Du kan synkronisere data mellem en SharePoint 2010-liste og Office Access 2010, så begge datasæt er opdaterede. Du kan f.eks. vedligeholde oplysninger om en salgskampagne på en SharePoint-liste, så det er nemt at samarbejde med andre på teamet, men også foretage periodisk rapportering, forespørgsler og masseændringer ved hjælp af Access 2010.
Denne artikel indeholder
Introduktion til synkronisering af en SharePoint-liste med Access
Du kan synkronisere data mellem en SharePoint 2010-liste og Access 2010, så begge datasæt er opdaterede. Du kan f.eks. vedligeholde oplysninger om en salgskampagne på en SharePoint-liste, så det er nemt at samarbejde med andre på teamet, men også foretage periodisk rapportering, forespørgsler og masseændringer ved hjælp af Access 2010.
Der er tre måder, du kan synkronisere data mellem en SharePoint-liste og Access 2010 på. Uanset hvilken metode du vælger, er det en tovejs synkronisering. De ændringer, du foretager til listedataene i Access, overføres til SharePoint-serveren, og de ændringer, der foretages på SharePoint-listen på serveren, hentes til Access på computeren.
Hvis du vil synkronisere en SharePoint-liste, skal du have Access 2010 installeret på klientcomputeren, og du skal have tilladelsen Bidrag til listen.
Du kan finde flere oplysninger om brug af SharePoint 2010 med Access 2010 i afsnittet Se også og i Hjælp til Access 2010.
Bemærk!: Du kan ikke synkronisere en ekstern SharePoint-liste med Access 2010.
Synkronisere listedata ved hjælp af kommandoen Åbn med Access
Du kan synkronisere dataene på en SharePoint-liste med Access 2010 ved hjælp af kommandoen Åbn med Access på båndet for listen. Denne kommando opretter en Access-tabel, der er knyttet til SharePoint-listen, og en ekstra UserInfo-tabel, der indeholder ekstra oplysninger, f.eks. brugernavne, konti og e-mail-adresser.
Hver gang du åbner SharePoint-listen eller en sammenkædet Access-tabel, kan du se de seneste data. Når SharePoint-listen opdateres med tiden, kan du også manuelt opdatere den sammenkædede Access-tabel med de seneste ændringer på listen. Når den sammenkædede Access-tabel opdateres med tiden, kan du også manuelt opdatere SharePoint-listedataene med de seneste Access-ændringer.
Synkronisere listedata ved hjælp af kommandoen Spor denne liste i dataarkvisning
Du kan også synkronisere en SharePoint-liste fra dataarkvisning ved hjælp af kommandoen Spor denne liste, som findes i opgaveruden i dataarkvisning, og som også opretter en sammenkædet tabel i Access. Du kan bruge de øvrige kommandoer i opgaveruden til at synkronisere listedataene og til følgende:
-
Rapporter i Access.
-
Eksportere til Access.
Du kan finde flere oplysninger ved at se Hjælp til dataarkvisning (klik på linket Hjælp nederst i dataarkvisningen).
Synkronisere listedata ved hjælp af kommandoen SharePoint-liste fra Access
Fra Access 2010 kan du også sammenkæde en tabel med en eksisterende SharePoint-liste ved at bruge kommandoen SharePoint-liste i gruppen Importér og sammenkæd under fanen Eksterne data.
Du kan også oprette en tom SharePoint-liste fra Access. Klik på SharePoint-lister i gruppen Tabeller under fanen Opret, og klik derefter på en af følgende: Kontakter, Opgaver, Problemer, Begivenheder eller Brugerdefineret.
Du kan finde flere oplysninger om at bruge Access i Hjælp-systemet til Access 2010.
Fordele ved at sammenkæde en Access-tabel med en SharePoint-liste
Uanset hvilken metode du vælger til at synkronisere en SharePoint-liste, opretter Access 2010 en sammenkædet tabel, der afspejler strukturen af og indholdet på SharePoint-listen. Access vælger den korrekte datatype for hvert felt, der svarer til listekolonnen. Disse sammenkædede tabeller kan derefter bruges som enhver Access-tabel, og du kan også oprette forespørgsler, formularer, rapporter, makroer eller kode for at arbejde med dataene i Access 2010.
Slå data op
Der oprettes også automatisk sammenkædede tabeller for alle opslagslisterne (medmindre opslagslisterne allerede er kædet sammen med databasen). Hvis opslagslisterne indeholder kolonner, der søger i andre lister, medtages disse lister også i sammenkædningen, så hver opslagsliste med sammenkædet tabel får en tilsvarende sammenkædet tabel i databasen. Access opretter desuden relationer mellem de sammenkædede tabeller.
Strukturelle ændringer
På samme måde som med andre typer sammenkædede tabeller kan du ikke tilføje, slette eller ændre felterne i en sammenkædet tabel, når du arbejder i Access. Hvis du vil foretage ændringer af strukturen, f.eks. fjerne eller ændre en kolonne, skal du åbne listen på SharePoint-webstedet. Fra Access kan du komme til siden med indstillinger for SharePoint-listen for at ændre listestrukturen. Højreklik på Access-tabellen i navigationsruden, peg på Flere indstillinger, og klik derefter på Rediger kolonner og indstillinger.
De strukturelle ændringer, der foretages for en SharePoint-liste, bliver ikke automatisk afspejlet i en sammenkædet tabel. Hvis du vil opdatere en sammenkædet tabel ved at anvende den seneste listestruktur, skal du højreklikke på Access-tabellen i navigationsruden, pege på Flere indstillinger og derefter klikke på Opdater liste.
Ydeevne
Da de data, der er sammenkædet fra SharePoint-lister, automatisk synkroniseres med lokale tabeller, og da brugerne altid arbejder med lokale data, er ydeevnen for en sammenkædet Access-tabel blevet forbedret i forhold til tidligere versioner af Access 2010.
Masseredigering
Når det er muligt at synkronisere en SharePoint-liste med Access 2010, er det meget nemmere at foretage masseredigeringer af dataene på en SharePoint-liste. Hvis du vil tilføje, opdatere eller slette mange data på en SharePoint-liste, kan du køre en relevant forespørgsel i Access 2010 og derefter åbne eller opdatere SharePoint-listen.
Hente data offline og løse konflikter
Hvis du har brug for at tage arbejde med hjem eller på farten, kan du hente dine sammenkædede SharePoint-lister offline ved hjælp af Access 2010. Det kan f.eks. være, at du vil vise en del af et katalog til en kunde, mens du besøger kunden. Du kan arbejde med dine data i Access 2010 og derefter synkronisere ændringerne, når der oprettes forbindelse til SharePoint-webstedet på et senere tidspunkt.
Hvis der opstår konflikter, f.eks. hvis en anden opdaterer den samme post på serveren eller offline, kan du løse konflikten, når du kommer online igen, ved at bruge dialogboksen Løs konflikter. I denne dialogboks vises oplysninger om konflikten, f.eks. hvorfor fejlen er opstået, og du kan vælge, om du vil forsøge at sende dataene igen, eller om du vil slette dine ændringer. Hvis der er flere fejl, kan du se detaljer om hver enkelt fejl ved at klikke på knapperne Forrige og Næste i dialogboksen. Nogle fejl kan kun løses ved at slette dine ændringer.
Overvejelser ved synkronisering af data
I den følgende tabel beskrives nogle af de overvejelser, du skal gøre dig omkring at synkronisere data mellem en SharePoint-liste og en sammenkædet Access-tabel.
|
Funktion |
Sammenligning |
|
Kolonner |
Access understøtter ikke mere end 256 felter i en tabel, så sammenkædede tabeller indeholder kun de første 256 kolonner. |
|
Mapper |
Hver mappe i SharePoint-listen vises som en post i Access-tabellen. Elementerne i mappen vises også som poster og placeres umiddelbart under den post, der repræsenterer mappen. |
|
Opslagskolonner |
Hvis en kolonne søger efter værdier i en anden liste, og denne relaterede liste ikke allerede findes i databasen, opretter Access automatisk sammenkædede tabeller for de relaterede lister. Bemærk!: En kolonne af typen Person eller Gruppe er en særlig type opslagskolonne, der søger efter værdier på listen Brugeroplysninger. Hvis du opretter en kæde til en liste, der indeholder en Person‑ eller Gruppe-kolonne, opretter Access automatisk en sammenkædet tabel for listen Brugeroplysninger. |
|
Beregnede kolonner |
Resultaterne for en beregnet kolonne vises i det tilsvarende felt, men du kan ikke få vist eller redigere den anvendte formel i Access. |
|
Vedhæftede filer |
Kolonnen med vedhæftede filer i listen vises som et felt med navnet Vedhæftede filer. |
|
Skrivebeskyttede kolonner |
De kolonner, der er skrivebeskyttet i SharePoint-listen, er fortsat skrivebeskyttede i Access. Desuden kan du ikke tilføje, slette eller redigere kolonner i Access. |
|
Kolonner med flere værdier |
En kolonne af typen Valg eller Opslag kan indeholde flere værdier. Når du udfører en sammenkædning, oprettes der felter, som understøtter flere værdier, for denne type kolonner. Der oprettes opslagskolonner med flere værdier i den sammenkædede tabel, hvis kolonnen er af typen Opslag. |
|
Lister, der ikke understøttes |
Følgende lister understøttes ikke:
|
Synkronisere en SharePoint-liste med Access
-
Gå til det SharePoint-websted, der indeholder den liste, du vil synkronisere med et regnearksprogram.
-
Klik på navnet på listen i Hurtig start, eller klik på Webstedshandlinger, klik på Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på navnet på listen under den relevante listesektion.
Bemærk!: Et SharePoint-websted kan være væsentligt ændret i forhold til udseende og navigation. Hvis du ikke kan finde en indstilling, som f.eks. en kommando, knap eller et link, kan du kontakte administratoren.
-
Klik på fanen Liste, og derefter på Åbn med Access i gruppen Opret forbindelse og eksportér.
-
Angiv en placering for den nye eller eksisterende database, eller klik på Gennemse for at finde en database.
-
Vælg Kæde til data på SharePoint-webstedet, og klik derefter på OK.
Bemærk!: Du kan også klikke på Eksportér en kopi af dataene. At eksportere data er til forskel fra sammenkædning af data en éngangskopiering af de aktuelle data, og der oprettes ikke en synkronisering mellem den oprettede Access-tabel og SharePoint-listen.
-
Hvis du bliver bedt om at bekræfte handlingen, skal du klikke på OK.
-
Klik på Åbn i dialogboksen Filoverførsel.
-
Hvis du bliver spurgt, om du vil aktivere dataforbindelser på computeren, skal du klikke på Aktiver, hvis du mener, at det er sikkert at aktivere forbindelsen til dataene på SharePoint-webstedet.
Access 2010 opretter en sammenkædet Access-tabel for SharePoint-listen, en UserInfo-tabel og flere sammenkædede tabeller, hvis SharePoint-listen indeholder opslagskolonner.
Opdatere synkroniserede data
Hver gang du åbner den synkroniserede SharePoint-liste eller en sammenkædet Access-tabel, kan du se de seneste data. Hvis du vil sikre, at du får vist de seneste data, når SharePoint-listen eller den sammenkædede Access-tabel åbnes, kan du opdatere dataene manuelt.
Benyt en af følgende fremgangsmåder for at opdatere de synkroniserede data:
-
I Access 2010 skal du på båndet for den sammenkædede Access-tabel klikke på Opdater i gruppen Poster under fanen Startside og derefter klikke på Opdater.
-
Fra SharePoint-listen skal du benytte følgende fremgangsmåde:
-
Klik på fanen Liste på båndet i dataarkvisning, og klik derefter på Opdater data i gruppen Dataark.
-
I standardvisning eller i adresselinjen i Internet Explorer skal du klikke på Opdater, eller du skal trykke på F5.
-
