Med Microsoft SharePoint Workspace 2010 kan du arbejde med SharePoint 2010-websteder, -biblioteker og -lister på din stationære eller bærbare computer, uanset om du er på kontoret eller ej. Synkronisering af ændringer mellem computeren og SharePoint-serveren foregår problemfrit og effektivt. Med SharePoint Workspace 2010 kan du spare tid, og du kan administrere samarbejdet med andre langt mere effektivt.
Denne artikel indeholder
Introduktion til at synkronisere SharePoint 2010-indhold med SharePoint Workspace 2010
Med Microsoft SharePoint Workspace 2010 kan du arbejde med SharePoint 2010-websteder, -biblioteker og -lister på din stationære eller bærbare computer, uanset om du er på kontoret eller ej. Synkronisering af ændringer mellem computeren og SharePoint-serveren foregår problemfrit og effektivt. Med SharePoint Workspace 2010 kan du spare tid, og du kan administrere samarbejdet med andre langt mere effektivt.
Når du har oprettet forbindelse kan synkroniseringen ske automatisk i baggrunden. Du kan selv foretage ændringerne, hvis du ønsker det. Når du ikke har forbindelse – hjemme, når du er på faren eller sidder i et fly – kan du fortsætte med at arbejde på computeren. Når du er online igen, synkroniserer SharePoint Workspace 2010 de ændringer, som du og andre har foretaget, mens du var offline.
Du kan f.eks. redigere dokumenter, præsentationer, filer og lister (både interne og eksterne) på computeren, mens du er offline på et fly. Det kan du gøre ved at bruge standardprodukter og -funktioner i Office, f.eks. Office Word 2010, Office Excel 2010 og Office InfoPath 2010. Når du er online igen, kan alle ændringer synkroniseres automatisk med dine SharePoint 2010-websteder, og hvis der opstår konflikter, er de nemme at løse.
Hvis du vil synkronisere et SharePoint-websted, ‑bibliotek eller en SharePoint-liste, skal du have SharePoint Workspace 2010 installeret på klientcomputeren, og du skal have tilladelsen Bidrag til webstedet, biblioteket eller listen.
Du kan finde flere oplysninger om brug af SharePoint 2010 med SharePoint Workspace 2010 i afsnittet Se også og i Hjælp til SharePoint Workspace 2010.
Hvad er synkronisering?
Synkronisering betyder helt enkelt, at de ændringer, der foretages på din computer eller på SharePoint-serveren bliver opdateret, så indholdet er det samme på begge computere. Synkroniseringen er tovejs. De ændringer, du foretager på din computer, overføres til serveren, og de ændringer, der foretages på serveren, hentes til din computer. Synkronisering i SharePoint Workspace 2010 er effektivt – det er kun ændringerne i en fil eller liste, der synkroniseres og ikke hele filen eller listen.
Arbejde med dokumenter i SharePoint-biblioteker
Du kan arbejde med filer i SharePoint-biblioteker på din computer ved hjælp af SharePoint Workspace 2010. Biblioteksvisningen i SharePoint Workspace 2010 ligner meget visningen i SharePoint 2010. Brugerdefinerede kolonner, visninger og indholdstyper understøttes også. Dette omfatter både offentlige og private biblioteksvisninger.
Brugerdefinerede egenskaber, f.eks. titel, prioritet og nøgleord, vises i panelerne for dokumentoplysninger i Word, Excel og PowerPoint. Selv kommandoen Ny virker på samme måde med de definerede indholdstyper.
Du kan også åbne og gemme Office-filer, f.eks. dokumenter, regneark og præsentationer fra og til dine lokale arbejdsområder ved hjælp af de velkendte dialogbokse Åbn og Gem i Office. Du kan endda trække og slippe filer fra Windows Stifinder til dit SharePoint-arbejdsområde.
Desuden understøttes også indtjekning, udtjekning og oprettelse af overordnede og underordnede versioner. Relaterede kommandoer er aktiveret på båndet i SharePoint Workspace, når du er online, men de vises ikke, når du arbejder offline.
Bemærk, at en Office-fil, f.eks. et Word-dokument eller en PowerPoint-præsentation, i SharePoint Workspace 2010 behandles på samme måde, som det vil behandle en fil, der åbnes direkte i browseren. Det bevarer endda URL-adressen, som kan ses og kopieres i Backstage-visningen.
Arbejde med listedata
Du kan arbejde med både interne og eksterne SharePoint-lister på computeren ved hjælp af SharePoint Workspace 2010. De fleste typer kolonner, metadata og indholdstyper understøttes også i SharePoint Workspace 2010. Dette omfatter både offentlige og private listevisninger.
Hvis der en gang i mellem opstår konflikt, når to eller flere personer redigerer det samme listeelement, kan du bruge dialogboksen til løsning af konflikter til at løse konflikten og komme videre. Selv hvis listens metadata ændres på serveren, kan de nye metadata for listen synkroniseres på computeren. Hvis der f.eks. tilføjes en beregnet kolonne i SharePoint 2010, registrerer SharePoint Workspace 2010 ændringen, næste gang der synkroniseres.
Eksterne lister, der er oprettet ved hjælp af Business Connectivity Services (BCS) i SharePoint Designer 2010, understøttes også. Eksterne lister kan indeholde læse-/skriveadgang til line of business-data fra datakilder som f.eks. SQL Server eller SAP. Dette betyder, at du kan arbejde med dine eksterne listedata inde fra SharePoint Workspace 2010, uanset om du er online eller offline, og nemt synkronisere ændringerne direkte til den eksterne datakilde.
Du vil opdage, at det er nemmere og hurtigere at føje til og redigere listen – uanset om det gælder data eller metadata – i SharePoint Workspace 2010 på computeren end i en browser på et SharePoint-websted. Du kan få vist listedataene i en gitterlignende visning, og du kan redigere dataene i en formular. Den opdelte formular giver en praktisk oversigt over dataene.
Hvis en InfoPath-formulardesigner har knyttet en InfoPath 2010-formular til listen, kan du synkronisere formularen og bruge den i SharePoint Workspace 2010. Det betyder, at du kan bruge formularfunktionerne i InfoPath, f.eks. stavekontrol, vedhæftning af filer, avanceret typografi, feltvalidering og forretningsregler.
Søge i indhold i SharePoint Workspace 2010
Søgefunktionen i SharePoint Workspace 2010 er både smart og pålidelig:
-
Når du søger i et arbejdsområde eller fra startområdet, kan du finde indhold på tværs af alle dine webstedsarbejdsområder.
-
Når du søger fra knappen Start i Microsoft Windows 7, søger du på hele den stationære computer og i alt det indhold, du har hentet fra SharePoint Workspace 2010. Arbejdsområderne indekseres automatisk. Lokale søgninger er hurtigere, uanset om du arbejder offline eller online.
Begrænsninger, undtagelser og problemløsninger
Der er nogle begrænsninger og undtagelser, når du arbejder med SharePoint 2010-indhold med SharePoint Workspace 2010. Bemærk, at navigationsruden i SharePoint Workspace 2010 indeholder links til understøttede lister og biblioteker, som du kan klikke på for at arbejde med dem i SharePoint 2010, hvor der er fuld understøttelse, hvis du er online.
Vær opmærksom på følgende grænser og undtagelser, når du arbejder i SharePoint Workspace 2010:
-
Det samlede antal filer, du kan gemme i alle dine SharePoint-arbejdsområder, er ca. 10.000.
Bemærk!: Hvis du ikke har opdateret til Microsoft Office 2010 Service Pack 1, kan du kun gemme ca. 500 dokumenter i SharePoint Workspace, før der vises advarsler om dokumentgrænser. Når du overskrider 1.800 dokumenter på tværs af dine SharePoint-arbejdsområder, vises der desuden en advarsel for at fortælle dig, at det kun er dokumentegenskaberne, der downloades til arbejdsområdet.
-
En liste må ikke indeholde mere end 30.000 elementer.
-
Fra SharePoint Workspace 2010 kan du oprette, opdatere og slette filerne i et bibliotek og nye elementer på en liste, men du kan ikke oprette nye websteder, biblioteker og lister.
-
De websteder, der er baseret på en Access-webdatabaseskabelon understøttes ikke.
-
Følgende typer lister understøttes ikke: kalender, wikiside og undersøgelse.
-
Følgende visninger understøttes ikke: Project-opgaveliste i Gantt-visning, Typografi, Indbyggede mapper (vises som grupper) og Elementgrænse.
-
Personvælgere understøttes ikke.
-
Redigering af websider i biblioteket Websider understøttes ikke.
-
Redigering af vedhæftede filer på lister understøttes ikke (du kan dog åbne vedhæftede filer i skrivebeskyttet tilstand).
-
Synkronisering af ændringer i en OneNote-notesbog understøttes ikke.
-
Lister eller biblioteker, der er beskyttet ved hjælp af IRM (Information Rights Management), understøttes ikke.
Synkronisere et SharePoint-arbejdsområde med et SharePoint-websted
-
Gå til det SharePoint-websted i en browser, du vil synkronisere.
-
Klik på menuen Webstedshandlinger, og klik derefter på Synkroniser til SharePoint-arbejdsområde.
-
Sådan kan du vælge, hvilke biblioteker og lister der skal hentes:
-
Klik på Konfigurer.
-
Vælg de lister og biblioteker, du vil hente, og vælg derefter Kun brevhoveder (kun biblioteker) eller Intet indhold i dialogboksen Hent. Du kan hente hele indholdet på et senere tidspunkt, hvis du får brug for det.
-
Den første gang du synkroniserer et helt websted, kan det tage nogle få minutter at hente alle filerne til computeren, men dette sker i baggrunden, så du kan fortsætte med at arbejde på andre opgaver.
Bemærk!: Hvis webstedet indeholder underordnede websteder, hentes disse ikke, men du kan hente dem separat, hvis du får brug for det.
Synkronisere et SharePoint-arbejdsområde med et bestemt bibliotek eller en bestemt liste
Du kan vælge et bestemt bibliotek eller en bestemt liste, hvis du ikke skal arbejde med andet fra webstedet. Hvis du vælger kun at hente det indhold, du skal arbejde med, sparer du plads på computeren. Det kan også være, at du ikke har tilladelse til at synkronisere andre dele af webstedet.
-
Gå til det SharePoint-websted, der indeholder den liste eller det bibliotek, du vil synkronisere.
-
Klik på navnet på listen eller biblioteket i Hurtig start, eller klik på Webstedshandlinger, klik på Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på navnet på listen eller biblioteket under den relevante liste‑ eller bibliotekssektion.
Bemærk!: Et SharePoint-websted kan være væsentligt ændret i forhold til udseende og navigation. Hvis du ikke kan finde en indstilling, som f.eks. en kommando, knap eller et link, kan du kontakte administratoren.
-
Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet, og klik derefter på Synkroniser med SharePoint Workspace i gruppen Opret forbindelse og eksportér.
