Hvis du vil vælge datakilden for en rapport, skal du åbne rapporten i layoutvisning og trykke på Alt+Enter for at åbne egenskabsarket. Klik på kvadratet lige under rapportobjektfanen for at markere hele rapporten, og klik derefter på egenskaben Postkilde under fanen Data på egenskabsarket for at vælge egenskaben. Du kan derefter angive postkilden ved at vælge et element på listen eller klikke på knappen Byg 
Postkilden i en rapport bestemmer, hvilke felter fra databasen der kan vises i rapporten. I en relationsdatabase er relaterede data normalt spredt ud over flere tabeller. Oplysninger om kunder gemmes f.eks. i én tabel, og oplysninger om ordrer gemmes i en anden tabel. Rapporter giver dig en fleksibel måde at "samle" dataene på og få dem vist på den måde, du ønsker, og de kan optimeres til udskrivning. Du kan få mere at vide om rapportpostkilder i resten af denne artikel. Du kan få en oversigt over rapporter i artiklen Introduktion til rapporter i Access.
Bemærk!: Denne artikel gælder ikke for Access-webapps – den type database, du kan designe med Access og udgive online. Se Oprette en Access-app for at få flere oplysninger.
Denne artikel indeholder
Forskellige typer postkilder
Tabel
Hvis alle de felter, du skal bruge, findes i en enkelt tabel, kan du bruge tabellen som postkilde til rapporten. Hvis de felter, du skal bruge, findes i to eller flere tabeller, skal du sikre dig, at tabellerne er forbundet logisk ud fra en fælles værdi og derefter oprette en navngivet forespørgsel eller en integreret forespørgsel, som du kan bruge som postkilde.
Navngivet forespørgsel
En navngivet forespørgsel – kaldes som regel blot en forespørgsel – er en forespørgsel, der er gemt som et databaseobjekt. Du kan bruge en navngivet forespørgsel som postkilde til flere formularer eller rapporter. De ændringer, du foretager i forespørgselsdesignet, vil dog have indflydelse på alle de formularer og rapporter, der bruger forespørgslen som postkilde. Desuden er det relativt nemt at slette en navngivet forespørgsel, hvilket vil medføre fejl i de formularer og rapporter, hvor forespørgslen bruges.
Integreret forespørgsel
En integreret forespørgsel er en forespørgsel, der gemmes i egenskaben Postkilde for et andet objekt. Da en integreret forespørgsel ikke er et separat objekt, er der mindre risiko for at komme til at slette eller ændre forespørgslen, hvilket kan medføre fejl i rapporten. Det anbefales, at du opretter en integreret forespørgsel, hvis forespørgslen kun skal bruges i den ene rapport (med andre ord: hvis du ikke skal dele forespørgslen med andre objekter).
Integrerede forespørgsler oprettes som standard, når du bruger værktøjerne Rapportdesign, Tom rapport eller Etiketter, som beskrives i næste afsnit. Integrerede forespørgsler kan også oprettes ved hjælp af guiden Rapport, hvis du vælger data fra mere end én tabel til rapporten. Hvis du kun vælger data fra én tabel, vil guiden Rapport automatisk binde rapporten direkte til tabellen.
Du kan også oprette en integreret forespørgsel ved at kopiere SQL-sætningen fra en navngivet forespørgsel, du har åbnet i SQL-visning, og indsætte SQL-sætningen i egenskaben Postkilde for en rapport. Sådan åbner du en navngivet forespørgsel i SQL-visning:
-
Højreklik på forespørgslen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.
-
Klik på Vis i gruppen Resultater under fanen Design , og klik derefter på SQL-visning.
Sådan kan rapportværktøjer oprette postkilder
Hvis du vil oprette en rapport i Access, skal du klikke på et af værktøjerne i gruppen Rapporter under fanen Opret. Afhængigt af hvordan du bruger værktøjerne, oprettes en af de tre typer postkilder, der er beskrevet i det forrige afsnit.
I følgende tabel beskrives det, hvad hvert rapportværktøj bruges til, og hvilken type postkilde der som standard oprettes.
|
Værktøj |
Beskrivelse |
Standardpostkildetype |
|
Rapport |
Opretter en simpel tabulatorsepareret rapport, der indeholder alle felterne i datakilden. |
Tabel eller navngivet forespørgsel, som du skal vælge i navigationsruden, før du klikker på værktøjet. |
|
Rapportdesign |
Der åbnes en tom rapport i designvisningen, hvor du kan tilføje lige præcis de felter og kontrolelementer, du vil bruge. |
Integreret forespørgsel, hvis du trækker felter fra opgaveruden Feltliste til rapporten. Du kan også vælge en tabel eller navngivet forespørgsel fra rullelisten Postkilde i egenskabsarket. |
|
Tom rapport |
Der åbnes en tom rapport i rapportvisningen, og opgaveruden Feltliste vises. Når du trækker felter fra Feltliste til rapporten, åbnes en integreret forespørgsel i Access, som gemmes i rapportegenskaben Postkilde. |
Integreret forespørgsel, hvis du trækker felter fra opgaveruden Feltliste til rapporten. Du kan også vælge en tabel eller navngivet forespørgsel fra rullelisten Postkilde i egenskabsarket. |
|
Guiden Rapport |
Der vises en flertrinsguide, hvor du kan angive felter, grupperings-/sorteringsniveauer og layoutindstillinger. Der oprettes en rapport ud fra de valg, du foretager i guiden. |
Integreret forespørgsel, hvis du vælger felter fra mere end én tabel. Hvis du kun vælger felter fra en enkelt tabel, bruger Access den tabel som postkilde. |
|
Etiketter |
Der vises en guide, hvor du kan vælge standardstørrelser eller tilpassede størrelser af etiketter, samt hvilke felter der skal vises, og hvordan de skal sorteres. Der oprettes en etiketrapport ud fra de valg, du foretager i guiden. |
Tabel eller navngivet forespørgsel, som du skal vælge, før du klikker på værktøjet. |
Bemærk!: Værktøjerne Rapportdesign, Guiden Rapport og Etiketter opretter alle "klient"rapporter, som ikke er kompatible med webdatabaser. Du kan finde flere oplysninger om webdatabaser i artiklen Redigere eller publicere et webdatabasewebsted på SharePoint.
Arbejde med postkilder
Konvertere en postkilde til en integreret forespørgsel
Enhver rapport, der er bundet til en tabel eller en navngivet forespørgsel, kan ændres, så den i stedet er bundet til en integreret forespørgsel. Som nævnt tidligere kan dette gøre det nemmere at vedligeholde en database ved at gøre rapporter mere selvstændige og mindre afhængige af andre objekter. Afhængigt af den aktuelle posttype kan du bruge en af følgende metoder til at konvertere den til en integreret forespørgsel:
Metode 1: Klik på knappen Byg
Hvis egenskaben Postkilde er et tabelnavn, kan du hurtigt oprette en integreret forespørgsel ved at klikke på knappen Byg i egenskabsfeltet Postkilde.
-
Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
-
Højreklik et vilkårligt sted på rapporten, og klik derefter på Rapportegenskaber.
-
Klik på egenskabsfeltet Postkilde under fanen Alle, og klik derefter på knappen Byg
-
Du bliver spurgt, om du vil oprette en forespørgsel baseret på tabellen. Klik på Ja for at fortsætte.
Access åbner Forespørgselsgenerator, og der tilføjes den tabel, som oprindeligt var angivet i egenskaben Kontrolelementkilde. -
Føj felter til forespørgselsgitteret ved at dobbeltklikke på hvert af de feltnavne, du vil medtage i rapporten. Dette skal du gøre for alle de felter, du vil have vist i rapporten.
-
Sådan tilføjer du felter fra relaterede tabeller eller forespørgsler:
-
Klik på Tilføj tabeller (Vis tabel i Access 2013) i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design .
-
Vælg den tabel eller forespørgsel, du vil tilføje.
-
Sørg for, at de tabeller og forespørgsler, du tilføjer, er joinforbundet på en logisk måde. F.eks. vil id-feltet i tabellen Kunde sandsynligvis have en joinlinje, der forbinder det til feltet Kunde-id i tabellen Ordrer. Du kan oprette joinlinjer ved at trække et feltnavn fra én tabel eller forespørgsel til et feltnavn i en anden tabel eller forespørgsel.
Du kan få mere at vide om at oprette forespørgsler i artiklen Introduktion til forespørgsler. -
Føj felter til forespørgselsgitteret ved at dobbeltklikke på hvert af de feltnavne, du vil medtage i rapporten. Dette skal du gøre for alle de felter, du vil have vist i rapporten.
-
-
Sådan tester du din forespørgsel:
-
Klik på Vis i gruppen Resultater på fanen Design , og klik derefter på Dataarkvisning.
-
Du kan komme tilbage til designvisning ved at klikke på Vis i gruppen Resultater under fanen Design og derefter klikke på Designvisning.
-
-
Når forespørgslen returnerer de data, du vil medtage i rapporten, skal du klikke på Luk i gruppen Luk under fanen Design.
-
Klik på Ja for at gemme dine ændringer i SQL-sætningen og opdatere egenskaben.
Bemærk!: Hvis den nye forespørgsel ikke indeholder alle de felter, der blev brugt i rapporten, bliver du bedt om at angive en parameterværdi for hvert af de manglende felter. Du kan enten slette referencen til feltet i rapporten, eller du kan bruge proceduren under Redigere en integreret forespørgsel til at føje de manglende felter til forespørgslen.
Metode 2: Tilføje et felt fra en relateret tabel ved at bruge feltlisten
-
Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
-
Hvis ogpaveruden Feltliste ikke allerede vises, skal du klikke på Tilføj eksisterende felter i gruppen Værktøjer under fanen Design.
-
Hvis Vis alle tabeller vises øverst i feltlisten, skal du klikke på det for at få vist alle felter i relaterede tabeller og andre tabeller.
-
Udvid en tabel under Tilgængelige felter i relaterede tabeller, og træk et af felterne til rapporten.
Postkilden ændres til en integreret forespørgsel, som indeholder det felt, du tilføjede. Du kan fortsætte med at tilføje felter på denne måde, eller du kan redigere forespørgslen ved at følge proceduren i Redigere en integreret forespørgsel.
Metode 3: Kopiere og indsætte SQL fra en navngivet forespørgsel
-
Højreklik i navigationsruden på den forespørgsel, der indeholder den SQL-sætning, du vil kopiere, og klik derefter på Designvisning.
-
Klik på Vis i gruppen Visninger under fanen Startside, og klik derefter på SQL-visning.
-
Kopiér teksten i SQL-ruden, og luk derefter forespørgslen uden at gemme.
-
Højreklik på den rapport i navigationsruden, som den integrerede forespørgsel skal føjes til, og klik derefter på Layoutvisning.
-
Hvis egenskabsarket ikke allerede vises, skal du trykke på F4 for at få det vist.
-
Markér teksten i egenskaben Postkilde under fanen Alle, og tryk derefter på Ctrl+P for at indsætte SQL-sætningen i egenskabsfeltet.
Bemærk!: Hvis den nye forespørgsel ikke indeholder alle de felter, der blev brugt i rapporten, bliver du bedt om at angive en parameterværdi for hvert af de manglende felter. Du kan enten slette referencen til feltet i rapporten, eller du kan bruge proceduren under Redigere en integreret forespørgsel til at føje de manglende felter til forespørgslen.
Metode 4: Kopiere og indsætte SQL fra en anden formular eller rapport
Du kan kopiere en integreret forespørgsel direkte fra egenskaben Postkilde fra et objekt til et andet. På den måde er det nemt at genbruge en forespørgsel, hvis en anden formular eller rapport indeholder en forespørgsel, der returnerer de data, du vil vise i den rapport, du arbejder med.
-
Højreklik i navigationsruden på den formular eller rapport, der indeholder den integrerede SQL-sætning, du vil kopiere, og klik derefter på Layoutvisning.
-
Højreklik et vilkårligt sted i formularen eller rapporten, og klik derefter på Formularegenskaber eller Rapportegenskaber.
-
Markér al teksten i SQL-sætningen i egenskabsfeltet Postkilde under fanen Alle, og tryk derefter på Ctrl+C for at kopiere den.
-
Luk formularen eller rapporten uden at gemme.
-
Højreklik på den rapport i navigationsruden, som den integrerede forespørgsel skal føjes til, og klik derefter på Layoutvisning.
-
Højreklik et vilkårligt sted på rapporten, og klik derefter på Rapportegenskaber.
-
Markér teksten i egenskaben Postkilde under fanen Alle, og tryk derefter på Ctrl+P for at indsætte SQL-sætningen i egenskabsfeltet.
Bemærk!: Hvis den nye forespørgsel ikke indeholder alle de felter, der blev brugt i rapporten, bliver du bedt om at angive en parameterværdi for hvert af de manglende felter. Du kan enten slette referencen til feltet i rapporten, eller du kan bruge proceduren under Redigere en integreret forespørgsel til at føje de manglende felter til forespørgslen.
Redigere en integreret forespørgsel
Efterhånden som databasen vokser, kan det være nødvendigt at ændre postkilden i en rapport, f.eks. for at føje flere felter til en rapport. Brug denne fremgangsmåde til at åbne postkilden i Forespørgselsgenerator:
-
Højreklik i navigationsruden på den rapport, der indeholder den integrerede forespørgsel, du vil redigere, og klik derefter på Layoutvisning.
-
Højreklik et vilkårligt sted på rapporten, og klik derefter på Rapportegenskaber.
-
Klik i egenskabsfeltet Postkilde under fanen Alle, og klik derefter på knappen Byg
Forespørgslen åbnes i Forespørgselsgenerator i Access. -
Rediger forespørgslen, og klik derefter på Luk i gruppen Luk under fanen Opret.
-
Klik på Ja for at gemme ændringerne og opdatere forespørgslen.
Forespørgselsgenerator lukkes. De ændringer, du foretager i Forespørgselsgenerator, afspejles i SQL-sætningen i egenskaben Postkilde.
Du kan finde flere oplysninger om at oprette forespørgsler i artiklen Introduktion til forespørgsler.
Gemme en integreret forespørgsel som en navngivet forespørgsel
Du beslutter muligvis, at den integrerede forespørgsel, der bruges som postkilde til en rapport, også kan være praktisk til andre formål. Hvis det er tilfældet, kan du gemme den som en navngivet forespørgsel, som du derefter kan bruge i andre objekter.
-
Højreklik på den rapport, der indeholder den integrerede forespørgsel, i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
-
Højreklik et vilkårligt sted på rapporten, og klik derefter på Rapportegenskaber.
-
Klik i egenskabsfeltet Postkilde under fanen Alle, og klik derefter på knappen Byg
Forespørgslen åbnes i Forespørgselsgenerator i Access. -
Klik på Gem som i gruppen Luk under fanen Design.
-
Skriv et navn til forespørgslen i det øverste felt i dialogboksen Gem som, og klik derefter på OK.
Forespørgslen gemmes som en navngivet forespørgsel i navigationsruden.
-
Klik på Luk i gruppen Luk under fanen Design.
Du bliver spurgt, om du vil gemme de ændringer, du har foretaget i den integrerede forespørgsel – også hvis du ikke har foretaget nogen ændringer. I de fleste tilfælde skal du blot klikke på Nej for at lukke Forespørgselsgenerator. Hvis du har foretaget ændringer, som skal afspejles i den forespørgsel, der er integreret i rapporten, skal du klikke på Ja.
