Vejledning til design af rapporter

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Access giver dig en række værktøjer, som du kan bruge til hurtigt at opbygge flotte og læsevenlige rapporter, der præsenterer dataene på en måde, der passer bedst til brugernes behov. Du kan bruge kommandoerne under fanen Opret til at oprette en enkel rapport med et enkelt klik. Du kan bruge guiden rapport til at oprette en mere kompliceret rapport, eller du kan oprette en rapport ved selv at tilføje alle data og formatere elementer. Uanset hvilken metode du vælger, vil du sandsynligvis mindst have nogle få ændringer i rapportens design for at få den til at vise dataene på den måde, du ønsker. I denne artikel beskrives den generelle procedure for design af en rapport, og du får vist, hvordan du kan tilføje specifikke designelementer i rapporten.

I denne artikel

Beslutte, hvordan du vil lave layout for din rapport

Brug kontrol layout til at justere dine data

Tilføje eller fjerne rapport-eller sidehoved-og sidefodssektioner

Tip til formatering af forskellige datatyper

Beslutte, hvordan du vil lave layout for din rapport

Når du designer en rapport, skal du først overveje, hvordan dataene skal arrangeres på siden, og hvordan dataene er gemt i databasen. Under designprocessen kan du også se, at organiseringen af data i tabellerne ikke giver dig mulighed for at oprette den ønskede rapport. Det kan være en indikation på, at tabellerne ikke er normaliserede – det betyder, at dataene ikke er gemt på den mest effektive måde.

Oprette en skitse af din rapport

Dette trin er ikke påkrævet – du kan muligvis finde ud af, at guiden Access-rapport eller rapport værktøjet (som begge er tilgængelige på fanen Opret i gruppen rapporter ) giver et tilstrækkeligt udgangs design for din rapport. Men hvis du beslutter dig for at designe din rapport uden at bruge disse værktøjer, kan det være en god ide at lave en grov skitse over din rapport på et stykke papir ved at tegne et felt, hvor hvert felt vender og skriver feltnavnet i hver boks. Du kan også bruge programmer som Word eller Visio til at oprette en mockup af rapporten. Uanset hvilken metode du bruger, skal du sørge for at medtage nok rækker for at angive, hvordan dataene skal gentages.

udfyldt formular overlapper foreløbig skitse

For eksempel kan du bruge en række til produktoplysninger, derefter flere gentagne rækker til det pågældende produkts salg og endelig en række af salgstotaler for produktet. Derefter gentages sekvensen for det næste produkt osv. indtil slutningen af rapporten. Eller måske er din rapport en simpel liste over dataene i tabellen, hvor din skitse kun kan indeholde en række rækker og kolonner.

Bemærk!: Denne teknik er også nyttig, hvis du designer en rapport til en anden. I dette tilfælde kan den anden person tegne skitsen, før du begynder at arbejde.

Når du har oprettet din skitse, skal du afgøre, hvilken tabel eller hvilke tabeller der indeholder de data, der skal vises i rapporten. Hvis alle dataene er indeholdt i en enkelt tabel, kan du basere rapporten direkte på den pågældende tabel. Ofte er de ønskede data gemt i flere tabeller, som du skal trække sammen i en forespørgsel, før du kan få dem vist i rapporten. Forespørgslen kan integreres i egenskaben postkilde i rapporten, eller du kan oprette en separat, gemt forespørgsel og basere rapporten på det.

Beslutte, hvilke data der skal indsættes i hver rapportsektion

Hver rapport har en eller flere rapportsektioner. Den ene sektion, der er til rådighed i hver rapport, er detaljesektionen. Denne sektion gentages én gang for hver post i tabellen eller forespørgslen, som rapporten er baseret på. Andre sektioner er valgfrie og gentages mindre ofte og bruges normalt til at vise oplysninger, der er fælles for en gruppe af poster, en side i rapporten eller hele rapporten.

I følgende tabel beskrives det, hvor hver sektion er placeret, og hvordan afsnittet typisk bruges.

Sektion

Placering

Typisk indhold

Rapporthoved sektion

Vises kun én gang øverst på den første side i rapporten.

  • Rapporttitel

  • Logoer

  • Dags dato

Sektionen rapportfod

Vises efter den sidste datalinje overside foden underside foden på den sidste side i rapporten.

Rapporttotaler (Summer, antal, gennemsnit osv.)

Sidehoved sektion

Vises øverst på hver side i rapporten.

  • Rapporttitel

  • Sidetal

Sidefodens sektion

Vises nederst på hver side i rapporten.

  • Dags dato

  • Sidetal

Gruppens sidehoved sektion

Vises lige før en gruppe af poster.

Det felt, der er ved at blive grupperet på

Gruppefodssektion

Vises lige efter en gruppe af poster.

Gruppetotaler (Summer, antal, gennemsnit osv.)

Du kan finde oplysninger om, hvordan du tilføjer eller fjerner rapport overskrifter og sidehoved-og sidefodssektioner, i afsnittet tilføje eller fjerne rapport-eller sidehoved-og sidefods afsnit i denne artikel. Du kan tilføje gruppehoved-og sidefodssektioner ved hjælp af ruden gruppering, sortering og total i layout visning eller design visning.

Beslutte, hvordan du vil arrangere detaljedata

De fleste rapporter arrangeres i enten en tabel eller et stablet layout, men Access giver dig mulighed for at bruge stort set alle de ønskede organiseringer af poster og felter.

Tabellayout    Et tabellayout minder om et regneark. Etiketter vises på tværs af toppen, og dataene er justeret i kolonner under etiketterne. Tabel refererer til det tabel lignende udseende af dataene. Dette er den type rapport, der Access opretter, når du klikker på rapport i gruppen rapporter under fanen Opret . Tabellayoutet er en god bruger, hvis rapporten har et relativt lille antal felter, du vil have vist i et simpelt listeformat. Følgende illustration viser en medarbejder rapport, der blev oprettet ved hjælp af et tabellayout.

Medarbejderne rapporterer i et tabulært layout

Stablet layout    Et stablet layout ligner en formular, som du udfylder, når du åbner en bankkonto, eller foretager et køb fra en onlineforhandler. Hver enkelt data mærkes, og felterne stables oven på hinanden. Dette layout er godt for rapporter, der indeholder for mange felter, der skal vises i tabelformat – det vil gøre bredden af kolonnerne større end bredden på rapporten. Følgende illustration viser en medarbejder rapport, der er oprettet ved hjælp af et stablet layout.

Medarbejderrapporter i et stablet layout

Bemærk!: I guiden rapport kaldes dette layout som et enkelt kolonnelayout.

Blandet layout    Du kan blande elementer i tabelformat og stablede layout. For hver post kan du for eksempel arrangere nogle af felterne i en vandret række øverst i detaljesektionen og arrangere andre felter fra den samme post i et eller flere Stablede layout under den øverste række. Følgende illustration viser en medarbejder rapport, der blev oprettet ved hjælp af et blandet layout. Felterne ID, efter navn og forNavn arrangeres i et layout for kontrolelementer i tabelformat, og felterne stilling og arbejdstelefonnummer arrangeres i et stablet layout. I dette eksempel bruges gitterlinjer til at angive en visuel adskillelse af felterne for hver medarbejder.

Medarbejderrapport, som bruger et blandet layout

Layoutet lige margener    Hvis du bruger guiden rapport til at oprette din rapport, kan du vælge at bruge et layout med lige margener. Dette layout bruger hele sidens bredde for at få vist posterne som muligt. Du kan selvfølgelig opnå de samme resultater uden at bruge guiden rapport, men det kan være en painstaking proces at justere felterne nøjagtigt. Følgende illustration viser en medarbejder rapport, der blev oprettet ved hjælp af rapport guidens justerede layout.

Medarbejderrapport, som bruger et begrundet layout

Det justerede layout er et godt layout, du kan bruge, hvis du får vist et stort antal felter i rapporten. Hvis du i det foregående eksempel bruger et tabellayout til at vise de samme data, udvides felterne ud over sidens kant. Hvis du bruger et stablet layout, optager hver post meget mere lodret plads, hvilket betyder, at det bliver vanskelige at læse rapporten.

Toppen af siden

Brug kontrol layout til at justere dine data

Kontrol layout er hjælpelinjer, som du kan føje til en rapport, mens den er åben i layout visning eller design visning. Access tilføjer automatisk layout for kontrolelementer, når du bruger guiden rapport til at oprette en rapport, eller når du opretter en rapport ved at klikke på rapport i gruppen rapporter under fanen Opret . Et kontrol layout fungerer som en tabel, hver celle, som kan indeholde en etiket, et tekstfelt eller en anden type kontrolelement. I følgende illustration vises layoutet kontrolelement i tabelformat i en rapport.

Layout for kontrolelement: tabelformat

De orange linjer angiver rækkerne og kolonnerne i kontrol layoutet, og de er kun synlige, når rapporten er åben i Layoutvisning eller design visning. Kontrol layouts hjælper dig med at opnå en ensartet justering af data i rækker og kolonner, og de gør det nemmere at tilføje, ændre størrelsen på eller fjerne felter. Ved hjælp af værktøjerne i tabel - og stillings grupperne under fanen Arranger (tilgængelig i layout visning eller design visning) kan du ændre en type kontrolelement layout til en anden, og du kan fjerne kontrolelementer fra layout, så du kan placere kontrollerer, hvor du vil have rapporten.

Toppen af siden

Tilføje eller fjerne rapport-eller sidehoved-og sidefodssektioner

Som tidligere nævnt i denne artikel er sidehoveder og sidefødder rapportsektioner, som du kan bruge til at få vist oplysninger, der er fælles for hele rapporten, eller til hver side i en rapport. Du kan for eksempel tilføje et sideFoden for at få vist et sidetal nederst på hver side, eller du kan tilføje en rapporthoved sektion for at få vist en titel til hele rapporten.

Tilføje rapport-eller sidehoved-og sidefodssektioner

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Kontrollér, hvilke sektioner der allerede findes i rapporten. Sektionerne adskilles af nedtonede vandrette søjler, der kaldes sektions vælgere. Etiketten på hver sektions vælger angiver, hvad afsnittet direkte under den er.

    Rapport i designvisning

    Hver rapport indeholder en detaljesektion og kan også indeholde rapport overskrifter, sidehoveder, sidefødder og rapportfod. Hvis der er grupperingsniveauer i rapporten, kan du muligvis se gruppehoveder eller sidefødder (f. eks. filen som sidehoved vist i ovenstående illustration). Gruppehoveder og sidefødder er som standardnavn givet ved hjælp af det feltnavn eller udtryk, der er grundlaget for gruppen. I dette tilfælde er navnet på grupperingsfeltet "filer som".

  3. Hvis du vil tilføje sidehoved-og sidefodssektioner eller rapport overskrifter og sidefødder i en rapport, skal du højreklikke på en sektions vælger og derefter klikke på sidehoved/sidefod eller Rapporthoved/sidefod i genvejsmenuen.

    Advarsel!: Hvis sektionen allerede findes i rapporten, får du vist en advarsel om, at den eksisterende sektion slettes og de kontrolelementer, den indeholder.

    Du kan nu flytte eksisterende kontrolelementer eller føje nye kontrolelementer til de nye sektioner.

Access tilføjer altid side-og rapport sidehoved-og sidefodssektioner i par. Det vil være, at du ikke kan tilføje en side eller rapporthoved sektion uden også at tilføje den tilsvarende sidefods sektion. Hvis du ikke har brug for begge sektioner, kan du ikke slette en sektion, men du kan ændre størrelsen på den ubrugte sektion til en højde på nul (0) for at undgå at tilføje ekstra lodret afstand i rapporten. Placer markøren nederst i den ubrugte sektion, indtil den ændres til en dobbeltpil Dobbeltsidet pil , og træk opad, indtil sektionen er skjult. Hvis der er nogle kontrolelementer i sektionen, skal du slette dem, før du kan skjule sektionen fuldstændigt.

Fjerne sektionerne rapport eller sidehoved og sidefod

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Højreklik på en sektions vælger, og klik derefter på sidehoved/sidefod eller Rapporthoved/sidefod i genvejsmenuen.

Hvis du fjerner et sidehoved og en sidefod, og disse sektioner indeholder kontrol elementer, får du en advarsel om, at en sletning af afsnittene også sletter kontrolelementerne, og at du ikke vil kunne fortryde handlingen. Klik på Ja for at fjerne sektionerne og slette kontrolelementerne, eller klik på Nej for at annullere handlingen.

Toppen af siden

Tip til formatering af forskellige datatyper

Når du opretter en rapport ved hjælp af værktøjet rapport (som findes under fanen Opret i gruppen rapporter ) eller ved hjælp af guiden rapport, føjer Access felterne til rapporten til dig og opretter det mest passende kontrolelement, der skal vises hvert feltbaseret på feltets datatype. Hvis du selv føjer felter til en rapport, er den foretrukne metode at trække hvert felt fra feltlisten til rapporten. Som det er tilfældet med guiden rapport eller rapport værktøjet, opretter Access det bedst egnede kontrolelement for hvert felt, afhængigt af feltets datatype. For de fleste datatyper er det mest hensigtsmæssige (standard) kontrolelement, der skal bruges, tekstfeltet.

De følgende afsnit indeholder tip til, hvordan du kan formatere nogle af datatyperne for særlige omstændigheder.

Felter med flere værdier    Standardkontrolelementet for et felt med flere værdier er en kombinationsboks. Dette kan virke som et et ligt valg for et kontrolelement i en rapport, fordi du ikke kan klikke på pilen i et kombinationsfelt i en rapport. Men i forbindelse med en rapport fungerer et kombinationsfelt som et tekstfelt. Pilen er kun synlig i design visning.

Hvis feltet indeholder flere værdier, adskilles disse værdier af kommaer. Hvis kombinationsfeltet ikke er bredt nok til at vise alle værdierne på én linje, og egenskaben CanGrow i kombinationsfeltet er angivet til Ja, ombrydes værdierne til den næste linje. Ellers afkortes værdierne. Hvis du vil angive egenskaben CanGrow for et kontrolelement, skal du åbne rapporten i design visning eller layout visning, klikke på kontrolelementet og derefter trykke på F4 for at få vist kontrolelementets egenskabsark. Egenskaben CanGrow findes både på fanen Formatér og fanen alle i egenskabsarket for kontrolelementet.

RTF-felter    Standardkontrolelementet for et RTF-felt er et tekstfelt. Hvis tekstfeltet ikke er bred nok til at vise alle værdierne på én linje, og egenskaben CanGrow for tekstfeltet er angivet til Ja, ombrydes værdierne til den næste linje. Ellers afkortes værdierne. Hvis du vil angive egenskaben CanGrow for et kontrolelement, skal du åbne rapporten i design visning eller layout visning, klikke på kontrolelementet og derefter trykke på F4 for at få vist kontrolelementets egenskabsark. Egenskaben CanGrow findes både på fanen Formatér og fanen alle i egenskabsarket for kontrolelementet.

Et RTF-tekstfelt gør det nemmere at formatere tekst på forskellige måder. For eksempel kan flere ord i et felt være understreget, og flere andre ord i det samme felt kan være i kursiv. Du kan dog stadig angive en overordnet formateringstypografi for det tekstfelt, der indeholder RTF-teksten. Tekstfelt formateringen gælder kun for den tekst, der ikke er formateret specifikt ved hjælp af RTF-formatering.

Angive formateringstypografier for et tekstfelt, der viser et RTF-tekstfelt

  1. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på layout visning i genvejsmenuen.

  2. Klik på det tekstfelt, der viser RTF-tekstfeltet, og klik derefter på den formateringstypografi, du vil anvende, i gruppen skrifttype under fanen Formatér .

    Access anvender formateringen på al tekst i det RTF-felt, der ikke allerede har den type (men ikke værdi) af formateringen, der anvendes i en visning, der understøtter dataindtastning, f. eks dataarkvisning for en tabel eller forespørgsel eller formularvisning for en formular. Hvis en del af teksten i feltet er formateret med en rød skriftfarve, og du anvender en blå skriftfarve til tekstfeltet, gør Access al den blå tekst med undtagelse af den, der er formateret som rød. Som et andet eksempel, hvis en del af teksten i feltet er formateret med en skriftstørrelse på 11 punkter, og du anvender en skrifttype på 14 punkter til tekstfeltet, anvender Access skriftstørrelsen på 14 punkter på al tekst med undtagelse af den, der er formateret individuelt ved 11 poin serveren.

    Felterne vedhæftet fil    Feltet vedhæftet fil bruger et særligt kontrolelement, der ikke bruges til andre datatyper. Du kan vedhæfte flere filer til en post ved hjælp af et enkelt felt til vedhæftede filer, men feltet kan kun vise oplysninger om én vedhæftet fil ad gangen. Som standard viser kontrolelementet til vedhæftede filer enten et ikon eller et billede, afhængigt af filtypen for den vedhæftede fil, der aktuelt vises af kontrolelementet. Hvis du vil, kan du angive egenskaberne for kontrolelementet til vedhæftede filer, så alle vedhæftede filer vises som ikoner, eller så feltet ganske enkelt viser et papirclips-ikon og antallet af vedhæftede filer. Hvis du allerede bruger et kontrolelement til vedhæftede filer i din rapport, kan du bruge følgende fremgangsmåde til at justere kontrolelementets egenskaber for forskellige anvendelser af kontrolelementet.

Angive visningsegenskaberne for et felt til vedhæftede filer

  1. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på layout visning i genvejsmenuen.

  2. Klik på kontrolelementet til vedhæftede filer. Hvis egenskabsarket ikke allerede vises, skal du trykke på F4 for at få det vist. På egenskabsarket skal du klikke på fanen Formatér .

    Brug følgende tabel som en vejledning til at angive egenskaberne for kontrolelementet for vedhæftede filer.

    Egenskab

    Indstilling

    Vis som

    • Billede/ikon viser grafik som billeder og alle andre filer som ikoner. Dette er standardindstillingen.

    • Ikon viser alle filer som ikoner.

    • Papirclips viser et papirclipsikon efterfulgt af antallet af vedhæftede filer i parentes.

    Standardbillede

    Hvis du vil have vist et standardbillede i kontrolelementet til vedhæftede filer, når der ikke er nogen vedhæftede filer, skal du klikke på Knappen Generator i egenskabsfeltet, finde det billede, du vil bruge, og derefter klikke på Åbn.

    Bemærk!: Standardbilledet vises ikke, hvis egenskaben Vis som er angivet til papirclips.

    Billedjustering

    Vælg den ønskede justering på listen. Standardindstillingen er centreret. Hvis du tilpasser denne indstilling, kan det give uventede resultater, afhængigt af indstillingen af egenskaben billed Størrelsestilstand .

    Billed StørrelsesTilstand

    Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis egenskaben Vis som er angivet til billede/ikon.

    • Klip viser billedet i dets faktiske størrelse. Billedet beskæres, hvis det er for stort til at passe ind i kontrolelementet.

    • Stræk strækker billedet, så det fylder hele kontrolelementet.

      Bemærk!: Medmindre kontrolelementet til vedhæftede filer er den samme nøjagtige størrelse som billedet, kan du bruge denne indstilling til at forvrænge billedet, så det vises lodret eller vandret.

    • Zoom viser billedet så stort som muligt uden at klippe eller forvrænge billedet. Dette er standardindstillingen.

  3. Hvis du brugerkontrolelementet til at vise grafik, skal du justere størrelsen på kontrolelementet til vedhæftede filer, så du kan se den ønskede mængde detaljer.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×