Tip til forberedelse af e-mail-adresselisten

Uanset hvor intelligent din e-mail er skrevet, har den ingen effekt af betydning, hvis du sender den til de forkerte personer.

Jo mere du målretter dine meddelelser efter et kundesegment, der er interesseret i et specifikt tilbud, desto større succes får kampagnen. Afsæt mellem en tredjedel og halvdelen af e-mail-kampagnetiden og budgettet til indsnævring af adresselisten, så du kan arbejde målrettet med de korrekte kundesegmenter.

Du kan begrænse adresselisten til navne og e-mail-adresser, eller du kan medtage flere oplysninger om hver enkelt kunde, så du kan inddele kunderne i logiske og brugbare segmenter.

I denne artikel

Sådan bruges kundedata

Oprette en adresseliste

Kombinere lister fra flere kilder

Indsnævre en modtagerliste

Sådan bruges kundedata

Når du har indhentet oplysninger om dine kunder og potentielle kunder, kan det være meget nyttigt at identificere de egenskaber, de har til fælles. Jo flere oplysninger du medtager på adresselisten, desto større muligheder har du for at målrette dine meddelelser.

Du skal dog sikre, at du bruger tid på at identificere de brugbare data. Jo flere detaljerede oplysninger du føjer til adresselisten, desto mere arbejdstid skal du bruge på at vedligeholde listen.

Du kan f.eks. bruge kundedata på en af følgende måder.

  • Sende meddelelser til kunder i et bestemt geografisk område     Filtrer adresselisten efter by eller postnummer, så du let kan sende en meddelelse om et tilbud udelukkende til kunder i et bestemt område.

  • Tilføje en personlig hilsen     Gør en meddelelse personlig ved at medtage modtagerens for- eller efternavn i en indledende hilsen ved at inddele navnet i datafelter til titel, fornavn og efternavn.

  • Fokusere på modtagere med en bestemt alder     Send meddelelser om produkter eller tjenester, der er relevante for kundernes livsfase (f.eks. pensionsplanlægning i tyverne sammenlignet med pensionsplanlægning i halvtredserne), ved at indsamle kundernes fødselsdato som fødselsår (f.eks. "1945").

    Hvis du vil tilbyde en markedsføringsgave til alle kunder, der har fødselsdag i den nuværende måned, kan du indsamle fødselsdatoerne som dag, måned, år (f.eks. "d. 01.01.00").

  • Skræddersy separate meddelelser efter køn     Send meddelelse om en ny produktserie kun til mænd eller kvinder ved at medtage kundens køn ("mand" eller "kvinde") på adresselisten.

  • Bruge købshistorik     Send særlige meddelelser til kunder, der har foretaget større køb for nylig, eller send meddelelser til kunder, når du har nye modeller eller deres foretrukne mærke. Du kan gøre dette ved at identificere kundernes købshistorik. Du kan også sende meddelelser om lignende produkter ("kunder, der har købt Deres foretrukne produkt, finder også det nye produkt nyttigt").

Toppen af siden

Oprette en adresseliste

En adresseliste er grundlæggende en tekstfil, hvor modtagerposterne adskilles i fælles felter. Disse lister er normalt regneark eller tabeller, hvor hver enkelt post findes i en separat række og inddeles i kolonner, der indeholder de særskilte datafelter, ligesom den grundlæggende adresseliste, som vises her.

En grundlæggende adresseliste i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

En kompleks liste kan indeholde ekstra datafelter, f.eks. produktstørrelse og farvepræference, købshistorik, fødselsdato og køn.

Hvis du opretter en adresseliste for første gang, kan du gøre det uden at lukke Publisher.

Oprette en modtagerliste

  1. Peg på Brevfletning og Katalogfletning i menuen Funktioner, og klik derefter på Opret adresseliste.

  2. Før du går i gang med at skrive oplysninger til listen, kan du tilpasse felter ved at tilføje, fjerne, omdøbe og omarrangere felter, der vises i dialogboksen Ny adresseliste.

    Sådan gør du 

    1. Klik på Tilpas kolonner, og gør derefter ét af følgende:

      • Klik på Tilføj for at tilføje et felt. Skriv en navn til de nye felt i dialogboksen Tilføj felt, og klik derefter på OK.

      • Hvis du vil fjerne et felt, skal du markere feltet under Feltnavne og derefter klikke på Slet.

      • Hvis du vil omdøbe et felt, skal du markere feltet under Feltnavne og derefter klikke på Omdøb. I dialogboksen Omdøb felt skal du indtaste et nyt navn i boksen Til: og derefter klikke på OK.

      • Hvis du vil ændre rækkefølgen af felterne, skal du markere det felt, du vil flytte, og derefter klikke på Flyt opad eller Flyt nedad, indtil det har den ønskede placering.

    2. Gentag disse trin, indtil du er færdig med at rette listen over feltnavne, og klik derefter på OK.

  3. Skriv oplysningerne til den første adresse i de relevante felter (Titel, Fornavn, Efternavn osv.) i dialogboksen Ny adresseliste.

  4. Klik på Ny post, eller tryk på TAB, når du er færdig med at skrive oplysninger til den første adresse.

  5. Gentag trin 3 og 4, indtil du er færdig med at tilføje adresser.

  6. Klik på OK.

  7. Skriv et navn til adresselisten i boksen Filnavn i dialogboksen Gem adresseliste.

    Som standard gemmes adresselisten i mappen Datakilder. Det anbefales at gemme adresselisten her, fordi det er den standardmappe, der søges efter datakilder i.

  8. Klik på Gem.

Toppen af siden

Kombinere lister fra flere kilder

Hvis du har eller køber adresselister, kan du nemt kombinere eller ændre kundelister fra flere kilder i Publisher. Du kan vælge, hvad der fungerer bedst for dig, ved at sammensætte en Publisher-adresseliste ud fra en kombination af andre lister, der er oprettet i følgende programmer:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Du kan også bruge lister, som du køber, f.eks. lister i Microsoft List Builder.

Angive den liste, der skal tilføjes

  1. Klik på Brevfletning og Katalogfletning i menuen Funktioner, og klik derefter på E-mail-fletning for at åbne opgaveruden E-mail-fletning.

    Hvis publikationen er forbundet med en modtagerliste, skal du bekræfte forbindelsen og derefter klikke på Rediger modtagerliste i opgaveruden E-mail-fletning. Hvis publikationen ikke er forbundet med en eksisterende modtagerliste, skal du klikke på en indstilling under Opret en modtagerliste og derefter klikke på Næste: Opret eller etabler forbindelse til en modtagerliste.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder i dialogboksen Brevfletning - modtagere under Føj til modtagerliste:

    • Klik på Vælg en eksisterende liste, vælg en datakilde i dialogboksen Vælg datakilde, og klik derefter på Åbn.

    • Klik på Vælg fra kontaktpersoner i Outlook (hvis du bliver bedt om at vælge en e-mail-profil, skal du klikke på den ønskede profil), og klik derefter på OK. Vælg en mappe eller distributionsliste i dialogboksen Vælg kontaktpersoner, og klik derefter på OK.

    • Klik på Skriv en ny liste, tilføj de ønskede adresser i dialogboksen Ny adresseliste, og klik derefter på OK.

Løse uoverensstemmelser ved kombination af lister

Når du føjer en adresseliste til en anden adresseliste, har et eller flere felter i den tilføjede liste muligvis ikke et tilsvarende felt i den eksisterende liste. Den adresseliste, du tilføjer, kan f.eks. indeholde feltet Firmanavn, men den oprindelige liste indeholder ikke dette felt.

Du bliver bedt om at løse uoverensstemmelser mellem felterne i de forskellige kildelister ved at åbne dialogboksen Føj til modtagerliste.

  1. Marker i dialogboksen Føj til modtagerliste et felt, der ikke er markeret i kolonnen Overensstemmelse, marker det felt, det skal svare til, på listen Modtagerlistefelter med matchede felter, og klik derefter på Tilpas.

  2. Bekræft i dialogboksen Match felt, at det markerede felt er angivet under Match med modtagerlistefelt, eller marker et andet felt, og klik på OK.

  3. Hvis du vil tilføje et nyt felt på modtagerlisten for at lave et match, skal du markere det felt, der skal føjes til den nye liste (listen til venstre i dialogboksen Føj til modtagerliste), klikke på Tilføj og derefter klikke på OK. Tilføjede felter vises under Nye felter, der skal føjes til modtagerlisten.

    Tip: Fjern et tilføjet felt ved at markere det i boksen Nye felter, der skal føjes til modtagerlisten, og klik derefter på Fjern.

Billede af dialogboksen Føj til modtagerliste

Hvordan matcher jeg felter, når jeg bliver spurgt om det?

  • Klik på Adressefelter under under Flere elementer i opgaveruden E-mail-fletning, og klik derefter på Match felter.

Gemme en genvej til en kombineret liste

Du kan oprette en genvej til den kombinerede liste, som kan bruges i andre meddelelser. Når du redigerer en særskilt adresse på den kombinerede liste, opdaterer den redigerede adresse også den oprindelige kildefil, hvis den pågældende fil er tilgængelig for redigering. Hvis du ikke vil opdatere den oprindelige kildefil, skal du eksportere modtagerlisten til en ny fil.

  1. Klik på Gem en genvej til modtagerliste under Forbered opfølgning på denne meddelelse i opgaveruden E-mail-fletning (Trin 3: Vælg output for e-mail-fletning).

  2. Skriv i dialogboksen Gem fil navnet til den kombinerede adresseliste i boksen Filnavn.

    Som standard gemmes adresselisten i mappen Datakilder. Det anbefales at bevare adresselisten her, fordi det er den standardmappe, der søges efter datakilder i.

  3. Klik på Gem.

Toppen af siden

Indsnævre en modtagerliste

Når felterne i forskellige kildelister er overensstemmende, vises alle poster på den eksisterende liste i dialogboksen Brevfletning - modtagere, hvor du kan filtrere, sortere og vælge de modtagere, der skal medtages i e-mail-fletningen. Marker afkrydsningsfeltet ud for hver enkelt modtager, der skal medtages, og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for hver enkelt modtager, der skal udelades.

Markere eller fjerne alle poster

  • Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet i kolonneoverskriften.

Filtrere modtagerposter på listen

Hvis du kun vil bruge bestemte modtagerposter på listen, kan du filtrere listen ud fra et bestemt felt eller kriterium. Når du har filtreret listen, kan du medtage eller udelukke poster ved hjælp af afkrydsningsfelterne.

  1. Klik på pilen ud for kolonneoverskriften på den post, du vil filtrere efter.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på (Tomme) for at få vist alle de poster, hvor det tilsvarende felt er tomt.

    • Klik på (Ikke-tomme) for at få vist alle de poster, hvor det tilsvarende felt indeholder oplysninger.

    • Klik på (Avanceret) for at åbne dialogboksen Filtrer og sorter, som du kan bruge til at filtrere efter flere kriterier.

      Bemærk: Du kan også åbne dialogboksen Filtrer og sorter ved at klikke på Filtrer under Indskrænk modtagerliste i Brevfletning - modtagere.

  3. Tip: Hvis datakilden indeholder poster med ens data, er der ti eller færre entydige værdier i kolonnen, som du kan filtrere efter bestemte data. Hvis der f.eks. er flere adresser, hvor Australien står anført som land eller område, kan du filtrere på Australien.

  4. Dialogboksen Brevfletning - modtagere indeholder kun de angivne poster. Hvis du vil se alle posterne igen, skal du klikke på (Alle).

Sortere poster på listen

Hvis du vil have posterne vist i alfabetisk orden, kan du sortere dem på listen. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

  • Klik på kolonneoverskriften for den post, du vil sortere efter, i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

    Hvis listen f.eks. skal vises alfabetisk efter efternavn, skal du klikke på kolonneoverskriften Efternavn.

  • Hvis du vil sortere efter flere kriterier, skal du klikke på Sorter under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning - modtagere. Vælg det kriterium, du vil sortere efter, i dialogboksen Filtrer og sorter.

    Klik på OK for at vende tilbage til opgaveruden E-mail-fletning.

Finde dubletter

Du kan forhindre dublerede meddelelser, kan du finde og udelade poster på den kombinerede liste, de fleste (men ikke nødvendigvis alle) felter matcher.

  1. Klik på Find dubletter i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

  2. Lad de poster, du vil medtage, være markeret i dialogboksen Find dubletter, og klik derefter på OK.

Finde en bestemt modtager eller modtagergruppe, der har en egenskab til fælles

Hvis du vil identificere en enkeltperson eller en gruppe personer, der har egenskaber til fælles (f.eks. efternavn, postnummer eller fødselsmåned), kan du søge på listen.

  1. Klik på Find modtager i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

  2. Angiv i dialogboksen Søg efter adresse den egenskab, du vil finde, tekstboksen Søg, angiv det eller de felter, der skal søges i, og klik derefter på Find næste.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×