Sådan arbejder du med et rapportcenterwebsted

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inkluderer en webstedskabelon til et rapportcenter, som organisationer kan bruge til at skabe et websted til administration af rapporter og visning og arbejde med business intelligence-data. Organisationer kan oprette et rapportcenterwebsted for at konsolidere adgang til business intelligence-data på et centraliseret sted. Websteder, der er oprettet ud fra webskabelonen Rapportcenter, har funktioner, der gør det let at:

  • Organisere og administrere regneark, rapporter og dataforbindelser.

  • Oprette KPI'er (nøgletalsindikatorer) for at måle fremdrift mod forretningsmål.

  • Vise firmadata i dynamiske, personlige dashboards.

Afhængigt af virksomhedens behov kan du oprette et rapportcenterwebsted for at tilvejebringe business intelligence-oplysninger bredt i organisationen, eller du kan begrænse adgang til et rapportcenterwebsted for specifikke teams eller grupper, der skal arbejde med disse firmadata.

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Hos Adventure Works bruger salgsafdelingen et rapportcenterwebsted til at oprette, spore, dele og gemme afdelingens salgsdata og finansielle data. Teammedlemmer arbejder med Microsoft Office Excel 2007-projektmapper, der er blevet udgivet på et rapportcenterwebsted som interaktive rapporter ved hjælp af Excel Services, en Office SharePoint Server 2007-teknologi. De kan også spore salgsfremdrift ved at overvåge KPI'er og gennemse salgsoplysninger i personlige dashboards. Følgende figur viser hjemmesiden for afdelingens rapportcenterwebsted, som er blevet tilpasset til at vise en KPI-webdel, der viser oplysninger om kvartalssalg.

Salgsrapportcenter

Administration af regneark, rapporter og dataforbindelser

Rapportcenterwebstedet inkluderer flere funktioner, der kan hjælpe dig med at organisere ikke kun rapporter men også forbindelser til eksterne datakilder, som disse rapporter kan bruge.

Rapportbibliotek

Rapportbiblioteket på et rapportcenterwebsted er det centrale sted, hvor du kan oprette og gemme begge rapporter (Office Excel 2007-projektmapper) og dashboardsider. Rapporter og dashboardsider er de standardindholdstyper, der er tilgængelige for et rapportbibliotek. Når du udgiver en Excel-projektmappe i et rapportbibliotek, kan den åbnes i browseren med et enkelt klik, hvilket er en praktisk måde at se projektmapper på uden at føje dem til en webdelside. I den følgende figur vises en rapport i et browservindue.

Rapport i et browservindue

Dashboardsider indeholder en eller flere webdele, som f.eks. webdele for firmadata, webdele for Excel Web Access eller KPI-webdele, der kan filtreres for at få en ensartet, men fleksibel visning af data og indhold fra flere forskellige kilder. Rapportbiblioteket gør det let at administrere mange rapporter og dashboards. I den følgende figur vises menuen Vis for rapportbiblioteket, som du kan bruge til at filtrere din visning for at se rapporter, dashboardsider eller alt indhold, der er gemt i biblioteket.

Vise aktuelle rapporter

Bibliotek for dataforbindelser

Et rapportcenterwebsted indeholder også et bibliotek for dataforbindelser, der er et specielt SharePoint-dokumentbibliotek, der gør det let at gemme, sikre, dele og administrere Office-dataforbindelsesfiler (.odc). En .odc-fil er en type dataforbindelsesfil, der bruger HTML og XML til at lagre forbindelsesoplysninger for eksterne datakilder, som f.eks. virksomhedsprogrammer eller -databaser. Du kan få vist eller redigere indholdet af en odc-fil i et hvilket som helst tekstbehandlingsprogram.

Hvis organisationen f.eks. har Excel-projektmapper, der forbinder oplysninger i en eller flere eksterne datakilder, som f.eks. en database eller en OLAP-kube, så indeholder disse dataforbindelser oplysninger om, hvordan du kan finde, logge på, forespørge om og få adgang til den eksterne datakilde. Selvom disse forbindelsesoplysninger kan gemmes i selve projektmappen, gemmes de ofte i en .odc-fil, særligt når dataene deles af mange brugere, og forbindelsesoplysningerne skal opdateres. Ved at gemme disse .odc-filer i biblioteket for dataforbindelser på et rapportcenterwebsted, kan du sikre, at alle dataforbindelsesfiler, som organisationen har brug for til sine rapporter, er placeret på et centralt sted, hvor de let kan administreres, opdateres og genbruges i nye rapporter. I den følgende figur vises filer i et bibliotek for dataforbindelser.

Bibliotek for dataforbindelser

Rapportkalender og referencebibliotek

Et rapportcenterwebsted har også nogle ekstra værktøjer, der hjælper dig med at administrere rapporter og business intelligence-data. Du kan bruge rapportkalenderen til at planlægge rapportoprettelsesprocessen eller formidle oplysninger om, hvor hyppigt rapporter oprettes eller opdateres. Du kan bruge referencebiblioteket til at gemme og dele procesrelaterede oplysninger for de personer, der bruger webstedet.

Brug af KPI'er til at formidle mål og status

En KPI er en letforståelig grafisk indikator, der formidler fremdrift mod et foruddefineret mål. KPI'er er værdifulde værktøjer, der hjælper teams, ledere og virksomheder med at evaluere deres fremdrift mod målelige mål.

En KPI kan f.eks. bruge trafiklysikoner til at angive, at en bestemt forretningsindsats overstiger, opfylder eller ikke opfylder mål. Adventure Works' salgsafdeling bruger en KPI-liste til at spore deres fremdrift mod deres kvartalsvise salgsmål. Hvis det samlede salg for et specifikt regnskabskvartal overstiger et forudangivet mål, vises KPI'en for dette kvartal med et grønt trafiklysikon. Hvis det samlede salg for et kvartal ikke opfylder et minimummål, vises KPI'en for dette kvartal med et rødt trafiklysikon. I modsat fald vises det med et gult trafiklysikon. I den følgende figur vises en KPI-webdel, der viser de kvartalsvise KPI-salgsoplysninger på hjemmesiden for salgsafdelingens rapportcenterwebsted.

Kvartalsvis salgs-KPI

KPI'er gør det hurtigere og mere effektivt at evaluere fremdriften mod nøgleforretningsmål. Uden KPI'er ville medarbejdere og ledere i virksomheden være nødt til at udtrække ydelsesdata og evaluere disse data mod mål og derefter præsentere disse data i en særskilt rapport til virksomhedens beslutningstagere. Det er svært at få status til tiden uden at evaluere aktuelle data på en hurtig og automatisk måde. Med KPI'er kan brugere, der ønsker at se den aktuelle ydelse, hurtigt se en rapport på virksomhedens websted eller endda se relevante indikatorer på deres personlige websteder.

KPI'er forbinder firmadata fra forskellige kilder og bruger derefter webdele, der viser disse oplysninger på en liste over KPI'er eller i en detaljeret visning for en enkelt KPI. Disse webdele kan føjes til dashboards på rapportcenterwebstedet eller vises på andre lister og websteder. Hver enkelt KPI modtager en enkelt værdi fra en datakilde, enten fra en enkelt egenskab eller ved at beregne gennemsnit på tværs af de valgte data, og sammenligner derefter denne værdi med en forudvalgt værdi. Da værdier beregnes på tværs af et dataområde i stedet for at vise data i listeform, er KPI'er generelt mere nyttige ved måling af ydelse på tværs af grupper eller i projekter. Men ved at beregne et dataområde for en specifik person, som f.eks. en liste over en enkelt medarbejders salg, kan en KPI evaluere individuel ydelse.

Hvis du vil oprette en KPI, skal du først oprette en KPI-liste, som du føjer en eller flere KPI'er til. Du kan oprette nye indikatorer på en KPI-liste ved at bruge et af følgende:

  • Data på SharePoint-lister.

  • Data i Excel-projektmapper.

  • Data fra Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services.

  • Manuelt angivne oplysninger.

Oprettelse af dynamiske visuelle dashboards

Dashboards er særlige webdelsider, der viser firmadata fra en række forskellige kilder. Dashboards kan vise både rapporter og KPI'er om firmadata og forretningsprocesser i organisationen. De data, der vises i dashboards, kan filtreres automatisk eller filtreres efter egenskaber, der er valgt af brugere, hvilket gør det muligt at foretage en sammenlignende dataanalyse på tværs af en organisation.

Dashboards er sammensat af webdele for firmadata og filterwebdele, og filterwebdelene er forbundet med webdelene for firmadata. Nogle filterwebdele filtrerer automatisk data, mens andre filterwebdele gør det muligt for brugere at angive værdier eller vælge værdier på en liste og derefter anvende disse værdier ved at klikke på knappen Anvend filter på siden. Knappen Anvend filter implementeres som en anden webdel, der er usynlig på dashboardet, indtil et eller flere filtre, der har brugerdefinerede værdier, føjes til siden. Knappen Anvend filter og brugerspecifikke filtre vises i en speciel filterzone i dashboardskabelonen.

I den følgende figur vises et salgsdashboard på webstedet for Adventure Works' salgsrapportcenter. Dette dashboard viser både en KPI-webdel og rapportoplysninger i en webdel for Excel Web Access.

Salgsdashboard

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×