Vise kolonnetotaler i et dataark

Microsoft Office Access 2007 indeholder det ny værktøj rækken Totaler, der gør det nemmere at opsummere en kolonne med data. Du kan også bruge rækken Totaler til andre beregninger som f.eks. at få oplyst gennemsnittet, antallet af elementer og minimum- eller maksimumværdien i en kolonne med data.

Med rækken Totaler er det nemmere og hurtigere at bruge et sæt aggregatfunktioner, der beregner værdier på tværs af et dataområde. I tidligere versioner af Access skulle du bruge disse funktioner i forespørgsler eller VBA-kode (Visual Basic for Applications). Du kan stadig bruge disse metoder, men rækken Totaler gør det hurtigere at bruge en aggregatfunktion. I denne artikel introduceres aggregatfunktionerne med en beskrivelse af, hvordan de bruges i rækken Totaler.

Hvad vil du foretage dig?

Introduktion til Sum og de andre aggregatfunktioner

Beregne summen af værdier i rækken Totaler

Tælle antallet af værdier i en kolonne

Yderligere oplysninger om standardafvigelses- og variansfunktioner

Introduktion til Sum og de andre aggregatfunktioner

Aggregatfunktioner foretager beregninger af datakolonner og returnerer et samlet resultat. Du skal bruge aggregatfunktionerne, når du vil have beregnet en enkelt værdi som f.eks. en sum eller et gennemsnit. Husk på, at aggregatfunktioner skal bruges sammen med datakolonner. Det kan forekomme indlysende, men når du designer og bruger en database, skal du normalt arbejde med datarækker og individuelle poster, da du skal sørge for, at brugerne kan indtaste data i et felt, flytte markøren mod højre eller venstre for at udfylde det næste felt osv. Du kan til gengæld bruge aggregatfunktioner til at fokusere på grupper af poster i kolonner.

Lad os antage, at du bruger Access til at registrere salgsdata. Du kan bruge aggregatfunktioner til at tælle antallet af solgte produkter i én kolonne, beregne det totale salgsbeløb i en anden kolonne og beregne den gennemsnitlige salgspris pr. produkt i en tredje kolonne.

I denne tabel vises en oversigt over og beskrivelse af de aggregatfunktioner, som findes til rækken Totaler i Access. Husk på, at Access indeholder yderligere aggregatfunktioner, som du skal bruge i forespørgsler. Hvis du arbejder på et Access-projekt, der er forbundet med en Microsoft SQL Server-database, kan du desuden bruge endnu flere aggregatfunktioner. Du kan finde flere oplysninger om disse yderligere funktioner i online Hjælp til SQL Server.

Funktion

Beskrivelse

Bruges med datatyperne

Kan den bruges i rækken Totaler?

Gennemsnit

Beregner gennemsnitsværdien i en kolonne. Kolonnen skal indeholde numeriske data, valutadata eller dato-/klokkeslætsdata. Funktionen ignorerer Null-værdier.

Tal, decimal, valuta, dato/klokkeslæt

Ja

Antal

Tæller antallet af elementer i en kolonne.

Alle datatyper, bortset fra komplekse skalarfunktioner, der gentages, f.eks. lister med flere værdier. Yderligere oplysninger om lister med flere værdier finder du i artiklen Vejledning i brug af felter med flere værdier og Tilføje eller ændre et opslagsfelt, hvor du kan gemme flere værdier.

Ja

Maksimum

Returnerer elementet med den højeste værdi. For tekstdata er den højeste værdi den sidste rent alfabetisk, og der skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Funktionen ignorerer Null-værdier.

Tal, decimal, valuta, dato/klokkeslæt

Ja

Minimum

Returnerer elementet med den laveste værdi. For tekstdata er den laveste værdi den første rent alfabetisk, og der skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Funktionen ignorerer Null-værdier.

Tal, decimal, valuta, dato/klokkeslæt

Ja

Standardafvigelse

Måler, hvor meget værdierne afviger fra gennemsnitsværdien (middelværdien). Yderligere oplysninger finder du under Yderligere oplysninger om standardafvigelses- og variansfunktioner senere i dette emne.

Tal, decimal, valuta

Ja

Sum

Adderer elementerne i en kolonne. Fungerer kun sammen med numeriske data og valutadata.

Tal, decimal, valuta

Ja

Varians

Måler den statistiske varians af alle værdierne i en kolonne. Du kan kun bruge denne funktion sammen med numeriske data og valutadata. Hvis tabellen indeholder mindre end to rækker, returneres en Null-værdi. Yderligere oplysninger om variansfunktioner finder du under Yderligere oplysninger om standardafvigelses- og variansfunktioner senere i denne artikel.

Tal, decimal, valuta

Ja

I følgende afsnit beskrives det, hvordan du kan bruge hver enkelt funktion i rækken Totaler.

Toppen af siden

Beregne summen af værdier i rækken Totaler

Hvis du skal beregne summen af en kolonne med data eller hurtigt bruge en anden aggregatfunktion, skal du føje rækken Totaler til en tabel, et forespørgselsresultatsæt eller en delt formular, som indeholder et dataark. Totalrækker sparer tid, fordi du ikke behøver at føje en funktion til en forespørgsel eller skrive VBA-kode.

Husk på følgende regler under arbejdet:

  • Funktionerne i rækken Totaler varierer i forhold til den datatype, der er angivet i datakolonnen. Det er f.eks. kun funktionen Antal, der er tilgængelig for felter, der er indstillet til datatypen Tekst, fordi du ikke kan foretage matematiske beregninger af tekstdata.

  • Det første felt i rækken Totaler indeholder ordet Total, indtil du ændrer det ved at vælge en funktion.

  • Du kan ikke tilføje rækken Totaler i en rapport. Du kan bruge aggregatfunktioner i rapporter, men du skal benytte andre metoder. Yderligere oplysninger om aggregatfunktioner og udtryk i rapporter finder du i artiklen Oprette en grupperet oversigtsrapport.

  • Du kan føje rækken Totaler til tabeller og forespørgsler, der er åbnet i dataarkvisning. Du kan også føje rækken Totaler til en delt formular, der er åben i formularvisning.

  • Som standard udelades rækken Totaler i filtreringer og sorteringer i Access.

I følgende afsnit beskrives det, hvordan du kan bruge rækken Totaler i et dataark og en delt formular.

Tilføje rækken Totaler

  1. Åbn en tabel eller forespørgsel i dataarkvisning, eller åbn en delt formular i formularvisning. Hvis du vil gøre det, skal du højreklikke på tabellen, forespørgslen eller formularen i navigationsruden og klikke på Designvisning eller Formularvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på Totaler på fanen Startside i gruppen Poster.

    Billede af båndet i Access

    Den nye række Totaler vises under stjernerækken i dataarket eller den delte formular.

    En ny, tom Totaler-række

    Bemærk: Hvis du arbejder i en delt formular, der er oprettet i en tidligere version af Access, og som derefter er konverteret til det nye .accdb-format, vises der ikke en stjernerække i dataarket. Denne forskel påvirker ikke rækken Totaler på nogen måde.

  3. Klik på det felt, hvis sum du vil beregne, i rækken Total, og vælg derefter SUM på listen.

    Valg af funktionen SUM for rækken Totaler

    Oplysninger om funktionen finder du under Introduktion til Sum og de andre aggregatfunktioner tidligere i denne artikel.

Fjerne rækken Totaler

  • Klik på Totaler på fanen Startside i gruppen Poster.

    Billede af båndet i Access

Bemærk: Du kan ikke klippe eller slette rækken Totaler. Du kan kun slå den til og fra. Du kan dog kopiere rækken Totaler og indsætte den i en anden fil som f.eks. en Microsoft Office Excel 2007-projektmappe eller et Microsoft Office Word 2007-dokument. De næste trin beskriver, hvordan du kan kopiere rækken Totaler.

Kopiere rækken Totaler til en anden fil

  1. Klik på rækkevælgeren, som er boksen til højre eller venstre for rækken Total, for at fremhæve hele rækken.

  2. Klik på Kopiér på fanen Startside i gruppen Udklipsholder.

    Billede af Access-båndet

    Eller

    Tryk på CTRL+C.

  3. Åbn den destinationsfil, du vil indsætte dataene i.

  4. Marker den sidste række i destinationstabellen, forespørgselsresultatsættet eller formularen.

  5. Klik på Sæt ind på fanen Startside i gruppen Udklipsholder.

    Billede af Access-båndet

Toppen af siden

Tælle antallet af værdier i en kolonne

Du skal bruge funktionen Antal til at tælle antallet af elementer i en kolonne. Funktionen Antal kan kun bruges i en enkelt datakolonne, og den returnerer en enkelt værdi. Funktionen virker sammen med alle datatyper.

Tælle elementerne i en kolonne

  1. Åbn en tabel, et forespørgselsresultatsæt eller en formular. Du kan bruge enhver visning, bortset fra designvisning.

  2. Klik på Totaler på fanen Startside i gruppen Poster.

    Billede af båndet i Access

    Den nye række Totaler vises under stjernerækken i dataarket.

  3. Klik på det felt, du vil tælle, i rækken Total, og vælg derefter COUNT på listen. Oplysninger om funktionen finder du under Introduktion til Sum og de andre aggregatfunktioner tidligere i denne artikel.

    Bemærk: Funktionen beregnes ikke, før du bekræfter ændringerne. Det kan du gøre ved at indtaste en ny værdi i et andet felt eller trykke på F9 for at køre dataforespørgslen igen.

Toppen af siden

Yderligere oplysninger om standardafvigelses- og variansfunktioner

Funktionerne Standardafvigelse og Varians beregner statistiske værdier. Nærmere betegnet beregner de værdiers placering i forhold til deres gennemsnit (middelværdi) i en standardfordeling (klokkekurve).

Lad os f.eks. antage, at du indsamler ti tilfældige værktøjer fra samme maskine og måler deres brudstyrke, hvilket tester maskinen og udfører kvalitetskontrol. Hvis du beregner en gennemsnitlig brudstyrke, vil du opdage, at de fleste værktøjers brudstyrke ligger tæt på gennemsnittet, mens nogle få af dem har større eller mindre styrke. Hvis du kun beregner den gennemsnitlige brudstyrke, afslører værdien ikke, hvor godt kvalitetskontrollen fungerer, fordi nogle få ekstra stærke eller svage værktøjer kan skævvride gennemsnittet opad eller nedad.

Funktionerne Varians og Standardafvigelse løser dette problem ved at oplyse, hvor tætte værdierne er på gennemsnittet. Hvad angår brudstyrken, vil lave tal, der returneres af funktionerne, betyde, at produktionsprocesserne er velfungerende, fordi kun et fåtal af værktøjerne har en brudstyrke, der er over eller under gennemsnittet.

En fuldkommen beskrivelse af variansen og standardafvigelsen vil være for vidtgående i denne artikel. Yderligere oplysninger om begge emner finder du på en række websteder om statistisk. Husk på disse regler, når du bruger funktionerne Varians og Standardafvigelse:

  • Funktionerne ignorerer Null-værdier.

  • Funktionen Varians bruger denne formel:
    Formel

  • Funktionen Standardafvigelse bruger denne formel:
    Formel

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×