Scenarier for brug af InfoPath og InfoPath Forms Services

I denne artikel beskrives scenarier, hvor organisationer kan bruge Microsoft Office InfoPath og InfoPath Forms Services for at forbedre forretningsprocesser, f.eks. omkostningsrefusion eller rapportering af forsikringskrav.

Scenarier og virksomheder, der er nævnt i denne artikel er fiktive og angives udelukkende til brug for eksempler. For at se hvordan InfoPath og InfoPath Forms Services har været anvendt i rigtige virksomhedsmiljøer, kan du se faktiske cases. Links til flere oplysninger om cases finder du under afsnittet Se også.

Denne artikel indeholder

Scenarie 1: Udgiftsrapporter

Scenarie 2: Forsikringskrav

Scenarie 3: Ansøgninger om tilladelse

Scenarie 4: Lagerstyring

Scenarie 5: Markedsundersøgelse

Scenarie 1: Udgiftsrapporter

del af en udgiftsrapportformular A. Datum Corporation, en national forhandler af computerudstyr og IT-tjenesteudbyder, sælger computere, netværkshardware og IT-tjenestekontrakter.

Mange grupper i A. Datum Corporation – herunder marketing, salg og supportkonsulenter – afholder og rapporterer arbejdsrelaterede udgifter.

IT-medarbejderne hos A. Datum Corporation ønsker at bruge InfoPath og InfoPath Forms Services til at effektivisere processen med udgiftsrapportering i virksomheden. De vil især gerne forhindre fejl ved dataindtastning og eliminere behovet for, at administrativt personale skal indtaste data fra udgiftsrapporter igen i en anden separat database. A. Datum Corporation vil også give medarbejdere en metode til at få vist status for deres udgiftsrapporter online.

Før InfoPath

Selvom A. Datum Corporation brugte en Microsoft Office Excel-projektmappe til at generere udgiftsrapporter, brugte medarbejderne fortsat en manuel proces til at sende udgiftsrapporterne. F.eks. indtastede en medarbejder sine udgifter i en Excel-projektmappe, og derefter udskrev hun projektmappen. Hun vedhæftede en distributionsliste af papir i den udskrevne rapport og sendte derefter rapporten gennem intern post til sin leder.

Efter godkendelse af rapporten kontrollerede lederen hendes navn på distributionslisten, og derefter sendte han rapporten til økonomiafdelingen via intern post. Hvis regnskabschefen godkendte rapporten, blev der udbetalt en check med det tilhørende beløb. For regionale kontorer kunne der gå uger fra tidspunktet, hvor den første rapport blev sendt, og indtil medarbejderen modtog checken med udlægget.

Efter InfoPath

Som et resultat af at skifte fra en papirbaseret proces til en automatisk proces, der bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, har A. Datum Corporation reduceret tid og penge, der blev brugt på behandling af medarbejdernes udgiftsrapporter. Medarbejdere kan nu udfylde formularerne online og sende dem elektronisk til deres ledere. Når lederne godkender rapporterne, kan de distribuere dem elektronisk til økonomiafdelingen til endelig godkendelse og udbetaling.

Fordelene ved at skifte til et InfoPath-baseret system omfatter:

  • Online-brugervenlighed    Medarbejdere, der har InfoPath installeret på deres computer, kan bruge InfoPath til at udfylde og sende en udgiftsrapportformular. Medarbejdere, der ikke har InfoPath installeret på deres computer, kan udfylde og sende deres udgiftsrapporter ved hjælp af en webbrowser.

  • Offline-understøttelse    Hvis medarbejderne udfyld en udgiftsrapportformular i InfoPath, kan de gemme deres delvist udfyldte formularer på deres computer, arbejde på formularen offline, og derefter sende den udfyldte formular til virksomhedens netværk, når de igen har forbindelse til netværket. Dette er især nyttigt for medarbejdere, der har ustabil eller begrænset adgang til netværksressourcer eller til internettet, f.eks. medarbejdere, der rejser ofte.

  • Øget nøjagtighed    Da formularskabelonen er designet til at sikre dataintegritet, opstår der færre ugyldige posteringer. Medarbejderne kan f.eks. bruge en rulleliste til at vælge fra en standardiseret liste med udgiftskategorier i stedet for at skulle huske og manuelt indtaste en udgiftskategori i formularen.

  • Effektivitet     Medarbejdere kan se status for godkendelsesprocessen ved at få vist en side på webstedet Microsoft Windows SharePoint Services.

Toppen af siden

Scenarie 2: Forsikringskrav

Del af en forsikringskravsformular Humongous Insurance er et stort og multinationalt firma, der sælger forsikringer til både, bile og huse. Disse produkter sælges til både forbrugere og virksomheder.

Humongous Insurance har en stort, mobil arbejdsstyrke på mere end 10.000 personer, der omfatter sælgere, taksatorer, jurister, IT-medarbejdere, HR-medarbejdere og økonomimedarbejdere.

Humongous Insurance ønsker at bruge InfoPath og InfoPath Forms Services for at gøre det muligt for kunder, forsikringsagenter og relaterede virksomheder at bruge onlineformularer til behandling af deres forsikringskrav.

Før InfoPath

Før brugen af InfoPath og InfoPath Forms Servicesbrugte medarbejderne hos Humongous Insurance en manuel, papirbaseret kravproces. Efter en samtale med en kunde udfyldte en forsikringsagent en kravformular i hånden, hvorefter formularen blev faxet til en taksator. Når taksatoren havde gennemgået oplysningerne, ville hun ofte være nødt til at ringe til agenten for afklaring, afhængigt af udskriftskvaliteten på faxen.

Efter InfoPath

Skiftet fra en papirbaseret kravproces til InfoPath og InfoPath Forms Services har tilladt Humongous Insurance at knytte kunder, agenter og taksatorer sammen online.

F.eks. er det nu muligt for en kunde hos Humongous Insurance at indsende et krav via internettet ved at udfylde en browseraktiveret formular. Kunden kan gå til webstedet for Humongous Insurance, etablere en konto, logge på og indsende et krav. Når kunden sender formularen, sendes den til taksatoren i en mail, og en kopi af mailen sendes til agenten. Taksatoren returnerer formularen til agenten, hvis yderligere oplysninger er nødvendige. Det automatiserede systemet har nedsat behandlingsomkostninger, forkortet den tid, det tager at behandle krav og øget den overordnede kundetilfredshed.

Fordelene ved at skifte til et InfoPath-baseret system omfatter:

  • Bekvemmelighed    Ud over at angive krav via telefon kan kunder indsende krav ved at udfylde en formular på internettet. Dette gør det muligt for kunderne at sende formularer, når det passer dem, og ikke kun inden for almindelig arbejdstid.

  • Øget nøjagtighed    Da formularskabelonen er designet til at sikre dataintegritet, opstår der færre ugyldige posteringer. Kunder eller agenter kan f.eks. bruge en rulleliste til at vælge blandt en standardliste over krav i stedet for at skulle lede efter og manuelt angive typen af krav i formularen.

  • Effektivitet    Desuden kan brug af en integreret godkendelsesproces gøre det muligt for agenten eller taksatoren hurtigt at se status for de andre parter, der arbejder på kravet. Selvom personalet hos Humongous Insurance tidligere har brugt et klart defineret arbejdsproces, var processerne papirbaserede. Derfor kunne agenter og taksatorer ikke hurtigt bestemme status for kravet uden at foretage et telefonopkald. Nu kan f.eks. en agent kontrollere statussiden for arbejdsprocessen på det SharePoint-websted, hvor formularen er gemt, for at se, om taksatoren har færdiggjort godkendelsesprocessen.

Toppen af siden

Scenarie 3: Ansøgninger om tilladelse

En del af et ansøgningsskema om tilladelser The Department of Building Inspections er en myndighed under bystyret i Springfield med 100 ansatte.

Myndigheden er ansvarlig for at gennemgå ansøgninger om tilladelser, der er sendt af el-underleverandører, og derefter godkende eller afvise disse ansøgninger.

The Department of Building Inspections ønsker, at underleverandører skal kunne udfylde ansøgningerne i en webbrowser, så processen bliver nemmere og mere praktisk.

Før InfoPath

Før brugen af InfoPath og InfoPath Forms Services brugte The Department of Building Inspections en manuel, papirbaseret ansøgningsproces, der resulterede i indtastning af redundante data. Underleverandørerne udfyldte papirformularer på myndighedens kontor. En fuldmægtig sendte derefter de håndskrevne formularer til en receptionist, som indtastede de pågældende data i et databasesystem. Når data var indtastet, blev de resulterende poster sammenlignet med papirformularen for at sikre nøjagtighed. Hvis der blev fundet ugyldige eller uforståelige data, blev formularen returneret til underleverandøren via mail, sammen med en anden formular, der indeholdt en vejledning til, hvordan de ugyldige poster skulle rettes.

Efter underleverandøren havde sendt en revideret formular, blev opdateringerne derefter indtastet i databasen, og de nye poster blev kontrolleret for nøjagtighed i forhold til den oprindelige og den anden formular. Når dataene blev anset for gyldige, begyndte godkendelsesprocessen. I godkendelsesfasen godkendte eller afviste en inspektør tilladelsesansøgningen baseret på en række kriterier. Når arbejdsprocessen til godkendelse var fuldført, fik underleverandøren besked om beslutningen via mail.

Efter InfoPath

Ved at flytte fra en papirbaseret proces til en automatisk proces, der bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, er The Department of Building Inspections i stand til at knytte underleverandører, fuldmægtige og inspektører online.

Når en underleverandør f.eks. sender en tilladelsesansøgning på webetdet for The Department of Building Inspections, sendes formulardata til en database, der er placeret på netværket hos The Department of Building Inspections. Efter fremsendelse af ansøgningen vises en ny tilladelsesanmodning automatisk på et SharePoint-websted, hvor den agent, der modtager ansøgningen, kontrollerer, om den er udfyldt fyldestgørende, og digitalt underskriver ansøgningsformularen for at bekræfte modtagelse.

Fordelene ved at skifte til et InfoPath-baseret system omfatter:

  • Online-bekvemmelighed    Underleverandører skal ikke længere rejse til myndighedens kontor for at ansøge om en tilladelse. Underleverandører kan nu sende deres tilladelsesansøgninger via internettet ved at udfylde en browseraktiveret formular i en browser, f.eks. Firefox, Safari eller Internet Explorer.

  • Øget nøjagtighed    Da formularskabelonen er designet til at hjælpe med at sikre dataintegritet, opstår der færre ugyldige posteringer. Underleverandører kan f.eks. bruge en rulleliste til at vælge fra en standardliste over kategorier, når de vælger typen af tilladelse, der ansøges om, i stedet for at skulle lede efter og manuelt indtaste tilladelsestypen i formularen.

  • Bedre brugeroplevelse    Når dataene er sendt, vises en formular til en tilladelsesanmodning automatisk på intranetwebstedet for Department of Building Inspections. Når en medarbejder åbner en formular, kan han se underleverandørens virksomhedsdata og data for ansøgningen i formularen.

Toppen af siden

Scenarie 4: Lagerstyring

del af en lagerformular Wide World Importers er en international virksomhed, der er baseret i Baltimore, USA. Virksomheden importerer tekstiler, håndværk og forbrugsvarer med en bestemt vægt på varer fra Nordafrika.

Wide World Importers køber fra mere end 70 leverandører, der er placeret i 12 lande/områder. Da lageret hos disse leverandører er meget dynamisk og sæsonbestemt, vil Wide World Importers designe InfoPath-formularskabeloner, så de nemt og effektivt kan forespørge hos deres leverandører om lagerstatus.

Før InfoPath

Før brugen af InfoPath og InfoPath Forms Services brugte World Wide Importers en manuel, papirbaseret forespørgselsproces, der resulterede i indtastning af redundante data. Indkøbere sendte forespørgsler via Global Express Guaranteed-post til oversøiske leverandører. Leverandører ville sende udfyldte forespørgselsformularer tilbage via post eller fax. Indimellem ville de ringe til Wide World Importers med deres svar. I sjældne tilfælde indsamlede salgsmedarbejdere forespørgselsresultaterne fra leverandørerne personligt. Generelt kunne der gå måneder, før Wide World Importers havde modtaget de endelige forespørgselsresultater.

Næsten alle forespørgsler resulterede i indtastning af redundante data. Papirforespørgslerne blev indtastet i en database af en sekretær hos Wide World Importers. De resulterende databaseposter blev sammenlignet med papirformularen for at sikre nøjagtighed. I tilfælde af ugyldig eller uforståelige oplysninger som, blev der foretaget en opfølgende samtale med leverandøren via telefon. Hvis det ikke var muligt, blev en anmodning om afklaring sendt via mail eller fax. Når World Wide Importers havde modtaget de rettede oplysninger, blev data færdiggjort.

Efter InfoPath

I stedet for at indsende svar på forespørgsler til World Wide Importers via post, sender leverandørerne nu svar på forespørgslerne ved at udfylde browseraktiverede formularer på internettet. De data, som leverandørerne angiver i formularerne, angives øjeblikkeligt i en lagerdatabase. Som et resultat af skifte til InfoPath og InfoPath Forms Serviceshar Wide World Importers nu fået følgende fordele:

  • Online-bekvemmelighed    Med det InfoPath-baserede system kan leverandører udføre forespørgsler ved hjælp af en browser. Leverandører skal ikke længere poste eller faxe svarene tilbage til Wide World Importers.

  • Rettidighed    I det tidligere papirbaserede system, var der ofte en betydelig forsinkelse fra tidspunktet, hvor leverandørerne udfyldte undersøgelsen, til tidspunktet, hvor deres svar blev indtastet i bred Word Importer-databasen. Skønnede lagerbeholdninger var derfor ofte forældede. Med en InfoPath-baseret formularskabelon med browseradgang overføres de indtastede data fra leverandørerne omgående til lagerdatabasen.

  • Øget nøjagtighed    Da formularskabelonen er designet til at sikre dataintegritet, opstår der færre ugyldige posteringer. Leverandører kan f.eks. bruge en rulleliste til at vælge fra en standardliste over kategorier, når de vælger en produkttype, i stedet for at skulle lede efter og manuelt indtaste produkttypen i formularen.

Toppen af siden

Scenarie 5: Markedsundersøgelse

del af en formular til markedsundersøgelse Proseware, Inc. er en softwarevirksomhed med base i Canada, der udvikler produkter til mediebranchen.

Proseware, Inc. har påbegyndt udviklingen af den næste udgave af deres bestseller. Udviklingsteamet beslutter sig for at bruge InfoPath og InfoPath Forms Services til at hjælpe med markedsundersøgelser. Via møder med kunder, planlægger udviklingsteamet at bruge en formularskabelon til at indsamle og registrere kundefeedback. Formålet med formularen er at holde styr på alle interaktioner med kunder for bedre at forstå kundernes behov og for at sikre, at de data der indsamles, nemt kan findes og genbruges.

Formularskabelonen sender data direkte til en database, som gør det muligt for medarbejderne at hente og analysere de indsamlede data fra mange forskellige møder. Proseware, Inc. vil gerne gemme udfyldte formularer i et bibliotek på et SharePoint-websted.

Før InfoPath

Selvom medlemmer af udviklingsteamet bruges plejede at bruge Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel til at tage noter, når de indsamlede feedback fra kunder og partnere, medførte analyse og videregivelse af disse data ofte indtastning af redundante data. Teammedlemmerne ville skrive noter i frihånd og relaterede oplysninger havde en tendens til at blive spredt i og mellem dokumenter. Når teammedlemmerne ville inkorporere de oplysninger, de havde indsamlet, til tekniske specifikationer, brugte de en masse tid på at gennemsøge dokumenter for at finde det, de ledte efter.

Efter InfoPath

Med skiftet til en standardproces til dataindsamling, der bruger InfoPath og InfoPath Forms Services, kan Proseware, Inc.-udviklingsteamet spare tid og penge på at indsamle, analysere, og videregive data internt.

På møder med eksisterende og potentielle kunder bruger medlemmer af udviklingsteamet nu en InfoPath-formular til at indsamle data om kundebehov og idéer. Teamet bruger et bibliotek på et SharePoint-websted til at gemme og dele formularer. Fra dette bibliotek kan teammedlemmer udfylde nye kundedataformularer, gennemgå data i eksisterende formularer, eksportere data fra udfyldte formularer til Microsoft Office Excel 2003 eller Microsoft Office Excel 2007 eller flette data fra flere formularer i en formular.

Fordelene ved at skifte til et InfoPath-baseret system omfatter:

  • Ensartede oplysninger    Formularskabelonen er udviklet til at sikre konsistent organisering og formalisering af oplysninger. Data, der vises på lister i formularen, kommer fra standardiserede SharePoint-lister og .xml-filer. F.eks. leveres posterne i på listen Forretningstype direkte fra et foruddefineret XML-skema, der bruges i hele Proseware, Inc. til at standardisere udveksling af virksomhedsdata mellem forskellige systemer.

  • Integration med eksisterende systemer    Når der sendes en formular, bliver den automatisk gemt i et bibliotek på et SharePoint-websted. Data fra hver formular vises uden for formularen i kolonner i biblioteket. Det gør det nemt for teammedlemmerne at finde og sortere formulardata i biblioteket, uden at skulle åbne hver formular enkeltvist.

  • Flere visninger    Kundedataformular omfatter visninger, der adresserer forskellige behov, herunder separate visninger til at registrere kundeoplysninger, teamresultater, forskningmetodik og yderligere ressourcer. Formularen indeholder også en dedikeret udskriftsvisning, der opsummerer data fra de andre visninger i en praktisk udskriftsvenlig format.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×