Spore potentielle salgsmuligheder i Business Contact Manager

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

En Salgsmulighedspost indeholder oplysninger om potentielle salgsordrer og kan hjælpe dig med at holde styr på dine voksende salg relationer med en aktuelle eller potentielle kunde.

Denne artikel beskriver, hvordan du kan bruge mulighedsposter til at opbevare detaljerede oplysninger om de produkter og tjenester, der interessere dine kunde, og kundeinteraktioner.

Hvad vil du foretage dig?

Oprette en salgsmulighedspost

Åbne en salgsmulighedsformular

Fuldføre salgsmulighedsformularen

Tilpasse lister på formularen Salgsmulighed

Tilpasse salgsfaser og salgsaktiviteter

Slette salgsfaser og salgsaktiviteter

Redigere en salgsmulighedspost

Ændre det firma eller den forretningskontaktperson, der er sammenkædet med en salgsmulighedspost

Sammenkæde kommunikationsoversigtselementer med en salgsmulighedspost

Tildele en kollega en salgsmulighed

Markere en salgsmulighed som lukket

Spore de opgaver, der er krævet for at lukke eller vinde en salgsmulighed

Oprette en salgsmulighedspost

For hver salgsmulighedspost, du opretter, skal du knytte den til en Konto eller en forretningskontakt post. Du kan tilføje elementer i kommunikationsoversigten, som forretningsnotater, opgaver, aftaler, logfiler over telefonopkald og filer, til en salgsmulighedspost til at spore din kommunikation med kunder. Disse oversigtsemner også tilføjes i oversigten over sammenkædet firma eller forretningskontakt.

Hvis du vil tilpasse de inkluderede salgsfaser og aktiviteter, skal du se Tilpas salgsfaser og salgsaktiviteter. Hvis du vil tilpasse salgsmulighedsformularen ved at tilføje eller fjerne felter, se oprette og tilpasse posttyper og lister.

Øverst på siden

Åbne formularen Salgsmulighed

  1. Klik på Salg under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Hvis du vil åbne en ny, tom salgsmulighedsformular, skal du klikke på Ny salgsmulighed på båndet.

  3. Hvis du vil åbne en eksisterende salgsmulighedspost, skal du dobbeltklikke på den salgsmulighedspost, du vil åbne, under fanen Salgsmuligheder.

Øverst på siden

Udfyld formularen Salgsmulighed

  1. Skriv eller markér de oplysninger, du vil registrere i salgsmulighedsformularen.

    Formularen omfatter følgende sider:

    Generelt. Denne side indeholder generelle oplysninger om den salgsmulighed, samt status, kilde og finansielle betingelser.

    Oplysninger om salgsmuligheder.

    • Salgsmulighedstitel (obligatorisk). Skriv et navn til salgsmuligheden.

    • Tildelt. Klik på navnet på den person, du vil spore, og luk salgsmuligheden.

      Listen tildelt til indeholder kun navnene på de medarbejdere, som du har delt, eller tildelt adgang til Business Contact Manager-databasen. Se dele dine Business Contact Manager-data med andre brugerekan finde flere oplysninger om, hvordan du tilføjer navne og dele din database.

    • Type. Klik på den potentielle salgsordretype til posten.

    Sammenkædet firma eller forretningskontaktperson

    • Link til (påkrævet). Klik på knappen Sammenkæd med for at vælge en Konto eller forretningskontakt skal sammenkædes med denne salgsmulighed. Finde flere oplysninger om, hvordan du Udfyld dialogboksen, Vælg en Business Contact Manager-post at sammenkæde.

      Bemærk: En salgsmulighed kan kun sammenkædes med én type firma- eller forretningskontaktpersonpost.

    Salgsoplysninger.

    • Sandsynlighed. Skriv en procentdel, der angiver sandsynligheden for, at salgsmuligheden udvikler sig til et salg. Sandsynlighedsprocenten bruges til at beregne Forventet omsætning på basis af summen af produkterne og tjenesterne i sektionen Produkter og tjenester.

    • Forventet omsætning. Den forventede omsætning beregnes automatisk ved hjælp af den sandsynlighedsprocent og den sum af produkterne og tjenesterne, der vises i sektionen Produkter og tjenester.

    • Lukkedato. Klik på den dato, hvor du senest forventer et salg.

    • Betalingsbetingelser. Klik på den metode, kunden bruger til at betale for produkterne eller tjenesterne.

    • Udløbsdato. Klik på den dato, hvor tilbuddet udløber.

    • Leveringsdato. Klik på den leveringsdato, du opgiver til kunden.

    Produkter og tjenester.

    Tilføje produkter og tjenester, der interesserer kunden.

    Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Tilføje . Hvis du vil tilføje et nyt produkt eller tjeneste element, skal du klikke på Tilføj.

      Skriv eller vælg de ønskede oplysninger i dialogboksen Tilføj produkt eller tjeneste. Du kan finde flere oplysninger om at udfylde formularen Tilføj produkt eller tjeneste under Håndtere produkter og tjenester i Business Contact Manager.

    • Rediger. Hvis du vil ændre et element, skal du klikke på det og derefter klikke på Rediger.

    • Fjern. Hvis du vil fjerne et element fra listen, skal du klikke på det og derefter klikke på Fjern.

    Oplysninger om datakilden.

    • Kilde. Klik på kilden for salgsmuligheden, som typen markedsføringsaktivitet, der resulterer i kundens navn eller mulighed.

    • Startet af. Klik for at vælge navnet på firmaets forretningskontaktperson eller den markedsføringsaktivitet, der resulterede i denne salgsmulighed.

      Navnet på Marketingaktiviteten bruges til at registrere antallet af salgsmuligheder, der stammer fra en bestemt aktivitet. Når du klikker på navnet på en marketingaktivitet i dette felt, tilføjer Business Contact Manager til Outlook mulighed for den marketingaktivitet Registrer siden.

    • Konkurrenter. Angiv navnene på eventuelle konkurrenter for at minde dig om, at du skal tjekke deres priser, så du kan tilbyde en bedre pris eller en bedre tjeneste.

    Sales stage and activities

    • Salgsfase. Vælg salgsfasen for salgsmuligheden, så du kan spore status.

      Du kan tilpasse listen, så den inkluderer salgsfaseoplysninger, der er unikke for din virksomhed. Klik på Rediger denne liste, og se under Tilpas salgsfaser og salgsaktiviteter.

      Når du vælger salgsfasen Lukket/vundet eller Lukket/tabt, låses posten som en skrivebeskyttet fil. Med Lukket/vundet angives sandsynligheden til 100 %, og med Lukket/tabt, angives sandsynligheden til 0 %.

    • Påmindelse. Markér afkrydsningsfeltet Påmindelse for at modtage Outlook-påmindelser om denne salgsmulighed. Klik på datoen og klokkeslættet for, hvornår du vil have en påmindelse.

    Detaljer. Denne side indeholder kommentarer eller noter om mulighed

    Du kan indsætte kommentarer fra andre filer eller tilføje kommentarer direkte i posten. Klik på knappen Tilføj tidsstempel for at registrere dato og klokkeslæt for, hvornår du tilføjede en kommentar.

    Oversigt over. Siden Oversigt viser alle elementer i kommunikationsoversigten, der er sammenkædet med salgsmulighedsposten.

    Du kan oprette en mere detaljeret historik om salgsmuligheden ved at klikke på knappen Ny og derefter sammenkæde et element som en forretningsnote, log over telefonopkald, aftale eller Opgave med posten.

  2. Når du er færdig med at udfylde formularen, skal du klikke på Gem og luk.

  3. Angiv de oplysninger, du vil registrere i salgsmulighedsformularen.

  4. Når du er færdig med at angive oplysninger i formularen, skal du klikke på Gem og luk.

    Hvis du opretter en række salgsmulighedsposter, skal du klikke på Gem & Ny for at gemme ændringerne og åbne en ny salgsmulighedsformular.

Øverst på siden

Tilpasse lister på formularen Salgsmulighed

Business Contact Manager til Outlook bruger mange almindelige business betingelser, men du kan også oprette dine egne salg vilkår og betaling satser og andre poster med de specifikke oplysninger, din virksomhed skal.

Hver liste, der kan tilpasses, indeholder indstillingen Rediger denne liste. Vælg denne indstilling for at åbne en dialogboks, hvor du kan tilføje eller redigere din forretningsterminologi. Du kan på formularen Salgsmulighed tilpasse lister for følgende felter: Type, Betalingsbetingelser, Kilde og Salgsfase.

Du kan finde detaljerede oplysninger om tilpasning af lister, se oprette og tilpasse posttyper og lister.

Øverst på siden

Tilpasse salgsfaser og salgsaktiviteter

I Business Contact Manager til Outlook, kan du finde alle de opgaver, som du skal udføre, hvis du vil konvertere et kundeemne til en faktisk kunde. Et standardsæt af salgsfaser og aktiviteter, der er angivet i formularen kundeemner, og du kan tilpasse disse data, så det passer til virksomhedens behov.

Bemærk:  Det er kun databaseejeren, der kan tilpasse salgsfaser og salgsaktiviteter.

Som databaseejer kan du ændre navn og rækkefølge for alle salgsfaser og opdatere navn, rækkefølge og varighed for salgsaktiviteter i alle salgsfaser. Du kan også angive påmindelser for salgsaktiviteter.

  1. Åbn dialogboksen Tilpas salgsfaser og salgsaktiviteter på en af følgende måder:

  2. Klik på Salgsfase på båndet i gruppen Tilpas under fanen Startside.

  3. Klik på fanen Filer. Klik på Tilpas under fanen Business Contact Manager, og klik derefter på Rediger salgsfaser og salgsaktiviteter.

  4. Hvis du vil føje en ny fase til din proces, skal du klikke på Tilføje salgsfase, indtaste navnet for den nye salgsfase og derefter klikke på OK. Brug piltasterne til at flytte salgsfasen op eller ned på listen.

  5. Hvis du vil føje et trin til salgsfasen, skal du klikke på Tilføj en salgsaktivitet, angive et navn for aktiviteten og derefter klikke på den tid, aktiviteten vil vare. Klik på OK for at lukke dialogboksen Tilføj en salgsaktivitet, og brug derefter piletasterne til at flytte aktiviteten op eller ned på listen.

    Dialogboksen Rediger salgsaktiviteter med dialogboksen Rediger salgsfaser og salgsaktiviteter bagved

  6. Hvis du vil redigere en salgsfase eller en salgsaktivitet på listen, skal du klikke på elementet på listen og derefter klikke på Rediger. Opdater oplysninger i den dialogboks, der åbnes, og klik derefter på OK.

Du kan ikke redigere salgsfaserneLukket/vundet og Lukket/tabt.

  1. Hvis du vil ændre på listens rækkefølge, skal du klikke på en salgsfase eller en salgsaktivitet og derefter bruge piletasterne til at flytte elementet op eller ned på listen. Hvis du flytter en salgsfase, flyttes alle tilknyttede salgsaktiviteter med den.

  2. En markering viser, hvilken salgsfase der er standardsalgsfasen for alle nye salgsmulighedsposter. Hvis du vil angive en anden sandardsalgsfase, skal du klikke på den ønskede salgsfase på listen og derefter klikke på Gør til standard. Hvis du vil fjerne standardindstillingen, skal du klikke på salgsfasen og derefter klikke på Ryd standard.

  3. Markér afkrydsningsfeltet for at oprette påmindelser for hver salgsaktivitet med en angivet varighed. Påmindelserne vises på formularen Salgsmulighed .

Øverst på siden

Slette salgsfaser og salgsaktiviteter

Fjerne en salgsfase eller salgsaktiviteter fra Business Contact Manager til Outlook, kan det påvirke oplysningerne i aktuelle salgsmulighedsposter.

Ved sletning af en salgsaktivitet fjernes aktiviteten fra listen samt fra de poster, hvor aktiviteten indgik. En slettet salgsaktivitet vises ikke længere i de salgsmulighedsposter, den var føjet til, selv om aktiviteten var markeret som fuldført i posten.

Når du sletter en salgsfase, fjernes fasen fra listen, og der oprettes en tom post i alle de poster, hvor den blev anvendt. En salgsmulighedspost, der befandt sig i den slettede salgsfase, vil f.eks. vise feltet Salgsfase tomt, når posten åbnes igen. Når du sletter en salgsfase, kan du vælge at erstatte den med en anden salgsfase eller med et tomt felt. Hvis du erstatter den med en anden salgsfase, kan du føje aktiviteter fra den fase til erstatningsfasen. Ellers bliver aktiviteterne slettet med salgsfasen.

  1. Åbn dialogboksen Tilpas salgsfaser og salgsaktiviteter på en af følgende måder:

  2. Klik på Salgsfase på båndet i gruppenTilpas under fanen Startside.

  3. Klik på fanen Filer. Klik på Tilpas under fanen Business Contact Manager, og klik derefter på Rediger salgsfaser og salgsaktiviteter.

  4. Hvis du vil slette en salgsaktivitet, skal du slette aktiviteten fra listen og klikke på Slet.

  5. Hvis du vil slette en salgsfase, skal du vælge fasen på listen og derefter klikke på Slet. Vælg en anden salgsfase i dialogboksen Slet element for at erstatte den slettede fase, eller lad feltet Erstat med være tomt.

  6. Hvis du vælger en salgsfase, der skal erstatte den slettede fase, kan du markere afkrydsningsfeltet for at flytte alle salgsaktiviteter fra den slettede salgsfase til salgsfasen, der erstattes med. Aktiviteterne tilføjes øverst på listen med eksisterende aktiviteter, og du kan benytte piltasterne til at ændre deres rækkefølge.

Øverst på siden

Redigere en salgsmulighedspost

  1. Klik på Salg under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på den post under fanen Salgsmuligheder i arbejdsområdet, du vil åbne.

    Du kan få vist en post oplysninger uden at åbne den ved hjælp af salg arbejdsområde. Klik på den post, du er interesseret i, fra en vilkårlig fane. Oplysninger om denne post vises i læseruden. Finde flere oplysninger om brug af arbejdsområdet salg, styre dine Business Contact Manager-arbejdsområder.

  3. Du kan foretage dig følgende i en åben post:

    • Rediger oplysningerne. Angiv de nye oplysninger, og foretag de ønskede ændringer. Når du er færdig med at indføre ændringer, skal du klikke på Gem og luk.

    • Udskrive posten.

      Hvor er kommandoen Udskriv?

      Klik på fanen Filer. Klik på fanen Udskriv, og klik derefter på de ønskede indstillinger.

    • Sende en e-mail til det sammenkædede firma eller den sammenkædede forretningskontaktperson. Klik på E-mail i gruppen Kommuniker.

    • Oprette en aftale med firmaet eller forretningskontaktpersonen. Klik på Mødeindkaldelse i gruppen Kommuniker.

    • Tildel posten en kategori. Klik på Kategoriser i gruppen Mærker, og klik derefter på den kategori, posten skal tilføjes i. Oplysninger om at kategorisere poster finder du i afsnittet Brug af poster i Business Contact Manager.

    • Slette posten. Klik på Slet.

Øverst på siden

Ændre det firma eller den forretningskontaktperson, der er sammenkædet med en salgsmulighedspost

  1. Klik på Salg under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på den salgsmulighedspost, du vil ændre, på fanen Salgsmuligheder.

  3. Klik på Kæd til under Sammenkædet firma eller forretningskontaktperson.

  4. Klik på posttypen, f.eks. Firmaer eller Alle forretningskontaktpersontyper, på listen Elementtype i dialogboksen Sammenkæd med et firma eller en forretningskontaktperson.

  5. Klik på den post på listen, som du vil sammenkæde. Du kan også søge efter en post ved at skrive et navn i feltet Søg.

    Hvis du vil tilføje en ny post, skal du klikke på knappen Ny og derefter udfylde formularen.

  6. Klik på Kæd til for at tilføje firmaet eller forretningskontaktpersonen, og klik derefter på OK for at vende tilbage til salgsmulighedsposten.

  7. Klik på Gem og luk.

Bemærk: En salgsmulighed kan kun sammenkædes med én type firma‑ eller forretningskontaktpersonpost.

Øverst på siden

Sammenkæde kommunikationsoversigtselementer med en salgsmulighedspost

Alle former for kommunikation med relation til en salgsmulighed kan nemt sammenkædes med posten, så du kan holde styr på alle kundekontakter. Hvis du ringer til det firma eller den forretningskontaktperson, der er sammenkædet med salgsmulighedsposten, skal du oprette en telefonlog. Hvis du kommer fra et møde, skal du skrive mødereferatet i en forretningsnote eller i den oprindelige mødeindkaldelse i Outlook. Opret et møde med kunden, og sammenkæd derefter aftalen med salgsmulighedsposten.

Alle de kommunikationsoversigtselementer, du opretter ud fra en åben salgsmulighedspost, sammenkædes automatisk med posten.

For at oprette en element i kommunikationsoversigt, som automatisk sammenkædes med en salgsmulighedspost skal du udføre følgende procedure.

  1. Åbn en salgsmulighedsformular.

  2. Klik på Oversigt under fanen Startside i gruppen Vis på båndet.

  3. Klik på knappen Ny, og klik derefter på et af følgende elementer:

    • Forretningsnotat

    • Logfil over telefonopkald

    • Opgaver

    • Postmeddelelse

    • Aftale

    • Fil

    Du kan ikke oprette en ny fil, men du kan vælge en fil på computeren, som du vil sammenkæde med salgsmulighedsposten.

  4. Udfyld formularen for det nye emne, og klik derefter på Gem og Luk eller Send, som det er relevant.

Hvis du vil sammenkæde en eksisterende e-mail eller aftale med en salgsmulighedspost, skal du åbne e-mailen eller aftalen og derefter klikke på Sammenkæd med post på båndet. Klik på Salgsmuligheder på listen Elementtype. Klik derefter på den salgsmulighed, du vil sammenkæde e-mailen eller aftalen med.

Øverst på siden

Tildele en kollega en salgsmulighed

Business Contact Manager til Outlook gemmer dine data i en database. Du kan tildele en salgsmulighedspost for alle, som du har delt databasen.

  1. Åbn den salgsmulighedspost, du vil tildele. Du kan også markere flere poster.

Hvordan markerer jeg mere end én post?

Hvis du vil markere poster, der støder op til hinanden, skal du trykke på Skift og derefter klikke på første og sidste post i den gruppe, du vil slette. Du kan markere ikke-sammenhængende poster ved at trykke på Ctrl og derefter klikke på de enkelte poster. Hvis du vil markere alle poster, skal du klikke på én og derefter trykke på Ctrl + A.

  1. Klik på Tildel i gruppen Handlinger på båndet, og klik derefter på navnet på den person, du vil tildele salgsmuligheden.

Øverst på siden

Markere en salgsmulighed som lukket

  1. Åbn den salgsmulighedspost, du vil markere som lukket.

  2. Dobbeltklik på den salgsmulighedspost, du vil lukke, under fanen Salgsmuligheder.

  3. Under salgsaktiviteter, på listen Salgsfase skal du klikke på Lukket/vundet tillukke en salgsmulighed, der udløste et salg eller Lukket/tabt for at lukke en salgsmulighed, der ikke medfører et salg.

  4. Klik på den faktiske lukkedato for salgsmuligheden i feltet Lukkedato.

  5. Klik på Gem og luk.

    For at få oplysninger om, hvordan du samtidig liste over flere muligheder, som lukket, kan du se redigere poster i Business Contact Manager samtidig.

Øverst på siden

Spore de opgaver, der er krævet for at lukke eller vinde en salgsmulighed

Ud over oprette opgaver, du skal fuldføre for at lukke et salg, kan du oprette en Forretningsprojekt, der indeholder entydige opgaver for de produkter eller tjenester, du får, når har vundet salgsmuligheden. Du kan tildele det overordnede forretningsprojekt til en kollega og tildele individuelle opgaver i projektet til forskellige kolleger. Forretningsprojekt-post skal være knyttet til et firma eller forretningskontakt.

Hvis du vil oprette et forretningsprojekt ud fra en salgsmulighedspost, skal du benytte følgende fremgangsmåde.

  1. Åbn den salgsmulighedspost, du vil bruge.

  2. Klik på Opret projekt i gruppen Forretningsprojekt på båndet.

  3. Dialogboksen Opret forretningsprojekt åbnes. Klik på den skabelon på listen, du vil bruge, eller klik på Brug ikke en skabelon.

  4. Brug standardnavnet, som er navnet på den markerede salgsmulighed, eller skriv et andet navn til forretningsprojektet, i feltet Projektnavn.

  5. I feltet Kæd til vises det firma eller den forretningskontaktperson, der er sammenkædet med den markerede salgsmulighed. Hvis du vil vælge en anden firma- eller forretningskontaktpersonpost, skal du klikke på Kæd til.

  6. Angiv eventuelt en startdato for projektet, og klik derefter på OK.

  7. Angiv de oplysninger, du vil tilføje, i det vindue med forretningsprojektposten, der åbnes:

    • Hvis du vil tilføje Firmaer og Forretningskontaktpersoner til projekter, skal du klikke på Tilføj i sektionen Relaterede firmaer og forretningskontaktpersoner.

    • Hvis du vil tilføje opgaver, skal du klikke på Ny i sektionen Oplysninger om projektopgaver.

Du kan finde flere oplysninger om fuldførelse af forretningsprojekter og projektopgaver formularer, Brug projektopgaver i Business Contact Manager.

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×