Slette en eller flere poster fra en database

Ved at slette forkerte eller forældede data kan du gøre din Access-database hurtigere og nemmere at bruge. Hvis du f.eks. flytter dataene fra den forrige kalender eller finansielle kvartal til et sæt af arkivtabeller i en anden database, kan du reducere størrelsen på arbejdsdatabasen og få den til at køre hurtigere. Hvis du fjerner unøjagtige eller duplikerede data, kan du reducere driftsomkostninger.

Denne artikel forklarer, hvordan du sletter data fra en Access-database. Det forklares også, hvordan du sletter data fra individuelle felter – en relativt simpel proces, og hvordan du kan slette hele poster – en proces, der kan være meget mere indviklet.

Bemærk: For at forstå og bruge oplysningerne i denne artikel skal du først forstå begreberne primære og fremmede nøgler. Du kan finde indledende oplysninger om primære og fremmede nøgler i artiklen Grundlæggende databasedesign.

I denne artikel

Om at slette data

Slet dataene i et felt

Slet dataene i en liste

Slet poster uden relation fra en database

Slet relaterede poster fra en database ved hjælp af en sletteforespørgsel

Om at slette data

Access indeholder adskillige typer eller niveauer af datasletning. Du kan slette data fra individuelle datapunkter fra en post, du kan slette hele poster fra en tabel, og du kan også slette hele tabeller.

Du sletter individuelle værdier, når du vil gøre nogle eller alle datapunkter i en post tomme, men stadig vil lade selve posten (rækken) blive på sin plads i tabellen. Det at slette en dataværdi er forholdsvis nemt – du markerer en del af eller alle data i feltet og trykker på DELETE.

Når du sletter en hel post, fjerner du alle data i hvert felt samt den nøgleværdi, der gør posten entydig. Denne proces fjerner hele rækken fra tabellen. Du kan slette individuelle poster manuelt, eller du kan oprette sletteforespørgsler, der fjerner store antal poster på én gang.

Hvis de poster, du vil slette ikke er relateret til andre data i databasen, er sletningsprocessen forholdsvis enkel. Du kan vælge en hel række og trykke på DELETE, eller du kan oprette og køre en sletteforespørgsel. Men hvis posterne, der skal slettes, er relateret til andre data, og hvis de er placeret på "én"-siden af en én-til-mange-relation, skal du udføre nogle ekstra trin – da Access som standard ikke tillader dig at slette relaterede data. Husk også, at når du sletter en hel post, kan du ikke fortryde denne sletning. Derfor bør du altid sikkerhedskopiere din database, før du sletter data.

Det at slette hele tabeller er ikke en lige så indviklet proces som sletning af data fra felter eller sletning af hele poster, men du skal huske, at når du sletter en hel tabel, kan du bryde funktionaliteten af nogle – og eventuelt alle – i din database, hvis du fjerner tabellen forkert. Desuden mister du alle dataene i den permanent slettede tabel. Derfor bør du altid sikkerhedskopiere din database, før du sletter en tabel.

Endelig kan du slette data på kortere tid og med større nøjagtighed, hvis du forstår relationelt databasedesign. Hvis du er ny bruger af Access eller relationsdatabaser i det hele taget, kan du læse Grundlæggende databasedesign.

Fremgangsmåderne i det følgende afsnit beskriver, hvordan du sletter data fra individuelle felter, hvordan du sletter hele poster og hvordan du sletter hele tabeller. Hver sektion indeholder baggrundsoplysninger, som du skal bruge for at udføre en bestemt opgave.

Slet dataene i et felt

Du kan slette dataene i individuelle felter, når du har tabeller eller forespørgsler, der er åbne i visningen Dataark Knapflade , og når du har dataindtastningsformularen åben i visningerne Formularer Knapflade og Layout Knapflade .

Slet data fra et dataark

  1. Dobbeltklik i Navigationsruden på den tabel eller forespørgsel, som du ønsker at bruge. Dette åbner tabellen eller forespørgslen i visningen Dataark.

  2. Markér de data, du vil slette.

    Du kan markere en del af eller alle data eller blot placere markøren i feltet.

  3. Hvis du markerer alle data i feltet, skal du trykke på DELETE.

    -eller-

    På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Slet.

    -eller-

    Hvis du placerer markøren i feltet, skal du trykke på DELETE eller BACKSPACE efter behov.

Slet data fra en formular

  1. Dobbeltklik i Navigationsruden på den formular, du vil bruge. Dette åbner formularen i visningen Formular.

    -eller-

    Markér den formular, du vil bruge, i Navigationsruden, og på fanen Hjem i gruppen Visninger skal du klikke på Visning og derefter på Layoutvisning.

  2. Markér de data, du vil slette.

    Du kan markere en del af eller alle data eller blot placere markøren i feltet.

  3. Hvis du markerer alle data i feltet, skal du trykke på DELETE.

    -eller-

    På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Slet.

    -eller-

    Hvis du placerer markøren i feltet, skal du trykke på DELETE eller BACKSPACE efter behov.

    Bemærkninger: Access kan vise en fejlmeddelelse og forhindre dig i at slette data. Flere faktorer kan stoppe sletningen:

    • Som tiltænkt, kan du ikke slette data fra visse typer forespørgsler    Du kan f.eks. ikke redigere de data, der returneres af en krydstabuleringsforespørgsel, og du kan ikke redigere eller fjerne beregnede felter – værdier, der beregner en formel, efterhånden som du bruger din database, men som ikke findes i en tabel. Hvis formularen er baseret på en forespørgsel, der ikke kan slette data, vil du ikke kunne slette dataene i formularen.

    • Du har ikke de nødvendige tilladelser til at slette data     Kontakt din systemadministrator eller databasedesigner.

    • Feltet accepterer ikke tomme eller null-værdier     Hvis du har de nødvendige tilladelser, skal du åbne tabellen i visningen Design, og derefter redigere tabelegenskaben Påkrævet fra Ja til Nej.

    • Du forsøger at slette oplysningerne fra en liste     I et dataark i en formular, kan du altid genkende en liste, fordi Access placerer en pil ned i den ene ende, som her: Tom opslagsliste . Du kan finde oplysninger om sletning af værdierne i en liste i næste afsnit af denne artikel.

Toppen af siden

Slet dataene i en liste

Du kan slette data fra to typer af lister: Værdilister og opslagslister. Værdilister viser et sæt af foruddefinerede værdier – værdier, som du eller databasedesigner angiver manuelt. Til sammenligning bruger opslagslister en forespørgsel til at hente værdierne fra en anden tabel eller en anden forespørgsel, og de returnerede værdier udfylder derefter listen.

Elementer i en værdiliste findes i den samme tabel som de andre værdier i en post. Til sammenligning findes dataene i en opslagsliste i en eller flere andre tabeller. For at fjerne data fra en liste med værdier, skal du åbne tabellen og redigere elementerne.

Det at fjerne data fra en opslagsliste kræver yderligere trin, og disse trin varierer afhængigt af, om opslagslisternes forespørgsel henter data fra en tabel eller fra en anden forespørgsel. Hvis opslagslistens forespørgsel er baseret på en tabel, skal du identificere den pågældende tabel, og det felt, der indeholder de data, der vises på listen. Du åbner derefter kildetabellen og redigerer dataene i det pågældende felt.

Hvis opslagslistens forespørgsel er baseret på en anden forespørgsel, skal du åbne den anden forespørgsel, finde kildetabellen og feltet, hvor den anden forespørgsel henter sine data, og ændre værdierne i den pågældende tabel.

Følgende procedurer viser, hvordan du sletter data i både en værdiliste og en opslagsliste.

Fjern data fra en værdiliste

  1. Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. I den øverste del af designgitteret skal du vælge tabelfeltet, der indeholder værdilisten.

  3. I den nederste del af gitteret skal du klikke på fanen Opslag og derefter finde egenskaben Rækkekilde.

    Som standard er der dobbelte anførselstegn omkring elementerne på en liste med værdier, og hvert element er adskilt af semikolon: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Du kan fjerne elementer på listen efter behov. Husk at slette de anførselstegn, der omgiver hvert slettet element. Du skal derudover ikke efterlade et foranstillet semikolon eller et par semikoloner sammen (;;), og hvis du fjerner det sidste element på listen, skal du slette det sidste semikolon.

    Bemærk: Hvis du sletter et element fra en værdiliste, og posterne i tabellen allerede bruger det slettede elementet, forbliver det slettede element en del af posten, indtil du ændrer det. Antag f.eks. at din virksomhed har et varelager i By A, men senere sælger bygningen. Hvis du fjerner "By A" fra listen over varelagre, får du vist "By A" i tabellen, indtil du ændrer disse værdier.

Fjern data fra en opslagsliste

  1. Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. I øverste del af designgitteret skal du markere opslagsfeltet.

  3. I den nederste del af designgitteret, skal du klikke på fanen Opslag og derefter finde egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde.

    Egenskaben Rækkekildetype skal vise Tabel/forespørgsel, og egenskaben Rækkekilde skal indeholde en forespørgsel, der refererer til en tabel eller en anden forespørgsel.

    Bemærk: Forespørgsler til opslagsfelter begynder altid med ordet SELECT.

    Typisk (men ikke altid) bruger en udvælgelsesforespørgsel denne grundlæggende syntaks: SELECT [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].[feltnavn] FROM [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel og et felt i den pågældende tabel, men den anden delsætning henviser kun til tabellen. Det er værd at huske: Delsætningen FROM giver dig altid navnet på kildetabellen eller -forespørgslen. SELECT-delsætninger indeholder muligvis ikke altid navnet på en tabel eller en forespørgsel, selvom de altid indeholder navnet på mindst ét felt. Men, alle FROM-delsætninger skal referere til en tabel eller forespørgsel.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en anden forespørgsel, skal du klikke på knappen Build (på fanen Data i egenskabsarket skal du klikke på Knappen Generator næste) for at åbne forespørgslen i visningen Design. Du skal notere navnet på den tabel, der vises i den øverste del af forespørgselsdesigneren, og derefter fortsætte til trin 5.

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en tabel, skal du notere navnet på tabellen og derefter fortsætte til trin 5.

  5. Dobbeltklik på kildetabellen for at åbne den i visningen Dataarkvisning i Navigationsruden.

  6. Find det felt, der indeholder de data, der bruges på opslagslisten, og rediger derefter disse data efter behov.

Toppen af siden

Slet poster uden relation fra en database

Når du sletter hele poster fra en database, sletter du dataene i hvert felt, og du kan også slette nøgleværdien – den værdi, der gør posten entydig. Hvis posten ikke er relateret til andre poster, (dvs., hvis nøgleværdien ikke findes i andre poster eller tabeller i databasen), kan du slette posten ved at markere den og trykke på DELETE. Hvis du vil slette et stort antal poster uden relationer – flere end du ønsker at slette manuelt – kan du bruge en sletteforespørgsel til at fjerne dem. Fremgangsmåderne i de følgende afsnit beskriver, hvordan du udfører begge opgaver.

Slet en post uden relationer manuelt

  1. I visningen Dataark skal du åbne den tabel eller forespørgsel, der indeholder de data, du vil slette.

  2. Find posten (rækken), du vil slette, og klik derefter på knappen Markér alt – firkanten yderst i venstre eller højre ende af posten. Du kan markere separate rækker eller klikke og trække for at vælge et sammenhængende sæt rækker eller trykke på CTRL og klikke på museknappen for at markere flere ikke-sammenhængende rækker.

    Access placerer en kant rundt om hele posten (hele rækken) eller blokken af markerede poster.

  3. Tryk på Delete.

    -eller-

    På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Slet.

    -eller-

    Højreklik på knappen Markér alt, og klik på Slet post.

    Hvis du ikke kan klikke på knappen Markér alt, skal du placere markøren i et felt i posten. Derefter skal du gå til fanen Hjem og gruppen Poster. Her skal du klikke på pilen ned ud for Slet og klikke på Slet post.

    Bemærk: På nuværende tidspunkt viser Access eventuelt en fejlmeddelelse, hvor der står, at du ikke kan slette posten, fordi det er relateret til andre data. Hvis du ser sådan en meddelelse, skal du klikke på OK, og gå til Slet relaterede poster fra en database ved hjælp af en sletteforespørgsel senere i denne artikel.

  4. Når Access beder dig om at bekræfte sletningen, skal du klikke på Ja.

Slet poster uden relationer ved hjælp af en sletteforespørgsel

Når du bruger en sletteforespørgsel til at fjerne data, skal du følge den samme fremgangsmåde for både poster med og uden relationer – du skal først oprette en udvælgelsesforespørgsel, og derefter sikre at den kun returnerer de poster, du vil slette, og til sidst skal du konvertere udvælgelsesforespørgslen til en sletteforespørgsel. Baggrundsoplysningerne og trinnene i næste afsnit beskriver, hvordan du sletter poster uden relationer.

Slet relaterede poster fra en database ved hjælp af en sletteforespørgsel

Processen med at slette relaterede poster følger disse generelle trin.

  • Planlæg sletningen. Sørg for, at du har de nødvendige tilladelser til at slette dataene, og sørg for, at alle andre brugere har lukket alle objekter, der bruger de berørte tabeller. Derefter skal du lave en sikkerhedskopi af databasen.

  • Skift relationen mellem de tabeller der er involveret i sletningen. Specifikt aktiverer du indstillingerne Referentiel integritet og Kaskadevis sletning af relaterede poster. Dette tillader sletningen at gå kaskadevis gennem alle berørte tabeller, og lader dig fjerne alle relaterede data.

  • Opret en udvælgelsesforespørgsel, og tilføj derefter kriterier efter behov, indtil forespørgslen returnerer det korrekte sæt poster.

  • Konvertér en udvælgelsesforespørgsel til en sletteforespørgsel, og brug den til at slette dataene.

Se Opret og kør en sletteforespørgsel for at få en fuld beskrivelse af denne proces.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×