Understøtte din Project Online-indføring med en Project Management Office (PMO)

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

< Mere hjælp til Project

Hvad er en PMO?

Så du planlægger at indføre Project Online i din virksomhed. Hvordan planlægger du at bruge det – eller en bedre måde at spørge på: Hvad består det forretningsmæssige udfordring i, som du forsøger at løse? Nogle eksempler kunne være:

  • Mine ledere ønsker at få større indsigt i status for projekter.

  • Jeg har brug for en bedre måde, hvorpå jeg kan administrere mine ressourcer og fordele dem på mine projekter.

  • Jeg vil nemt registrere den tid, medarbejderne bruger på deres opgaver.

  • Jeg vil have en mere solid måde at spore projektdata på end ved hjælp af Excel-regneark.

Organisationer, som har været mest succesfulde med at bruge Project Online til at løse forretningsmæssige udfordringer som disse, er dem, der opretter et sæt af standarder, processer og de bedste fremgangsmåder for den måde, projekter administreres på i deres organisation. Den person eller gruppe, der opretter og administrerer disse regler for projektstyring omtales som et projektkontor.

Hvad laver et projektkontor?

I større virksomheder kan et projektkontor bestå af en afdeling, der beskæftiger sig med projektledelsesproblemer i hele organisationen, f.eks. ledelse af projektstyring, implementering, uddannelse, undersøgelse af projektstyringsbehov eller fastlæggelse af den bedste måde at udfærdige nyttige rapporter. I små og mellemstore virksomheder kan et projektkontor være alt fra én person til en lille gruppe personer, men kan også udvides med henblik på at forsøge at behandle de samme spørgsmål som i store virksomheder. Det fælles mål for alle projektkontorer vil dog omfatte:

  • At fremme og promovere indføringen af projektstyringssystemet.

  • At forenkle projektstyringen for organisationens brugere ved at automatisere processerne i værktøjet.

  • At oprette politikker, procedurer og de bedste fremgangsmåder. for projektstyringsfunktionerne.

  • At være emneeksperter i projektstyringen ved at fungere som et "Center of Excellence" for hele projektstyringen og sørge for oplæring i de bedste fremgangsmåder og værktøjer i projektstyringen.

  • At få støtte fra ledelsen til at skabe og gennemføre ændringer ud fra deres anbefalinger.

Stadig forvirret? Lad os tage et skridt tilbage og bruge et eksempel, som alle kan forholde sig til - hvordan familieforsørgere tager sig af deres familie:

Behov

Projektkontor

Familie

PMO – Oplysninger

Projektkontoret hjælper med at etablere en effektiv måde at levere oplysninger til projektets interessenter gennem projektstatus og tilstandsrapporter. Dette kan omfatte at undersøge behov for rapportering, flytte relevante data i systemet samt etablere arbejdsprocesser for at sikre, at de data, der er påkrævet til tilbagevendende rapporter, når frem til systemet i tide.

Familieforsørgerne har brug for oplysninger om, hvordan tingene går:

  • Kvartalsrapporter om børnenes skolegang.

  • Månedlige bankkontoudtog til at tjekke status for finanser.

  • Årlige lægebesøg for at fastslå familiemedlemmernes sundhed.

PMO-oplysninger om, hvem der gør hvad

Projektkontoret opretter processer for at få de rigtige data ind i projektstyringssystemet for at oprette status på et projektniveau for projektledere. Det tilvejebringer også vejledning og de bedste fremgangsmåder for ressourcestyring.

Alle i familien har brug for at vide, hvem der gør hvad. Det kan omfatte:

  • Hvem vil hente børn fra skole i dag, gå tur med hunden i aften, lave middag osv.

  • Hvis nogen ikke kan udføre deres sædvanlige opgave, skal man vide, hvem der kan overtage deres opgave.

  • Det er en god hjælp at vise alles arbejds- og skoleskema og deres aftaler på en central familiekalender. På den måde er det let at finde ud af, hvem der kan sættes til at gøre hvad.

PMO – fora til samarbejde

Projektkontoret hjælper med at oprette websteder til projektsamarbejde og tilpasse dem, så de passer til behovet for webstedets brugere.

Familiemedlemmer skal bruge et forum, hvor de kan samarbejde, f.eks.:

  • Slå vigtige begivenheder op på en vægkalender i køkkenet

  • Tale med hinanden dagligt ved middagsbordet.

PMO – Vurder og mindsk risici

Projektkontoret er ansvarlig for at konfigurere et system til at håndtere risikostyring.

Familieforsørgerne kan blive nødt til at lægge planer for at reducere risici:

  • Fastlægge behov for sundhedsforsikringer.

  • Købe medlemskab til et motionscenter.

  • Spare flere penge op til pensionen.

Projektkontor – fastlæg regler og processer

Projektkontoret kigger på aktuelle processer og arbejdsprocesser og finder en metode til at automatisere dem med via det projektstyringsværktøj, der implementeres. En af disse kan være at finde drivere til at vælge, hvilke projekter du vil flytte fremad givet et oplyst budget (porteføljeanalyse).

Familieforsørgerne fastlægger regler og processer for familien, f.eks.:

  • At angive børns udgangsforbud og sengetider

  • Kig på de faktorer, der afgør hvilke indkøb, der skal foretages (f.eks. "Skal vi købe en bil, reparere taget eller tage på ferie i år?").

  • Slutte græsplænesprinklere til et automatisk ur.

  • Vælge et tidspunkt i ugen for at handle ind og løbe ærinder.

Et projektkontor indfører mere effektiv projektstyring i en virksomhed ved f.eks.:

  • At indsamle oplysninger for at definere hvad kravene til projektstyring er i organisationen. Du kan f.eks. analysere organisationens forretningsbehov, designe processer, der adresserer de behov og derefter knytte disse processer til indstillinger eller arbejdsprocesser i Project Online.

  • Afgøre, hvilke data der er vigtige at gennemgå jævnligt, og arbejde med projektets administrator om at dele disse data med interessenter. Eksempel: Definere de nødvendige data og processen, som fører disse data ind i systemet, for at oprette en ugentlig statusrapport for projektet for at give interessenterne en opsummering af status for igangværende projekter.

  • Oprette regler for processer og arbejdsprocesser. Du kan f.eks. oprette en arbejdsproces, hvor projektideer gennemgår en godkendelsesproces for at blive til projekter i Project Online.

  • Overføre eksisterende data fra dit nuværende projektstyringssystem til et nyt. Du kan f.eks. finde den nemmeste måde at overføre ressourcer og projektdata fra Microsoft Excel-regneark til Project Online, eller fra Project Professional på hver enkelt persons computer til et centraliseret Project Online-miljø.

  • Oprette projektporteføljestyrings-support for at hjælpe med projektprioritering og -prognoser. Som det gælder i de fleste virksomheder, er der mange projekter, du gerne vil lave, men budgettet og ressourcerne til at udføre dem alle er begrænsede. Du har brug for en metode til at bestemme, hvilke projekter du skal gå videre med. Projektkontorer kan styre udvælgelsesprocessen for projekter og programmer for at sikre, at fremtidige investeringer er tilpasset organisationens strategiske mål og vækstvision.

  • Administrere de følelsesmæssige ændringer, som brugere kan opleve ved at skifte fra deres aktuelle projektstyringssystem, som de kender. Du kan f.eks. taktfuldt påvirke projektledere til at flytte fra deres gamle proces med at gemme deres projektfiler på deres harddiske og dele dem til at udgive dem på Project Online. Det kan projektkontoret gøre ved at afsætte mere tid til først at overbevise seniorprojektledere, så de påvirker andre projektledere til at hjælpe med at gennemføre ændringen.

  • Håndtere de tekniske udfordringer i forbindelse med forandringer gennem gode undervisningstilbud.

Hvorfor har jeg brug for et projektkontor?

I familieeksemplet kan konsekvensen af ikke at håndtere nogle af behovene være alvorlige. Hvis du f.eks. ikke gennemgår et barns karakterbog, når barnet kommer hjem med den, kan det resultere i den antagelse, at alting går godt, selv om der faktisk er behov for mere lektielæsning eller en støttelærer. På samme måde kan implementering af Project Online uden at oprette en enhed, der kan hjælpe med standardisering og indføring, også have alvorlige konsekvenser. Ved at etablere et projektkontor øger du chancen for succes med implementeringen af Project Online. Afhængigt af dine mål kan det konverteres til større effektivitet i projektstyringen (f.eks. gennemføres flere projekter til tiden), hvilket som regel associeres med lavere omkostninger til administration af projekter (f.eks. flere projektet udført på eller under budgettet).

Hvad er de første trin ved oprettelsen af et projektkontor?

Første skridt i oprettelsen af et projektkontor er sandsynligvis allerede taget, når du har brugt tid på at finde denne artikel. Hvis du er interesseret i at flytte til Project Online, har du formentlig allerede en ide om, hvordan det kan forbedre effektiviteten eller løse et problem i virksomheden. Når du ønsker at formalisere dit projektkontor, bør du overveje følgende:

Definér, hvad vil du have dit projektkontor til at gøre

Er det primære mål med dit Projektkontor skal være til at løse et problem med bestemte business? Du kan for eksempel vil implementere en timeseddelsystemet for at få bedre kontrol over omkostningsanalyse. Eller du skal muligvis projektet data udbrede to eller endda tre forskellige programmer og ønsker at konsolidere dataene i en enkelt systemet, hvilket vil bidrage til at levere bedre indsigt i udførelse af projekter. Eller det kan være til giver vejledning til lejeradministration i igangværende projekt, og en adresse til project manager kursus behov. Når du forstår hvorfor dit Projektkontor er nødvendigt, kan det være meget nemmere at indskrænke hvad kravene er i oprette og vedligeholde.

Få ledelsens støtte

Sørg for, at en højtplaceret leder støtter dig. Det er vigtigt, at dit projektkontor har ledelsens opbakning – mangel på samme er en af de væsentligste årsager til, at et projektkontor fejler. Hvis du allerede har en leder, som kender fordelene og vigtigheden af det, du forsøger at gøre, så er det bare at gå i gang! Hvis det ikke er tilfældet, er en af de bedste måder at få dem over på din side at vise dem fordelene ved at flytte til et projektstyringssystem som f.eks. Project Online. Det kan du gøre ved at vise dem det problem, der bliver løst. Du måske allerede til en vis grad har gjort det, da du først evaluerede Project Online, men du kan helt sikkert finde allierede blandt ledelsen, hvis du kan vise dem, hvordan det fungerer sammen med dine egne data i et pilotprojekt. Det er afgørende, at du viser fordelene for at opnå støtte i ledelsen.

Stærk opbakning fra ledelsen kan hjælpe med at mindske modstanden fra brugere, når de skal flytte fra et system, de kender, til et nyt projektstyringssystem såsom Project Online. Ved at fremhæve og vise fordelene til andre indflydelsesrige interessenter, f.eks. ledende projektledere, kan du også hjælpe med at nedbryde alle følelsesmæssige bånd, som andre brugere måtte have til det system, du flytter fra.

Opbyg dit team

Uanset om du forsøger at etablere et projektkontor i en stor eller lille virksomhed, skal følgende ansvarsområder fordeles på dit projektkontor:

Rolle

Beskrivelse

Lede Project Online-indføringsplanen

Hvis du er i gang med at implementere Project Online, skal den overordnede plan nogen til at drive den. Ligesom et projekt skal indføringsplanen en ejer til at sikre, at de påkrævede opgaver er bemandet og fuldført.

Undersøg projektstyringsbehovene

Denne person vil vurdere projektstyringsbehovene i din organisation. Personen skal tale med brugere i hele virksomheden og på tværs af afdelinger for at finde ud af, hvordan de i øjeblikket administrerer projekter, hvad deres behov er, og hvordan disse kan forbedres gennem implementeringen af Project Online. Disse krav skal formuleres over for projektets administrator, så de kan implementeres korrekt i Project Online. Denne person skal have gode evner som projektleder, men bør også være en god kommunikator. Det er meget muligt, at personer i virksomheden kan være følelsesmæssigt knyttet til den proces, du forsøger at flytte dem fra, så denne person skal kunne tage sig af det ved at vise, hvordan det nye system vil gøre livet lettere for dem.

Undervisning, dokumentation og support

Denne person skal vurdere brugernes kompetenceniveau og er ansvarlig for at levere den nødvendige træning i at bruge produktet korrekt. Det kan omfatte oprettelse af rollebaseret undervisning til projektadministratorer, projektledere, teamledere og teammedlemmer. Selv om det meste af dit arbejde kan være at sammensætte kurser til projektledere eller -administratorer, kan teamledere og teammedlemmer finde, at oversigtskort, "snydeark", tjeklister eller korte selvstudier er det mest effektive. Du skal også finde en måde at yde intern support til brugerne og en metode til at eskalere mere komplicerede problemer gennem de korrekte kanaler.

Samarbejde med it-afdelingen

Samarbejdet med din it-afdeling er afgørende, så de kan hjælpe med registrering, opsætning og konfiguration af Project Online. Hvis du kun er i evalueringsfasen af Project Online, kan det gøres af en person fra din it-afdeling uden problemer ved at se dokumentationen Introduktion til Project Online.

Projektkontoret skal samarbejde med din it-afdeling på disse to områder:

  • Office 365-administration: Projektkontoret skal samarbejde med Office 365-administratoren for at tildele brugere og licenser.

  • Project Online-administration: Projektkontoret skal også samarbejde med en Project Online-administrator om f.eks. konfiguration af brugerdefinerede felter, ressourcer og timesedler. De skal måske også samarbejde med projektkontoret om at implementere processer til Project Online via arbejdsprocesser.

Nogle projektkontorer i større virksomheder har også projektledere, der kan hjælpe specifikke projekter, der har behov for hjælp. Det kan variere fra at rådgive projektejeren til helt at overtage ejerskabet under hensyntagen til projektets omfang.

Opret et idegrundlag til dit projektkontor

Alle projektkontorer bør have et idegrundlag. Hvis du allerede har evalueret behovet for dit projektkontor, bliver det nemmere at oprette. Kig på virksomhedens nuværende idégrundlag, og prøv at oprette et, der passer til det også. Det behøver ikke at være kompliceret, men det skal give en grundlæggende forståelse af, hvorfor projektkontoret eksisterer, og hvilken det spiller i virksomheden.

Oprette en plan for at opbygge dit projektkontor

Efter du har defineret de opgaver, du skal bruge til at oprette dit projektkontor med, kan det være en god ide at oprette en detaljeret oversigt til det. Betragt opbygningen af dit projektkontor som ét stort projekt med tilknyttede opgaver, varigheder og tildelinger. Du kan nemmere definere din projektplan, når du gennemgår nogle af de indledende opgaver, f.eks. vurdering af dit miljø. Projektplanen hjælper med at give dit projektkontor en tidsplan for opbygningen, så du kan holde styr på, hvad du har gjort, hvad du arbejder på, og hvad du endnu ikke har gjort i oprettelsen af dit projektkontor. Her vises, hvordan adskillige opbygningsopgaver i forbindelse med et projektkontor i en Project Online-projektplan f.eks. kan se ud:

PMO-projektplan i Project Online

Få mere at vide om projektkontorer

Hvis du ikke allerede har et projektkontor, er du måske lidt nervøs for at starte et. Selvom din virksomheds behov og krav vil styre dit projektkontor, er du nødt til at lære at skabe rammerne for at etablere og udvikle dit projektkontor. Afhængigt af dine mål kan det være en god ide at undersøge forskellige projektkontorprocesser og branchemetoder, eller undersøge, hvilken projektkontormodel der passer bedst til dig. Der findes mange bøger, kurser og onlineressourcer om oprettelse og administration af projektkontorer, som kan hjælpe dig i dit arbejde.

Hvis du prøver at oprette et projektkontor og har brug for hjælp, kan du kontakte en certificeret Microsoft-partner eller Microsoft Consulting Services. Vi har desuden interne konsulenter hos Microsoft med ekspertviden i oprettelse af projektkontorer til små, mellemstore og store virksomheder.

Hvad nu?

Er du klar til at starte dit projektkontor? Forhåbentlig har du, efter du har læst denne artikel, indset, at det at starte et projektkontor er en investering, som er umagen værd. Det vil kræve en masse samarbejde med personer i virksomheden, og det at få en "mentor" i ledelsen er uundværligt. Det vil også kræve, at du investerer tid i at få flere oplysninger om oprettelse af et projektkontor gennem de mange tilgængelige ressourcer. Og hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte certificerede Microsoft-partnere samt Microsoft Consulting Services.

Hvis du er i en mindre virksomhed, kan alt dette virke temmelig overvældende. Du har du muligvis ikke ressourcer til at ansætte personer for hver rolle i projektkontoret, der vises i tabellen "Opbyg dit team", og det behøver du heller ikke. Vær blot opmærksom på, at disse er ansvarsområder, der sandsynligvis adresseres på et eller andet tidspunkt, og i et omfang, som passer til dine krav. Bemærk også, at den krævede indsats kan skaleres til virksomhedens størrelse og mål. Et projektkontor i en mindre virksomhed skal måske kun mødes med et par seniorprojektledere for at vurdere behov i forhold til adskillige afdelinger med forskellige behov i en større virksomhed.

At etablere et projektkontor kan hjælpe dig med at få succes med Project Online, mens dit Project Online kan gøre dit projektkontor til en succes. Held og lykke med din implementering!

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×