SharePoint-dokumentbiblioteker I: Introduktion til deling af filer

Oversigt

Hænder, der rækker ud efter delt fil

Bruger din virksomhed et Windows SharePoint Services 3.0-websted, eller bruger den Microsoft Office SharePoint Server 2007? Uanset hvilken af disse I bruger, er det vigtigt, at du ved, hvordan du deler filer ved hjælp af SharePoint-dokumentbiblioteker.

Har du ikke Office 2007? Du kan hente en gratis 60-dages prøveversion eller købe den nu.

Når du har gennemført kurset, kan du:

  • Se, hvor værdifuldt et dokumentbibliotek kan være for dig og dine kolleger.

  • Gør filer tilgængelige for andre ved at føje dem til et dokumentbibliotek.

  • Rediger og gem filer i et dokumentbibliotek.

  • Se, hvad der sker, når to personer prøver at redigere en fil samtidig, og lær, hvordan du håndterer denne situation.

Dette kursus indeholder:

  • To lektioner i dit eget tempo.

  • En kort test efter hver lektion. Der gives ikke karakter for testene.

  • Et oversigtskort, du kan tage med dig fra kurset.

Bruger din virksomhed et Windows SharePoint Services 3.0-websted, eller bruger den Microsoft Office SharePoint Server 2007? Uanset hvilken af disse I bruger, er det vigtigt, at du ved, hvordan du deler filer ved hjælp af SharePoint-dokumentbiblioteker. Med dette kursus, som er det første i en række på fem, er du kommet godt i gang.

Du kan få yderligere oplysninger om dette kursus ved at læse teksten under Mål og Om dette kursus samt indholdsfortegnelsen. Klik derefter på Næste for at starte første lektion.

Hvorfor dokumentbiblioteker?

Hænder, der rækker ud efter delt fil

Klar til at dele filer?

Det er vigtigt at kunne dele filer med andre, når man udfører opgaver i dag. Har du en ny Microsoft Office PowerPoint-præsentation, som du gerne vil høre andres mening om? Del den med andre. Har du brug for at lægge et regneark ud, så andre kan læse det? Del det. Vil du offentliggøre en ny politik ved hjælp af et Microsoft Office Word-dokument? Del det.

Men nøjagtigt hvordan deler du disse filer? Du kan sende dem til andre ved at vedhæfte dem i en e-mail, eller du kan lægge dem i en mappe på netværket. Men hvis din virksomhed har et Windows SharePoint Services 3.0-websted eller Microsoft Office SharePoint Server 2007, er det bedst at dele filer ved at bruge et dokumentbibliotek.

Hvad er et dokumentbibliotek?

Dokumentbibliotek, som viser liste over delte filer

Et eksempel på et dokumentbibliotek.

Et SharePoint-dokumentbibliotek er et sted på et websted, hvor du kan oprette, indsamle og opdatere filer sammen med andre. I dette eksempel bruger medarbejdere hos Contoso Pharmaceuticals dokumentbiblioteket "Delte dokumenter". De har føjet filer til biblioteket, og herefter kan andre udføre ændringer i dem. Disse ændringer gemmes i biblioteket – og ikke på deres egne computere. Og eftersom biblioteket findes på et websted, kan andre let få adgang til filerne ved hjælp af en webbrowser, forudsat at de har tilladelse til det.

Gode grunde til at bruge et bibliotek

Fire grunde til, at det er bedre at bruge et dokumentbibliotek end en netværksmappe.

Måske tænker du: "Hvorfor sender jeg ikke bare en e-mail med filen til mine kolleger eller bruger en netværksmappe, når jeg vil dele filer?".

Svaret er: Fordi SharePoint-dokumentbiblioteker giver dig bedre styringsmuligheder. Der er flere måder, du kan anvende disse muligheder på. Her er fire eksempler:

  • Udtjekning     Du kan tjekke en fil ud, som du skal bruge, for at reservere den, så andre ikke kan ændre den, mens du arbejder på den.

  • Versioner     Et bibliotek kan også konfigureres, så det kan bruges til at gemme tidligere versioner, som skal arkiveres.

  • Beskeder     Du kan oprette e-mail-beskeder, så du får en meddelelse, når en anden person ændrer en fil.

  • Søgning     Biblioteker kan også konfigureres, så man kan søge i dem. Det betyder, at hvis du f.eks. har brug for kun at se salgsrapportfiler, kan du søge i hele biblioteket efter alle filer, der indeholder ordene "salgsrapport".

Når først du har lært det grundlæggende i dette kursus, lærer du i de resterende kurser, hvordan du skal bruge disse og mange andre praktiske funktioner.

Hvor finder jeg et dokumentbibliotek?

Startside på SharePoint-websted

Et typisk eksempel på et Windows SharePoint Services 3.0- eller Office SharePoint Server 2007-websted.

Så hvor finder du et dokumentbibliotek? På et Windows SharePoint Services-websted. Og hvor finder du et Windows SharePoint Services-websted? Din it-afdeling eller andre i din virksomhed sender dig webadressen, eller URL-adressen, på webstedet så du kan gå ind på den via din webbrowser. Det meste af tiden vises dit websted med standarddokumentbiblioteket Delte dokumenter. Du kan få adgang til dette bibliotek til venstre på hjemmesiden som vist på dette billede.

Vigtigt!     Webstedet, der vises her, er et eksempel på et websted, som du kan finde på enten Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007. Denne kursusrække drejer sig kun om disse versioner. Hvis du har en tidligere version, kan biblioteket både se anderledes ud og fungere anderledes end eksemplerne i dette kursus. Hvordan finder du ud af, hvilken version du har? Dette er et meget almindeligt spørgsmål. Spørg den person, der er ansvarlig for dit websted. Hvis du selv er ansvarlig, kan du spørge den, der har konfigureret din server. Denne person finder du sikkert i it-afdelingen.

URL-adressen er vigtig


Hoveddelen af URL-adressen til biblioteket.

Når du har fundet det dokumentbibliotek, du vil arbejde med, skal du finde frem til URL-adressen til biblioteket. Denne URL-adresse findes foroven, på adresselinjen. Og du behøver blot at hæfte dig ved det, der står før "Forms/AllItems.aspx." Så hvis dette eksempel var dit bibliotek, skulle du lægge mærke til "http://contoso/shared/%20/documents". De "tyve procent" står for et mellemrum i en URL-adresse.

Føj denne URL-adresse til mappen med foretrukne websteder i din webbrowser, så du hurtigt og let kan bruge den igen. Det vil være en fordel for dig, hvis du til sidst kan huske adressen, fordi du ofte skal bruge den, når du vil have adgang til filer. Du skal også bruge den, når du vil gemme filer, som det vil fremgå af den næste lektion.

Test dig selv

Gennemfør følgende test, så du er sikker på, at du har forstået materialet. Dine besvarelser er personlige, og du får ikke karakter for testen.

Hvor finder du et dokumentbibliotek?

Man kan finde et i Word 2007, Excel 2007 eller PowerPoint 2007.

Nej, det er desværre ikke rigtigt. Selvom disse programmer er gode at bruge sammen med dokumentbiblioteker, indeholder de ikke dokumentbiblioteker. Prøv igen.

Man kan kun få adgang til dem, hvis virksomheden har Microsoft Office SharePoint Server.

Nej, det er ikke 100 % rigtigt. Microsoft Office SharePoint Server 2007 indeholder dokumentbiblioteker, men det er ikke kun her, de findes. Prøv igen.

Man kan finde et på et Microsoft Windows SharePoint Services-websted eller et Microsoft Office SharePoint Server-websted.

Ja, det er rigtigt. Disse kurser drejer sig specifikt om biblioteker på Windows SharePoint Services 3.0- og Microsoft Office SharePoint Server 2007-websteder.

Man kan finde dem på alle netværksservere, man har adgang til.

Nej, det er ikke korrekt. Dokumentbiblioteker er ikke tilgængelige på alle servere. Prøv igen.

Dette kursus drejer sig kun om Windows SharePoint Services 3.0 og Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Sandt.

Rigtigt. Hvis du har en tidligere version, kan dokumentbiblioteket både se anderledes ud og fungere anderledes end eksemplerne i dette kursus. Spørg den person, der er ansvarlig for dit websted, hvilken version du har.

Falsk.

Nej, det er ikke rigtigt. De websteder, der beskrives her, er websteder du finder på Windows SharePoint Services 3.0 og Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hvis du har en tidligere version, kan dokumentbiblioteket både se anderledes ud og fungere anderledes end eksemplerne i dette kursus. Du kan finde ud af, hvilken version du har, ved at spørge den person, der er ansvarlig for dit websted.

Hvordan finder du ud af, hvilken version af Windows SharePoint Services eller Office SharePoint Server dit websted bruger?

Ved at klikke på menuen Hjælp og derefter klikke på Om.

Forkert. Denne menu og menukommando findes ikke i Windows SharePoint Services eller Office SharePoint Server. Prøv igen.

Ved at spørge it-afdelingen eller den person, der har konfigureret webstedet.

Rigtigt. Det er sådan, du skal gøre.

Hvis hyperlinket Delte dokumenter vises til venstre, ved man, at man har version 3.0.

Nej, det er ikke rigtigt. Der er andre versioner af disse teknologier, som indsætter et hyperlink til Delte dokumenter. Prøv igen.

Ved at se på selve serveren, hvor versionsnummeret står uden på kabinettet.

Nej, det er ikke rigtigt. Versionsnummeret står ikke der. Prøv igen.

Hvilken del af følgende URL-adresse skal du lægge mærke til?

http://sharepoint/Marketing%20Team%20Documents/Forms/AllItems.aspx

http://sharepoint/Marketing%20Team%20Documents/Forms/

Nej, det er ikke rigtigt. Det er tæt på, men ikke helt rigtigt. Prøv igen.

http://sharepoint/Marketing%20Team%20Documents/

Ja, det er korrekt.

http://sharepoint/marketing

Nej, desværre. Det er ikke rigtigt. Prøv igen.

http://sharepoint

Forkert. Prøv igen.

Et SharePoint-dokumentbibliotek er:

En samling af filer på ens computer, som man kan arrangere.

Nej, det er ikke rigtigt. Filerne i et bibliotek gemmes ikke på din computer. Prøv igen.

En gruppe dokumenter, som er vedhæftet i en e-mail.

Nej, det er forkert. Du kan vedhæfte filer i e-mails, men med SharePoint er der sjældent brug for det.

Et sted på et SharePoint-websted, hvor man kun kan tilføje Word-dokumenter og ikke Excel- eller PowerPoint-filer.

Forkert. Du kan faktisk overføre næsten alle slags filer til et bibliotek. Men du kan kun redigere en fil direkte fra et bibliotek, hvis det program, du bruger, er kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Word, Excel og PowerPoint 2007 er tre eksempler på sådanne programmer. Hvis du er usikker på dette, kan du se i dokumentationen til dit produkt eller spørge den person, der er ansvarlig for dit websted.

Et sted på et SharePoint-websted, hvor du kan oprette, indsamle og opdatere filer sammen med andre.

Ja, det er korrekt.

Sådan tilføjes og redigeres filer

Er du klar til at lære, hvordan du deler disse filer?

Vil du gerne vide, hvordan du bærer dig ad med at arbejde med et dokumentbibliotek? Så er du kommet til det rette sted. Du skal også lære, hvad der sker, når to personer prøver at redigere en fil samtidig, og hvordan du håndterer det.

Sådan gemmes en fil i et bibliotek

[Untitled] Lagring af dokument i bibliotek fra dialogboksen Gem som

En animation, der viser, hvordan en Word 2007-fil gemmes i et bibliotek.

Her er et bibliotek uden filer. Det skal vi lave om på. Når du vil føje en fil til et bibliotek, foregår det på nogenlunde samme måde, som når du gemmer filer på din computer. Men i stedet for at angive et sted på computeren, skal du skrive URL-adressen til biblioteket – dvs. alt, hvad der står foran "Forms/AllItems.aspx". Klik på Afspil for at se en animation af, hvordan du gør dette. Bemærk, at animationen bruger Word 2007, men det fungerer på samme måde med Excel 2007 og PowerPoint 2007.

Sådan overføres filer til et bibliotek

[Untitled] Overførsel af dokument til bibliotek fra vinduet Send dokument

En animation, der viser, hvordan du overfører filer ved hjælp af webbrowseren.

Hvad nu, hvis dine filer allerede er gemt på din computer, og du bare skal finde ud af, hvordan du overfører dem til biblioteket? Det gør du ved at gå til dokumentbiblioteket i din webbrowser og derefter klikke på Overfør. Klik på Afspil for at se en animation af, hvordan du gør dette.

Sådan redigeres en fil

[Untitled] Åbning af dokument fra bibliotek med henblik på redigering

En animation, der viser, hvordan du åbner og redigerer en Word-, Excel- eller PowerPoint 2007-fil.

Når dine Word-, Excel- og PowerPoint-filer er placeret i biblioteket, hvad skal du så gøre med dem? Hvordan ville du f.eks. redigere dette marketingstrategidokument?

Når du skal arbejde med en fil og udføre ændringer i den, skal du redigere filen. Klik på Afspil for at se, hvordan du gør dette i Word 2007. Fremgangsmåden er den samme i Excel 2007 og PowerPoint 2007.

Bemærk!    Du skal bruge Internet Explorer 6.0 eller en nyere version, når du vil redigere en fil fra et SharePoint-bibliotek.

Forskellige personer kan redigere skiftevis

[Untitled] Åbning af dokument fra bibliotek med henblik på redigering

En animation, der viser, hvordan personer kan samarbejde om et dokument ved at arbejde på det skiftevis.

Med et bibliotek og personer, som redigerer filen enkeltvis, er der tale om et reelt samarbejde. Hver person kan bidrage til filen, når de vil. Der er ikke behov for ekstra møder, udskrivning af ekstra kopier, venten på korrektur osv. Frank og Ellen skal f.eks. begge arbejde på Contoso Marketing Strategy-dokumentet, som vises her. Klik på Afspil for at se, hvordan de skiftes til at redigere dokumentet.

Når brugere ikke skiftes

[Untitled] Meddelelsen Filen er i brug

En animation, der viser, hvad der sker, når to personer prøver at redigere samtidig.

Hvad sker der, hvis man ikke skiftes? Den første person, der redigerer filen, udelukker den anden. De to personer kan med andre ord ikke redigere den samme fil på samme tid.

I denne animation skriver Don og Amy deres salgstal i regnearket Salgstal for 2009. Don redigerer filen først. Men når Amy prøver at redigere filen samtidig, får hun besked om, at Filen er i brug. Først når Don lukker filen, kan hun redigere den.

Klik på Afspil for at se, hvordan dette foregår.

Undgå at låse filen ved at lukke den

Et klik på kommandoen Luk

Sådan lukkes en fil, uden at andre lukkes ude.

I den foregående animation så du, hvordan én person kan udelukke andre fra en fil, hvis de har åbnet filen. Du giver adgang til filen igen ved at lukke den. Det er vigtigt at huske: Luk filen, når du er færdig med den.

Hvis du ikke lukker filen, kan det skabe forvirring. Hvorfor det? Du får forklaringen på næste side.

Når du ikke lukker en fil

Fil, der er åben på Daves computer, meddelelsen Filen er i brug, på Katies computer

Dave har lukket Katie ude fra denne fil.

Se lige, hvad der sker her med Dave og Katie. Dave redigerer et regneark fra et bibliotek. Et øjeblik efter prøver Katie at gøre det samme. Men eftersom to personer ikke kan arbejde på den samme fil samtidig, får Katie en besked om, at Filen er i brug.

Hvis Dave lukker filen, åbnes der for adgang til den. Men hvad sker der, hvis han ikke lukker den? Hvad nu, hvis han går til frokost i to timer? Der er en grænse for, hvor længe han kan lukke Katie ude. Hvis han bruger Microsoft Windows XP, kan han lukke hende ude i 15 minutter, efter sidste gang han gemte filen. Og hvis han bruger Windows Vista, kan han lukke hende ude i 60 minutter.

Når tiden er gået, og han ikke gemmer filen, kan Katie redigere filen og gemme sine ændringer i biblioteket. Hvis Dave stadig har filen åben og udfører ændringer, kan han tilsidesætte Katie ændringer. Det vil forvirre Katie, fordi hendes ændringer ikke vises. Hele historien kan virke forvirrende nok i sig selv.

Én måde at opklare forvirringen på er at bruge udtjekning, før du redigerer filen. Du bør gøre dette, når du mener, at dine ændringer højst vil vare 15 minutter.

Hvordan tjekker man en fil ud? Du får forklaringen på næste side.

Sådan tjekkes en fil ud

Et klik på kommandoen Tjek ud

Sådan tjekkes en fil ud.

Når du tjekker en fil ud, udfører du en ekstra handling, før du redigerer filen. Du placerer markøren på filnavnet, klikker på den nedadgående pil, der vises, og derefter klikker du på Tjek ud. Herved reserveres filen, så kun du kan arbejde i den, og andre ikke kan udføre ændringer.

Skal man altid tjekke filer ud? Ikke nødvendigvis. Hvis du vil udføre en hurtig ændring, som du ved, kun tager et par minutter, er det ikke nødvendigt. Men hvis du mener, at ændringerne vil vare mere end 15 minutter, anbefaler vi, at du tjekker filen ud, før du redigerer den.

Der er andre oplysninger og fordele i forbindelse med udtjekning. Når du er færdig med dette kursus, skal du huske at tage kurset "SharePoint-dokumentbiblioteker II: Alt om udtjekning". Der findes et hyperlink på oversigtskortet sidst i dette kursus.

Undgå unødig låsning af filen

Markør, som klikker på filnavn, indstillingen skrivebeskyttet

En anden måde at undgå at låse en fil på er ved åbne den som skrivebeskyttet.

Ud over at lukke filen, når du er færdig, er der en anden måde, hvorpå du kan undgå at låse filer: Åbn dem som Skrivebeskyttet. Du kan gøre dette, når du ikke vil ændre i filen overhovedet, men blot læse den eller henvise til den. Når filen åbnes, kan du naturligvis ikke udføre ændringer i den, men andre kan redigere filen, når du har åbnet den som skrivebeskyttet, og på den måde lukker du dem ikke ude.

Gennemfør følgende test, så du er sikker på, at du har forstået materialet. Dine besvarelser er personlige, og du får ikke karakter for testen.

Dit bibliotek har følgende URL-adresse. Hvilken del af den skal du bruge for at gemme den ved hjælp af Word, Excel eller PowerPoint 2007?

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/AllItems.aspx

http://sharepoint/upload_files_here

Nej, det er ikke rigtigt. Prøv igen.

http://sharepoint/Team%20Files/

Ja, det er helt rigtigt. Udelad Forms/AllItems.aspx, så virker det.

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/

Nej, det er ikke helt rigtigt. Prøv igen.

http://sharepoint/

Nej, det er alt for kort. Prøv igen.

Hvordan redigerer du en fil, som skal bruges i Word, Excel eller PowerPoint 2007, når du arbejder med et dokumentbibliotek?

Klikker på filens navn og vælger indstillingen Rediger.

Korrekt. Så enkelt er det!

Klikker på filens navn og vælger indstillingen Skrivebeskyttet

Nej, sådan kan du ikke bære dig ad med at redigere. Prøv igen.

Placerer markøren på filens navn, klikker på menuen og vælger Tjek ud.

Forkert. På denne måde tjekker du filen ud, men den åbnes ikke, så du kan redigere den. Du skal stadig klikke på filens navn for at redigere den. Prøv igen.

Placerer markøren på filens navn, klikker på menuen og klikker på Rediger egenskaber

Forkert. Men hvis du skal omdøbe filen, er det sådan, du skal gøre. Prøv igen.

Shellie redigerer en fil i et SharePoint-bibliotek. Den er fortsat åben på hendes computer. Et øjeblik efter forsøger Gwyneth at redigere filen. Hvad sker der?

Gwyneth kan udføre ændringer og gemme dem i biblioteket samtidig med Shellie.

Nej, det er ikke rigtigt. To personer kan ikke redigere en fil på samme tid. Prøv igen.

Gwyneth kan udføre ændringer, mens Shellie ikke kan.

Nej, det er forkert. Gwyneth kan ikke få kontrollen med filen på dette tidspunkt. Prøv igen.

Gwyneth får besked om, at "Filen er i brug" og kan ikke se filen.

Tæt på, men ikke helt rigtigt.

Gwyneth får meddelelsen "Filen er i brug" og kan ikke udføre ændringer, men hun kan se filen.

Ja, det er korrekt

Shellie arbejder i Microsoft Windows XP. Hun redigerer en fil, gemmer den og lader den derefter stå åben på sin computer. Efter en time er den stadig åben på hendes computer, og Gwyneth prøver nu at redigere filen. Hvad sker der?

Gwyneth kan redigere filen og gemme sine ændringer.

Korrekt. Shellie bruger Windows XP. Eftersom filen har været åben på hendes computer i mere end 15 minutter, siden den blev gemt sidst, udløber hendes aflåsning af filen, og andre kan redigere filen og gemme den.

Gwyneth kan ikke redigere filen og gemme den.

Forkert. Shellie kan kun udelukke andre i en bestemt periode. Prøv igen.

Gwyneth kan redigere filen og gemme den, men kan ikke ændre det, som Shellie har ændret.

Nej, det er ikke rigtigt. Shellies ændringer bliver ikke automatisk beskyttet. Prøv igen.

Shellies version tjekkes automatisk ud, og ingen kan ændre filen.

Forkert. Udtjekning sker ikke automatisk efter så mange minutter. Prøv igen.

Hvis du har brug for at arbejde på et dokument i mere end 15 minutter, og du vil sikre dig, at du er den eneste, der kan ændre filen, skal du:

Klikke på filnavnet og derefter klikke på Rediger. Så længe filen er åben på ens computer, kan ingen andre ændre den.

Forkert. Hvis du bruger Windows XP, og du lader filen være åben uden at gemme den, kan andre gemme oven i dine ændringer. Prøv igen.

Klikke på filnavnet og derefter klikke på Skrivebeskyttet. Herved ændres filen, så andre kun kan læse den og ikke redigere den.

Forkert. Med indstillingen Skrivebeskyttet kan man se filen. Den gøres ikke tilgængelig for andre, medmindre de gør noget for det. Prøv igen.

Placere markøren på filnavnet, klikke på den nedadgående pil, der vises, og derefter klikke på Tjek ud.

Korrekt. Det er det, du skal gøre, hvis du skal arbejde på filen i mere end 15 minutter

Placere markøren på filnavnet, klikke på den nedadgående pil og derefter klikke på Slet.

Forkert. Du skal ikke slette filen overhovedet. Det ville ikke rigtig give mening.

Feedback

Oversigtskort

Se også:

Sådan gemmes filer i et bibliotek ved hjælp af Microsoft® Office Word, Excel® eller PowerPoint® 2007

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade, og klik derefter på Gem som.

  2. Skriv URL-adressen til dit bibliotek i boksen Filnavn, og klik derefter på Gem.

  3. Når biblioteket vises, skal du skrive et filnavn og derefter klikke på knappen Gem.

Sådan overføres en fil til et bibliotek

  1. Gå til dit bibliotek ved at skrive dens URL-adresse i din webbrowser.

  2. Klik på Send dokument i menuen Send.

  3. Klik på Gennemse for at finde den fil, du vil tilføje, marker filen, og klik derefter på Åbn.

  4. Klik på OK.

  5. Hvis du ikke kan se dine filer i biblioteket, skal du opdatere browseren.

Sådan redigeres en fil, som skal bruges i Word, Excel eller PowerPoint 2007

  1. Gå til dit bibliotek ved at skrive dets URL-adresse i din webbrowser.

  2. Klik på filen.

  3. Vælg redigeringsindstillingen for filen.

Sådan tjekkes en fil ud

  • Peg på filnavnet for at få vist en nedadgående pil.

  • Klik på den nedadgående pil, og klik på Tjek ud i den menu, der åbnes.

Gælder: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007



Var disse oplysninger nyttige?

Ja Nej

Hvordan kan vi forbedre det?

255 tegn tilbage

Inkluder ikke kontaktoplysninger i din feedback for at beskytte dine personlige oplysninger. Gennemse vores erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Tak for din feedback!

Supportressourcer

Skift sprog