Administrer data med forespørgsler

Opret grundlæggende forespørgsler

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

For hurtig søgning og spørgsmål, kan du oprette en grundforespørgsel for at finde de data, du har brug for, for at få dine svar.

Opret en forespørgsel i Designvisning

Designvisning giver dig mere kontrol over den forespørgsel, du opretter, end guiden Forespørgsel gør.

  1. Åbn visningen Forespørgselsdesign

    • For at komme i gang, skal du vælge Opret > Forespørgselsdesign.

      Ikon for forespørgselsdesignbåndet

  2. Tilføj datakilder

    Først skal du tilføje den tabel eller forespørgsel, der indeholder de data, du vil have vist. (Ja, du kan oprette nye forespørgsler fra gemte forespørgsler. Lad os antage, at du har oprettet en forespørgsel, der finder alle produkterne fra dine leverandører og sorterer dem fra højeste til laveste salgstal. Brug denne forespørgsel som en datakilde til en ny forespørgsel som for eksempel finder salg af produkter fra leverandører i et bestemt område.)

    1. Vælg fanen Begge i dialogboksen Vis tabel.

    2. Vælg de ønskede datakilder, og vælg Tilføj efter hver kilde.

    3. Luk dialogboksen.

  3. Tilføj outputfelter

    Outputfelterne er de data, der skal vises eller inkluderes i resultatsættet for forespørgslen.

    • Træk de felter du ønsker fra datakilden i den øverste rude ned til en tom celle i feltrækken i den nederste rude.

      Skærmbillede af visningen af alle Access-objekter

    Brug et udtryk som et outputfelt

    For at udføre beregninger eller bruge en funktion til at producere forespørgselsresultatet, skal du medtage et udtryk som et outputfelt. Udtrykket kan bruge data fra alle datakilderne i forespørgslen ud over funktioner, som f.eks Formatér eller InStr, og kan indeholde konstanter og matematiske operatører.

    1. Vælg rækken Felt i en tom kolonne i forespørgselsgitteret.

    2. Vælg Generator under fanen Design i gruppen Konfiguration af forespørgsel.

    3. Indtast eller indsæt dit udtryk. Der skal være kolon efter udtrykket med det navn, du vil bruge til outputudtryk. Hvis du for eksempel navngiver udtrykket "Senest opdateret", skal du starte dit udtryk med: Senest opdateret:

      Alternativt kan du bruge Udtryksgeneratoren til at bygge dit udtryk med Udtrykselementer, Udtrykskategorier og Udtryksværdier.

    Bemærk: Udtryk er effektive og fleksible med mange muligheder. Du kan finde flere oplysninger i Opret et udtryk.

  4. Angiv kriterier (valgfrit)

    Brug kriterier til at begrænse (til feltværdier) de poster, som forespørgslen returnerer. Måske vil du kun have vist produkter med enhedspris på mindre end $10.

    1. For at angive kriterier skal du først trække de felter, der indeholder værdierne, ned i den nederste rude.

      Tip: Når du tilføjer et felt, returneres dens data som standard i forespørgselsresultaterne. Hvis du har tilføjet det felt, du ønsker, behøver du ikke at tilføje det igen for at anvende kriterier på det.

    2. Hvis du ikke vil have vist feltets indhold i dine resultater, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for Vis række for feltet.

    3. I rækken Kriterier for feltet skal du skrive et udtryk, som feltværdierne skal opfylde (hvis posten skal medtages i resultaterne). f.eks. <10. (Se flere eksempler her Eksempler på forespørgselskriterier).

    4. Angiv alternative kriterier i rækken Eller under rækken Kriterier.

    Hvis du angiver alternative kriterier, markeres poster, hvis feltets værdi opfylder et af de angivne kriterier. Hvis du f.eks. har brugt feltet Delstat fra tabellen Kunder, angivet CA som kriteriet, og medtaget Eller-rækker til ID og WA, får du poster om kunder, der bor i en af de tre valgte delstater.

  5. Opsummér data (valgfrit)

    Du vil formentligt gerne opsummere data, især hvis dine data er numeriske. For eksempel vil du måske gerne se gennemsnitsprisen eller det samlede salg.

    1. Hvis det er nødvendigt, kan du tilføje rækken I alt til forespørgselsgitteret i den nederste rude. I designvisning under fanen Design i gruppen Vis/skjul, skal du vælge Totaler.

    2. Vælg den funktion du vil bruge i rækken I alt, for hvert felt, du vil opsummere. De tilgængelige funktioner afhænger af feltets datatype.

  6. Kør eller gem forespørgslen

    • For at køre forespørgslen i gruppen Resultater skal du vælge Kør under fanen Design.

    • For at gemme forespørgslen til senere brug skal du vælge Gem Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang. Indtast et beskrivende navn til forespørgslen, og vælg derefter OK.

Vil du have mere?

Kursus i Excel

Kursus i Outlook

I denne video lærer du, hvordan du bruger Forespørgselsdesigner til at oprette en udvælgelsesforespørgsel fra bunden.

Du vælger datakilden sammen med felter fra den pågældende datakilde.

Efter behov tilføjer du kriterier for at filtrere resultaterne, så du sikrer, at dine datatyper stemmer overens.

Derefter kører du forespørgslen og justerer visningen af forespørgselsresultaterne til at vise, hvad du vil have vist.

Vores forespørgsel vil besvare dette spørgsmål: "Hvor mange ordrer fik vi fra TailSpin Toys sidste måned?"

Lad os komme i gang.

Vælg Opret og derefter Forespørgselsdesign på båndet.

Dette starter Forespørgselsdesigner.

Du kan bruge dialogboksen Vis tabel til at tilføje tabeller eller forespørgsler som en datakilde, eller du kan blot trække en kilde over fra navigationsruden.

Lad os bruge tabellen Ordrer som vores datakilde. For at besvare vores spørgsmål har vi brug for kundenavne og ordredatoer.

Du kan dobbeltklikke for at tilføje et felt i designgitteret hernede, eller du kan trække det.

Hvis du kører forespørgslen nu, kan du se, at den returnerer alle ordrer for hver kunde, og du kan bruge filtreringsværktøjet her for at indsnævre resultaterne.

Men hvis du føjer kriterier til en forespørgsel, kan du hente det samme resultat hver gang.

Problemet er, at det bliver lidt mere kompliceret at føje kriterier til, så husk nogle få regler.

Den første regel er: Kend dine data.

For at se hvad det betyder, så lad os åbne tabellen Ordrer, …

... vælge felter på båndet,...

og derefter vælge felterne i vores forespørgsel.

Feltet Ordredato er et felt af datatypen dato/klokkeslæt, …

… men feltet Kunder er ikke et tekstfelt, det er et felt af datatypen Tal.

Dette fører til regel nummer to: Dine kriterier, skal stemme overens med datatypen for det felt, du filtrerer.

Du kan f.eks. kun angive datoværdier i et felt af typen Dato/klokkeslæt, tal i et felt af typen Tal osv.

Så hvordan ved vi, hvilket nummer der svarer til TailSpin Toys?

Lad os vælge Databaseværktøjer, Relationer. I den Relationer kan vi se, at Kunder og ordrer er relateret ved hjælp af felterne Id og Kunde-id.

Lad os vælge Databaseværktøjer, Relationer. I ruden Relationer kan vi se, at Kunder og ordrer er relateret ved hjælp af felterne Id og Kunde-id.

Når vi åbner tabellen Kunder og finder TailSpin Toys, kan vi se, at kunden har id-værdien 23.

Tilbage i forespørgslen kan vi nu angive 23 i rækken kriterier for feltet Kunde-id.

Derefter udvider vi feltet Ordredato og tilføjer et par logiske operatorer: "mellem" og "og". Vi angiver en startdato her og en slutdato her.

Bemærk, at vi omgiver datoværdierne med nummertegn. Access kræver dette, når vi vil identificere værdien som en dato og ikke tekst.

Kør forespørgslen, og nu får vi de resultater, vi ønsker: kun ordrer afgivet af TailSpin sidste måned.

Lad os nu gå tilbage og kigge på Forespørgselsdesigner et øjeblik.

Kan du se disse afkrydsningsfelter? Hvis du fjerner markeringen af dem, skjuler du feltet fra resultatet således.

Feltet findes stadig i forespørgslen, men du ser det blot ikke i resultaterne.

Og hvis du kun vil returnere en del af resultaterne, som f.eks. de øverste fem værdier eller måske de nederste 25 procent af et datasæt, skal du vælge en værdi fra listen over returværdier.

Her i designgitteret skal du gå til sortér række og vælge Stigende eller Faldende. Stigende rækkefølge returnerer de nederste elementer, og faldende returnerer de øverste elementer.

Kig derefter på knappen Totaler. Dette er en hurtig måde, hvor du kan føje summer, gennemsnit eller andre beregninger til en forespørgsel.

Her er et eksempel. Her kan du se, at vi har tre tabeller med et felt fra hver. Hvis jeg kører forespørgslen, som den er nu, får vi en masse gentagne kategorier.

Så, tilbage til Designvisning.

Vælg Totaler, … og bemærk, at Access føjer en Total-række til forespørgselsgitteret, og indstil alle tre felter til Gruppér efter.

Antag, at vi vil se, hvor mange elementer i hver kategori der er bestilt. Vi fjerner feltet Ordredato fra forespørgslen.

Vi angiver feltet Mængde til Sum og lader feltet Kategori være som Gruppér efter.

Og vi flytter feltet Kategori, så det er feltet længst til venstre.

Nu kører vi forespørgslen. Den beregner antallet af varer, der er solgt i hver kategori.

Sortér resultaterne, så du kan se, hvilke kategorier der sælger mest eller mindst.

Du har nu oprettet en udvælgelsesforespørgsel ved hjælp af Forespørgselsdesigner.

Nu ved du, hvordan du vælger datakilde og kriterier, og hvordan du kører og finjusterer forespørgselsresultater.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×