Video: Flytte data fra Excel til Access

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Har du en liste over kontaktpersoner eller et lager i Excel, som er ved at blive svær at administrere? Måske er det på tide at flytte den til Access, som giver bedre værktøjer til at administrere store datamængder. Se denne video for at se, hvordan du udfører en enkel import til Access.

Bemærk:  Denne video dækker ikke import af data til webdatabaser. Se artiklen Opbygge en database til deling på internettet for at få yderligere oplysninger om webdatabaser.

Denne video indeholder

Forberede dine data i Excel

Vigtigt:  Hvis de følgende instruktioner kræver, at du foretager ændringer i regnearket, skal du kopiere projektmappen eller regnearket, før du fortsætter.

  • Hvis dataene i Excel-regnearket adskilles af tomme rækker eller kolonner, skal du så vidt muligt samle dem i én liste. Tomme celler er ok, men forsøg at undgå helt tomme rækker eller kolonner i de data, du ønsker at flytte.

  • Arranger det så vidt muligt således, at hver kolonne indeholder den samme type data – for eksempel kun tal eller kun tekst. Hvis der er forskellige typer data i en kolonne, skal du forsøge at anbringe mindst én af hver type i de første otte rækker med data. Dette hjælper Access med at bestemme den bedste datatype for den kolonne, og det hjælper med at forhindre importfejl.

  • I Access bruges navnet på regnearkets fane som tabelnavn. Hvis f.eks. regnearket hedder Ark1, får den importerede tabel i Access også navnet Ark1. Hvis du vil give tabellen et andet navn, før dataene flyttes, skal du omdøbe regnearket på følgende måde:

    • Dobbeltklik på regnearksfanen (nederst i regnearket), skriv det ønskede navn, og tryk på Enter.

Flytte dataene til Access

  1. I Excel skal du vælge de data, du vil flytte til Access, herunder også kolonneoverskrifterne (hvis der er nogen).

  2. Højreklik på de valgte data, og klik dernæst på Kopiér.

  3. Åbn en eksisterende database i Access, eller opret en ny.

    Hvis du opretter en ny database, vises en tom tabel i Access. Luk denne tabel uden at gemme den.

  4. Hvis navigationsruden ikke vises, skal du trykke på F11 for at få den vist.

  5. Højreklik et hvilket som helst sted i navigationsruden, og klik derefter på Sæt ind.

    Der vises en dialogboks, hvor du bliver spurgt, om dine data indeholder kolonneoverskrifter.

  6. Hvis de kopierede data indeholder kolonneoverskrifter, skal du klikke på Ja, ellers skal du klikke på Nej.

    Hvis alt går vel, vises en meddelelse om, at importen af elementet er gennemført.

  7. Klik på OK for at fortsætte.

Den nye tabel vises i navigationsruden. Dobbeltklik på den nye tabel for at bekræfte, at dataene er blevet importeret korrekt.

Rette importfejl

Hvis der opstår problemer under importen, oprettes der i Access en tabel med navnet ImportFejl, som indeholder beskrivelser af fejlene. Hvis du vil have vist fejlene, skal du dobbeltklikke på tabellen ImportFejl. Hvis der er mange fejl, kan det være en ide at slette den importerede tabel, løse problemerne i Excel-regnearket og dernæst forsøge at kopiere/sætte ind igen. Hvis der kun er nogle få fejl, kan det være, du foretrækker at rette dem manuelt i Access. Når du har rettet eventuelle problemer, kan du slette tabellen ImportFejl.

Angive datatyper for felter

Hvis du opdager, at du ikke kan skrive den ønskede type data i tabellen i Access, er du muligvis nødt til at ændre feltets datatype.

Du kan bestemme et felts datatype ved at vælge en værdi i feltet og dernæst skal du se på feltet Datatype i gruppen Formatering under fanen Felter. Hvis for eksempel datatypen er Tal, kan du ikke skrive bogstaver som 166A i feltet.

Ændre datatypen for at felt

Advarsel:  I visse tilfælde kan ændring af datatypen for et felt medføre tab af data. Opret en sikkerhedskopi af .accdb-filen (eller af selve tabellen), før du ændrer et felts datatype.

  1. Klik på den celle, du vil ændre.

  2. Vælg en ny datatype i listen Datatype i gruppen Formatering under fanen Felter.

    Der vises en advarselsmeddelelse.

  3. Hvis du har en sikkerhedskopi af dataene, og du er sikker på, at du vil fortsætte, skal du klikke på Ja.

  4. Gem tabellen.

Tilføje en primær nøgle

Du kan undgå dublerede poster og gøre det nemmere at oprette relationer mellem tabeller ved at tilføje et felt for primær nøgle i den nye tabel. Benyt følgende fremgangsmåde.

  1. Højreklik på tabellen i navigationsruden, og klik dernæst på Designvisning.

  2. Skriv "ID" i den første tomme celle i kolonnen Feltnavn.

  3. Markér Autonummerering i kolonnen Datatype.

  1. Klik på Primær nøgle i gruppen Værktøjer under fanen Design, mens den nye id-række er markeret.

  2. Gem og luk tabellen.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×