Sådan evaluerer du anmodninger om projektændringer

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Af Karen Suchan, PMP

Ukontrollerede ændringer er en af de største fjender for en projektleder.     Derfor kan en robust proces til ændringsstyring være en projektleders bedste ven. Ved at etablere denne type proces er det muligt at levere det, kunden har anmodet om, til tiden og inden for det aftalte budget. Uden ændringsstyring bliver projektets omfang et bevægeligt mål, og du risikerer at misse en eller flere af dine projekts succesfaktorer. Muligheden for at administrere og kontrol ændring, især af projektets omfang, er en nøgle til at nå mål samt en typisk ydeevne indikator for en projektleder. Projektændringer forekommer altid, og du skal være forberedt på at håndtere dem, når – ikke hvis – det sker.

Balancering af ændringsstyring og bureaukrati

Én udfordring for projektledere er balancering af behovet for kontrol af projektændringer og undgåelse af unødigt bureaukrati. Spørgsmålet er: Hvor er balancepunktet? Da hvert projekt er unikt, varierer punktet, hvor ændringsstyring holder op med at tilføje værdi, fra projekt til projekt.

Nogle af dine interessenter eller endda dit projekts gruppemedlemmer, føler måske, at indførelse af ændringsstyring er din måde at undgå den frygtede omfangsudviskning, og at du ikke er fleksibel og ikke gør det, som er bedst for kunderne og virksomheden. Det er vigtigt at afvise denne opfattelse. Fortæl dem, at det, du gør, er nøjagtigt det modsatte. Du implementerer en effektiv proces til konsistent evaluering af anmodede ændringer. Hvis at foretage en ændring anses for en god idé, har du processer på plads, så du kan reagere hurtigt.

Toppen af siden

Projektets plan for ændringsstyring

Som en hjælp til at reagere hurtigt beskriver en plan til ændringshåndtering, hvad der sker, når der opstår afvigelser. Det er ikke beregnet til at forhindre ændringer; formålet er primært at skitsere en proces, der gør det klart, hvordan en ændring meddeles, hvordan beslutninger foretages, og hvordan projektet tilpasser efterfølgende.

Toppen af siden

Indføre ændringsstyring

Du bør indføre din proces til ændringsstyring, så snart du har oprettet en oprindelig plan for vigtige leverancer, f.eks. forretningsbehov og tidsplan. Projektgruppen og interessenter – og alle andre, der påvirkes af ændringer i projektet – skal gennemgå og godkende planen for ændringsstyring, før du sætter den i kraft.

Mindre ændringer, der kun har lille påvirkning på projektets samlede succes, bør ikke medføre de samme stivhed som dem, der er opstillet for krav eller milepælene for tidsplanens kritiske vej. Projektets plan for ændringsstyring skal angive, hvornår en formel anmodning om en projektændring (PCR) er nødvendig. For eksempel:

  • Hvad er grænserne for ændringer i tidsplan og budget?

  • Er der ændringer, der altid kræver en ændringsanmodning?

  • Hvilke ændringer kan processen til ændringsstyring overspringe?

En advarsel her: Det er ofte en lang række småændringer, der skader mest, i stedet for de store, indlysende ændringer. Overvej dette, når du definerer dine PCR-kriterier. Din plan for ændringshåndtering skal f.eks. definere kategorier for ændringsanmodninger, f.eks. hvad der er en større eller mindre ændring:

  • Større ændringer    Disse skal være dokumenteret som en PCR. Større projektændringer:

    • Påvirker krav eller arbejdselementer på projektets kritiske vej, forsinker vigtige milepæle eller projektets overordnede slutdato med en bestemt procentdel af tid eller varighed. Kriterier for større ændringer skal defineres for hvert projekt.

    • Kræver yderligere midler (i kroner eller procentdel af budget). Igen, mængden skal defineres for hvert projekt.

  • Mindre ændringer    Disse rutineændringer kræver ikke en PCR. Mindre ændringer:

    • Påvirke ikke planen i betydende omfang. De forlænger ikke fuldførelsesdatoen for milepæle og opgaver med projektafhængigheder.

    • De har ingen negativ økonomisk påvirkning. Der forekommer ingen budgetafvigelse for projektet som følge af ændringen.

Toppen af siden

Tip til evaluering af ændringsanmodninger

Planen for styring af projektændringer bør også omfatte oplysninger om, hvordan ændringsanmodninger evalueres. Det er afgørende, at kriterierne for denne evaluering fastlægges, før det er nødvendigt, så der ikke spildes tid på at nå til enighed. Angivelse af disse parametre vil hjælpe til at balancere de overordnede forretningsmål og -fordele.

Her er nogle almindelige spørgsmål, du kan overveje, når du evaluerer en ændringsanmodning:

  • Tilfører eller ændrer denne ændring forretningskrav?

  • Findes der en workaround, eller er ændringen nødvendig for projektets overordnede succes?

  • Kræver ændringen flere midler?

  • Vil denne forsinke projektets slutdato?

  • Selvom ændringen kan have en negativ påvirkning på dette projekt, medfører den så betydelige forretningsfordele, som opvejer ulemperne?

  • Vil en indførelse af ændringen nu give mere mening end en forsinkelse af den? Vil forsinkelsen ende med at koste virksomheden flere penge i sidste ende?

  • Er alle de berørte interessenter hørt, og er de positive over for ændringen?

  • Er der kontraktmæssige konsekvenser at overveje? Vil forpligtelser i forhold til eksterne leverandører f.eks. blive brudt på grund af denne ændring?

Toppen af siden

Godkendelse af anmodning om projektændringer

Det er også vigtigt at definere, hvem der kan godkende – eller ikke kan godkende – ønskede ændringer. Det er normalt at definere forskellige godkendelsesniveauer, så rutineændringer kan behandles effektivt, mens væsentlige ændringer får det nødvendige niveau af ledelsesopmærksomhed.

Når en foreslået ændring påvirker omfanget af projektet, bør du overveje den som en forretningsbeslutning, der kræver godkendelse fra projektets sponsor. Når omfanget ikke påvirkes, kan projektgruppen og sponsoren beslutte, at projektlederen har mulighed for at godkende ændringen inden for visse begrænsninger. For nogle projekter oprettes der fora til ændringsstyring, der indkaldes med jævne mellemrum for at overveje og godkende ændringsanmodninger. Der kan være forskellige Skift kontrolelement tavler i organisationen, som håndterer forskellige typer af anmodninger om ændringer. F.eks. kan et teknisk forum til ændringsstyring se på teknologiproblemer.

En nem måde at opsummere retningslinjerne for godkendelse af ændringsanmodninger er i en tabel et som nedenfor, som er baseret på et projekteksempel:

Type af ændring

Generel beskrivelse

Kriterier

Godkender

PCR påkrævet?

Større

Repræsenterer betydelig ændring af projektets omfang, tidsplan eller budget

Tilføjelse af et nyt krav eller en udvidelse af et eksisterende forretningsbehov

Planlægge forsinkelse på mere end 14 dage eller forsinkelse af projektets slutdato

Kræver yderligere midler på DKK 750.000 eller mere

Forum til ændringsstyring i projektet

Ja

Større

Repræsenterer ændring af projektets omfang, tidsplan eller budget

Afklaring af forretningsbehov

Planlægge forsinkelse på færre end 14 dage, der ikke påvirker projektets slutdato

Kræver yderligere midler på mindre end DKK 750.000

Projektleder

Ja

Mindre

Rutinemæssig ændring med kun lille eller ingen påvirkning på projektet

Ændrer ikke afslutningsdatoer for milepæle

Påvirkning af projektets budget er mindre end DKK X eller X %

Projektleder

Nej

Toppen af siden

Den store gevinst

Projektgrupper glæder sig altid til at komme i gang med projektet, nogle gange på bekostning af effektiv planlægning. Det er nærliggende at tage genveje og antage, at du løser tingene på vejen. At have et veludviklet proces til ændringsstyring på plads, før ændringerne forekommer, har store fordele og giver et bedre overordnet projektresultat. Ved at tage subjektiviteten ud af ændringsstyring kan projektgruppen håndtere udsving effektivt. En gennemtænkt, detaljeret plan for ændringsstyring, der er accepteret af medlemmer af projektgruppen og interessenter vil spare tid og penge, noget projektledere aldrig har nok af.

Toppen af siden

Om forfatteren     Jane Suchan er program manager med erfaring i tilsyn med forretningsinitiativer på virksomhedsniveau og udvikling af projektledelsesmetoder. Jane bor i Seattle, Washington, USA.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×