Rapporter – på den nemme måde

Delene i en rapport

Din chef synes godt om det, du har gjort med den databasen til registrering af aktiver, men hun har brug for at præsentere nogle oplysninger på et møde, og hun skal bruge dem med det samme. Det er tid til at oprette rapporter.

Rapporter er slutproduktet af databasen. De kombinerer de rå fakta i din database med tilstrækkeligt mange oplysninger for at få disse fakta til at give mening, og de præsenterer resultaterne visuelt. Hvis du f.eks. skal bruge diagrammer eller grafer, skal du bruge en rapport. Rapporter er også den bedste måde at formatere og udskrive dine data på, og de er en god metode til at opsummere data. Du kan f.eks. gruppere dine aktiver efter leverandør og beregne en subtotal for hver gruppe samt en hovedtotal for alle grupper.

En rapport i Access består af sektioner.

  1. Der kan vises hovedsektioner øverst i en rapport eller, ved sidehovedsektioner, øverst på hver side i rapporten. Sidehoveder i rapporter indeholder som regel titler og billeder som f.eks. firmalogoer. Sidehoveder indeholder som regel kolonneoverskrifter.

  2. Hvis du vil gruppere dataene i en rapport, får du vist et gruppehoved. I sektionen vises alle de felter, du grupperer dine data efter. Hvis du f.eks. skal se, hvem der reparerer en given computer, kan du gruppere dine data efter reparationstekniker.

  3. Detaljesektionen er brødteksten i rapporten, altså de data, dine brugere skal se. Alle rapporter skal have en detaljesektion.

  4. Sidefodssektioner kan vises flere steder. Du kan f.eks. oprette gruppefødder, der viser summer, optællinger eller gennemsnit for en gruppe af data. Du kan også oprette sidefødder, som vises nederst på hver side i rapporten og viser elementer som f.eks. sidetal.

Sidehoved- og sidefodssektionerne er valgfrie. Hvis du f.eks. ikke vil gruppere dine data, behøver du ikke at gruppere sidehoveder eller sidefødder. Men sørg for, at dine rapporter indeholder nok oplysninger til, at de giver mening og er nemme at forstå.

Emne 1 af 10

Næste

(Tilbage til Start)

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×