje de angivne poster til tabellen:

    1. På fanen Design i gruppen Forespørgselstype klikker du Tilføj.

    2. Vælg navnet på arkivtabellen i dialogboksen Tilføj i feltet Tabelnavn , og klik derefter på OK.

      Føj til

      Rækken Føj til vises i forespørgslens designgitter.

    3. Fjern markeringen i rækken Føj til for alle felter, du brugte til at angive kriterier. (Kun stjernen skal have en værdi for Rækken Føj til).

      Forespørgselsgitteret Føj til

      Hvis du ikke har oprettet arkivtabellen, kan du bruge en tabeloprettelsesforespørgsel til at oprette arkivtabellen ved hjælp af de angivne poster:

    4. Klik på Tabeloprettelse i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.

    5. Skriv navnet på arkivtabellen i dialogboksen Tabeloprettelse i feltet Tabelnavn , og klik derefter på OK.

  7. Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen.

Trin 3: Oprette en sletteforespørgsel for at fjerne data fra den oprindelige tabel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

  2. Brug dialogboksen Vis tabel til at tilføje den tabel, der har poster, du ønsker at arkivere. Luk dialogboksen Vis tabel.

  3. Dobbeltklik på stjernen (*) i tabellen, som du lige har tilføjet i designvinduet for forespørgslen. Tabelnavnet og en stjerne vises i den første kolonne i forespørgslens designgitter.

  4. Dobbeltklik på de samme felter, du brugte til at angive en betingelse i tilføjelsesforespørgslen i designvinduet for forespørgslen.

  5. Brug række kriterier til at angive kriterier for de felter, du lige har tilføjet. Du kan finde flere oplysninger om brug af kriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

    Vigtigt!: Hvis forespørgslen tilføjelses- eller tabeloprettelse bruges en parameter, kan du sikre dig, at sletteforespørgslen sker for. Husk også, at du angiver den samme værdi for begge forespørgsler. Hvis du angiver forskellige parameterværdier, kan du miste data. For at undgå tab af data, du overveje at bruge en formular til at indsamle værdierne, og bruge forespørgsler stille formularen for inputværdierne. Du kan finde flere oplysninger i artiklen Introduktion til forespørgsler.

  6. Klik på Slet i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.

    Rækken Slet vises i forespørgslens designgitter.

    Forespørgselsgitteret Slet

  7. Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen.

Trin 4: Oprette en makro til at køre både tilføje og slette forespørgsler

  1. Klik på Makro i gruppen Makroer og kode på fanen Opret.

  2. Klik på rullepilen ud for Tilføj nye handling, og klik derefter på OpenQuery.

    Handlingen ÅbnForespørgsel vises og viser argumenterne.

  3. I feltet Forespørgselsnavn skal du vælge den (føje eller tabeloprettelse) forespørgsel, du oprettede i trin 2.

  4. Klik på rullepilen ud for Tilføj nye handling, og klik derefter på OpenQuery.

    Handlingen ÅbnForespørgsel vises og viser argumenterne.

  5. Vælg sletteforespørgslen du oprettede i trin 3, i feltet Navn til forespørgslen .

  6. Tryk på CTRL + S for at gemme makroen.

    Når du vil arkivere poster, skal du køre makroen.

Til toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×