Vælge og bruge skabeloner i Access 2007

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Trin 1: Vælg en skabelon

Trin 2: Tilpasse en skabelon

Trin 3: Føje data til den nye database

Trin 4: Finde poster


Oversigt

For at gøre det lettere at komme i gang med en effektiv database stilles der en lang række professionelt designede databaseskabeloner til rådighed i Microsoft Office Access. Hver skabelon opretter en komplet løsning, som du enten kan bruge helt uden ændringer, eller som du kan tilpasse efter dine behov. Hver skabelon indeholder foruddefinerede tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler, makroer og relationer, som kan give dig ideer til, hvordan du vil tilpasse din egen database.

Derudover kan du let hente andre Access-databaseskabeloner fra webstedet Microsoft Office Online ved at klikke på hyperlinks i Access. Når du vælger en skabelon og tilpasser den efter dine behov, kan du tilføje data og begynde at navigere gennem posterne.

Trin 1: Vælge en skabelon

Du kan enten vælge en af de skabeloner, der er installeret med Access, eller søge efter en skabelon online.

Vælge en installeret skabelon

  1. Klik på Lokale skabeloner i vinduet Introduktion til Microsoft Access under Skabelonkategorier.

    Liste over tilgængelige skabeloner   

Skabelon

Bruges til at

Aktiver

Holde styr på aktiver inklusive oplysninger om aktiver og ejere. Du kan placere aktiver i kategorier og registrere deres tilstand, erhvervelsesdato, placering og ejer.

Kontaktpersoner

Styre oplysninger om personer, som teamet samarbejder med, f.eks. kunder og partnere. Du kan overvåge navne- og adresseoplysninger, telefonnumre, e-mail-adresser og endda vedhæfte et billede.

Begivenheder

Du kan overvåge kommende møder, deadlines og andre vigtige begivenheder. Registrere en titel, placering, starttidspunkt, sluttidspunkt og beskrivelse og også vedhæfte et billede.

Fakultet

Styre vigtige oplysninger om fakultetsmedlemmer, f.eks. telefonnumre, adresser, kontaktoplysninger ved nødstilfælde og ansættelsesdata.

Problemer

Administrere og overvåge forskellige problemer. Du kan tildele, prioritere og følge op på problemerne fra start til slut.

Marketingprojekter

Administrere detaljer i et marketingsprojekt og planlægge og overvåge projektleverancer.

Projekter

Administrere opgaver og overvåge budgettet for et eller flere projekter.

Salgspipeline

Overvåge salg til nye kunder i en lille gruppe sælgere.

Elever

Administrere oplysninger om dine elever, inklusive kontaktpersoner ved nødstilfælde, oplysninger om medicin og oplysninger om værger.

Opgaver

Registrer en gruppe arbejdsopgaver, som du eller teamet skal løse.

Northwind 2007

Oprette et system til ordreopfølgning. Du skal fjerne de data, der er medtaget som eksempel.

  1. Klik på den skabelon, som du vil basere din database på.

  2. Skriv et navn for databasen i boksen Filnavn.

  3. Hvis du vil vælge en bestemt placering til den nye database, skal du klikke på filikonet ud for boksen Filnavn.

    Tip: Hvis du vil kæde databasen sammen med et Windows SharePoint Services-websted, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret databasen, og sammenkæd den med et Windows SharePoint Services-websted.

  4. Klik på Opret.

Din nye database er nu klar til brug, og du kan vælge at tilpasse den, som du vil.

Vælge en onlineskabelon

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder i vinduet Introduktion til Microsoft Access:

    • Hvis du vil gennemse alle interessante onlineskabeloner, skal du klikke på Indhold i Skabelonkategorier og derefter markere den ønskede skabelon.

    • Hvis du vil vælge en onlineskabelon baseret på et tema, skal du klikke på et tema Fra Microsoft Online og derefter vælge den ønskede skabelon.

  2. Skriv et nyt navn for skabelonen i boksen Filnavn, og klik derefter på filikonet ud for tekstboksen for at vælge en bestemt placering til den nye database.

  3. Klik på Hent.

Tip: Hvis du vil kæde databasen sammen med et Microsoft Windows SharePoint Services-websted, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret databasen, og sammenkæd den med et Windows SharePoint Services-websted.

Din nye database er nu klar til brug, og du kan vælge at tilpasse den, som du vil.

Toppen af siden

Trin 2: Tilpasse en skabelon

Når du har valgt databaseskabelonen, kan du tilpasse den efter dine behov. En database, der er oprettet på grundlag af en skabelon, indeholder en række indbyggede, færdigdesignede tabeller, formularer og rapporter, som du kan tage i brug med det samme. Når du opretter en database på grundlag af en skabelon, opretter Access de tabeller og andre objekter, der skal bruges til at understøtte det formål, som skabelonen var designet til. I nogle tilfælde er databasestrukturen i skabelonen kompleks, og det kan være nødvendigt at tilpasse nogle dele af strukturen. Hvis du ændrer designet i de angivne tabeller, skal du være forsigtig med ikke at gøre eksisterende relationer ugyldige. Hvis du opdager, at der er behov for at ændre strukturen i en skabelon markant, kan det være lettere at starte med en tom database.

Når du tilpasser en skabelon, skal du prøve at undgå at omdøbe felter eller tabeller. Disse felter og tabeller kan bruges i andre databaseobjekter, f.eks. formularer og rapporter, og hvis du omdøber dem, kan det forhindre andre databaseobjekter, der henviser til eller bruger disse felt- og tabelnavne, i at fungere som forventet. Før du omdøber en tabel i navigationsruden eller omdøber et felt i dataarkvisning eller designvisning, skal du sikre dig, at funktionen Autokorrektur af navn er slået til. Funktionen Autokorrektur af navn overfører automatisk navneændringer af felter, tabeller, formularer eller rapporter til andre objekter i hele databasen. Indstillingen Autokorrektur af navn er som regel slået til som standard for alle nye databaser.

Tilpasse en formular eller rapport

Du kan tilpasse en skabelonformular eller -rapport på flere måder. Du kan f.eks. ændre formatet af en formular ved at åbne den i layoutvisning og derefter vælge et nyt format i gruppen AutoFormat (under fanen Formater). Du kan også tilpasse en formular eller rapport ved at tilføje nye felter. Når du føjer et felt til en formular eller rapport, opretter du et kontrolelement i den pågældende formular eller rapport. Hvis du vil tilpasse eksisterende kontrolelementer i en skabelon, kan du ændre egenskaberne i disse kontrolelementer.

Føje et nyt kontrolelement til en formular eller en rapport

  1. Højreklik i navigationsruden på den formular eller rapport, som du vil indsætte kontrolelementet i, og klik derefter på Designvisning.

  2. Klik på fanen Design.

  3. Klik i gruppen Kontrolelementer på det kontrolelement, som du vil tilføje, og klik derefter på Brug kontrolelementguider.

    Brug kommandoen Kontrolelementguider i gruppen Kontrolelementer

  4. Følg trinnene i guiden for at oprette og tilpasse det nye kontrolelement.

Der er flere oplysninger om oprettelse af formularer og rapporter i hyperlinkene i afsnittet Se også.

Ændre et kontrolelement

Du kan tilpasse den måde, et eksisterende kontrolelement vises i en formular eller rapport. Hvis du vil ændre et visningsformat, skal du ændre egenskaben Format for et felt. Feltets Format-egenskab nedarves derefter automatisk af kontrolelementer, der er baseret på det pågældende felt i evt. nye formularer og rapporter, som du opretter.

Angive visningsformatet i dataarkvisning

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Åbn den database, som indeholder det kontrolelement, du vil ændre, i dialogboksen Åbn.

  3. Dobbeltklik i navigationsruden på den tabel, der indeholder det felt, du vil angive format for.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  4. Klik på det felt, hvis visningsformat du vil angive.

  5. Klik på pilen på rullelisten ud for Format under fanen dataark i gruppen datatype og formatering, og vælg derefter et format. Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

    Feltet vises med det nye visningsformat.

Angive visningsformat i designvisning

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Åbn den database, som indeholder det kontrolelement, du vil ændre, i dialogboksen Åbn.

  3. Højreklik i navigationsruden på den tabel, der indeholder det felt, hvis visningsformat du vil ændre, og klik derefter på Designvisning.

    Tabellen åbnes i designvisning.

  4. Klik på det felt, hvis visningsformat du vil angive.

  5. Vælg et visningsformat på listen Format under Feltegenskaber under fanen Generelt.

  6. Gem ændringerne ved at klikke på Gemværktøjslinjen Hurtig adgang.

Toppen af siden

Trin 3: Føje data til den nye database

Når du har valgt en skabelon og foretaget en evt. tilpasning, der er behov for, kan du føje data til databasen ved enten at importere eksterne data eller oprette kæder til dem.

Importere data

Du kan importere data i flere formater, inklusive Excel-projektmapper, Windows SharePoint Services 3.0-lister, Outlook-adressekartoteker eller andre Access-databaser.

  • Når du vil importere data, skal du klikke på kommandoen for den filtype, du vil importere, i gruppen Importer under fanen Eksterne data.

    Kommandoknapper i gruppen Importer

    Bemærkninger: 

    • Hvis du ikke får vist et ikon for den type data, du vil importere, skal du klikke på Mere og derefter følge instruktionerne i dialogboksen Hent eksterne data.

    • Hvis du stadig ikke kan finde en kommando til import af dine eksterne data, kan det være nødvendigt at starte det program, som dataene oprindeligt blev oprettet i (det skal gøres uden for Access), og derefter bruge det pågældende program til at gemme dataene i et fælles filformat (f.eks. som en afgrænset tekstfil). Vend derefter tilbage til Access, og brug en af de eksterne datakommandoer til at importere de pågældende data.

  • På den sidste side i guiden kan du blive bedt om at gemme detaljerne i disse importtrin. Det kan være nyttigt at gemme detaljerne, hvis du importerer data fra samme datakilde i fremtiden. Marker afkrydsningsfeltet Gem importtrin, angiv detaljerne, og klik derefter på Gem import. Du kan nu når som helst gentage samme import ved at klikke på Gemte importer i gruppen Importer under fanen Eksterne data. Hvis du ikke vil gemme detaljerne i denne importhandling, skal du klikke på Luk.

Oprette kæder til data

Når du opretter kæder til data, er dataene fortsat gemt på den oprindelige placering, og de vises som en sammenkædet tabel i den nye database. Til de fleste filformater kan du få vist og redigere dataene ved enten at bruge Access eller det program, som dataene oprindeligt blev oprettet i, fordi de begge bruger de samme fysiske data. Hvis data imidlertid er gemt i en Excel-projektmappe, kan du kun få vist de sammenkædede data i Access, du kan ikke redigere dem. Hvis du vil redigere data i en sammenkædet projektmappe, skal du bruge Excel.

    1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

    2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

    3. Klik på kommandoen for den filtype, som du vil oprette en kæde til, i gruppen Importer under fanen Eksterne data. Hvis du f.eks. vil oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe, skal du klikke på Excel. Hvis du ikke får vist et ikon for den type data, du vil oprette en kæde til, skal du klikke på Mere.

      Dialogboksen Hent eksterne data vises.

      Bemærk: Hvis du stadig ikke kan finde en kommando til at foretage sammenkædning til dine eksterne data, kan det være nødvendigt at starte det program (det skal gøres uden for Access), som dataene oprindeligt blev oprettet i og derefter bruge det pågældende program til at gemme dataene i et fælles filformat (f.eks. som en afgrænset tekstfil). Vend derefter tilbage til Access, og brug en af de eksterne datakommandoer til at oprette en kæde til de pågældende data.

    4. Klik på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne data for at finde kildedatafilen, eller skriv den fulde sti til kildedatafilen i boksen Filnavn.

    5. Klik på den ønskede indstilling under Angiv, hvor og hvordan dataene skal gemmes i den aktuelle database.

      Der startes en guide til de fleste filformater. Hvis du imidlertid opretter en kæde til data i en Access-database, vises dialogboksen Importer objekter. Foretag dine valg i dialogboksen Sammenkæd tabeller, og fortsæt derefter til trin 7. Ellers fortsættes med trin 6.

    6. Fuldfør trinnene i guiden. Den nøjagtige proces, du følger, vil afhænge af de indstillinger, du markerer.

Toppen af siden

Trin 4: Finde poster

Når du importerer data til databasen, har du brug for en effektiv måde at finde bestemte poster på. Du kan bruge værktøjslinjen nederst i databasen til at finde poster.

Navigationsknapper

Bruge navigationsknapperne til at finde poster i en tabel eller visning.:

Navigationsknap

Brug denne til at gå til

1.

Første post

2.

Forrige post

3.

Bestemt post – klik på tekstboksen, skriv postnummeret, og tryk derefter på ENTER for at få vist den pågældende post. Postnumre optælles fortløbende fra starten af formularen eller dataarket.

4.

Næste post

5.

Sidste post

6.

Ny (tom) post

7.

Filter – denne indikator viser, om der er anvendt et filter. Hvis der ikke er anvendt et filter, eller alle filtre er blevet ryddet, vises indikatoren Intet filter.

8.

Boksen Søg – skriv tekst i boksen Søg, så fremhæves den første tilsvarende værdi i realtid, efterhånden som du skriver de enkelte tegn. Brug denne funktion til hurtigt at søge efter en post.

Yderligere indstillinger til søgning efter poster

Du kan også finde poster ved at benytte en af følgende fremgangsmåder.

Gå til en bestemt post

Søge efter en bestemt post

Filtrere for at få vist et bestemt antal poster

Udføre en brugerdefineret søgning ved hjælp af en forespørgsel

Gå til en bestemt post

Nogle skabeloner indeholder formularer, hvor der er mulighed for at få vist en bestemt post, hvis du bruger en rulleliste af typen Gå til. Indstillingen findes i formularen Oplysninger om kontaktpersoner i skabelonen Kontaktpersoner og formularen til projekter og opgaver i skabelonen Marketingprojekter. Du kan bruge denne indstilling til at få vist en bestemt post på en rulleliste. Hvis den kan vælges, er boksen Gå til placeret øverst til venstre i formularen.

  1. Klik på pilen ved siden af listen Gå til.

    Feltet Gå til

  2. Klik på den post, du vil have vist.

Søge efter en bestemt post

Brug fanen Søg i dialogboksen Søg og erstat til at søge efter bestemte poster. Du kan søge i et bestemt felt eller søge i en hel tabel eller visning.

Bemærk: Du kan kun bruge dialogboksen Søg og erstat, hvis der aktuelt vises data i tabellen eller visningen.

  1. Åbn den tabel, du vil søge i, og klik derefter på feltet, der indeholder den post, du vil søge efter.

  2. Klik på Søg i gruppen Søg under fanen Startside.

    Kommandoknappen Søg

  3. Skriv søgekriterierne i boksen Søg efter i dialogboksen Søg og erstat.

  4. Klik på Overalt på listen Retning, og klik derefter på Find næste.

Der er flere oplysninger om, hvordan du bruger dialogboksen Søg og erstat i hyperlinkene i afsnittet Se også.

Filtrere for kun at få vist et bestemt sæt poster

Du kan slå et filter til eller fra, så du let kan skifte mellem filtrerede og ikke-filtrerede visninger af samme data.

Du kan anvende et filter, så du kun får vist de poster, der opfylder det angivne kriterium. Et filter gør det således nemmere at finde den ønskede post. Du kan f.eks. hurtigt begrænse antallet af poster i søgeresultatet ved at højreklikke på et felt med den værdi, du vil søge på, og derefter markere en af menuindstillingerne Er lig med, Ikke lig med, Indeholder eller Indeholder ikke.

  • Åbn tabellen eller formularen, som du vil føje et filter til.

  • Hvis du vil sikre dig, at en tabel eller formular ikke allerede er filtreret, skal du klikke på Avanceret i gruppen Sorter og filtrer under fanen Startside og derefter klikke på Ryd alle filtre. Hvis denne kommando ikke kan vælges (er nedtonet), er der ikke anvendt et filter.

    Gruppen Sorter og filtrer

  • Hvis du vil anvende et filter, skal du klikke på det felt, filtreringen skal baseres på, og derefter klikke på Filtrer i gruppen Sorter og filtrer under fanen Startside og vælge en filtreringsindstilling.

  • Åbn en tabel eller en formular for at anvende et filter, der er baseret på en markering, og gå til den post, der indeholder den værdi, du vil bruge som en del af filteret. Klik derefter i feltet. Klik på markering under fanen Startside i gruppen Sortér og Filtrer, og klik derefter på det filter, du vil anvende.

  • Hvis du vil anvende et filter, der er baseret et udsnit, skal du markere kun de tegn, du vil. Klik på markering under fanen Startside i gruppen Sortér og Filtrer, og klik derefter på det filter, du vil anvende.

Yderligere oplysninger om anvendelse af et filter finder du ved hjælp af hyperlinkene i afsnittet Se også.

Udføre en tilpasset søgning ved hjælp af en forespørgsel

Du kan bruge forespørgsler til at udføre tilpassede søgninger, anvende brugerdefinerede filtre og sortere poster. Forespørgsler kan være gemt og igen, og de kan bruges til at oprette formularer og rapporter. Du kan også bruge en forespørgsel til at finde kun de tabel poster, du er interesseret i. Typen forespørgsel, du opretter afhænger af posterne, der skal returneres, og hvis du vil have adgang til at gøre noget med resultaterne.

  1. Klik på Guiden Forespørgsel i gruppen Andet på fanen Opret.

    Kommandoen Guiden Forespørgsel i gruppen Andet

  2. Følg trinene i forespørgselsguiden.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af forespørgsler ved hjælp af linkene i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×