Vælg data ved hjælp af en forespørgsel

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Når du vil vælge bestemte data fra en eller flere kilder, kan du bruge en udvælgelsesforespørgsel. Med en udvælgelsesforespørgsel kan du nøjes med at hente de data, du ønsker, og du kan også kombinere data fra flere datakilder. Du kan bruge tabeller og andre udvælgelsesforespørgsler som datakilder til en udvælgelsesforespørgsel. Dette emne indeholder en oversigt over udvælgelsesforespørgsler og viser, hvordan man opretter en udvælgelsesforespørgsel enten ved hjælp af Guiden Forespørgsel eller i designvisning.

Hvis du vil bruge eksempeldatabasen Northwind til at lære mere om, hvordan forespørgsler fungerer, skal du se artiklen Introduktion til forespørgsler.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Bruge Guiden Forespørgsel til at oprette en udvælgelsesforespørgsel

Oprette en forespørgsel ved at arbejde i designvisning

Oversigt

Når du vil bruge data, skal du sjældent bruge alle dataene fra én tabel. Hvis du f.eks. vil bruge data fra en tabel over kontakter, vil du normalt bare se på en bestemt post eller måske endda kun telefonnummeret. Nogle gange skal du kombinere data fra mere end én tabel, f.eks kombinere kundeoplysninger med ordreoplysninger. For at vælge de data, du vil bruge, skal du bruge en udvælgelsesforespørgsel.

En udvælgelsesforespørgsel er et databaseobjekt, der viser oplysninger i dataarkvisning. En forespørgsel gemmer ikke data – den viser data, der er gemt i tabeller. En forespørgsel kan vise data fra en eller flere tabeller, fra andre forespørgsler eller fra en kombination af begge.

Fordelene ved at bruge en forespørgsel

Med en forespørgsel kan du:

  • Få vist data udelukkende fra de felter, du er interesseret i at se. Når du åbner en tabel, kan du se alle felterne. En forespørgsel er en praktisk måde at gemme et udvalg af felter på.

    Bemærk: En forespørgsel henviser kun til data, den gemmer ikke data. Når du gemmer en forespørgsel, gemmer du derfor ikke en kopi af dataene.

  • Kombinere data fra flere datakilder. En tabel viser som regel kun de data, den indeholder. Med en forespørgsel kan du frit vælge felter fra forskellige kilder og angive, hvordan oplysningerne skal kombineres.

  • Bruge udtryk som felter. Du kan f.eks. bruge funktionen Dato som et felt, eller du kan bruge funktionen Format sammen med et felt for at styre, hvordan dataene fra feltet formateres i forespørgselsresultaterne.

  • Få vist de poster, der opfylder de angivne kriterier. Når du åbner en tabel, kan du se alle posterne. En forespørgsel er en praktisk måde at gemme et udvalg af poster på.

Grundlæggende trin til oprettelse af en udvælgelsesforespørgsel

Du kan oprette en udvælgelsesforespørgsel ved hjælp af Guiden Forespørgsel eller ved at arbejde i designvisning. Nogle designelementer er ikke tilgængelige, når du bruger guiden, men du kan tilføje disse elementer senere ved at bruge designvisning. Selvom de to metoder er noget forskellige, er de grundlæggende trin i bund og grund de samme:

  1. Vælg de tabeller eller forespørgsler, du vil bruge som datakilder.

  2. Angiv de felter, du vil medtage fra datakilderne.

  3. Du kan også angive kriterier for at begrænse antallet af poster, som forespørgslen returnerer.

Når du har oprettet en udvælgelsesforespørgsel, skal du køre den for at få vist resultaterne. For at køre en forespørgsel skal du åbne den i dataarkvisning. Hvis du gemmer forespørgslen, kan du genbruge den efter behov, f.eks. som datakilde for en formular, rapport eller anden forespørgsel.

Toppen af siden

Bruge Guiden Forespørgsel til at oprette en udvælgelsesforespørgsel

Du kan bruge Guiden Forespørgsel til at oprette en udvælgelsesforespørgsel automatisk. Når du bruger guiden, har du mindre kontrol over detaljerne i forespørgselsdesignet, men forespørgslen oprettes som regel hurtigere, end hvis du ikke havde brugt guiden. Desuden kan guiden fange visse enkle designfejl og bede dig om at udføre en anden handling.

Nogle designelementer er ikke tilgængelige, når du bruger guiden. Når du er færdig med at bruge guiden, kan du redigere forespørgslen i designvisning.

Inden du begynder

Hvis du bruger felter fra datakilder, der ikke er relateret til hinanden, spørger Guiden Forespørgsel dig, om du vil oprette relationer. Guiden åbner vinduet Relationer for dig, men du skal genstarte guiden, hvis du redigerer i nogen relationer. Derfor bør du inden kørsel af guiden overveje at oprette alle relationer, som din forespørgsel skal bruge.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af tabelrelationer i artiklen Vejledning i tabelrelationer.

Bruge Guiden Forespørgsel

  1. Klik på Guiden Forespørgsel i gruppen Andet under fanen Opret.

  2. Klik på guiden Simpel forespørgsel i dialogboksen Ny forespørgsel, og klik derefter på OK.

  3. Tilføj derefter felter. Du kan tilføje op til 255 felter fra op til 32 tabeller eller forespørgsler.

    1. For hvert felt skal du udføre disse to trin:

    2. Under Tabeller/forespørgsler skal du klikke på den tabel eller forespørgsel, der indeholder feltet.

    3. Under Tilgængelige felter skal du dobbeltklikke på feltet for at føje det til listen Valgte felter.

    4. Når du har tilføjet alle de ønskede felter, skal du klikke på Næste.

  4. Hvis du ikke har tilføjet nogen talfelter (felter, der indeholder numeriske data), skal du gå videre til trin 9. Hvis du har tilføjet talfelter, spørger guiden dig, om du ønsker, at forespørgslen returnerer detaljer eller opsummeringsdata.

    1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    2. Hvis du vil se individuelle poster, klik på Detaljer, og klik derefter på Næste. Gå videre til trin 9.

    3. Hvis du vil se opsummerede numeriske data, f.eks. gennemsnit, skal du klikke på Opsummering og derefter klikke på Opsummeringsindstillinger.

  5. I dialogboksen Opsummeringsindstillinger skal du angive, hvilke felter der skal opsummeres, og hvordan du vil opsummere dataene. Det er kun talfelter, der vises.

    1. For hvert talfelt skal du vælge en af følgende funktioner:

    2. Sum    Forespørgslen returnerer summen af alle værdierne i feltet.

    3. Gns    Forespørgslen returnerer gennemsnittet af alle værdierne i feltet.

    4. Min.    Forespørgslen returnerer den mindste værdi i feltet.

    5. Maks.    Forespørgslen returnerer den største værdi i feltet.

  6. Hvis forespørgselsresultaterne skal medtage en optælling af posterne i en datakilde, skal du vælge det relevante afkrydsningsfelt til Tæl poster i datakildenavn.

  7. Klik på OK for at lukke dialogboksen Opsummeringsindstillinger.

  8. Hvis du ikke tilføjer et dato/klokkeslætsfelt til forespørgslen, kan du gå videre til trin 9. Hvis du har tilføjet et dato / klokkeslæt-felt til forespørgslen, beder guiden forespørgsel du, hvordan du vil have til at gruppere datoværdierne. Antag f.eks, at du har føjet et talfelt ("salg") og et dato/klokkeslæt-felt ("Transaction_Time") til din forespørgsel, og derefter angivet i dialogboksen Opsummeringsindstillinger, du vil have vist gennemsnitsværdien af talfelt "Pris". Da du medtaget et dato/klokkeslætsfelt, kan du beregne opsummerede værdier for hver entydige dato/klokkeslæt-værdi, for hver dag, for hver måned, for hvert kvartal eller for hvert år.

    1. Bemærk: I designvisning kan du bruge et udtryk til at gruppere efter en hvilken som helst ønsket periode, men guiden indeholder kun disse valg.

    2. Vælg den tidsperiode, du vil bruge til at gruppere dato/klokkeslæt-værdierne, og klik derefter på Næste.

  9. Giv forespørgslen en titel, angiv, om du vil åbne eller redigere forespørgslen, og klik derefter på Udfør.

    Hvis du vælger at åbne forespørgslen, viser forespørgslen de valgte data i dataarkvisning. Hvis du vælger at redigere forespørgslen, åbnes forespørgslen i designvisning.

Toppen af siden

Oprette en forespørgsel ved at arbejde i designvisning

Du kan bruge designvisning til at oprette en udvælgelsesforespørgsel manuelt. Når du bruger designvisning, har du mere kontrol over detaljerne i forespørgselsdesignet, men det er nemmere at lave designfejl, og det kan tage længere tid end ved brug af guiden.

Oprette en forespørgsel

Trin 1: Tilføje datakilder

Trin 2: Tilknytte relaterede datakilder

Trin 3: Tilføje outputfelter

Trin 4: Angive kriterier

Trin 5: Opsummere data

Trin 1: Tilføje datakilder

Når du bruger designvisning, fordi du bruger dialogboksen Vis tabel til at tilføje datakilder, tilføjer du datakilderne og felterne i separate trin. Du kan dog altid tilføje flere datakilder senere, hvis du ønsker det.

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabel på fanen Begge skal du dobbeltklikke på alle de datakilder, som du vil bruge.

  3. Luk dialogboksen Vis tabel.

Automatiske joinforbindelser

Når du tilføjer datakilderne, hvis der allerede er defineret relationer mellem kilderne, føjes disse relationer automatisk til forespørgslen som joinforbindelser. Joinforbindelser angiver, hvordan data fra relaterede kilder skal kombineres. Access opretter også automatisk en joinforbindelse mellem to tabeller, hvis de har felter, der har kompatible datatyper, og ét felt er et primær nøgle.

Du kan eventuelt justere de joinforbindelser, Access opretter. Access bestemmer, hvilken type joinforbindelse der skal oprettes, ud fra den relation joinforbindelsen repræsenterer. Hvis Access opretter en joinforbindelse, men der ikke er nogen defineret relation, opretter Access et Indre joinforbindelse.

Hvis Access automatisk opretter de korrekte joinforbindelser, når du tilføjer datakilderne, kan du gå videre til trin 3: Tilføje outputfelter.

Bruge den samme datakilde flere gange

I nogle tilfælde kan du oprette joinforbindelse mellem to kopier af den samme tabel eller forespørgsel (det kaldes selv-join), der kombinerer poster fra den samme tabel, når der er tilsvarende værdier i de sammenkædede felter. Hvis du f.eks. har en medarbejdertabel, hvor feltet Refererertil for hver medarbejders post viser id på vedkommendes overordnede i stedet for navnet. Du kan bruge en selv-join til at få vist den overordnedes navn i hver medarbejders post i stedet.

Anden gang du tilføjer en datakilde, føjer Access _1 til navnet på den anden forekomst. Hvis du f.eks. har tilføjet tabellen Medarbejdere to gange, vil den anden forekomst hedde Medarbejdere_1.

Starten af afsnittet

Trin 2: Oprette joinforbindelse mellem relaterede datakilder

Hvis de datakilder, du føjer til en forespørgsel, allerede har relationer, opretter Access automatisk en indre joinforbindelse for hver relation. Hvis referentiel integritet gennemtvinges, vises der også et "1" oven over joinlinjen, så du kan se, hvilken tabel der er på «en«-siden af et en-til-mange-relation og et evighedssymbol (), så du kan se, hvilken tabel der er på »mange«-siden.

Hvis du føjer forespørgsler til din forespørgsel og ikke har oprettet relationer mellem disse forespørgsler, opretter Access ikke automatisk joinforbindelser mellem disse forespørgsler eller mellem forespørgsler og tabeller, der ikke er relateret. Hvis Access ikke opretter joinforbindelser, når du tilføjer datakilder, skal du som regel tilføje dem selv. Datakilder, hvor der ikke er oprettet joinforbindelse til andre datakilder, kan medføre problemer med forespørgselsresultaterne.

Du kan eventuelt også ændre typen af en joinforbindelse fra en indre joinforbindelse til et ydre joinforbindelse, så forespørgslen medtager flere poster.

Tilføje en joinforbindelse

  • Hvis du vil tilføje en joinforbindelse, skal du trække et felt fra en datakilde til et tilsvarende felt i en anden datakilde.

    Access viser en linje mellem de to felter for at vise, at en joinforbindelse er blevet oprettet.

    En joinlinje i forespørgslens designvisning
    En joinlinje (cirkel med rødt).

Ændre en joinforbindelse

  1. Dobbeltklik på den joinforbindelse, du vil ændre.

    Dialogboksen Joinegenskaber vises.

    Dialogboksen Joinegenskaber
    Dialogboksen Joinegenskaber. Bemærk, at navnene på tabellerne i dialogboksen ændres for at afspejle de faktiske tabeller, det vedrører.
  2. Gennemse de tre indstillinger i dialogboksen Joinegenskaber.

  3. Klik på den indstilling, du vil bruge, og klik derefter på OK.

Når joinforbindelserne er klar, skal du tilføje outputfelter – felter, der indeholder data, du vil have med i forespørgselsresultaterne.

Starten af afsnittet

Trin 3: Tilføje outputfelter

Du kan nemt tilføje et felt fra en af de datakilder, du har tilføjet i trin 1.

  • For at tilføje et felt skal du trække feltet fra en datakilde i den øverste rude af forespørgselsdesignvinduet ned til rækken Felt i designgitteret, i den nederste rude af forespørgselsdesignvinduet.

    Når du tilføjer et felt på denne måde, udfylder Access automatisk rækken Tabel i designgitteret for at afspejle datakilden i feltet.

Bruge et udtryk som et outputfelt

Hvis du vil udføre beregninger eller bruge en funktion til at opnå et forespørgselsoutput, kan du bruge et udtryk som outputfelt. Et udtryk kan bruge data fra en hvilken som helst af forespørgselsdatakilderne og funktionerne, som f.eks. Format eller InStr, og kan også indeholde konstanter og matematiske operatorer.

  1. Højreklik på en tom kolonne i rækken Felt i forespørgselsdesigngitteret, og klik derefter på Zoom i genvejsmenuen.

  2. I feltet Zoom skal du skrive eller indsætte dit udtryk. Skriv det navn, du vil bruge til udtryksoutputtet, foran udtrykket, efterfulgt af et kolon. Hvis du f.eks. ønsker, at udtrykket skal navngives "Senest opdateret", kan du starte udtrykket med Senest opdateret:.

    Bemærk: Du kan gøre en lang række forskellige ting ved hjælp af udtryk. En detaljeret forklaring af udtryk er for omfattende til denne artikel. Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af et udtryk i artiklen Opret et udtryk.

Starten af afsnittet

Trin 4: Angive kriterier

Dette trin er valgfrit.

Du kan bruge kriterier til at begrænse antallet af poster, som din forespørgsel skal returnere, ud fra om feltværdierne opfylder de kriterier, du angiver.

Angive kriterier for et outputfelt

  1. I forespørgselsdesigngitteret i rækken Kriterier for det felt, der indeholder værdier, som du vil begrænse, skal du skrive et udtryk, som feltværdier skal opfylde for at blive medtaget i resultaterne. Hvis du f.eks. gerne vil begrænse en forespørgsel, så der kun vises poster, hvor værdien af feltet By er Las Vegas, skal du skrive Las Vegas i rækken Kriterier under det felt.

    Der findes flere eksempler på forespørgselskriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

  2. Angiv et alternativt kriterium i rækken Eller under rækken Kriterier.

    Hvis du angiver alternative kriterier, kan en feltværdi opfylde et hvilket som helst af de angivne kriterier og medtages i forespørgselsresultatet.

Flere feltkriterier

Du kan bruge kriterier med flere felter. Når du gør dette, skal alle kriterier i rækken Kriterier eller Eller være sande for posten for at blive medtaget.

Angiv kriterier ved at bruge et felt, der ikke skal give output

Du kan føje et felt til dit forespørgselsdesign og ikke medtage feltets data i forespørgselsresultatet. Du kan gøre dette, hvis du vil bruge feltets værdier til at begrænse forespørgselsresultaterne, men ikke vil have vist feltværdierne.

  1. Føje feltet til designgitteret.

  2. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for rækken Vis for feltet.

  3. Angiv kriterier på samme måde som for et outputfelt.

Starten af afsnittet

Trin 5: Opsummere data

Dette trin er valgfrit.

Du kan eventuelt opsummere data, især hvis dine data er numeriske. Du kan f.eks. se gennemsnitsprisen eller samlet salg.

Hvis du vil opsummere data i en forespørgsel, skal du bruge rækken Total. Som standard vises rækken Total ikke i designvisning.

  1. Åbn forespørgslen i designvisning, og klik på Totaler i gruppen Vis/skjul på fanen Design.

    Access viser rækken Total i forespørgselsdesigngitteret.

  2. For hvert felt, du vil opsummere, skal du vælge funktionen, der skal bruges, på listen i rækken Total. Det afhænger af datatypen for feltet, hvilke funktioner der er tilgængelige.

Starten af afsnittet

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×