Roadmap til oprettelse og konfiguration af SharePoint-biblioteker

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Et bibliotek er et sted på et websted, hvor teammedlemmer kan arbejde sammen om at oprette, opdatere og administrere filer. Den bedste måde at konfigurere et bibliotek på, afhænger af, hvordan biblioteket skal bruges, og hvor mange personer, der skal bruge det.

Det tager kun nogle få trin at konfigurere et grundlæggende bibliotek til håndtering af teamdokumenter. Hvis din organisation har en defineret proces til udvikling af dokumenter, eller hvis flere personer arbejder på det samme dokument, kan du overveje at undersøge de mere avancerede funktioner til dokumentstyring, f.eks. indholdstyper og arbejdsprocesser.

Denne roadmap er beregnet til personer, der opretter og konfigurerer biblioteker til et Microsoft Office SharePoint Server 2007 websted, men som ikke IT-medarbejdere. Hvis du er IT-medarbejder kan du bruge TechNet.

Koncepter og planlægning

Hvis din virksomhed arbejder på et stort antal dokumenter, skal du starte med at udvikle en strategi til organisering og administration af dine dokumenter, før medarbejderne begynder at tilføje indhold. Du kan f.eks. bruge kolonner og visninger til at begrænse antallet dokumenter, der vises på én gang.

Biblioteker kan også være en vigtig del af en dokumentstyringsproces med værktøjer til at sikre ensartethed, administrere store mængder indhold og styre arbejdsprocessen for udvikling af indhold.

Om biblioteker

Din organisation kan have flere biblioteker på et SharePoint-websted, f.eks. et eller flere biblioteker til teamdokumenter, et bibliotek til websider, et slidebibliotek til præsentationer og et billedbibliotek til fotos og andre billeder.

Begreb

Beskrivelse

Introduktion til biblioteker

Læs mere om de fordele, datatyper og funktioner i biblioteker.

Organisere filer i et bibliotek

Lær strategier for organisering af filer i biblioteker, før du opretter dine biblioteker.

Oversigt over kurser i SharePoint-dokumentbiblioteker

Få vist en oversigt over fem forskellige kurser i dokumentbiblioteker.

Introduktion til indgående mail

Læs, hvordan du konfigurerer et bibliotek til at modtage dokumenter i mail, hvis administratoren har aktiveret din server for at modtage indhold på et SharePoint-websted ved hjælp af indgående mail.

Planlægge, hvordan du organiserer og administrerer filer

SharePoint-biblioteker har flere funktioner, som dit team kan bruge til at administrere og organisere dokumenter. Planlægning kan hjælpe dig til at skabe den struktur, der virker bedst for organisationen.

Hvordan du vælger at organisere filerne i et bibliotek afhænger af gruppens behov og af den måde, du ønsker at gemme og søge efter oplysninger på. Dit team kan bruge visninger og mapper til at forblive organiserede.

Udtjekningen er et værktøj, der gør det muligt for dine teammedlemmer at arbejde eksklusivt på filer og undgå filkonflikter. Dit team kan også overveje at bruge versionsstyring, hvori der oprettes en versionshistorik for filen. Versionsstyring optager mere serverplads, men det giver dit team mulighed for at gendanne tidligere version af filer, hvis der opstår fejl.

Din organisation kan f.eks. bruge dokumentudtjekning og versionsstyring til at styre den måde, medarbejderne arbejder på filerne på. For at arbejde eksklusivt på en fil skal en medarbejder tjekke den ud, så ingen andre kan komme til at overskrive ændringerne ved et uheld. Med versionsstyring kan teamet spore en versionshistorik og gendanne en tidligere version, hvis nogen begår fejl.

Begreb

Beskrivelse

Introduktion til versionsstyring

Læs mere om versionsstyring, hvormed du kan spore en versionshistorik og få vist og gendanne tidligere version af et dokument.

Organisere filer i et bibliotek

Læs mere om forskellige måder til at organisere filer i et bibliotek. Det er godt at planlægge strukturen i biblioteket, før du opretter og konfigurerer det.

Roadmap for, hvordan du giver brugere adgang til websteder og indhold på webstederne

Se en oversigt over, hvordan man administrerer adgangen til websteder og indholdet derpå, herunder om tilladelser skal nedarves til underordnede websteder, eller der skal anvendes separate tilladelser.

Vurdere, om du vil bruge avancerede dokumentstyring

Hvis organisationer ikke har nogen form for formelt dokumentstyringssystem, oprettes og gemmes indhold ofte på en ikke-administreret og decentraliseret måde på forskellige filshares og forskellige harddiske. Det gør det svært for medarbejderne at finde, dele og samarbejde effektivt om indhold. Det gør det også svært for organisationer at bruge værdifulde virksomhedsoplysninger og data i indholdet.

Office SharePoint Server 2007 understøtter din organisations behov for dokumentstyring ved at levere en bred vifte af dokumentstyringsfunktioner, der gør det muligt at gøre følgende:

  • Gemme, organisere og finde dokumenter.

  • Sikre ensartethed mellem dokumenter.

  • Administrere metadata for dokumenter.

  • Hjælpe med at beskytte mod uautoriseret adgang eller brug.

  • Sikre ensartede forretningsgange (arbejdsprocesser) for håndtering af dokumenter.

Begreb

Beskrivelse

Introduktion til dokumentstyring

Se forskellige måder, hvorpå du kan bruge dokumentstyring til at administrere indhold og processer i organisationen.

Introduktion til arbejdsprocesser

Læs mere om arbejdsprocesser, og hvordan de hjælper folk med at implementere forretningsprocesser, f.eks. administration af opgaver og samarbejde på dokumenter og listeelementer.

Introduktion til indholdstyper

Find ud af, hvordan indholdstyper giver organisationer mulighed for at administrere metadata, skabeloner og funktionsmåder for elementer og dokumenter konsekvent. Indholdstyper defineres på webstedsniveau og bruges i lister og biblioteker.

Administration af store biblioteker

SharePoint-biblioteker er designet til at håndtere en stor kapacitet af filer, op til 5 millioner, hvis du bruger mapper til organisationen, men der er strategier, du skal bruge til at maksimere ydeevne.

Anbefalingen er, at en enkelt liste ikke bør have mere end 2.000 elementer pr. listebeholder for typiske kundescenarier, hvor den almindelige SharePoint Server 2007-browserbaserede brugergrænseflade bruges. En beholder betyder i dette tilfælde i roden af listen, samt mapperne på listen. En mappe er en beholder, fordi andre listeelementer gemmes deri.

Virksomheden AdventureWorks bruger f.eks. mapper til forskellige typer af dokumenter, f.eks vejledninger eller prislister, i dens bibliotek. Visninger og indeksering kan også bruges til at forbedre ydeevnen og brugeroplevelsen. Følgende artikler kan bruges til at planlægge en strategi for store lister og biblioteker.

Begreb

Beskrivelse

Planlægge lagring af indhold i store virksomheder

Få vejledning til konfiguration og administration af biblioteker med et stort antal filer.

Administration af et stort antal filer ved hjælp af et dokumentcenter

Læs mere om fordele, typer og funktioner i et dokumentcenter.

Administrere lister og biblioteker med mange elementer

Få mere at vide kapacitetsanbefalinger, herunder hvordan du kan optimere listeydeevnen gennem en begrænsning af antallet af elementer, der vises, og ved at vælge den bedste metode til hentning af indhold.

Oprette og konfigurere biblioteker

Hvis du vil oprette et bibliotek, skal du være medlem af gruppen af sitename-ejere eller har specifik tilladelse til at designe et websted, eller oprette lister og biblioteker. Du kan anvende visse indstillinger, mens du opretter biblioteker, og du kan anvende flere indstillinger senere fra menuen Indstillinger i biblioteket.

Oprette dokumentbiblioteker

Opgave

Beskrivelse

Oprette et bibliotek

Lær, hvordan du opretter et bibliotek for at oprette, indsamle, opdatere og administrer filer med teammedlemmer.

Oprette et formularbibliotek

Lær, hvordan du kan oprette et bibliotek specifikt til formularer, f.eks. udgiftsrapporter.

Konfigurere biblioteker

Opgave

Beskrivelse

Tilføje eller ændre en arbejdsproces for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Brug standardarbejdsprocesserne, eller tilpas og opret din egen for at administrere dokumenter og forretningsprocesser.

Aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek

Aktiver et bibliotek til at spore versioner i en versionshistorik og gendanne tidligere versioner.

Oprette eller ændre en visning

Opret visninger for at give folk mulighed for at se de elementer, der er mest vigtige eller relevante for dem.

Kræve udtjekning for filer i et bibliotek

Lær, hvordan du kan kræve, at alle brugere skal tjekke filer ud, før de arbejder på dem. Ved at kræve udtjekning forhindrer du, at flere personer foretager ændringer på samme tid, hvilket kan skabe ændringskonflikter og føre til forvirring.

Ændre en indholdstype for en liste eller et bibliotek

Lær, hvordan du konfigurerer en indholdstype og føje den til et bibliotek.

Oprette en skabelon til et bibliotek

Lær at tilføje en skabelon til et bibliotek, hvis du ikke bruger indholdstyper.

Aktivere og konfigurere understøttelse af e-mails for en liste eller et bibliotek

Opret et bibliotek til at modtage filer i mails, hvis serveren er aktiveret til indgående mail.

Give adgang til biblioteker

Du kan tilpasse en liste eller et bibliotek på et websted for at udvide eller begrænse, hvilke brugere, der har adgang til listen eller biblioteket, og hvad brugerne kan gøre med indholdet af listen eller biblioteket.

Som standard nedarver en liste eller et bibliotek tilladelser fra det websted, den/det findes på . Det websted, som en liste eller et bibliotek findes på, kaldes det overordnede websted. Ændringer i tilladelser på det overordnede websted gælder for alle lister, biblioteker og andet indhold, der nedarver tilladelser fra dette overordnede websted.

Du kan stoppe nedarvningen af tilladelser fra et overordnet SharePoint-websted og oprette unikke tilladelser til en liste eller et bibliotek. Du kan f.eks. have unikke tilladelser for en liste, der indeholder medarbejderposter eller et produktplanlægningsdokument, der ikke er færdigt. Du kan også forøge eller begrænse adgangen til bestemte mapper og listeelementer, f.eks. oplysninger om løn eller medarbejdere.

Begreb

Beskrivelse

Tilpasse brugeradgang til en liste eller et bibliotek

Få mere at vide om tilpasning af brugeradgang til biblioteker i en trinvis vejledning, eller se de detaljerede individuelle procedurer for mere tilpasning.

Tilpasse brugeradgang til mapper, listeelementer og biblioteksfiler

Læs om, hvordan du kan udvide eller begrænse adgangen til bestemte filer eller mapper, hvis din organisation har behov for at tilpasse adgangen til bestemte indhold.

Roadmap for, hvordan du giver brugere adgang til websteder og indhold på webstederne

Se en oversigt over, hvordan man administrerer adgangen til websteder og indholdet derpå, herunder om tilladelser skal nedarves til underordnede websteder, eller der skal anvendes separate tilladelser.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×