Vejledning til beskyttelse af personlige oplysninger for personligt dashboard i Microsoft MyAnalytics og tilføjelsesprogrammet Outlook

MyAnalytics hjælper brugerne med bedre at forstå, hvordan de samarbejder med kolleger, og hvordan de bruger deres tid på arbejde. Den indeholder nyttige oplysninger, der kan hjælpe brugerne med at prioritere og bruge deres tid effektivt. Formålet med denne vejledning er at give en overordnet oversigt over datatyperne, der indsamles og bruges af MyAnalytics, samt hvordan beskyttelse af personlige oplysninger, valg og kontrolelementer er indbygget i designet.

Gør data ...

MyAnalytics giver indsigt ved hjælp af tre typer data:

  1. Mail- og kalenderaktivitet, som findes i brugerens Office 365-postkasse, f.eks tid, der bruges på møder, eller mails, der sendes til en bestemt person.

  2. Data om handlingerne fra personer, som brugeren mailer med, men i en samlet form, der er udviklet til at beskytte enkeltpersoners personlige oplysninger.

  3. Office 365-data genereres af personers handlinger på tværs af brugerens organisation, også i samlet form.

    Bemærk: Data fra eksterne brugere anvendes ikke iMyAnalytics

Den første type data kaldes for "Postkassedata". Den anden og tredje datatype kaldes for "Trinvise data".

MyAnalytics viser postkassedata på helt nye måder. MyAnalytics giver f.eks. visninger, som gør det muligt for brugerne hurtigt at forstå, hvor meget tid de bruger på møder, hvor meget tid de bruger på mails hver dag, hvem de samarbejder mest med, og hvem de er ved at miste kontakten med. Alt dette frembringes kun fra oplysninger, der allerede er tilgængelige for brugeren i postkassen.

Ved brug af Trinvise data giver MyAnalytics retningslinjer for hele organisationen, så brugerne effektivt kan sammenligne deres arbejdsvaner med andre i hele organisationen. Trinvise data bruges også af Outlook-tilføjelsesprogram til MyAnalytics, som viser statistik over den aktivitet, der omgiver brugerens mailkonto. Ved brug af Trinvise data kan MyAnalytics ikke identificere brugere ved navn i et forsøg på at beskytte enkeltpersoners personlige oplysninger.

... til indsigt

Forstå, hvordan postkassedata fungerer som basis for mange indsigter fra MyAnalytics ved at overveje følgende scenarier. Hvis en bruger vil finde ud af, hvem der sendte brugeren de fleste mails i løbet af den seneste uge, kan brugeren manuelt tælle antallet af mails modtaget fra de forskellige personer, brugeren arbejder sammen med og derefter arrangere dem efter den person, der har sendt de fleste, til den person, der har sendt færrest. På samme måde kan en bruger ved at bruge basismatematik finde den gennemsnitlige svartid på brugerens mails ved at bruge oplysningerne i tidsstemplet, der allerede findes i indbakken. Der findes en lang række målepunkter, der kan udledes fra en brugers postkassedata:

  • Hvor lang tid, der er brugt på møder og mails.

  • Tidspunktet på dagen, hvor en bruger er mest aktiv på mail.

  • Antallet af tidsblokke uden møder i en brugers kalender, der kan bruges koncentreret på uafbrudt arbejde.

  • Kollegaer, som en bruger mailer og mødes mest med.

  • Gennemsnitlig svartid på mails, der modtages og sendes.

Billedet nedenfor viser f.eks. viser en brugers personlige MyAnalytics-dashboard. Det viser, hvor meget tid brugeren bruger på mails og møder, tid brugeren har til sig selv (fokustimer), og timer brugeren bruger uden for arbejdspladsen (fritimer)

Personligt dashboard i Delve Analytics viser en ugentlig statistik for, hvordan du har brugt din tid

Alle statistikkerne nedenfor er beregnet på grundlag af oplysninger, der allerede findes for brugeren fra vedkommendes postkasse, og er en del af postkassedata.

Se MyAnalytics Dashboard for at få oplysninger om, hvordan disse og andre målepunkter beregnes.

Ud over indsigt, der er baseret på postkassedata, frembringer MyAnalytics statistik, der er baseret på Trinvise data, f.eks. den gennemsnitlige tid personer i organisationen bruger på møder og mails, og hvornår det er mest sandsynligt, at medarbejdere læser mails. En vigtig pointe om disse statistikker er, at de præsenteres i samlet form ved at bruge "anonymiserede" data for at beskytte den enkelte persons personlige oplysninger. MyAnalytics bruger ikke Trinvise data til at identificere en persons aktivitet.

Bemærk: "Anonymiseret" betyder, at data kan relatere til en bestemt person, men der er et højt fortrolighedsniveau, så dataene for den enkelte person ikke kan identificeres direkte eller indirekte kun af dataene alene eller i kombination med andre gemte eller tilgængelige data.

MyAnalytics giver f.eks. brugeren mulighed for at se, hvad de organisatoriske gennemsnit er for tid brugt på møder som del af brugerens dashboardvisning. Ingen kan identificeres ud fra denne visning.

Mødetimer viser, hvor meget tid du har brugt på møder i den pågældende uge

Et andet eksempel på Trinvise data, som MyAnalytics frembringer for en bruger, er indsigt i, hvilken procentdel af brugerens mails der læses. Billedet nedenfor viser, hvilken procentdel af mails der læses, når modtageren er adresseret direkte, og hvilken procentdel der læses, når modtageren er en del af en gruppe.

Mailvaner viser et estimat af, hvor meget tid du har brugt på at sende og læse mails.

Disse oplysninger er ikke tilgængelige for brugeren fra postkassen. De er derfor Trinvise data, men præsenteres på en måde, som er beregnet til at undgå at identificere en person eller dennes aktivitet.

Beskyttelse af personlige oplysninger fra bunden af

MyAnalytics gør al denne indsigt tilgængelig via et dashboard, der er tilpasset hver enkelt bruger. MyAnalytics har ingen mekanisme eller indstilling, der gør det muligt for andre end brugeren at få adgang til deres dashboard. MyAnalytics giver i særdeleshed ikke nogen brugers leder eller organisation adgang til brugerens dashboard.

MyAnalytics er udviklet til at begrænse, hvad brugerne ser i deres dashboards om bestemte personer, til det der allerede findes i deres postkasse.

Hvad angår brug af Trinvise data til statistik, bestræber MyAnalytics sig på at beskytte enkeltpersoners personlige oplysninger ved kun at rapportere disse typer indsigt, når en minimumsgruppestørrelse er opfyldt. Desuden vises statistiske resultater på "0 %" eller "100 %" ikke, da det ville identificerer enkelt aktivitet, dvs. brugeren ville vide, at ingen eller alle mailmodtagere har læst brugerens mail. I så tilfælde vil brugeren i stedet for se formuleringer som "lav aktivitet" eller "høj aktivitet" eller lignende. Ved at bruge tilpassede dashboards samt samlede og anynomiserede data er MyAnalytics udviklet til at beskytte brugerens personlige oplysninger.

Bemærk: Den aktuelle version af MyAnalytics gennemtvinger en minimumsgruppestørrelse på fem. Fremtidige versioner af MyAnalytics gør det muligt for it-administratoren at justere den mindste gruppestørrelse op til et højere antal.

Når brugere bidrager til Trinvise data, giver de sig selv og deres kollegaer værdifuld kontekst og sammenligninger. Brugere, der ikke føler sig trygge ved at bidrage med deres data til statistikker med Trinvise data, kan fravælge MyAnalytics når som helst. De kan også ændre mening og tilmelde sig igen, når de vil.

Valg og kontrol, når du aktiverer MyAnalytics

Sammen med denne beskyttelse af personlige oplysninger giver MyAnalytics fleksible og konfigurerbare kontrolelementer, der er designet til at gøre det muligt for virksomheder og deres brugere at tage hånd om forskellige juridiske behov og politikbehov i forbindelse med beskyttelse af personlige oplysninger og brug af medarbejderdata.

Ved at aktivere MyAnalytics for organisationen kan administratorer foretage følgende valg:

  1. Hvilke brugere der har adgang til eller kan bruge MyAnalytics.

    • Administratorer kan bestemme, hvilke brugere der kan få adgang til og bruge MyAnalytics ved at udstede licenser til kun de enkelte brugere, som skal have adgang ("licenserede brugere").

  2. Hvad den licenserede brugers oprindelige standardindstilling er for at bidrage til Trinvise data.

    • Administratorer kan konfigurere MyAnalytics til som standard at være slået fra, hvilket betyder, at licenserede brugere selv skal tilmelde sig MyAnalytics for at bidrage til Trinvise data og få adgang til deres dashboard og Outlook-tilføjelsesprogrammet. MyAnalytics kan også konfigureres til at være slået til som standard, hvilket betyder, at licenserede brugere automatisk bidrager til Trinvise data og har adgang til deres dashboard og Outlook-tilføjelsesprogrammet, men kan efterfølgende fravælge via menuen Indstillinger.

      Bemærk: Licenserede brugere skal være i den tilvalgte tilstand for at kunne bidrage til Trinvise data og få adgang til deres MyAnalytics-oplevelse. Hvis en bruger melder sig ud, mister vedkommende adgang til sin MyAnalytics-oplevelse

  3. Hvilke brugere i følsomme roller, der ikke på noget tidspunkt bør bidrage til Trinvise data.

    • Nogle organisationer kan have brugere i roller, der kan betragtes som upassende til at bidrage til Trinvise data. For at understøtte dette giver MyAnalytics administratorer mulighed for at markere disse brugere, som "ekskluderet". Ekskluderede brugere vil ikke kunne vælge at bidrage til Trinvise data. Men MyAnalytics-oplevelsen vil stadig være tilgængelig for disse brugere, hvis de har licens.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×