Sammenkæde og spore e-mails i Business Contact Manager.

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Det kan være svært at holde styr på mails til og fra personer, der er knyttet til din virksomhed, og når du mister overblikket over mails, risikerer du også at miste salgsmuligheder. For at imødegå dette gør Business Contact Manager til Outlook en virksomheds post til en virtuel indbakke ved at give dig mulighed for at knytte mails til det.

I denne artikel beskrives, hvordan du kan knytte individuelle mails til Business Contact Manager til Outlook-poster, og hvordan du kan konfigurere sammenkædning og sporing af mails, så mails automatisk knyttes til poster, herunder forretningsprojekter.

Vigtigt:  Hvis der er flere brugere af din database, kan alle brugere med adgang til databasen se tilknyttede mails.

Hvad vil du foretage dig?

Knytte individuelle mails til poster

Knytte individuelle mails til poster automatisk

Deaktivere sammenkædning og sporing af mails

Forstå problemer med beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed i forbindelse med sammenkædning og sporing af mails i en delt database

Slette mails fra en post

Knytte individuelle mails til poster

Du kan sammenkæde mails til posttyperne Konto og forretningskontakt og til forretningsprojekter. Med nogle få klik kan du derefter se de meddelelser, der er knyttet til posten.

Når du knytter forretningskontakter og forretningsprojekter til en konto, kan du også se de mails, der er knyttet til hver forretningskontakt og forretningsprojekt, i kommunikationsoversigten for kontoposten.

Knytte individuelle mails til poster automatisk

Funktionen til sammenkædning og sporing af mails gør det muligt automatisk at sammenkæde og spore mails fra dine konti og forretningskontakter, læse gamle mails og endda gennemgå de meddelelser, du har sendt til dem. Du kan også automatisk knytte mails efter emne til forretningsprojekter.

Tilbage til toppen

Knytte individuelle mails til poster

De mails, som du knytter til en post af typen konto, forretningskontakt eller forretningsprojekt, forbliver i Outlook. Disse mails vises også i kommunikationsoversigten for posten og i mappen Kommunikationsoversigt for Business Contact Manager til Outlook.

4 KB af meddelelsen gemmes i Business Contact Manager-databasen, så du stadig har adgang til hele eller dele af meddelelsen, også selvom den slettes fra Outlook. Hvis den oprindelige meddelelse er større end 4 KB, har du kun adgang til en del af meddelelsen, hvis den slettes fra Outlook.

  1. Klik på eller åbn den mail, du vil knytte til en post.

  2. På båndet i gruppen Forretning skal du klikke på Sammenkæd med post.

  3. Klik på den type post, du vil finde, på listen Elementtype i dialogboksen Sammenkæd til Business Contact Manager-post.

    Bemærk:  Hvis du vælger en salgsmulighedspost, knyttes mailen rent faktisk til den konto eller forretningskontakt, der er en del af salgsmulighedsposten.

  4. Klik på en post på listen over poster.

    Hvis du vil knytte elementet til mere end én post, skal du markere disse poster.

Hvordan markerer jeg mere end én post?

Hvis du vil markere poster, der støder op til hinanden, skal du trykke på Skift og derefter klikke på første og sidste post i den gruppe, du vil slette. Du kan markere ikke-sammenhængende poster ved at trykke på Ctrl og derefter klikke på de enkelte poster. Hvis du vil markere alle poster, skal du klikke på én og derefter trykke på Ctrl + A.

  1. Under Sammenkædede poster skal du klikke på Kæd til.

    De valgte poster vises i boksen Kæd til.

  2. Klik på OK.

Få vist de mails, der er knyttet til en post

For at få vist de mails, der er knyttet til en post, skal du åbne posten og derefter klikke på fanen Oversigt.

De pågældende mails samt eventuelle andre elementer i kommunikationsoversigten, der er knyttet til posten, vises.

Du kan finde flere oplysninger om andre elementer i kommunikationsoversigten under Spore din kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Tilbage til toppen

Knytte individuelle mails til poster automatisk

Fra det tidspunkt, hvor du aktiverer Sammenkædning og sporing af mails, bliver eventuelle nye mails til eller fra markerede mailadresser automatisk knyttet til poster.

Du kan også søge efter tidligere mails og sammenkæde dem med poster.

Meddelelserne vises i kommunikationsoversigten for den post, der indeholder den valgte mailadresse.

Hvis du sammenkæder fra en mail, og der ikke er nogen eksisterende Business Contact Manager til Outlook-post, der svarer til mailadressen, opretter funktionen til sammenkædning og sporing en ny forretningskontaktpost og knytter mailen til den.

Tilbage til toppen

Før sammenkædning og sporing

Før du aktiverer sammenkædning og sporing af mails, skal du gøre følgende:

Bekræft, at du har angivet mailadresser i dine Business Contact Manager til Outlook-poster.

  1. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Projektstyring.

  2. Klik på den fane, der indeholder den ønskede post, og dobbeltklik på posten for at åbne den.

  3. Kontrollér, at der vises en mailadresse i feltet Mailadresse.

Bekræft, at Outlook er konfigureret til at gemme sendte meddelelser i mappen Sendt post.

Hvis du vil kunne sammenkæde og spore udgående meddelelser uden problemer, kan du gemme sendte meddelelser i mappen Sendt post.

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Indstillinger.

  3. Klik på Mail, og rul derefter til afsnittet Gem meddelelser.

  4. Bekræft, at afkrydsningsfeltet ud for Gem kopier af meddelelser i mappen Sendt post er markeret. Hvis du også vil sammenkæde og spore videresendte meddelelser, skal du kontrollere, at afkrydsningsfeltet Gem videresendte meddelelser også er markeret.

  5. Klik på OK.

For at beskytte dine personlige oplysninger, hvis du deler din Business Contact Manager til Outlook-database med andre brugere, bliver mails, der er markeret som personlige, private eller fortrolige, ikke knyttet sammenkædet og sporet.

Tilbage til toppen

Aktivere sammenkædning og sporing af mails

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Administrer sammenkædning og sporing.

  3. I dialogboksen Administrer sammenkædning og sporing under fanen Mail skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de mailadresser, du vil sammenkæde og spore.

    Hvis en post indeholder mere end én mailadresse, vises konto- eller forretningskontaktposten mere end én gang.

    Dialogboksen Administrer sammenkædning og registrering.

  4. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de mailadresser, som du ikke vil sammenkæde og spore.

  5. Klik på fanen Mapper.

    Alle mapperne er valgt som standard.

    Bemærk:  Hvis du har konfigureret nogen Outlook-regler til at distribuere mails til andre mapper, skal du sørge for at vælge disse mapper under Mapper for at sammenkæde og spore disse meddelelser.

  6. Klik på OK.

    Alle fremtidige mails til og fra de valgte adresser i de markerede mapper spores automatisk.

    Du kan også oprette sammenkædning og sporing fra en mail. Klik på eller åbn mailen i indbakken. På båndet i gruppen Forretning skal du klikke på Sammenkæd og spor. I dialogboksen Sammenkædning og sporing skal du vælge mailadresserne og derefter klikke på OK. Hvis der ikke er nogen eksisterende Business Contact Manager til Outlook-post, der svarer til mailadressen, oprettes der en forretningskontaktpost, når mailadressen sammenkædes.

Tilbage til toppen

Sammenkæde tidligere meddelelser med dine konti og forretningskontakter

Hvis du vil sammenkæde meddelelser, du har modtaget, før du aktiverede sammenkædning og sporing, kan Business Contact Manager til Outlook finde meddelelserne for dig og sammenkæde dem med dine konti og forretningskontakter.

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Administrer sammenkædning og sporing.

  3. I dialogboksen Administrer sammenkædning og sporing skal du gøre følgende, hvis det er nødvendigt:

    • Markér afkrydsningsfelterne for eventuelle konti eller forretningskontakter, hvis meddelelser du ønsker at finde og sammenkæde.

    • Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for eventuelle konti eller forretningskontakter, hvis tidligere meddelelser du ikke ønsker at sammenkæde.

      Hvis en post indeholder mere end én mailadresse, vises konto- eller forretningskontaktposten mere end én gang.

  4. Hvis du vil angive, hvor Business Contact Manager til Outlook søger efter tidligere meddelelser, skal du markere afkrydsningsfelterne eller fjerne markeringen i dem ud for mappenavnene under fanen Mapper.

  5. Klik på Søg efter og sammenkæd.

    dialogboksen til administration af sammenkædning og registrering vises med knappen til søgning og sammenkædning fremhævet.

  6. Hvis du vil udelade mails, der er ældre end en bestemt dato, skal du i dialogboksen Sammenkæd eksisterende e-mails markere afkrydsningsfeltet Ignorer e-mail fra før den og derefter klikke på en dato i kalenderen.

  7. Klik på Start.

  8. Når søgning og sammenkædning er fuldført, skal du klikke på Luk.

  9. Du kan ændre dine valg for fremtidige mails i dialogboksen Administrer sammenkædning og sporing, hvis det er nødvendigt.

    Vigtigt:  Hvis du klikker på OK i dialogboksen Administrer sammenkædning og sporing uden at ændre de valgte mailadresser og mapper, bliver dine fremtidige mails sammenkædet og sporet ud fra de valg, du har anvendt til søgning og sammenkædning.

  10. I dialogboksen Administrer sammenkædning og sporing skal du klikke på OK.

Tilbage til toppen

Knytte mails efter emne til forretningsprojekter

Du kan knytte mails til en forretningsprojektpost ud fra emnet i mails. Du kan finde flere oplysninger om forretningsprojektposter under Organisere forretningsprojekter i Business Contact Manager.

Advarsel:  Hvis du knytter meddelelser til et forretningsprojekt og derefter vil deaktivere sammenkædning og sporing, skal du deaktivere funktionen for hvert enkelt entydigt mailemne.

Du kan finde flere oplysninger under Deaktivere sammenkædning og sporing af mails efter emne senere i denne artikel.

  1. Klik på eller åbn den mail, du vil knytte til din forretningsprojektpost.

  2. På båndet i gruppen Forretning skal du klikke på Sammenkæd og spor.

  3. I dialogboksen Sammenkædning og sporing skal du klikke på fanen E-mail-emne.

    Dialogboksen til at sammenkæde og registrere på fanen Mailemne med et markeret afkrydsningsfelt ud for et forretningsprojekt.

  4. Markér afkrydsningsfeltet ud for det projektnavn, som du vil knytte mailen til.

  5. Klik på OK.

Tilbage til toppen

Deaktivere sammenkædning og sporing af mails

Hvis du ikke længere vil sammenkæde mails med poster automatisk, kan du deaktivere sammenkædning og sporing af mails.

Det kan være en god ide at deaktivere sammenkædning og sporing af mails, hvis du deler database med dine kolleger, fordi de kan se alle sammenkædede mails. For at sikre, at de kun ser de meddelelser, der allerede er sammenkædede, kan du se under Slette mails fra en post senere i denne artikel.

Tilbage til toppen

Deaktivere sammenkædning og sporing af mails for konti og forretningskontakter

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Administrer sammenkædning og sporing.

  3. I dialogboksen Administrer sammenkædning og sporing under både fanen Mail og Mapper skal du klikke på knappen Ryd alle for at fjerne markeringerne i alle afkrydsningsfelter.

    Hvis du kun vil deaktivere sammenkædning og sporing for visse poster, skal du fjerne markeringerne i de pågældende afkrydsningsfelter.

  4. Klik på OK.

    Bemærk:  Hvis sammenkædning og sporing af mails deaktiveres, stoppes sammenkædningen af alle fremtidige mails med dine poster. Hvis du vil fjerne mails, der lige nu er knyttet til dine poster, skal du slette dem, efter du har deaktiveret sammenkædning og sporing af mails. Du kan finde flere oplysninger i Slette mails fra en post senere i denne artikel.

Tilbage til toppen

Deaktivere sammenkædning og sporing af mails efter emne

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på det ønskede projekt under fanen Forretningsprojekter.

  3. Klik på Oversigt i gruppen Vis på båndet.

  4. Højreklik på mailen med det emne, som du vil stoppe sammenkædning og sporing af, og klik derefter på Sammenkædning og sporing.

  5. Benyt følgende fremgangsmåde:

    • Deaktivere sammenkædning og sporing af mails for konti og forretningskontakter     Under fanen Mailadresse skal du om nødvendigt klikke på Ryd alle for at stoppe med at sammenkæde og spore meddelelser for konti og forretningskontakter.

    • Deaktivere sammenkædning og sporing af mails for forretningsprojekter     Klik på fanen E-mail-emne, og klik derefter på Ryd alle.

      Du kan kun deaktivere sammenkædning og sporing af mails for de forretningsprojekter, konti og forretningskontakter, der er knyttet til den markerede meddelelse. Hvis du vil deaktivere sammenkædning og sporing for forretningsprojekter, skal du deaktivere funktionen for hvert enkelt entydigt mailemne.

  6. Klik på OK.

    Bemærk:  Hvis sammenkædning og sporing af mails deaktiveres, stoppes sammenkædningen af alle fremtidige mails med dine poster. Hvis du vil fjerne mails, der lige nu er knyttet til dine poster, skal du slette dem, efter du har deaktiveret sammenkædning og sporing af mails. Du kan finde flere oplysninger i Slette mails fra en post senere i denne artikel.

Tilbage til toppen

Forstå problemer med beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed i forbindelse med sammenkædning og sporing af mails i en delt database

Når du deler en database, deler du dele alle oplysningerne i databasen med alle, der har adgang til den. Hvis du har konfigureret automatisk sammenkædning og sporing af dine mails, er alle eksisterende og fremtidige mails og andre elementer i kommunikationsoversigten, der er knyttet til dine poster, tilgængelige for alle brugere med adgang til databasen. Du kan finde flere oplysninger om at dele en database under Dele dine Business Contact Manager-data med andre brugere.

Hvis der er flere brugere af din database    Alle brugere med adgang til databasen kan se tilknyttede meddelelser og andre elementer i kommunikationsoversigten.

  • Hvis du vil forhindre, at dine kolleger kan få adgang til sammenkædede mails, men du stadig ønsker at bruge sammenkædning og sporing af mails på fremtidige meddelelser, skal du slette de eksisterende meddelelser fra posterne, før du deler din database. Du kan finde flere oplysninger i Slette mails fra en post senere i denne artikel.

  • Hvis du ikke ønsker, at dine kollegaer skal have adgang til fremtidige mails, men at de gerne må have adgang til tidligere mails, kan du deaktivere sammenkædning og sporing, før du deler din database. Se afsnittet Deaktivere sammenkædning og sporing af mails tidligere i denne artikel.

  • Hvis du vil forhindre, at dine kolleger kan få adgang til alle eksisterende og fremtidige mails, der er knyttet til poster, skal du deaktivere sammenkædning og sporing af mails og slette mails fra alle poster, før du deler din database.

Hvis du er den eneste person, der bruger din database, eller hvis du deler databasen for at lave en kopi af den på din bærbare computer     De sikkerhedsmæssige overvejelser er minimale – f.eks. som at holde din adgangskode sikker. Du kan roligt aktivere sammenkædning og sporing for en hvilken som helst mailadresse, fordi ingen andre kan se meddelelserne.

Bemærk:  Hvis du vil lave en kopi af databasen, så den kan bruges, når du er væk fra kontoret, skal du først dele din Business Contact Manager-database, men der er stadig kun én bruger af databasen. Du kan finde flere oplysninger om at lave en kopi af databasen under Dele dine Business Contact Manager-data med andre brugere.

Tilbage til toppen

Slette mails fra en post

En mail kan sammenkædes med mere end én post. Når du fjerner en sammenkædet meddelelse fra en post, slettes den kun fra kommunikationsoversigten for den pågældende post. Hvis mailen er sammenkædet med andre poster, bliver de ikke påvirket af dette. Hvis en mail f.eks. er sammenkædet med både et kundeemne og en ikke-relateret konto, bliver mailen ikke slettet fra kontoposten, selvom mailen slettes fra kundeemnet.

Hvis en mail slettes fra en post, bliver mailen ikke slettet i Outlook.

  1. Klik på en af følgende mapper under Business Contact Manager i navigationsruden for at få vist arbejdsområdet:

    • Kontaktpersoner.

    • Salg.

    • Projektstyring.

  2. Klik på den fane, der indeholder den ønskede post, og dobbeltklik på posten for at åbne den.

  3. I gruppen Vis på båndet skal du klikke på Oversigt.

    Både mails og eventuelle andre elementer i kommunikationsoversigten, der er knyttet til posten, vises.

    Hvis du kun vil se mails på siden Oversigt, skal du klikke på fanen Vis på båndet. Klik på knappen Elementtype, og klik derefter på Mails.

  4. Markér de mails, du vil slette.

    Hvis du vil markere poster, der støder op til hinanden, skal du trykke på Skift og derefter klikke på første og sidste post i den gruppe, du vil slette. Du kan markere ikke-sammenhængende poster ved at trykke på Ctrl og derefter klikke på de enkelte poster.

  5. Klik på knappen Fjern.

Du kan finde flere oplysninger om slettede poster i Slette poster i Business Contact Manager.

Du kan finde oplysninger om, hvordan du kan gendanne slettede elementer, i Gendanne en post i Business Contact Manager.

Tilbage til toppen

Slette alle mails fra poster

  1. Klik på knappen Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Under Forretningsposter skal du klikke på Kommunikationsoversigt.

  3. Klik på kolonneoverskriften Elementtype for at sortere listen efter Elementtype.

  4. Markér alle mails, eller markér alle de mails, du vil slette.

    Hvis du vil markere poster, der støder op til hinanden, skal du trykke på Skift og derefter klikke på første og sidste post i den gruppe, du vil slette. Du kan markere ikke-sammenhængende poster ved at trykke på Ctrl og derefter klikke på de enkelte poster.

  5. Højreklik på de markerede meddelelser, og klik derefter på Slet.

Du kan finde flere oplysninger om andre elementer i kommunikationsoversigten under Spore din kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Tilbage til toppen

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×