Administrer data med forespørgsler

Introduktion til forespørgsler

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Brug forespørgsler til at svare på forretningsspørgsmål eller andre spørgsmål baseret på data, og til nemt og hurtigt at lave flere opdateringer eller til at slette oplysninger fra databasen.

Hvad er forespørgsler?

I Access er forespørgsler ligesom spørgsmål, du stiller, for at finde relaterede eller meget specifikke oplysninger i din database.

I forespørgsler bruger du nogle gange kun data fra én tabel og andre gange fra mere end én. Et eksempel kan være, at du måske kun ønsker at finde et telefonnummer på en kontakt. Dette kræver en simpel forespørgsel af et telefonnummerfelt til en specifik person i en kontakttabel. Eller du kan kombinere data fra mere end én tabel, som for eksempel kundeoplysninger og ordreoplysninger, for at se, hvad en kunde har bestilt.

En forespørgsel er et databaseobjekt i Access. Den gemmer ikke data. I stedet for viser den data, som er gemt i tabeller, og den gør de data tilgængelige for dig, så du kan arbejde med dem. En forespørgsel kan vise data fra én eller flere tabeller, fra andre forespørgsler eller fra en kombination af de to. For eksempel:

  • Få vist data med en udvælgelsesforespørgsel. Find og få vist oplysninger fra én eller flere tabeller ved at angive kriterier, som dataene skal opfylde, og specificer, hvilke værdier, der skal vises. For eksempel beder du måske om at se alle produkter, som er produceret af Tailspin Toys.

  • Angiv kriterier og søg på farten. Opret genanvendelige forespørgsler, som altid beder dig om søgekriterier. Du opretter eksempelvis en forespørgsel, som beder om navnet på leverandøren, der skal søges på. Herefter vises alle de produkter, der er købt hos netop den leverandør.

  • Opdater eller tilføj data baseret på forespørgsel Forespørg om data, og brug så resultatet til automatisk at indtaste eller opdatere oplysninger. Hvis Tailspin Toys f.eks. tilføjede "TT" til begyndelsen af alle deres produktnavne, skal du søge efter virksomhedens produkter og opdatere produktnavnene, så alle indtastninger begynder med "TT"—alt gennem en opdateringsforespørgsel.

  • Slet data baseret på forespørgsel. Find oplysninger eller poster, og slet dem så. Hvis Tailspin Toys f.eks. lukker, og deres produkter ikke længere er tilgængelige, kan du automatisk finde alle deres produkter og slette dem fra de relevante tabeller.

Brug guiden Forespørgsel til at oprette en udvælgelsesforespørgsel, der viser oplysninger i Dataarkvisning.

Bemærk: Nogle designelementer er ikke tilgængelige, når du bruger guiden. Hvis du har brug for det, kan du redigere forespørgslen i designvisning, efter du har oprettet den.

Bemærk:  Før du opretter en forespørgsel, skal du være sikker på, at du har etableret relationerne mellem tabellerne i databasen, da de bruges, når der forespørges om din data. For at få mere at vide, gå til Kom i gang med tabelrelationer og relaterede moduler i dette kursus.

Opret en forespørgsel
  1. Vælg Opret > Guiden Forespørgsel.

  2. Vælg Guiden Simpel forespørgsel, og vælg så OK.

  3. Vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder feltet, og tilføj derefter feltet til listen Valgte felter. Når du er færdig, vælg Næste.

    Tilføj lige så mange felter, du ønsker fra så mange tabeller, du ønsker.

    Hvis du har tilføjet et talfelt

    Hvis du har tilføjet talfelter, bliver du spurgt, om du ønsker, at forespørgslen skal vise detaljerede oplysninger eller opsummerede data. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil se individuelle poster, skal du vælge Detaljer, og derefter Næste. Spring til trin 4.

    • Hvis du vil have vist opsummerede numeriske data, for eksempel gennemsnit, skal du vælge Opsummering, og derefter vælge Opsummeringsindstillinger. Angiv, hvilke felter der skal opsummeres, og hvordan du vil have data opsummeret. Der vises kun talfelter. Vælg en funktion for hvert talfelt:

      • Sum   Forespørgslen viser summen af alle værdierne i feltet.

      • Gnm   Forespørgslen viser gennemsnittet af alle værdierne i feltet.

      • Min   Forespørgslen viser den mindste værdi i feltet.

      • Max   Forespørgslen viser den største værdi i feltet.

    • Hvis du ønsker, at forespørgselsresultatet skal vise en optælling af posterne i en datakilde, skal du vælge Tæl poster i tabelnavn for den tabel.

      Hvis du tilføjede et felt til dato/tid

      Guiden Forespørgsel spørger, hvordan du vil gruppere datoværdierne. Antag for eksempel, at du har tilføjet et talfelt, f.eks pris og et felt til dato/tid, f.eks transaktionstid, til forespørgslen, og derefter har angivet i dialogboksen Opsummeringsindstillinger, at du gerne vil have vist en gennemsnitsværdi af prisfeltet. Fordi du tilføjede et felt til dato/tid, ville du kunne beregne opsummeringsværdier for hver enkel dato-/tidsværdi, for hver dag, måned, kvartal eller år.

      Vælg det tidsinterval, du ønsker, til at gruppere dato- og tidsværdier, og vælg så Næste.

      Bemærk: I Designvisning har du flere muligheder for at gruppere dato- og tidsværdier.

  4. Giv forespørgslen en titel.

  5. Angiv, om du vil åbne forespørgslen (i Dataarkvisning) eller redigere forespørgslen (i Designvisning). Vælg derefter Udfør.

Vil du have mere?

Oprette og køre en opdateringsforespørgsel

Kursus i Excel

Kursus i Outlook

Når Access-databasen har tabeller og relationer, er det tid til at designe og opbygge nogle forespørgsler, som er vigtige komponenter i enhver database.

I denne video lærer du den grundlæggende proces til at oprette og køre en forespørgsel, får en introduktion til flere typer af forespørgsler, at oprette en forespørgsel i guiden Forespørgsel og redigere en forespørgsel i Forespørgselsdesigner.

Forespørgsler er bogstaveligt talt de spørgsmål, du stiller dine data. Faktisk kan det at stille de spørgsmål, du vil have besvaret, være et godt sted at starte.

F.eks. "Hvor mange ordrer fik vi fra TailSpin Toys sidste måned?"

Sprog i det pågældende spørgsmål leder dig til tabellen Ordrer, og derfra vælger du de felter, du vil se, opbygger forespørgslen og returnerer den.

Det er det grundlæggende flow for de fleste forespørgsler. Du stiller dit spørgsmål, og derefter vælger du en datakilde—tabellerne, eller endda andre forespørgselsresultater, der indeholder dataene—som besvarer det pågældende spørgsmål.

Vælg de felter, du vil have vist i resultatet, som forresten også kaldes "datasættet", og tilføj eventuelle kriterier.

I dette eksempel filtrerer kriterierne resultaterne til at omfatte TailSpin Toys for maj måned.

Du kan bruge forespørgsler til mere end blot at besvare spørgsmål. Forespørgsler er som et multiværktøj eller kombinationstænger—de kan være et af de mest nyttige værktøjer i en database, fordi de udretter så meget.

Forespørgsler kan f.eks. levere data til formularer og rapporter, og de kan også hjælpe dig med masseændringer i dine data.

Nu kan du oprette flere typer af forespørgsler i enhver database. Lad os prøve at vælge Opret og derefter Forespørgselsdesign.

Vi lukker dialogboksen Vis tabel for nu.

Dette er de typer forespørgsler, du kan oprette.

En udvælgelsesforespørgsel er den mest almindelige. Det er den type, der hjælper dig med at finde svar i dine data.

Brug forespørgsel Opret tabel til at vælge poster fra en eksisterende tabel og gemme dem som en ny tabel. Dette kan være nyttigt, hvis du importerer en stor Excel-fil, og du vil placere nogle af disse data i separate tabeller.

Du kan køre disse tre næste forespørgsler for eksisterende data.

Tilføjelsesforespørgsler føjer data til eksisterende tabeller, ...

Opdateringsforespørgsler ændrer eksisterende data, ...

Sletningsforespørgsler sletter data.

Du kan bruge en krydstabuleringsforespørgsel, når du har brug for at få vist summerede data f.eks. gennemsnit eller summer.

Hvis du f.eks. har brug for salg pr. område, kan du bruge en krydstabuleringsforespørgsel.

Sådan ser en krydstabuleringsforespørgsel ud i Forespørgselsdesigner.

Og resultaterne ser sådan ud. Du kan se, at denne returnerer salgsdata pr. kvartal.

Brug en foreningsforespørgsel til at kombinere flere udvælgelsesforespørgsler til et enkelt resultat. Gør dette, når du har behov for at se data fra ikke-relaterede kilder.

Brug en pass-through-forespørgsel til at oprette forbindelse til en stor database, som f.eks. Microsoft SQL-server, og behandle forespørgsler på den pågældende database.

Når du gør dette, bliver Access din front-end—i bund og grund et sæt af værktøjer, der kan hjælpe dig med at køre en større database.

Til sidst kan du bruge en datadefinitionsforespørgsel til at oprette eller redigere tabeller og indeks. Sagen er den, at Access giver så mange andre måder at oprette tabeller og redigere indeks på, at du sandsynligvis rent faktisk aldrig bruger denne type af forspørgsel.

Lad os nu oprette en udvælgelsesforespørgsel, den type forespørgsel du oftest kommer til at bruge.

For at opbygge den vælger vi fanen Opret, og derefter vælger vi guiden Forespørgsel.

Hvis du er ny bruger af forespørgsler, er dette et godt sted at starte.

Vælg guiden Simpel forespørgsel, og vælg OK.

Vælg tabellen Telefonnumre, og vælg derefter felterne Kunde og Telefonnummer.

Vælg Næste.

Rediger forespørgselstitlen, hvis du vil have noget mere beskrivende.

Vælg, at du vil have vist resultaterne, ...

... og vælg derefter Udfør.

Her er resultatet.

På nuværende tidspunkt har du muligvis et par spørgsmål, såsom "Hvilken slags forespørgsel var det, vi lige oprettede?" ...

Og "Hvordan ved vi, om vi ringer til en persons arbejdstelefon eller dennes faxmaskine?"

Du kan besvare disse spørgsmål ved at føje nogle data til forespørgslen.

For at ændre din forespørgsel åbner vi Forespørgselsdesigner. Vælg Startside, derefter Vis, derefter Designvisning.

Forespørgselsdesigner viser dig datakilden—i dette tilfælde er det en tabel, men det kan også være en forespørgsel. Du kan også se det felt, der er involveret i forespørgslen.

Båndet angiver TYPEN af forspørgsel, og i dette tilfælde kan du se, at det er en udvælgelsesforespørgsel.

Hvis du vil tilføje feltet Type og gøre telefonlisten nemmere at bruge, trækker du den blot.

Væg Kør på fanen Design for at se resultaterne.

Selvom det er hurtigt og nemt at bruge guiden Forespørgsel, kan du ikke gøre alt med den. Du kan f.eks. ikke tilføje formler ved hjælp af guiden Forespørgsel.

Så brug Forespørgselsdesigner for øget fleksibilitet og for at foretage de ændringer, du har brug for.

Nu har du lært det grundlæggende omkring at oprette og køre en forespørgsel ved hjælp af guiden Forespørgsel og Forespørgselsdesigner. Brug af forespørgsler hjælper dig med at analysere dine data og få de svar, du har brug for.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×