Send mail i en arbejdsproces

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Det kan være, at du af flere grunde gerne vil have sendt mail fra arbejdsprocessen. Det kan f.eks. være, at du gerne vil have tilsendt en meddelelse, hver gang arbejdsprocessen starter.

Nyt element, der udløser arbejdsgang til at sende mail

1. Der føjes et nyt element til listen eller biblioteket, og arbejdsprocessen starter.

2. Arbejdsprocessen sender dig en mail for at gøre dig opmærksom på, at den er startet.

I denne artikel kan du se, hvordan du konfigurerer arbejdsprocessen til at sende en mail. Den forklarer også, hvordan du bruger arbejdsprocesopslag til både at adressere mailen og til at medtage dynamisk indhold i meddelelsens brødtekst, herunder hvordan du kan indsætte eller oprette links. Endelig kan du i artiklen se, hvordan du formaterer indholdet af meddelelsen, ligesom du får andre oplysninger om, hvordan du arbejder med mails, der er oprettet af arbejdsprocesser.

Hvad vil du foretage dig?

Sende en grundlæggende mail fra en arbejdsproces

Dynamisk vælge brugere eller grupper, der skal modtage meddelelsen

Medtage oplysninger om det aktuelle element

Medtage et statisk link

Medtage et link til det aktuelle element

Medtage et billede

Formatere indholdet af meddelelsen

Sende dine egne brugerdefinerede beskeder om opgaver

Identificere indstillinger, der ikke understøttes

Send en grundlæggende mail fra en arbejdsproces

Ved hjælp af handlingen Send en mail i Arbejdsprocesdesigner kan du konfigurere din egen tilpassede arbejdsproces, som kan sende mails til dig eller til en anden angivet bruger eller gruppe. De tilgængelige felter til en mail er Til, Cc, Emne og Brødtekst. Disse felter kan indeholde både statisk tekst og tekst, der genereres dynamisk fra arbejdsprocesopslag.

Du kan bruge handlingen Send en e-mail til at generere mange typer meddelelser, herunder meddelelser, når arbejdsprocessen når frem til angivne faser eller udfører handlinger (herunder generelt start og stop af arbejdsprocessen), og påmindelser om opgaver, der ikke er fuldført til forfaldsdatoen.

Bemærk: Indstillinger for udgående mail skal konfigureres på serveren, før arbejdsprocessen kan sende mails. Hvis du ikke er sikker på serverens aktuelle mailindstillinger, kan du kontakte serveradministratoren. Du kan finde links til flere oplysninger om indstillinger for udgående mail i sektionen Se også.

I dette eksempel skal du konfigurere arbejdsprocessen til at sende dig en mail, hver gang den begynder at køre på et nyt element.

  1. I menuen Filer skal du pege på Ny og derefter klikke på Arbejdsproces.

  2. På den første side i Arbejdsprocesdesigner skal du navngive arbejdsprocessen, angive listen eller biblioteket, som arbejdsprocessen vil være tilknyttet, og derefter markere afkrydsningsfelterne for de ønskede indstillinger for start.

    Første side i Arbejdsprocesdesigner

  3. Klik på Næste.

  4. Skriv et navn for dette trin i arbejdsprocessen på den næste side i Arbejdsprocesdesigner.

  5. Klik på Handlinger, og klik derefter på Send en e-mail.

    Hvis denne handling ikke vises på listen, skal du klikke på Flere handlinger for at se hele listen.

  6. Klik på denne meddelelse i handlingen.

    Anden side i Workflow Designer

  7. Angiv din egen mailadresse i feltet Til i dialogboksen Definer mail.

    Bemærkninger: 

    • Hvis du vil vælge brugere på en liste eller i et adressekartotek, skal du klikke på knappen Adressekartotek Knapflade i slutningen af feltet Til.

    • Til-adressen for en meddelelse kan enten være en specifik statisk adresse (f.eks. NORTHWINDTRADERS\junmin eller junmin@northwindtraders.com) eller et arbejdsprocesopslag til variable oplysninger. Hvis du vil vide mere om brugen af arbejdsprocesopslag til dynamisk adressering af mail, der er sendt fra arbejdsprocessen, i stedet for at bruge statiske adresser, kan du læse næste afsnit Vælg dynamisk brugere eller grupper, der skal modtage meddelelsen.

    • Afsenderadressen i den gengivne meddelelse vil altid være mailadressen på serveradministratoren, medmindre serveradministratoren ændrer afsenderadressen til enten det aktuelle webprogram eller alle webprogrammer. Du kan finde links til flere oplysninger om, hvordan du foretager denne ændring, i sektionen Se også.

  8. I feltet Emne skal du skrive et emne for meddelelsen eller klikke på Viser databindinger Knapflade for at definere et arbejdsprocesopslag til den tekst, du vil have her.

    Bemærk: Du skal indtaste noget i feltet Emne, før arbejdsprocessen kan kompilere korrekt.

  9. I det store felt under feltet Emne skal du skrive eller indsætte meddelelsens brødtekst.

    Tip: I dette felt er der ingen genvejsmenu. Tryk på Ctrl+C for at kopiere tekst. Tryk på Ctrl+V for at indsætte kopieret tekst. Tekst, du kopierer og indsætter, kan ikke indeholde arbejdsprocesopslag.

    Dialogboksen Definer mail med tekst

På dette tidspunkt kan du klikke på OK for at færdiggøre meddelelsen. På den anden side kan det være nyttigt at medtage titlen på det nye element, der har startet arbejdsprocessen, eller endda medtage et link til dette nye element. I de følgende afsnit kan du se, hvordan du gør disse ting, og også hvordan du formaterer udseendet af meddelelsesteksten. Først skal du dog se, hvordan du bruger arbejdsprocesopslag til at adressere din meddelelse dynamisk.

Øverst på siden

Vælg dynamisk brugere eller grupper, der skal modtage meddelelsen

Hvis du angiver statiske adresser i felterne Til og Cc i din meddelelse, og du på et tidspunkt har brug for at ændre modtagerne, skal du åbne arbejdsprocessen i Arbejdsprocesdesigner og foretage ændringerne manuelt. Hvis adresserne ændres ofte, er det bedre at bruge arbejdsprocesopslag i felterne Til og Cc. Opslag kan referere til adresser fra et felt i det aktuelle element, fra et felt i et element på en anden liste eller i et andet bibliotek eller fra arbejdsprocesvariabler.

Brug en brugerdefineret liste til at gemme modtageradresser

Hvis modtagerne ændres med jævne mellemrum, men ikke ofte nok til, at de skal være angivet i en igangsætningsformular, hver gang arbejdsprocessen startes, kan du oprette en brugerdefineret liste kaldet Modtagere, der indeholder ét listeelement for hver arbejdsproces, der refererer til det, og derefter oprette kolonner, hvor du kan gemme de adresser, som hver enkelt mail fra hver arbejdsproces skal sendes til. Når modtagerne af en arbejdsprocesmeddelelse ændres, skal du blot ændre adresserne i det relevante felt i listeelementet Modtagere for den pågældende arbejdsproces.

Vigtigt: De kolonner, hvor du gemmer adresser for arbejdsprocesmails, kan være kolonner af typen Enkelt tekstlinje, Flere linjer tekst eller Person eller Gruppe. Hvis du bruger en kolonne af typen Person eller Gruppe, kan der kun foretages én indtastning i hvert felt, som arbejdsprocessen vil referere til med hensyn til mailadresser. Når du opretter kolonnen, skal du sørge for at markere Nej under Tillad flere valg. Hvis du vil bruge denne type kolonne til at angive flere modtagere, kan du oprette en SharePoint-gruppe, der omfatter de personer, som arbejdsprocessen skal adressere mailen til, og derefter angive gruppen i feltet. Når du opretter kolonnen, skal du sørge for at markere Personer og grupper under Tillad valg af. Find links til flere oplysninger om oprettelse af lister og tilføjelse af kolonner i sektionen Se også.

Bemærk: Når du opretter SharePoint-grupper, skal du sørge for, at hver gruppe som minimum har læsetilladelser til webstedet, og at Alle er markeret i området Gruppeindstillinger på siden Ny gruppe under Hvem kan få vist medlemskab af gruppen?.

Sådan bruges et arbejdsprocesopslag til den brugerdefinerede liste Modtagere:

  1. Opret en brugerdefineret liste med navnet Modtagere med følgende tre kolonner i browseren:

    • Ret navnet på standardkolonnen Titel til Navn på arbejdsproces.

    • Tilføj en kolonne af typen Person eller Gruppe med navnet Til. I denne kolonne skal du tillade markering af både Personer og Grupper, men ikke tillade flere markeringer.

    • Tilføj en kolonne af typen Enkelt tekstlinje med navnet Cc.

  2. I området Modtagere skal du oprette et nyt element og derefter gøre følgende:

    • Skriv Dokumentgennemsyn i feltet Navn på arbejdsproces, som er navnet på det eksempel på en arbejdsproces, der bruges her.

    • I feltet Til skal du klikke på Adressekartotek Knapflade , og i dialogboksen Vælg personer og grupper skal du derefter vælge en enkelt person eller gruppe, som meddelelserne skal adresseres til.

    • I feltet Cc skal du skrive mailadresserne på modtagere, som kopier skal adresseres til, og adskille flere adresser med semikolon.

  3. I Microsoft Office SharePoint Designer 2007 skal du klikke på Handlinger i Arbejdsprocesdesigner og derefter klikke på Send en e-mail.

    Hvis denne handling ikke vises på listen, skal du klikke på Flere handlinger for at se hele listen.

  4. Klik på denne meddelelse i handlingen.

  5. I dialogboksen Definer mail i slutningen af feltet Til skal du klikke på Adressekartotek Knapflade .

  6. I dialogboksen Vælg brugere på listen Eller vælg fra eksisterende brugere og grupper skal du klikke på Arbejdsprocesopslag og derefter klikke på Tilføj.

  7. Vælg følgende indstillinger i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag:

    • Kilde: Modtagere eller navnet på din brugerdefinerede liste.

    • Felt: Til eller det felt, der indeholder den ønskede adresse.

    • Felt: Modtagere: Navn på arbejdsproces

    • Værdi: Skriv Dokumentgennemsyn eller navnet på den aktuelle arbejdsproces.

      Opslag for feltet Til i meddelelsen

      Dette opslag angiver, at du "på listen Modtagere skal vælge værdien i feltet Til, hvor navnet på arbejdsprocessen er lig med Dokumentgennemsyn".

      Den øverste halvdel af dialogboksen angiver listen og kolonnen, og den nederste halvdel af dialogboksen angiver rækken.

  8. Klik på OK i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag.

  9. Klik på OK i meddelelsen om at sikre entydige opslag.

  10. Klik på OK igen for at lukke dialogboksen Vælg brugere.

  11. I dialogboksen Definer mail i slutningen af feltet Cc skal du klikke på Adressekartotek Knapflade .

  12. I dialogboksen Vælg brugere på listen Eller vælg fra eksisterende brugere og grupper skal du klikke på Arbejdsprocesopslag og derefter klikke på Tilføj.

  13. Vælg følgende indstillinger i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag:

    • Kilde: Modtagere eller navnet på din brugerdefinerede liste.

    • Felt: Cc, eller det felt, der indeholder den ønskede adresse.

    • Felt: Modtagere: Navn på arbejdsproces

    • Værdi: Skriv Dokumentgennemsyn eller navnet på den aktuelle arbejdsproces.

      Opslag i meddelelsens Cc-felt

      Dette opslag angiver, at du "på listen Modtagere skal vælge værdien i feltet Cc, hvor navnet på arbejdsprocessen er lig med Dokumentgennemsyn".

  14. Klik på OK, klik på OK igen i advarslen, og klik derefter på OK igen for at lukke dialogboksen Vælg brugere.

Når arbejdsprocessen nu sender denne mail, sendes mailen til de adresser, der er angivet i felterne Til og Cc i elementet Dokumentgennemsyn i den brugerdefinerede liste Modtagere. Hvis du vil ændre modtagere, skal du blot foretage de ønskede ændringer i listeelementet.

En enkelt arbejdsproces kan sende flere mails, og meddelelserne sendes måske ikke alle til de samme modtagere. Hvis du vil gemme adresser til flere meddelelser, der skal sendes fra denne arbejdsproces, kan du føje kolonner til listen for at gemme de andre adresser. I det tilfælde kan du evt. navngive kolonnerne "Først meddelelse til", "Anden meddelelse til" osv.

Du kan også designe listen, så du opretter ét element for hver meddelelse, der sendes af arbejdsprocessen, i stedet for ét element for hver arbejdsproces. I dette tilfælde skal du sørge for, at det navn, der bruges til at identificere hver meddelelse, er entydigt, så de opslag, der henter adresserne, returnerer den entydige værdi, du ønsker.

Brug arbejdsprocessens igangsætningsformular til at angive modtagere

Hvis du ønsker, at modtagere skal angives, hver gang en arbejdsproces startes manuelt, kan du tilpasse arbejdsprocessens igangsætningsformular til at indsamle adresser fra den person, der starter arbejdsprocessen. Arbejdsprocessen kan så ganske enkelt bruge de indtastede adresser direkte eller kopiere dem til felter i det aktuelle element, hvor de stadig vil være tilgængelige som reference, når arbejdsprocessen har fuldført den aktuelle forekomst. Hvis arbejdsprocessen er konfigureret, så den også starter automatisk, kan du angive standardadresser i igangsætningsformularen, for hver gang der sker en automatisk start.

Øverst på siden

Medtag oplysninger om det aktuelle element

Brødteksten i meddelelsen er for eksempel indtil videre statisk: Hver gang arbejdsprocessen opretter en forekomst af meddelelsen, vil teksten være præcis den samme.

Det kan dog være nyttigt at medtage tekst, der ændres i forhold til det element, som arbejdsprocessen i øjeblikket kører i. Det kan f.eks. være praktisk at medtage titlen på dokumentet, der skal gennemses i meddelelsens brødtekst. Hvis du vil medtage denne type dynamiske oplysninger, skal du bruge et arbejdsprocesopslag. Opslag henter data fra forskellige datakilder som f.eks. lister, biblioteker og arbejdsprocesdata.

Sådan føjer du titlen på dokumentet til meddelelsesteksten:

  1. Skriv eller indsæt den statiske tekst, som opslagsoplysningerne skal vises i.

    Meddelelsestekst med statisk tekst på plads

  2. Placer indsætningspunktet dér, hvor opslaget skal placeres.

    Tip: Når et opslag er indsat, kan det ikke trækkes til en ny placering. (Det er dog muligt at "flytte" et opslag ved at trække anden tekst omkring det). På samme måde er det heller ikke muligt at klippe, kopiere eller indsætte hverken et opslag eller tekst, der indeholder et opslag.

  3. Klik på Føj opslag til brødtekst.

  4. Vælg Aktuelt element i feltet Kilde og Navn i feltet Felt i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag.

    Opslag til navn for den aktuelle vare

  5. Klik på OK.

Det indsatte opslag vises i meddelelsens brødtekst.

Meddelelsestekst med indsat opslag

Når arbejdsprocessen kører, og meddelelsen genereres, erstattes opslaget af titlen på dokumentet.

Sidste meddelelse med opslag erstattet af titel

Det er praktisk at medtage titlen på dokumentet, men det kan være endnu mere praktisk at medtage et link, der fører direkte til selve dokumentet. For at gøre dette skal du medtage et opslag i linket. Du kan se, hvordan du gør, i et senere afsnit, Medtag et link til det aktuelle element.

Øverst på siden

Medtag et statisk link

Du kan medtage et statisk link – dvs. et, der altid er sammenkædet med samme adresse eller placering – i brødteksten i arbejdsprocesmailen ved hjælp af HTML-ankermærket (<a> og </a>) med attributten href og ved at angive destinationsadressen som værdien i attributten href.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

I resultatmeddelelsen er teksten mellem ankermærkerne gengivet som et link til den angivne adresse.

Gengivet meddelelsestekst med statisk link

Bemærk: Nogle tekstbaserede mailprogrammer kan ikke gengive HTML-kodning og kan derfor ikke gengive linket.

I næste afsnit, Medtag et link til det aktuelle element, kan du se, hvordan du bruger et arbejdsprocesopslag til at oprette et dynamisk link, der peger på forskellige adresser afhængigt af det element, som arbejdsprocessen i øjeblikket kører i.

Øverst på siden

Medtag et link til det aktuelle element

I det forrige afsnit, Medtag et statisk link, omfatter adressen i eksempellinket ingen variable oplysninger: Hver gang arbejdsprocessen sender mailen, peger linket på den samme side.

Ved hjælp af et arbejdsprocesopslag kan du oprette et dynamisk link, der bruger oplysninger om det aktuelle element til at beslutte, hvilken URL-adresse der skal peges på.

Hvis det aktuelle element er et dokument i et dokumentbibliotek

I eksemplet med meddelelsen om start af en arbejdsproces kan du evt. angive et link til selve det nye dokument:

  1. Skriv eller indsæt den statiske tekst, som linket skal vises i.

  2. Dér, hvor du vil have placeret opslaget, skal du skrive følgende tekst.

<a href="">here</a>

Tip: Når et opslag er indsat, kan det ikke trækkes til en ny placering. (Det er dog muligt at "flytte" et opslag ved at trække anden tekst omkring det). På samme måde er det heller ikke muligt at klippe, kopiere eller indsætte hverken et opslag eller tekst, der indeholder et opslag.

  1. Placer indsætningspunktet mellem de to dobbelte anførselstegn ("").

  2. Klik på Føj opslag til brødtekst.

  3. Vælg Aktuelt element i feltet Kilde i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag.

  4. I feltet Felt skal du markere afkrydsningsfeltet Kodet absolut URL-adresse og derefter klikke på OK.

    Meddelelsestekst med dynamisk link for at få vist eller redigere tekst

Når modtageren af meddelelsen klikker på linket, åbnes dokumentet til visning eller redigering.

Hvis det aktuelle element er et listeelement

Når du opretter et link til et listeelement – f.eks. en meddelelse eller en kalenderbegivenhed – kan du vælge, at linket enten skal åbne formularen til visning (DispForm.aspx) eller formularen til redigering (EditForm.aspx) til listeelementet.

Sådan opretter du et link, der åbner listeelementet for et dokument (i stedet for selve dokumentet):

  1. Gå til biblioteket Delte dokumenter i browseren.

  2. Åbn listeelementet for et eksisterende dokument i biblioteket ved hjælp af Vis element, hvis du vil have dit link til at åbne formularen til visning, eller Rediger element, hvis du vil have dit link til at åbne formularen til redigering.

  3. Kopiér adressen på adresselinjen fra begyndelsen af http: eller https: til og med det første lighedstegn (=) som vist i følgende illustrationer.

    Adresselinje, som viser displayformularadresse

    Adresselinje, der viser redigering af formularadresse

    Teksten ?ID = er en forespørgselsstrengparameter, der instruerer siden om at vise formularen til det element på den aktuelle liste eller i det aktuelle bibliotek, der har liste-id'et, der følger efter lighedstegnet (=) – som i dette eksempel vil være liste-id'et for det aktuelle element som identificeret ved hjælp af arbejdsprocesopslaget.

    Bemærk: Hvis det aktuelle element er en opgave, der er oprettet af en af de tre handlinger til arbejdsprocesopgaver, og hvis linket skal åbne den brugerdefinerede opgaveformular (og ikke standardformularen til visning eller redigering til opgavelisten), kan du se afsnittet Hvis det aktuelle element er en brugerdefineret opgaveformular senere. For opgaver, der ikke er oprettet af en handling til en arbejdsprocesopgave, og for formularer til visning af selv de opgaver, der er oprettet af en af handlingerne til arbejdsprocesopgaver, er den aktuelle procedure alt, hvad du har brug for.

  4. Indsæt adressen i dialogboksen Definer mail på det sted, hvor du vil have vist linket.

  5. Placer indsætningspunktet direkte efter lighedstegnet (=), og klik derefter på Tilføj opslag i brødtekst.

  6. Vælg Aktuelt element i feltet Kilde og Id i feltet Felt i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag.

    Opslag til id'et for den aktuelle vare

  7. Klik på OK.

    Det indsatte opslag vises i meddelelsens brødtekst.

    Vigtigt: Mens opslaget til det aktuelle element-id er nyttigt til at generere links til det aktuelle listeelement, kan følgende opslag udvise fejl i den gengivne sti, og det anbefales derfor ikke, at de medtages i maillinks: Sti, relativ URL-adresse på server, URL-kildeadresse og URL-sti.

  8. Tilføj resten af teksten til linket og til ankermærket, som det er indeholdt i, samt en eventuelt tilhørende meddelelsestekst, du vil medtage.

    Følgende illustration viser linktekster både til formularen til visning og til redigering, som de vises i mailen.

    Meddelelsestekst med Vis link og Rediger link til aktuelt element

Hvis du vil bruge et link mere end én gang, kan du se afsnittet Gem en adresse til et listeelement som en arbejdsprocesvariabel senere.

Hvis det aktuelle element er en brugerdefineret opgaveformular

Hvis arbejdsprocessen benytter en af de tre opgavehandlinger til at oprette en opgave, genereres der automatisk en brugerdefineret opgaveformular, når du kompilerer arbejdsprocessen. Hvis du vil have en sekundær arbejdsproces til at sende opgavepåmindelser for en opgave, der er oprettet af en handling til en arbejdsprocesopgave, vil du sandsynligvis finde det nyttigt at medtage et link til denne brugerdefinerede opgaveformular i påmindelserne.

Standardformularerne for en opgaveliste, f.eks. DispForm.aspx og EditForm.aspx, findes i mappen til den pågældende opgaveliste. Men en brugerdefineret formular er placeret i mappen til den arbejdsproces, som den er tilknyttet. Hver arbejdsprocesopgave har sin egen indholdstype, og det er indholdstypen for arbejdsprocesopgaven, der identificerer den brugerdefinerede opgaveformular, som bruges af indholdstypen. Da den brugerdefinerede opgaveformular findes på en anden placering, skal en URL-adresse til denne formular oprette på en anden måde end URL-adressen til en typisk formular til visning eller redigering for et element.

URL-adressen til en brugerdefineret opgaveformular ser således ud.

Redigere formular-URL for brugerdefineret opgave

Pladsholdere for variable oplysninger har fed skrift og kantede parenteser.

Attributten Kilde angiver den opgaveliste, der er knyttet til den aktuelle arbejdsproces. Når du klikker på Fuldfør opgave eller Annuller i den brugerdefinerede opgaveformular, bruger formularen adressen fra attributten kilde til at få oplysninger om, hvilken liste der skal vendes tilbage til. Hvis du vil oprette et link til en brugerdefineret opgaveformular, kan du kopiere og indsætte fra begyndelsen af URL-adressen til og med tegnene ID=[item_ID] og ignorere resten (den del, der er fremhævet i eksemplet).

Den nemmeste måde at hente URL-adressen til en brugerdefineret opgaveformular på er at køre arbejdsprocessen én gang, så der oprettes en opgave. Når du åbner den brugerdefinerede opgaveformular for den pågældende opgave i browseren, kan du kopiere den del af URL-adressen, du skal bruge, indsætte den i brødteksten i mailen i Arbejdsprocesdesigner og derefter tilføje et arbejdsprocesopslag, der leverer id'et for opgaveelementet.

Sådan medtager du opslaget i meddelelsesteksten:

  1. I Arbejdsprocesdesigner skal du i dialogboksen Definer mail skrive eller indsætte hele teksten til linket – undtagen opslag til element-id'et – i brødteksten i mailen.

  2. Placer indsætningspunktet efter lighedstegnet (=), slet tallet for det aktuelle element-id, og klik derefter på Tilføj opslag i brødtekst.

  3. Vælg Aktuelt element i feltet Kilde, klik på Id på listen Felt i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag, og klik derefter på OK.

    Link til brugerdefineret opgaveformular med id-opslag indsat

    Husk, at der i dette eksempel bruges en sekundær arbejdsproces, der kører på Opgaveliste, så det aktuelle element er opgaven. Du sammenkæder med en brugerdefineret opgaveformular fra den primære arbejdsproces, der reelt opretter opgaveelementet, på en anden måde. Du kan se, hvordan du konfigurerer en arbejdsproces, der bruger handlingen Indsaml data fra en bruger til at sende brugerdefinerede meddelelser til de personer, som er tildelt opgaven, i afsnittet Send dine egne brugerdefinerede beskeder om opgaver senere.

    Hvis du vil se, hvordan du kan konfigurere denne adresse, så du kan bruge den et andet sted i den samme arbejdsproces, kan du se næste afsnit Gem en adresse til et listeelement som en arbejdsprocesvariabel.

Gem en adresse til et listeelement som en arbejdsprocesvariabel

Du kan gemme URL-adressen til formularen til visning eller redigering til et listeelement i en arbejdsprocesvariabel, så du kan bruge den på flere placeringer i samme arbejdsproces.

  1. I Arbejdsprocesdesigner skal du klikke på Handlinger og derefter klikke på Opret dynamisk streng.

    Hvis denne handling ikke vises på listen, skal du klikke på Flere handlinger for at se hele listen.

  2. Klik på dynamisk streng i handlingen.

  3. I dialogboksen Strenggenerator skal du indsætte den statiske tekstdel af URL-adressen (men ikke opslaget til det aktuelle element-id).

    I denne dialogboks skal du bruge Ctrl+C til at kopiere, Ctrl+X til at klippe og Ctrl+V til at indsætte.

  4. Placer indsætningspunktet efter lighedstegnet (=), og klik derefter på Tilføj opslag.

  5. Vælg Aktuelt element i feltet Kilde og Id i feltet Felt i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag.

    Opslag til id'et for den aktuelle vare

  6. Klik på OK.

    Opslaget føjes til teksten i dialogboksen.

    URL-tekst med id-opslag indsat

  7. Klik på OK for at lukke dialogboksen Strenggenerator.

  8. Klik på variablen i handlingen.

  9. På listen skal du klikke på Opret en ny variabel, og derefter skal du skrive et navn for den nye variabel i dialogboksen Rediger variabel.

  10. Sørg for, at Type er indstillet til Streng, og klik derefter på OK.

  11. Føj handlingen Send en mail til arbejdsprocessen, og klik derefter på denne meddelelse i handlingen.

  12. Brug den nye variabel i dialogboksen Definer mail, skriv eller indsæt den omgivende tekst og HTML-koder (herunder dobbelte anførselstegn) i meddelelsens brødtekst, placer indsættelsespunktet mellem anførselstegnene, og klik derefter på Tilføj opslag i brødtekst.

  13. Klik på Arbejdsprocesdata i afkrydsningsfeltet Kilde i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag.

  14. På listen Felt skal du klikke på Variabel: navn på variabel og derefter klikke på OK.

    Ny variabel indsat mellem dobbelte anførselstegn

Nu kan du indsætte denne variabel et vilkårligt sted i den aktuelle arbejdsproces, hvor du vil have den.

Øverst på siden

Medtag et billede

Det er ikke muligt at integrere et billede eller en grafikfil i brødteksten i en mail, der sendes af arbejdsprocessen. Men du kan medtage grafik i din meddelelse ved hjælp af HTML-billedkoden (<img/>) for at foretage en sammenkædning til et billede, der er gemt som en JPEG-fil (.jpg) og overført til et billedbibliotek på webstedet.

  1. I brødteksten i meddelelsen skal du skrive HTML-koden <img src=""/> på det sted, hvor du vil have vist det sammenkædede billede.

  2. Placer indsætningspunktet mellem de to dobbelte anførselstegn ("").

  3. Skriv eller indsæt URL-adressen til JPEG-billedfilen. Det færdige mærke ser ud som dette.

    Færdige HTML-koder til billede

Når meddelelsen er sendt, vises billedet fra JPEG-filen i stedet for linkkoden.

Øverst på siden

Formatér indholdet af meddelelsen

I de foregående afsnit bruges HTML-ankermærker (<a> og </a>) til at oprette et link. Du kan bruge andre HTML-koder til at angive skrifttypesnit, farve, typografi og andre attributter for teksten i meddelelsen.

Da Arbejdsprocesdesigner kun understøtter indbyggede typografier til formatering af meddelelser og ikke eksterne eller integrerede overlappende typografiark (CSS), skal du foretage den formatering, du ønsker, ved hjælp af typografi-attributten med HTML-koder. Det kan du gøre ved enten at skrive HTML-koderne direkte i dialogboksen Definer mail i Arbejdsprocesdesigner eller ved at oprette brødteksten i meddelelsen i Kodevisning og Designvisning og derefter indsætte den i dialogboksen Definer mail.

  1. Gem arbejdsprocessen ved at klikke på Udfør.

  2. Opret en ny HTML-side.

  3. Skift til Opdelt skærmvisning, og klik derefter et vilkårligt sted i området Designvisning.

  4. Mens indsætningspunktet stadig er placeret i området Designvisning, skal du dobbeltklikke på Typografianvendelse på statuslinjen.

    Værktøjslinjen Typografianvendelse vises.

  5. På værktøjslinjen Typografianvendelse skal du sørge for, at Typografianvendelse er indstillet til Manuel, og at Destinationsregel er indstillet til (Ny indbygget typografi) som vist her.

    Værktøjslinjen Typografianvendelse, som viser korrekte indstillinger

    Hvis du formaterer meddelelsesteksten i Kodevisning og Designvisning, skal du angive Typografianvendelse til Manuel, så Office SharePoint Designer 2007 ikke tilføjer CSS-klasser, som serveren ikke kan gengive i arbejdsprocesmailen. Du skal desuden arbejde i Kodevisning for at bruge span-koder til at omslutte eventuel tekst, der er indlejret i allerede formateret tekst, men som du vil angive en anden formatering for. Når span-koderne er placeret, kan du arbejde i Designvisning for at anvende den ønskede formatering.

  6. Formatér tekst som normalt ved hjælp af WYSIWYG-værktøjer i Designvisning:

    • Hvis du vil formatere tekst i en kode – f.eks. <para> eller <li> – skal du placere indsætningspunktet i Kodevisning og derefter dobbeltklikke på den ønskede kode i Værktøjskasse.

    • Du kan også skrive koden og derefter bruge IntelliSense til at indsætte typografiattributten og ønskede egenskabs-/værdipar. Sørg for at adskille egenskabs-/værdipar med et semikolon.

Nogle få bedste fremgangsmåder:

  • Brug afsnitsmærker (<p> og </p>) til at definere separate afsnit og til at angive eventuel standardformatering for et afsnit, der adskiller sig fra standardformateringen for meddelelsen generelt.

  • Inden for et afsnit skal du bruge yderligere span-koder til at angive en eventuel lokal formatering, der afviger fra standardformateringen af afsnittet og meddelelsen generelt.

  • Arbejdsprocesdesigner gengiver eventuelle manuelle linjeskift som et ekstra linjeskift i meddelelsen. Da afsnitsmærkerne allerede indsætter en passende afstand mellem afsnittene, skal du fjerne alle manuelle linjeskift fra den endelige version af meddelelsen i Designvisning for at undgå, at der bliver for stor afstand mellem afsnit.

    Det kan være nemmere at oprette din formaterede tekst med linjeskift, så den er nemmere at læse, og derefter fjerne alle ekstra mellemrum og linjeskift, før meddelelsen færdiggøres i Arbejdsprocesdesigner.

    Denne bedste fremgangsmåde gælder kun, hvis du medtager afsnitsmærker eller andre koder, som automatisk indsætter lodret afstand mellem tekstenheder.

Følgende illustration viser et eksempel på tekst, der er formateret med HTML-koder. Bemærk, at der ikke er nogen manuelle linjeskift.

Tekst formateret med HTML-tags

I meddelelsen sendt af arbejdsprocessen er det formaterede indhold gengivet tilsvarende.

Færdig version af HTML-formateret tekst

Når du er fortrolig med formatering af meddelelsestekst, kan du oprette en lang række meddelelsestypografier. Få mere at vide om en måde at bruge formatering af meddelelsestekst på i næste afsnit i artiklen Send dine egne brugerdefinerede beskeder om opgaver.

Øverst på siden

Send dine egne brugerdefinerede beskeder om opgaver

Når en arbejdsproces bruger en af de tre brugerdefinerede opgavehandlinger til at oprette og tildele en opgave, vil Opgaveliste som standard sende automatiske mailbeskeder til de personer, som er tildelt den nye opgave. Hvis du vil designe dine egne brugerdefinerede meddelelser med beskeder om omgaver, kan du konfigurere en sekundær arbejdsproces, der kører på Opgaveliste, til at sende dem.

For at undgå at sende dublerede beskeder kan du deaktivere automatiske beskeder for opgavelisten:

  • På siden Avancerede indstillinger for Opgaveliste skal du i området Mailbesked klikke på Nej under Send mail, når ejerskab tildeles.

    Bemærk: Hvis du deaktiverer automatisk besked, deaktiveres alle automatiske opgavebeskeder for webstedet, herunder dem, der genereres af de foruddefinerede arbejdsprocesser, der er tilgængelige i Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Når du har deaktiveret automatiske beskeder, kan du bruge en enkelt sekundær arbejdsproces til at sende den samme besked for alle opgaver, eller du kan bruge betingelser med flere forgrenede handlinger eller med flere sekundære arbejdsprocesser til at sende forskellige typer beskeder, der passer til forskellige omstændigheder.

Du kan bruge den eller de samme sekundære arbejdsprocesser til at sende mails med påmindelser om opgaver, der endnu ikke er fuldført, når deres forfaldsdato nærmer sig. Find flere oplysninger om sekundære arbejdsprocesser i artiklen Opret en sekundær arbejdsproces.

Du kan formatere dine brugerdefinerede beskeder præcist, som du ønsker det. Du kan f.eks. komme i gang ved at tilpasse HTML-indholdet af de standardmæssige, automatiske beskeder, som du kan kopiere direkte fra følgende kodeeksempel.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

I det foregående eksempel på HTML-kode er der inkluderet syv pladsholdere for opslag. Pladsholderne vises i kantede parenteser ([]). Når du indsætter HTML-indholdet i brødteksten i mailen i Arbejdsprocesdesigner, skal du erstatte pladsholderne, herunder de kantede parenteser, der indeholder dem, med de faktiske opslag. Du kan finde en vejledning til oprettelse af disse opslag i de følgende seks underafsnit. (En af pladsholderne – den for dokumentets navn – bruges to gange).

Opslaget Navn på arbejdsproces

Brug dette opslag.

Opslag efter navn på arbejdsproces, som oprettede den aktuelle opgave

Opslaget Dato for opgaveoprettelse

Brug dette opslag.

Opslag for oprettelsesdato for den aktuelle opgave

Opslaget Dokumentnavn (bruges to gange)

Brug dette opslag.

Opslag for dokumentnavn

Opslaget Dokumentets URL-adresse

Brug dette opslag.

Opslag for dokument-URL

Opslaget Brugerdefineret opgaveformular

Dette opslag indsættes som en del af URL-adressen til den brugerdefinerede opgaveformular, der er oprettet af den aktuelle arbejdsproces som beskrevet i det tidligere afsnit Hvis det aktuelle element er en brugerdefineret opgaveformular.

Selve opslaget ser således ud.

Opslag til id'et for den aktuelle vare

Og hele adressen ser nogenlunde således ud:

Adresse til brugerdefineret opgaveformular med id-opslag indsat

Visningsformular for opslaget Dokumentelement

Dette opslag indsættes som en del af URL-adressen for visningsformularen til opgaveelementet som forklaret i det tidligere afsnit Hvis det aktuelle element er et listeelement.

Selve opslaget ser således ud.

Opslag til id'et for den aktuelle vare

Og hele adressen ser nogenlunde således ud:

Adresse til dokumentelement, som viser formular med id-opslag indsat

Når alle opslagene er placeret, ser den gengivne brugerdefinerede opgavebesked således ud.

Endelig version af brugerdefineret meddelelse

Du kan tilpasse denne besked ved at tilføje yderligere instruktioner eller andre oplysninger, eller du kan tilpasse udseendet og funktionaliteten af beskeden ved at formatere teksten. Med de værktøjer, du har fået kendskab til i denne artikel, er du klar til at konfigurere dine arbejdsprocesser til at sende præcis de beskeder, du vil sende.

Øverst på siden

Identificer indstillinger, der ikke understøttes

Følgende indstillinger understøttes ikke af den aktuelle version af handlingen Send en mail:

  • Angiv en adresse på linjen Fra. (Mails sendt af arbejdsprocessen viser altid den mailadresse, der er angivet af serveradministratoren på linjen Fra. Kun serveradministratoren kan ændre dette, og det kan kun ændres for alle beskeder i det aktuelle webprogram, ikke pr. arbejdsproces).

  • Inkludering af et link til siden Status for arbejdsproces. (Det er ikke muligt at bruge et arbejdsprocesopslag til at angive værdien af variablen WorkflowInstanceID i forespørgselsstrengen).

  • Brug af et integreret overlappende typografiark (CSS) til at formatere indholdet af beskeden. (Tekst kan formateres ved hjælp af attributten typografi, men <style>-koden og CSS-klasserne understøttes ikke).

  • Brug af et arbejdsprocesopslag i enten Til- eller Cc-feltet, som refererer til en kolonne af typen Person eller Gruppe, der indeholder flere værdier.

  • Angivelse af en Bcc-modtager af en besked. (En udvikler kan redigere filen .ACTIONS på serveren for at medtage et Bcc-felt, men dette kan ikke udføres i Arbejdsprocesdesigner).

  • Inkludering af en anden fil med en vedhæftet meddelelse.

  • Integrering af billed- eller grafikfiler i en meddelelse. (Du kan oprette et link til et billede – se afsnittet Medtag et billede tidligere).

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Se også

Opret en besked, eller abonner på et RSS-feed i SharePoint Online, SharePoint 2016 og SharePoint 2013

Opret en besked, eller abonner på et RSS-Feed i SharePoint 2010

Opret en besked, eller abonner på et RSS-feed i SharePoint 2007

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×