Track or Treat: white paper

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne hvidbog er en del af vores samling "fra skyttegrave". Den beskriver fordelene ved at registrere projektarbejde, beskrives metoder til sporing og forklarer forskellen mellem registrering af tid og følge udviklingen.

Du kan se flere hvidbøger, i "fra the skyttegrave" hvidbøger.

Spor eller behandler

Det er Halloween-sæsonen her i Nordamerika, så jeg troede, at vi vil tale om noget, der skræmmer: sporing af vores projekter. Hvad? Det er ikke skræmmende, du siger? Oplysningerne fra feltet ville beg er forskelligt.

Planlægning, administration ikke er stadig så almindelige

I mange virksomheder og organisationer er det fælles stunningly, selv, når der oprettes formelle styring af projektplaner, de er efterladt i en planlægning tilstand og aldrig spores. Udøvelsen af planen, og hvis du skal planlægge igen. Slet ikke er det mere dominerende i softwareudvikling. For alle de fremskridt, vi har gjort i projektstyring i softwareindustrien, er antallet af projekter, der kun er planlagt i forhold til dem, der er planlagt og derefter spores enorme. Hvis du er en af dem, der kun har til hensigt, er den gode nyhed, du ikke er alene. Den dårlige nyhed er, du ikke er alene!

Der er mange grunde, hvorfor projektopfølgning i nogle brancher ikke er populære. I nogle brancher, for eksempel er det helt almindeligt at have personale, der er specialiseret i oprettelse af tilbud eller i project priser eller i project kontraherende eller i forkalkulationen for at gøre den oprindelige plan for projektet. Det er tilfældet i mange forskellige miljøer, men vi ser det næsten altid i konstruktion, tunge teknik, aerospace/forsvar og større teknik/indkøb / (EPC) byggeprojekter. Når et tilbud er vundet, tager en helt ny gruppe på sporing og levering af projektet. På store projekter, har de personer, som oprettede det oprindelige bud ofte flyttes på længe siden at gøre andre bud, da tiden mellem oprettelsen af estimatet, og lukning af kontrakten kan være omfattende. Det projekt, der lige nu starter måske gamle nyheder til dem. Så dem, der udfører projektstyring ikke kunne spores i forhold til den oprindelige plan, fordi de personer, der har oprettet den, og strukturen af selve planen ikke er tilgængelige.

Den mest almindelige årsag, der er angivet til ikke at gøre projektet sporing, men er, at projektet er så flydende, at spore arbejdet, der er for udfordrende. Nogle projekter er ændret så hurtigt, bare at holde styr på planen er et stort selskab. Hvis du bruger al din tid opdaterer planen, er der værdifulde lidt tid tilbage for at spore, hvad du har planlagt.

Dette kan have en interessant effekt, ikke der nødvendigvis er god. I miljøer, hvor projektlederen opdaterer planen igen og igen og over igen baseret på ændrede vilkår, er projektet aldrig virkelig sent; ikke rigtig budgettet; aldrig være helt på vildspor. Hvordan kan det være? Når alle vi har opdateret lige planen 20 minutter siden, og vi er på sporet med hvor vi har planlagt.

Hvis du er i softwareindustrien udvikling, og du tænker, der lyder lidt Agile, du ville være lige præcis. Ideen om agil projektledelse er at opbygge, som vi Designer og har levering af hvad vi opretter ske flere gange. Vores planer skal justeres i overensstemmelse hermed, og vi kan til enhver tid sige "klienten rapporterer, at det er godt nok. Vi kan stoppe her nu."

Er helt passende for visse former for udvikling, men for andre, det er ting af drømme. De fleste miljøer til softwareudvikling live med de samme begrænsninger for project management som alle andre brancher. Vi har deadlines at overholde budgetter til at respektere og en fast liste over området til at levere. Lad os kalde den traditionelle projektstyring. Selv i primært smidige miljøer blevet min erfaring, at smidige management sker inden for en vifte af traditionelle projektstyring.

Uanset incitament til bare plan, bærer opfølgning på projektet risikoen for enorme fordele. Lad os se på sporing af hele konceptet.

Hvad er sporing sige?

Du tror måske, at opfølgning på projekter, der har en meget forskellige definition, og du ville være forkert. Sådan spores et projekt afhænger af hvilket hvad formålet er. Her er et par af de mere almindelige opfølgningsmetoder:

Skøn over en procentdel

"Vi er der ca. halvdelen måde," siger gruppelederen, og vi ved, der er omkring 50 procent af, hvad vi havde planlagt. Dette sporing, og det er meget bedre end slet ikke sporing, er kvaliteten af disse data temmelig svag. Hvis jeg havde en plan for at fuldføre en opgave i 10 dage, og I rapporten, som vi er omkring 50 procent fuldført, project management værktøjer som Microsoft Project og Project Server, bliver nogle forudsætninger for mig. De skal finde, der er baseret på de begrænsede data, de har, skal du har brugt 5 dage bestræbelser indtil nu og har 5 dage af den indsats, der er tilbage. Måske er det sandt, men det ville maskere en situation, hvor du er omkring 50 procent fuldført, men det har taget 20 dage bestræbelser på at få der og derfor sandsynligvis har 20 dage af resterende arbejde.

Måle, hvor meget der er tilbage

År siden interessante en mørk komedie film, kaldet "The penge Pit" med Tom Hanks en besætning af private kontrahenter, der aldrig seemed udføres. Kører gag gennem hele filmen blev svaret "Når du sker?" "Tre flere uger" vil sige alle kontrahenter.

Men sporing resterende varighed er en meget bedre kvalitet af data end blot gætte på en procent. Resterende varighed giver os et skarpt fokus på hvad der er tilbage for at få denne brik, der er gjort, og hvornår kan den næste brik, der er afhængige af denne introduktion. Der er to måder at tænke på de resterende varighed, der er baseret på, hvordan du har konfigureret dine opgaver. Først er at tænke på opgavens samlede resterende varighed. Det ville være passende, hvis vi ikke har fokuseret på den indsats, der kræves for at fuldføre den. Andet er at tænke på den resterende varighed eller indsats, der kræves for hver enkelt tildeling. Det ville være mere hensigtsmæssigt, hvis opgaverne er ressource, der drives. Men enten er et stort skridt op fra blot gætte på en procent.

Måle, hvor meget vi har brugt

"Jeg har brugt 10 dage indtil videre" er én måde at anskue udvikling. Kaldes også LOE eller "niveau eller indsats." Arbejdsindsatsen er en fantastisk måde at se på vores faktiske antændelig, men opholdet en blind side. På den gode side af denne metode har vi en god forståelse af, hvor meget vi har brugt på denne opgave indtil nu. På den forkerte side, kan vi ikke har en god forståelse af, hvad der resterer. Der i virksomheden timesedlen, imødegå vi ofte organisationer, der forsøger at implementere denne metode. På samme tid, som vores medarbejdere troede af denne metode, som kun relevant Hvis kombineret med andre mere avancerede teknikker til projektsporings, men vi har påvist, er det ofte meget stærk lige på sin egen. "Hvis vi kunne lige finde ud af, hvor vores tid skal," blev jeg fortalt af en klient ", der sætter os så langt foran det vi har været i gang, vi kunne blive næsten øjeblikkeligt mere effektivt". Han var lige for. Vi implementere en timeseddel, som tilladt tid spores mod planlagte opgaver og, alene gøres organisationerne tremendously mere effektiv. De blev senere kan tilføje flere metoder til sporing for at forbedre deres resultater endnu længere.

Vi skal bruge metoden for oparbejdet værdi

Oparbejdet værdi metoden blev udviklet for ca. 30 år siden som en måde at kontrollere ekstremt komplekse projekter, men det grundlæggende koncept er helt enkelt. Hvis vi laver et budget for en opgave, kan ikke derefter uanset hvor meget tid, vi bruger, vi vinde mere end 100% af budgettet. Oparbejdet værdi fokuserer på registrering "fysiske" % færdigt og, der er godt for nogle typer projekter og ikke så meget til andre. Hvis vi opretter en vej, for eksempel, og vi har 100 miles på vej til at opbygge, derefter vi når vi er på 50 miles-mærke halvdelen færdig. Hvis du har brugt 75% af penge få, nu har du stor troubles og metoden for oparbejdet værdi gør, indlysende. Som angiver, at du kommer til at gå 50% over budgettet, når du er færdig.

Hvis du researcher for en ny narkotika eller skriver software, kan det være meget mere elusive derefter måler fysisk % færdigt. Oparbejdet værdi-personer har en hel værktøjskasse af mulige måder at få på denne type af udvikling og af dem alle, "vægtet milepæle" ville være min favorit. Vi konfigurere vigtige milepæle for arbejdet i et vægtet milepæl project management-miljø, og som vi ankommer til milepælen, vi optjener den procentdel, som vi havde aftalt, før du starter denne milepæl repræsenterer. Hvad er fantastisk om denne metode er, at der er lidt debat. Fuldførte milepælen? Ja eller Nej? Hvis ikke, du har optjent noget. I så fald reddet denne procentsats.

Ivory sne projektet

Selvom du bruger en af disse metoder, er en af de ting, du bør se ud for, hvad jeg kalder "Ivory sne" projektet. Disse projekter gå næsten øjeblikkeligt til 99.97% færdigt, og bliv fastlåste der for resten af tiden.

Sådan vises alle disse ting?

Uanset hvilken projektstyringsværktøjer du bruger, viser status er ofte et ret fælles element på skærmen. Her har vi et billede fra Microsoft Project viser én linje med 50% status:

Gantt-søjle med 50 procent fremdrift

Hvis det er alt, vi registrerer, har vi i det mindste nogle begrebet hvor vi hoveder, men moderne værktøjer som Project og Project Server kan tilbyde meget mere. Hvis vi har oprettet en oprindelig plan for projektet, vil vi kunne sammenligne ikke kun hvordan opgaven skrider frem, men hvordan det sammenligner mod vores oprindelige plan.

Gantt-søjle med grundlinje

Her kan vi se, at opgaven forventedes at være 50% færdigt og det er, men det startede en uge senere. I højre side af værktøjslinjen, kan vi se, at vi har brugt 50% af tid og (weekender at tage hensyn til) har vi fyldt 50% af linjen. Hvis vi havde indtastet ressourcerne, kan vi har haft 80 timers arbejde til dag og brugt 40 timer. Det er helt spor for denne opgave, hvis vi tænker på det alene, men selv om opgaven kan gå videre i tempoet og brænde hastighed, vi forventede, det stadig har en negativ indvirkning på de opgaver, der ligger efter.

OK, jeg sporing nu hvad?

OK, så vi har dækket nogle af de grundlæggende funktioner. Du har allerede de øverste 20% af kvalificerede projektledere management. Alvorligt. Dette er allerede mere end 80% af dem derude. Nu til noget grundlæggende men potentielt meget virkningsfulde.

Hvis x, y derefter

Hvad jeg mener med dvs, effektiv registrering skal en konsekvens formel: Hvis x sker, derefter handle y.

Det er en grundlæggende formel, men en af de vanskeligste til at undervise brugere i. Mange år siden, havde jeg rettigheden for at arbejde med et team af nationalt certificerede lifeguards. Disse var dygtige teknikere, men en ting kunne florerer, men ikke rigtig oplevet før det egentlig er sket: Hvordan ville lifeguard reagere i en nødsituation. I de væbnede styrker forklarer en lignende udfordring. Du kan træne og træne og træne, men du virkelig helt ikke sikker på, hvordan en person reagerer, når der er et faktisk våben i anger mod dem, der udløses.

Projektstyring er heldigvis ikke normalt et spørgsmål om liv eller død, men vi har et lignende problem med dem, der kan følge op på projekter. Projektlederen vide, hvad de skal gøre, når projektet ikke er helt som planlagt sporing? Dette er noget, du kan tænke på lang tid i forvejen. Har du et budget beredskabsplaner og/eller penge? Har du en kommandovej at få tilladelse til at handle? Har du en plan for kommunikation at nå de rigtige personer, når projektet kører sent eller ej? Og hvad resultaterne udgør en sag? Er en forsinkelse på én dag værd Eskalering? Hvad med en uge? Hvad med en stigning i omfanget eller risiko? Angiver nogle normer for denne på forhånd kan undgå at forstyrre senere.

Stik eller spor

Det er ikke svært at indstille din organisation eller dit projekt til at implementere sporing. Næsten nogensinde project management produkt i branchen har nogle mulighed for at lagre projektets fremdrift, men der er et corporate kulturelle aspekt af sporing, der skal stadig tages hensyn til at have en god chance for succes, og som er ikke tager messenger. Mange projektledere, som jeg har talt til tiden udtrykker bekymring for, at deres ledelse med at finde kun gode nyheder til at være acceptable ved modtagelse af projektrapporter.

Et antal år siden, jeg var i en stor bestyrelseslokalet af en national store multi-virksomhed. Vi diskuterer virkningen af projektstyringsværktøjer, der modtager oplysninger fra timesedlen vi udgiver.

"Jeg ikke forstår," sagde direktør, "Hvorfor, når vi får timeseddeltimer, at opgaverne ikke opdatere status."

"Hvis jeg havde en 40 timers opgave, og jeg har taget 40 timers indsats fra timesedlen i opgaven, hvad forventer du resultatet skal være?" Jeg har bedt om.

Underdirektør kiggede på forvirret på spørgsmålet.

"Jeg forventer at være færdig," sagde han.

"Men hvad nu, hvis det er ikke"? Jeg har besvaret.

"Jeg ikke forstår," sagde nu oprevet Underdirektør. "Hvis det er en opgave på 40 timer, og du gjorde 40 timers arbejde, skal den være."

Jeg vidste ikke, hvad du skal besvare, men Heldigvis jeg blev gemt som chefen for den projektgruppe, der har bedt om at tale med Underdirektør uden for et øjeblik og formodentlig forklaret, at livet ikke altid følger planen.

Hentning af styring til at forstå, at de kan gøre den største virkning, når projektet ikke går som planlagt er noget, der kan levere enorme fordele, lige så meget som management's insistence, at alle projekter skal rapportere status som planlagt, kan crippling.

Opfølgning på projektet, kan det være en behandler, ikke kun for dem, der styrer den, men også for hele organisationen.

Om forfatteren

Chris Vandersluis er ejer og grundlægger af Montreal, Canada – baseret HMS Software, en Microsoft Certified Partner. Han har en økonomisk grad fra McGill University og mere end 30 års erfaring med automatisering af projektet kontrolsystemer. Han er en mangeårige medlem af Project Management Institute (PMI) og hjalp fundet i Montreal, Toronto og Quebec kapitler af Microsoft Project brugere gruppe (MPUG). Publikationer som Chris har skrevet omfatter formue, tung konstruktion nyheder, Computing Canada magazine og PMI'S PMNetwork, og han er en regelmæssig klummeskribent for projektet gange. Han underviser i Advanced Project Management på McGill University og ofte taler på project management association funktioner på tværs af Nordamerika og over hele verden. HMS Software er udgiveren af Advanced Project Management projektorienterede timekeeping system og har været en Microsoft Project Solution Partner siden 1995.

Chris Vandersluis kan kontaktes via e-mail på: chris.vandersluis@hms.ca

Hvis du vil gerne læse flere EPM-relaterede artikler af Chris Vandersluis, se HMS EPM vejledning websted (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×