Registrere oplysninger i journalen

Journalen registrerer automatisk handlinger, som du vælger, der relaterer til bestemte kontaktperson og anbringer handlingerne i en Tidslinje. Du kan bruge Journal til at spore Microsoft Outlook element, f.eks. e-mails eller møder. Den kan også bruges til at spore andre Microsoft Office-filer, f.eks. Word-dokumenter eller Excel-projektmapper. Den kan endda føre en log over alle interaktioner, du vil huske – selv noget, der ikke er placeret på din computer, f.eks. en telefonsamtale eller et papirbrev, du har sendt med almindelig post eller har modtaget.

Tip: Hvis du vil have hurtig adgang til journalen, kan du føje visningsknappen Journal til Navigationsrude. Nederst i navigationsruden skal du klikke på Konfigurer knapper Knapflade , klikke på Tilføj eller fjern knapper og derefter klikke på Journal.

Jeg vil...

Registrere elementer og filer i Journal

Registrere datoen og klokkeslættet for, hvornår du arbejdede med en kontaktperson

Ændre start- og sluttidspunkter for journaloptegnelser

Deaktivere eller tømme Journal

Toppen af siden

Registrere elementer og filer i Journal

Registrere elementer og filer automatisk

  1. Klik på fanen Filer for at åbne Backstage-visningen, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på Journalindstillinger på fanen Noter og journal.

  3. Markér afkrydsningsfelterne for de elementer, som du vil registrere automatisk i Journal, på listen Registrer automatisk disse emner.

  4. Markér afkrydsningsfelterne for de kontaktpersoner, hvis elementer du automatisk ønsker at registrere, på listen For disse kontaktpersoner.

  5. Markér afkrydsningsfelterne ud for de programmer, hvorfra du automatisk vil registrere filer, i boksen Registrer også disse filer i Journal.

Registrere et Outlook-element manuelt

  1. I ethvert modul i Outlook kan du klikke på Nye emner i gruppen Ny på fanen Startside, pege på Andet og derefter klikke på Journaloptegnelse.

  2. Indtast en beskrivelse i boksen Emne.

  3. Klik på den type kladdepost, som du registrerer, i boksen Emnetype.

  4. Marker andre ønskede indstillinger. 

Registrere en fil, der ikke findes i Outlook, manuelt

  1. Find den fil, som du vil registrere. Du kan bruge Outlook, Windows Stifinder eller skrivebordet.

  2. Træk elementerne til Journal Knapflade .

  3. Marker de indstillinger, som du vil bruge til kladdepost.

Toppen af siden

Registrere datoen og klokkeslættet for, hvornår du arbejdede med en kontaktperson

  1. Åbn kontaktpersonen.

  2. Klik på Flere i gruppen Kommuniker på fanen Kontaktperson, og klik derefter på Journaloptegnelse.

  3. Den aktuelle dato og det aktuelle klokkeslæt vises i journaloptegnelsens overskrift. Hvis du vil ændre dato eller klokkeslæt, skal du klikke på pilen ud for hver enkelt boks og derefter klikke på det ønskede udvalg.

  4. Hvis du vil dokumentere det nøjagtige start- og sluttidspunkt, skal du klikke på Start timer i gruppen Timer på fanen Journaloptegnelse.

    Journal-elementet registrerer datoen og klokkeslættet, hvor du arbejdede med kontaktpersonen. Klik på Stands timer midlertidigt for at stoppe uret.

  5. Klik på Gem og luk på fanen Handlinger for at registrere oplysningerne i din journal.

Toppen af siden

Ændre start- og sluttidspunkter for journaloptegnelser

Ændre start- og sluttidspunkter automatisk for alle optegnelser

  1. I tidslinjevisningen i Journal skal du klikke på Visningsindstillinger i gruppen Aktuel visning på fanen Vis og derefter klikke på Kolonner.

  2. Klik på det ønskede feltsæt i boksen Vælg tilgængelige felter fra. Dette ville normalt være Hyppigt anvendte felter eller Alle journalfelter.

  3. Klik på det felt, der indeholder det klokkeslæt, som du vil bruge som starttidspunkt for elementet, i feltet Tilgængelige dato/klokkeslætsfelter, og klik derefter på Start.

  4. Klik på det felt, der indeholder det klokkeslæt, som du vil bruge som sluttidspunkt for elementet, i feltet Tilgængelige dato/klokkeslætsfelter, og klik derefter på Slut.

Tip: Tidslinjevisningen viser, hvornår hvert element og dokument blev oprettet, gemt, sendt, modtaget, åbnet og redigeret. Når du ændrer de klokkeslætsfelter, der bruges til at vise emner på tidslinjen, ændres elementernes placering og varighed på tidslinjen.

Ændre start- og sluttidspunkter for en journaloptegnelse manuelt

  1. Åbn journaloptegnelsen.

  2. Skriv ny startdato og nyt startklokkeslæt. Hvis du vil ændre sluttidspunktet, skal du ændre tallet i boksen Varighed.

Bemærk: Ændring af de tidspunkter, der er knyttet til en journaloptegnelse, ændrer ikke starttidspunktet for det element, det dokument eller den kontaktperson, som optegnelsen refererer til.

Toppen af siden

Deaktivere eller tømme Journal

Deaktivere Journal

Hvis du vil deaktivere Journal, skal du fjerne markeringen i flere afkrydsningsfelter i dialogboksen Journalindstillinger. Ingen enkeltindstilling kan deaktivere Journal.

  1. Klik på fanen Filer for at åbne Backstage-visningen, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på Journalindstillinger på fanen Noter og journal.

  3. Fjern markeringen i alle afkrydsningsfelter på listen Registrer automatisk disse emner.

  4. Fjern markeringen i alle afkrydsningsfelterne i boksen Registrer også disse filer.

Bemærk: Det er ikke nødvendigt at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne under For disse kontaktpersoner.

Tømme Journal

Hvis du vil tømme Journal, skal du slette optegnelserne.

  1. I Journal skal du klikke på Emneliste i gruppen Aktuel visning på fanen Startside. Der åbnes en tabelvisning over alle journaloptegnelser.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Vælge et enkelt emne     Klik på det ønskede emne.

    • Vælge flere emner     Hold Ctrl nede, og klik derefter på de ønskede emner. Hvis du vil vælge en række tilstødende emner, skal du klikke på første emne, holde tasten Skift nede og derefter klikke på sidste emne.

    • Vælge alle emner i en mappe     Klik på et emne, og tryk derefter på Ctrl+A.

  3. Klik på Slet på fanen Startside, eller tryk på tasten Delete.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×