Registrere oplysninger i journalen

Journalen registrerer automatisk handlinger, som du vælger, der relaterer til bestemte, valgte kontaktperson og anbringer handlingerne i en Tidslinje. Ud over at registrere Microsoft Outlook element, f.eks. e-mail eller andre Microsoft Office-dokumenter, f.eks. Microsoft Office Word- eller Microsoft Office Excel-filer, kan du registrere de handlinger, som du ønsker at huske - selv de handlinger, der ikke findes på din pc, f.eks. telefonsamtaler eller et håndskrevet brev, som du har sendt eller modtaget.

Tip: Hvis du vil have hurtig adgang til journalen, kan du føje visningsknappen Journal til Navigationsrude. Klik på knappen Tilføj eller fjern knapper Knapflade nederst på navigationsruden , og klik derefter på Journal .

Denne artikel indeholder

Mere om brugen af Journal

Registrere emner og filer i Journal

Registrere journaloptegnelser for en kontaktperson

Registrere datoen og klokkeslættet for, hvornår du arbejdede med en kontaktperson

Få vist journaloptegnelser for en kontaktperson

Ændre de start- og sluttidspunkter, der bruges i forbindelse med registrering af journaloptegnelser

Ændre udseendet af en tidslinje

Flytte en journaloptegnelse

Deaktivere og tømme Journal

Mere om brugen af Journal

Brug Journal til at registrere datoer og klokkeslæt for, hvornår du kommunikerer med kontaktpersoner, f.eks. registrering af tidsforbrug for en bestemt konto. Hvis du imidlertid ønsker at oprette en liste med alle de emner, der har relation til en kontaktperson, skal du bruge Aktiviteter, der findes på fanen Kontaktperson under fanen Kontaktpersoner for at registrere aktiviteterne og knytte emnerne til kontaktpersonen.

Husker du dagen, hvor du arbejder på en fil, men ikke stien til, hvor den er anbragt på din pc? Brug journalen til at finde oplysninger baseret på, hvornår du udførte aktiviteterne. F.eks. kan du hurtigt få vist et Excel-dokument, som du arbejdede med på en bestemt dag, hvis du anbringer alt dit arbejde i Excel-dokumenter, der automatisk registreres i Journal.

Journaloptegnelser kan også registreres på basis af, hvornår handlinger sker. Et Word-dokument kan f.eks. registreres på en tidslinje, der starter enten, når dokumentet oprettes, eller når det sidst blev ændret. Du kan arrangere journaloptegnelser på en tidslinje i logiske grupper, f.eks. e-mails, møder og telefonopkald for hurtigt at finde oplysninger om, f.eks. de møder, som du har deltaget i den sidste uge eller måned.

Du kan åbne en kladdepost og få vist detaljer om aktiviteten, eller du kan bruge journaloptegnelsen som en genvej til at gå direkte til det Outlook-emne eller den fil, der henvises til.

Toppen af siden

Registrere emner og filer i Journal

Benyt en eller flere af følgende fremgangsmåder:

  • Registrere emner og filer automatisk

    1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner

    2. Klik på Journalindstillinger.

    3. Marker afkrydsningsfelterne for de emner, som du vil registrere automatisk i Journal, i boksen Registrer automatisk disse emner.

    4. Marker afkrydsningsfelterne for de kontaktpersoner, hvis emner du automatisk ønsker at registrere i boksen For disse kontaktpersoner.

    5. Marker afkrydsningsfelterne ud for de programmer, hvis filer automatisk skal registreres i journalen, i boksen Registrer også disse filer.

  • Registrere et Microsoft Outlook-emne manuelt

    1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Journaloptegnelse.

    2. Indtast en beskrivelse i boksen Emne.

    3. Klik på den type kladdepost, som du registrerer, i boksen Emnetype.

    4. Marker andre ønskede indstillinger. 

  • Registrere en fil, der ikke findes i Outlook, manuelt

    1. Find den fil, som du vil registrere. Du kan bruge Outlook, Windows Stifinder eller skrivebordet.

    2. Træk emnerne til Journal Knapflade .

    3. Marker de indstillinger, som du ønsker, for kladdepost.

Toppen af siden

Registrere journaloptegnelser for en kontaktperson

  1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner

  2. Klik på Journalindstillinger.

  3. Registrer afkrydsningsfelterne ud for de kontaktpersoner, hvis emner du automatisk vil registrere i boksen For Disse kontaktpersoner.

  4. Marker afkrydsningsfelterne ud for de emner, som du vil registrere automatisk i i boksen Registrer automatisk disse emner.

Toppen af siden

Registrere datoen og klokkeslættet for, hvornår du arbejdede med en kontaktperson

  1. Åbn kontaktpersonen.

  2. Klik på Opret i menuen Handlinger, og klik derefter på Ny journaloptegnelse til kontaktpersonen.

  3. Den aktuelle dato vises i overskriften til emnet Journal, Hvis du ønsker en anden dato, skal du klikke på pilen og derefter klikke på en dato.

  4. Klik på Start timer i gruppen Timer under fanen Journaloptegnelse.

    Journal-emnet registrerer den dato og det tidsrum, hvor du arbejdede med kontaktpersonen.

Toppen af siden

Få vist journaloptegnelser for en kontaktperson

  1. Åbn den kontaktperson, hvis kladdepost du vil have vist.

  2. Klik på Handlinger, under fanen Kontaktperson.

  3. Klik på Journal i boksen Vis.

Toppen af siden

Ændre de start- og sluttidspunkter, der bruges i forbindelse med registrering af journaloptegnelser

  1. Klik på Journal i menuen Søg.

  2. Peg på Aktuel visning i menuen Vis, og klik derefter på Tilpas aktuel visning.

  3. Klik på Felter.

  4. Klik på det ønskede feltsæt i boksen Vælg tilgængelige felter fra.

  5. Klik på det felt, der indeholder det klokkeslæt, som du vil bruge som starttidspunkt for emnet, i boksen Tilgængelige dato/klokkeslætsfelter, og klik derefter på Start.

  6. Klik på det felt, der indeholder det klokkeslæt, som du vil bruge som sluttidspunkt for emnet, i boksen Tilgængelige dato/klokkeslætsfelter, og klik derefter på Slut.

    Tidslinjevisningen viser, hvornår hvert emne og dokument blev oprettet, gemt, sendt, modtaget, åbnet og redigeret. Når du ændrer de klokkeslætsfelter, der bruges til at vise emner på tidslinjen, ændres emnernes placering og varighed på tidslinjen.

Toppen af siden

Ændre udseendet af en tidslinje

  1. I tidslinjevisningen skal du klikke i menuen Vis, pege på Aktuel visning og derefter klikke på Tilpas aktuel visning.

  2. Klik på Andre indstillinger.

  3. Vælg de ønskede indstillinger.

Toppen af siden

Flytte en journaloptegnelse

  1. Åbn kladdepost.

  2. Skriv et nyt starttidspunkt.

Bemærk: Hvis en journaloptegnelse flyttes, sker der ingen ændringer af starttidspunktet for det emne, det dokument eller den kontaktperson, som optegnelsen refererer til.

Toppen af siden

Deaktivere og tømme Journal

Hvis du vil deaktivere Journal, skal du fjerne markeringen i flere afkrydningsfelter i dialogboksen Journalindstillinger. Ingen enkeltindstilling kan deaktivere Journal.

Deaktivere Journal

  1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner

  2. Klik på Journalindstillinger under fanen Indstillinger.

  3. Fjern markeringen i alle afkrydsningsfelterne under Registrer automatisk disse emner.

  4. Fjern markeringen i alle afkrydsningsfelterne under Registrer også disse filer.

    Det er ikke nødvendigt at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne under For disse kontaktpersoner.

Tømme Journal

Hvis du vil tømme Journal, skal du slette journaloptegnelserne.

  • Slette et enkelt emne

    • Klik på emnet i Journal, og tryk derefter på DELETE.

  • Slette flere emner

    1. Brug navigationsruden i Journal til at klikke på Emneliste under Aktuel visning. Der vises en tabeloversigt over alle emnerne.

    2. Klik på en optegnelse i tabellen, og tryk derefter på CTRL+A, eller på klik på Marker alt i menuen Rediger.

    3. Tryk på DELETE.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×