Styre dine Business Contact Manager-arbejdsområder

Du kommer formentlig til at bruge det meste af din tid på et af arbejdsområderne, fordi de er udviklet til at være den digitale overflade til arbejde i Business Contact Manager til Outlook. Arbejdsområderne vises, når du klikker på mappen Administration af kontakter, Salg, Marketing eller Projektstyring.

I denne artikel introduceres du til arbejdsområderne, og du får vist, hvordan du tilpasser dem, så de passer til dine forretningsmæssige behov.

Denne artikel indeholder

Hvorfor bruge arbejdsområderne?

Få adgang til arbejdsområderne

Elementerne i et arbejdsområdet Business Contact Manager

Bruge og redigere arbejdsområdet Business Contact Manager

Øverst på siden

Hvad er der i et arbejdsområde?

Alle arbejdsområder indeholder et bånd, et område med gadgets og faner.

Arbejdsområdet Administration af kontakter indeholder fanerne Konti, Forretningskontakter og Kundeemner.

Arbejdsområdet Salg indeholder fanerne Salgsmuligheder og Kundeemner.

Arbejdsområdet Marketing indeholder fanerne Analyse, Opkaldslister, Masse-e-mail, Udskrift af direct mail og Andre marketingaktiviteter

Arbejdsområdet Projektstyring indeholder fanerne Forretningsprojekter og Projektopgaver.

Hvorfor bruge arbejdsområderne?

Arbejdsområderne Administration af kontakter, Salg, Marketing og Projektstyring repræsenterer de roller eller opgaver, der skal udføres i de fleste mindre virksomheder. Hvert enkelt arbejdsområde omfatter posttyper, som er relateret til funktionen i arbejdsområdet. Der kan dog tilføjes flere posttyper i alle arbejdsområder.

Brug arbejdsområdet Administration af kontakter til at få vist og administrere oplysninger, f.eks. mailadresser og telefonnumre, om dine konti, forretningskontakter og kundeemner.

Business Contact Manager-arbejdsområdet Salg uden båndet og navigationsruden

Arbejdsområdet Salg

Brug arbejdsområdet Salg til at få vist og administrere oplysninger, der er relateret til potentielle salg, f.eks. kundeemner. Som standard indeholder arbejdsområdet Salg gadgets, der viser oplysninger om dine salgsaktiviteter og faner til salgsmuligheds- og kundeemneposter.

Brug arbejdsområdet Marketing til at få vist og administrere oplysninger om dine marketingaktiviteter og kampagner. Aktiviteter kan være opkaldslister, masse-e-mail og udskrifter af direct mail, løbesedler og brochurer. Som standard indeholder arbejdsområdet Marketing gadgets, der viser oplysninger om din kampagner og faner til analyse, opkaldslister, masse-e-mail, udskrifter af direct mail og andre marketingaktiviteter, f.eks. messer.

Brug arbejdsområdet Projektstyring til at få vist og administrere oplysninger, der er relateret til dine forretningsprojekter og projektopgaver. Som standard omfatter arbejdsområdet Projektstyring gadgets, der viser forfaldsdatoer, og faner for forretningsprojekter og projektopgaver.

Øverst på siden

Få adgang til arbejdsområderne

Arbejdsområderne er tilgængelige fra navigationsruden i Outlook.

Business Contact Manager-mappen i navigationsruden under indbakkemapperne

Figur 1: I navigationsruden i visningen Mappeliste findes mappen Business Contact Manager normalt under dine Outlook-mailmapper.


Udvidet Business Contact Manager-mappe i navigationsruden

Figur 2: Udvid mappen Business Contact Manager for at få vist mapperne for Administration af kontakter, Salg, Marketing, og Projektstyring. Mappen Business Contact Manager indeholder også mapperne Welcome Center og Slettet post. Du kan ikke ændre, tilføje eller flytte andre mapper til mappen Business Contact Manager. Du kan finde flere oplysninger om disse mapper i Introdukution til Business Contact Manager-funktioner og -indstillinger.


Business Contact Manager-knap i navigationsruden

Figur 3: Klik på knappen Business Contact Manager (eller Løsninger) for at få vist Administration af kontakter, Salg, Marketing, Projektstyring og mapper, samt mappen Forretningsposter.

Øverst på siden

Elementerne i et Business Contact Manager-arbejdsområde

Arbejdsområderne Administration af kontakter, Salg, Marketing og Projektstyring indeholder alle et bånd, et område med gadgets og faner.

Selvom de enkelte arbejdsområder viser forskellige typer af poster og oplysninger, fungerer de på en lignende måde.

De kommandoer, der er tilgængelige på hver bånd, ændres afhængigt af den fane, der er valgt i arbejdsområdet.

Gadgets viser diagrammer eller lister, der hjælper dig til at analysere og gennemse tilstanden for din virksomhed. Du kan skjule området med gadgets for at bruge mere plads til fanerne.

Hver fane viser en liste over poster og indeholder en læse-/ eksempelrude. Du kan åbne en post eller få vist dens indhold i læse/indholdsruden.

Følgende billede viser et tilpasset salgsarbejdsområde. Arbejdsområdet er blevet tilpasset med tilføjelse af fanen Butikker. Du kan finde oplysninger om tilpasning i Oprette og tilpasse posttyper og lister.

Business Contact Manager-salgsarbejdsområde med tre billedforklaringer. Den ene er i området gadgets. To er i området med fanerne. Tre er i læseruden

1. I området med gadgets kan du vise vigtige virksomhedsmål og oplysninger i form af diagrammer og lister. Klik på Skjul gadgets for at skabe mere plads til fanerne. Du kan finde flere oplysninger om gadgets i afsnittet Bruge gadgets i Business Contact Manager.

Fanerne er det sted, hvor du udfører dit arbejde. Fanerne består af en liste, f.eks. de kundeemneposter, der vises på billedet, og en læse- eller indholdsrude (vist i 3).

3. Læse- eller indholdsrude. Hvis du vil skjule læseruden/indholdsruden, skal du klikke på Læseruden under fanen Vis på båndet.

Øverst på siden

Bruge og redigere arbejdsområdet Business Contact Manager

Du kan ændre arbejdsområderne for at få vist de oplysninger, du skal bruge i dit arbejde. Hvis du f.eks. får vist gadgets i arbejdsområdet, kan du få de oplysninger, du helst vil overvåge, lige foran dig. Tilpas fanerne for at få vist de oplysninger, du gerne vil se og analysere.

Dette afsnit indeholder

Tilføje eller fjerne en gadget

Faneområdet

Se de ønskede oplysninger på fanerne

Tilføje en fane (og filtrere listen)

Omdøbe, redigere, flytte eller fjerne en fane

Sortere oplysningerne på en fane

Tilføje eller fjerne kolonner i en tabel

Få vist adresse eller visitkort på en fane

Ændre læse/indholdsruden

Øverst på siden

Tilføje eller fjerne en gadget

  1. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Marketing.

    • Projektstyring.

  2. Klik på fanen GadgetsBåndet.

  3. I gruppen Tilføj Gadgets skal du klikke på knappen for den type gadget, du vil tilføje:

    Fanen Gadgets på båndet med knapper for gadgeten Salg, Marketing, Projektstyring og Generelt. Der vises også en knap til opdatering af alle

  4. Klik på den gadget, du vil have vist, på listen.

Øverst på siden

Fjerne en gadget

  • Klik på knappen Fjern Luk gadget for at slette gadgetten.

Klik på Skjul gadgets for at lukke gadgetområdet.

Du kan finde flere oplysninger om gadgets i afsnittet Bruge gadgets i Business Contact Manager.

Øverst på siden

Faneområdet

Brug fanerne til at administrere, analysere, redigere eller gennemgå dine poster, uanset om det drejer sig om konti, forretningskontakter, projektopgaver eller en anden type post.

Følgende billede viser faner til salgsmuligheder, kundeemner og leverandører, med fanen Leverandører valgt. En leverandør er en type kontopost.

Indholdsrude

Faner er opdelt på en liste over en markeret posttype, f.eks, Leverandører, og en læse- eller indholdsrude. Læse/indholdsruden viser oplysninger fra sektioner i en markeret post.

Hver fane vises kun én type post – f.eks. konti eller kundeemner og læse/indholdsrude.

Bemærk: Brugerdefinerede posttyper, f.eks. Leverandør eller Kundeemne, er baseret på posttypen Konto eller Forretningskontakt, så fanerne kan vise alle poster af denne type. Du kan finde oplysninger om tilpasning i Oprette og tilpasse posttyper og lister.

Du er ikke begrænset til de faner, der fulgte med Business Contact Manager til Outlook. Du kan oprette nye faner og derefter udfylde dem med den ønskede type poster. Du kan dog ikke oprette en fane for at få vist alle elementer i kommunikationsoversigten, som du kan med andre typer af poster, f.eks. konti og opkaldslister. Listen over alle elementer i kommunikationsoversigten findes i mappen Kommunikationsoversigt, som findes i mappen Forretningsposter. Du kan finde flere oplysninger om andre elementer i kommunikationsoversigten under Spore din kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Bemærk: Du kan slette faner, men sletning af en fane sletter ikke posterne.

Når du klikker på en post, viser læseruden/indholdsruden sektioner fra den markerede post. Du kan vælge, hvilke sektioner der vises.

Øverst på siden

Få vist de ønskede oplysninger på fanerne

For at få vist de ønskede oplysninger på en fane, kan du ændre fanerne på følgende måder:

  • Tilføje, omdøbe, redigere, flytte og fjerne faner.

  • Få vist adresse eller visitkort (eller gendanne listevisningen).

  • Vælg de oplysninger, der vises i læseruden/indholdsruden ved at vælge sektionerne fra formularer.

  • Skjul læse/indholdsruden.

Tilføje en fane (og filtrere listen)

Faner med ikonet Opret ny fane

Arbejdsområdet kan vise op til 20 faner.

  1. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Marketing.

    • Projektstyring.

  2. I arbejdsområdet skal du klikke på knappen Opret ny fane Opret ny fane .

  3. Benyt følgende fremgangsmåder i dialogboksen Opret ny fane:

    • Skriv et navn til den nye fane i feltet Fanenavn.

    • Klik på den type post, der skal vises på fanen, på listen Elementtype.

      Bemærk: Der kan kun angives én type post under hver fane. Alle forretningskontakter og kundeemner kan f.eks. angives under samme fane, fordi de har samme posttype. Konti og forretningskontakter kan ikke angives på samme fane.

    • Klik på Filter for at angive et kriterier for de poster, du vil vise.

      Bemærk: Hvis du vil se, om der anvendes et filter på en fane, skal du højreklikke på fanen og derefter klikke på Rediger. Hvis listen er filtreret, vises Filter anvendt ud for knappen Filter.

      Hvis du vil have mere at vide om at anvende filtre, skal du se Filtrere poster i Business Contact Manager.

      Omdøbe, redigere, flytte eller fjerne en fane

  4. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Marketing.

    • Projektstyring.

  5. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Omdøbe en fane    

      1. Højreklik på fanen, og klik derefter på Omdøb.
        Faneetiketten markeres.

      2. Skriv et andet navn.

    • Redigere en fane    

      1. Højreklik på fanen, og klik derefter på Rediger.

      2. Skriv evt. et andet fanenavn i dialogboksen Rediger fane.

      3. Klik på den type post, der skal vises på fanen, på listen Elementtype.

      4. Klik på Filter for at angive et kriterier for de poster, du vil vise.

    • Flytte en fane    

      • Træk fanen til den ønskede placering.

        Bemærk: Du kan kun ændre rækkefølgen af fanerne ved at trække dem til en anden placering i samme arbejdsområdet. Faner kan ikke trækkes til et andet arbejdsområde.

    • Slette en fane    

      • Højreklik på fanen, og klik derefter på Slet.

        Bemærk: Du kan slette faner, men sletning af en fane sletter ikke posterne.

        Sortere oplysningerne på en fane

        Listen over poster på en fane kan sorteres som du ønsker – efter kategori, efter oplysningerne i en kolonne eller efter navnet på personen, posten er tildelt. Sorteringsindstillingerne varierer efter posttypen på fanen.

        Følgende procedure beskriver, hvordan du sorterer en liste efter oplysninger i en kolonne. For at se alle de tilgængelige sorteringsindstillinger skal du klikke på fanen Vis på båndet i et af arbejdsområderne.

    • Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

      • Kontaktpersoner.

      • Salg.

      • Marketing.

      • Projektstyring.

    • Klik på den fane, der indeholder den postliste, du vil sortere.

      Bemærk: Posterne skal vises i en listevisning for at de kan sorteres. Du kan ikke sortere posterne i visningen Adressekort eller Visitkort.

    • Klik på kolonneoverskriften for at sortere listen efter oplysningerne i kolonnen.

      Tip: Hvis du vil gendanne listen til dets oprindelige visning på båndet, skal du klikke på fanen Vis. Klik på knappen Nulstil visning.

      Tilføje eller fjerne kolonner fra en fane

  6. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Marketing.

    • Projektstyring.

  7. Klik på den fane, hvor du vil tilføje eller fjerne kolonner.

  8. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Tilføje en kolonne   

      1. Klik på fanen Vis på båndet.

      2. Klik på Vælg kolonner i gruppen Arrangement.

      3. Hvis du vil tilføje felter fra Business Contact Manager-formularer skal du klikke på Brugerdefinerede felter i mappe på listen Vælg tilgængelige kolonner fra.

        Brugerdefinerede felter, du har oprettet, medtages også på listen.

        Hvis du vil, kan du vælge kolonner fra alle de øvrige elementer på listen Vælg tilgængelige kolonner fra.

      4. På listen Tilgængelige kolonner skal du klikke på den ønskede kolonne og derefter på Tilføj.

      5. Hvis du vil, kan du klikke på kolonnen på listen Vis disse kolonner i følgende rækkefølge og derefter klikke på Flyt op eller Flyt ned.

      6. Klik på OK for at lukke dialogboksen.

    • Fjerne en kolonne   

      • Højreklik på kolonnen og klik derefter på Fjern denne kolonne.

        Tip: Hvis du vil gendanne listen til dets oprindelige visning på båndet, skal du klikke på fanen Vis. Klik på knappen Nulstil visning.

        Få vist adresse eller visitkort på en fane

        I stedet for vise posttyperne Firma og Forretningskontakt på en liste, kan du få vist oplysningerne i adressekort.

  9. Klik på Salg eller Administration af kontakter i navigationsruden under Business Contact Manager.

  10. Klik på den fane, du vil ændre, fra en listevisning.

    Bemærk: Du kan kun ændre listevisningen for posttyperne Konto og Forretningskontakt. Et kundeemne er en type forretningskontakt.

  11. Klik på fanen Vis på båndet.

  12. Gør et af følgende i gruppen Aktuel visning:

    • Klik på Adressekort.

    • Klik på Visitkort (kun tilgængelig for Forretningskontakt- eller Kundeemneposter).

      Bemærk: Hvis du vil gendanne listevisningen, skal du klikke på fanen Vis på båndet. Klik på Liste i gruppen Aktuel visning.

Øverst på siden

Ændre læse/indholdsruden

Læseruden eller indholdsruden er et brugerdefinerbare område i arbejdsområdet, der kan øge din effektivitet, fordi du kan se netop de oplysninger, du vil uden at åbne en post. Læse/indholdsruden placerer de virksomhedsoplysninger, du skal bruge, lige foran dig i den rækkefølge, du selv vælger. Uanset hvilken rolle du har i virksomheden, kan du tilpasse din læse/indholdsrude, så den passer til dit job og de opgaver, du udfører ofte.

Dette afsnit indeholder

Vælg de afsnit, der vises i læse/indholdsruden

Omarrangere, minimere eller fjerne sektionerne i læse/indholdsruden

Skjule læse/indholdsruden

Hvis du markerer et afkrydsningsfelt eller vælger et element fra en liste i læse/indholdsruden, opdateres den underliggende post. Hvis din læse/indholdsrude omfatter den foretrukne kommunikationsform for en forretningskontakt, og du markerer afkrydsningsfelterne for Ring ikke og Send ikke fax, markeres disse felter og gemmes i posten for den pågældende forretningskontakt.

Når du tilføjer en ny sektion i læse/indholdsruden, tilføjes den i bunden af læse/indholdsruden, og kan senere flyttes op på listen.

Du kan også vælge at slette en eller alle sektionerne i læse/indholdsruden.

Den bedste måde at bruge læse/indholdsruden, afhænger af din rolle i virksomheden, og hvordan du udfører dit arbejde. Her er to eksempler:

  • Nancy arbejder som sælger i et realkreditinstitut, og hun interesserer sig meget hendes kundeemners lånerenter, credit score og friværdi. Hun har oprettet brugerdefinerede felter isin kundeemneformular til disse oplysninger. Hun indsætter nu disse sektioner i sin læse/indholdsrude, lige under kundeemnets navn og telefonnummer. Når Nancy foretager salgsopkald, har hun de oplysninger, hun har brug for lige ved hånden uden at skulle åbne en post, og hun kan arrangere opfølgning med en potentiel kunde, mens hun er stadig er i telefonen.

  • Som ejer af en virksomhed inden for ombygning bruger Stan læse/indholdsruden for at holde styr på status, tidsplaner og større opgaver, der skal udføres på forskellige opgaver. Han hurtigt kan se, om et vigtigt eller værdifuldt job er kommet bagud i forhold til tidsplanen og tildele medarbejdere fra et job, der er mindre vigtigt på det pågældende tidspunkt.

Øverst på siden

Vælg de afsnit, der vises i læse/indholdsruden

Med læseruden eller indholdsruden kan du se oplysninger fra alle de poster, du vælger.

Indholdsrude

  1. Klik på en af følgende mapper i navigationsruden under Business Contact Manager for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Marketing.

    • Projektstyring.

  2. Klik på en fane, og klik derefter på Markér sektioner Vælg sektioner .

  3. I dialogboksen Markér sektioner skal du markere afkrydsningsfelterne for de oplysninger, du vil have vist i hver sektion.

  4. Fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne for de oplysninger, du ikke vil have vist.

    • Eventuelle brugerdefinerede sektioner og felter, du har tilføjet, medtages også på listen.

  5. Klik på OK for at gemme indstillingerne og lukke dialogboksen.

Tip: Klik på Nulstil for at gendanne de oprindelige sektioner i læseruden/indholdsruden. Du kan også højreklikke på navnet på posten i læse/indholdsruden og derefter klikke på Nulstil til standard.

Øverst på siden

Omarrangere, minimere eller fjerne sektionerne i læse/indholdsruden

Du har fuld kontrol over rækkefølgen af sektioner i læseruden eller indholdsruden.

  1. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Marketing.

    • Projektstyring.

  2. Klik på en fane.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil ændre rækkefølgen af sektioner, skal du højreklikke på en sektion i læseruden/indholdsruden, og derefter klikke på Flyt op eller Flyt ned. Gentag efter behov, indtil sektioner står i den ønskede rækkefølge.

    • For at minimere en sektion, så kun navnet på sektionen vises, skal du højreklikke på en sektion i læseruden/indholdsruden, og derefter klikke på Minimer´.

    • For at få vist oplysninger fra hele sektionen skal du højreklikke på en minimeret sektion og derefter klikke på Maksimer.

    • Hvis du vil fjerne eller lukke en sektion, skal du klikke på knappen Luk.

      Du kan også fjerne sektioner ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet i dialogboksen Markér sektioner. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du vælger sektioner i Vælge de afsnit, der vises i læseruden/indholdsruden tidligere i dette emne.

Tip: Klik på Nulstil for at gendanne de oprindelige sektioner i læse/indholdsruden. Du kan også højreklikke på navnet på posten i læse/indholdsruden og derefter klikke på Nulstil til standard.

Øverst på siden

Skjule læse/indholdsruden

  1. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Marketing.

    • Projektstyring.

  2. Klik på fanen Vis på båndet.

  3. Klik på Læserude i gruppen Layout.

    Klik på Læserude for at få vist ruden igen.

Øverst på siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×