Projektstyringsmål: kommunikere projektoplysninger

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Kommunikere med dit team

Det kan ofte være svært at få udkommunikeret projektoplysninger, uanset om det handler om at indsamle statusoplysninger fra dit team eller at viderekommunikere projektstatusserne til ledergruppen.

Få mere at vide om, hvornår og hvordan du vil kommunikere og rapportere projektoplysninger. Ellers vil det gå ud over et effektivt samarbejde, og det kan påvirke projektets gennemførelse.

Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring.

Tip til projektstyring før du starter…

  • Liste over dine interessenter    Før et projekt begynder, kan du finde ud af, hvem dine interessenter er. En sikker måde at stå et projekt er glemmer en kritiske interessenternes der kan gå til gå/ingen indflydelse på dit projekt

  • Få en kommunikationsplan tidligt i gang    Designe kommunikation strategier og processer i dit projekt, før projektet starter. Endnu bedre har kommunikation processer vises som en opgave på første linjerne i dit projekt, så denne vigtige del af samarbejde bliver alles anvendelsen.

  • Kommuniker ofte    Indsamle oplysninger om opgavestatus, når en uge, der bruges til højre for at hoved fra problemer, før de eskalere. Hvis du kommunikere oftere end, kan teammedlemmer stoppe afsendelse af opdateringer på grund af den ekstra tid i forbindelse med forberedelsen dem.

  • Søg efter problemer    Hvis alt ser ud til at tage godt, fordi du ikke har hørt noget negative, er du sandsynligvis dobbelt mod problemer. Selv de bedste køre projekter har problemer med. Din opgave er at gå finde dem, før de vokse på større problemer.

  • Brug relevant teknologi    Forstå din teammedlem og interessenter kommunikationsbehov. For eksempel måske teammedlemmer rapportere på opgavestatus til at bruge mail eller Project Server, mens en leder foretrækker muligvis et velpræsenteret diagram eller en pivottabel. Her er en liste over programmer, du kan bruge til at hjælpe med kommunikation.

Program

Fordele

Ulemper

Visio

  • Indeholder indbyggede præsentationsværktøjer for interessenter på alle niveauer.

  • Indeholder overskuelige visninger med tidslinje og teamplanlægning.

  • Eksporterer data til Excel og Visio til kommunikation af komplekse data.

  • Der bruges muligvis ikke Project i din virksomhed.

  • Projekterne i din virksomhed ser ud til at være for små til at kunne udnytte fordelene ved effektiv planlægningssoftware.

Project Server

  • Bedst til avanceret kommunikation og rapportering af projektoplysninger i hele organisationen.

  • Kan sammenligne statussen for flere projekter eller for en portefølje af projekter.

  • Mindre virksomheder kan have brug for hjælp fra konsulenter for at kunne installere og bruge Project Server.

Excel

  • Project kan eksportere data til Excel til avanceret analyse, f.eks. ANOVA og analyse af oparbejdet værdi.

  • Ideelt til tidlig planlægning af projekter eller vigtige leverancer, der senere kan tilføjes i Project.

  • Excel indeholder ikke funktioner til automatisk tidsplanlægning for mere komplekse projekter.

Ord

  • Ideelt under opstartsfasen, når du har brug for at dele planlægningsdokumenter som budgetter og projektleverancer.

  • Ikke velegnet til visuelle præsentationer til ledere. Brug i stedet rapportfunktionerne i Excel, Visio, PowerPoint eller Project.

SharePoint

  • Indeholder synkroniseringsfunktioner, der kan bruges uden Project Server. Hvis der foretages en ændring på én opgaveliste, afspejles det i den anden.

PowerPoint

  • Ideelt til effektive præsentationer til ledere.

  • Analytikere og teknikere vil muligvis gerne have mere detaljerede diagrammer til kompleks budgetanalyse.

Visio

  • Ideelt i et projekts opstartsfase, hvor du har brug for at kommunikere virksomheds- og produktionsprocesser med procesdiagrammer eller andre typer diagrammer.

  • Kan præsentere for mange oplysninger, hvis publikum er ledelsen. Brug i stedet rapportfunktionerne i Project.

Lync   

  • Ideelt til teams, der arbejder på forskellige lokationer. Du kan dele projektoplysninger via chat, tale, video eller i onlinemøder.

  • Kræver en IT-afdelingen skal installeres. Hvis du ikke har firmaets ressourcer til at installere Lync, kan du bruge Office 365 med Lync Online.

Kontrollere statusopdateringer fra Project Server

Hvis dit team bruger Project Server, kan du downloade opdateringer af opgavestatusser fra serveren, før du kommunikerer med dit team omkring fremdriften af projektet.

Spore tidsplanens status fra enkel til ekspert

Der er flere enkle måder at spore fremdrift på, og der er flere komplekse måder at gøre det på. Find den måde, der fungerer bedst for dit projekt og dit team.

Chatte med et medlem af projektteamet ved hjælp af Lync

Når der stilles et hurtigt spørgsmål, mens du arbejder på en projektplan, kan du lade markøren hvile over en persons navn og starte en chatsamtale via Lync.

Deltage i et Lync-møde online

Hvis der er nogen, der ikke kan komme til et møde, kan du bruge Lync til at dele projektoplysninger. Du kan dele PowerPoint-slides, Excel-ark eller OneNote-notesbøger for at dele projektplaner. Det er muligt at deltage i onlinemøder fra sit eget kontor, hjemmefra eller via en mobilenhed.

Oprette en projektrapport

Med Project 2013 kan du oprette og tilpasse iøjnefaldende grafiske rapporter af diverse projektdata, uden at du skal bruge anden software. Mens du arbejder på projektet, ændrer rapporterne sig for at afspejle de seneste oplysninger – du slipper for at skulle foretage manuelle opdateringer!

Synkronisere med en SharePoint-opgaveliste

Dine teammedlemmer kan få vist oversigten og opdatere deres arbejde i SharePoint, og du kan se ændringerne i Project. Og omvendt.

Brug af Office 365 med SharePoint og Lync online

Brug Office 365 til at arbejde med tidlige projektspecifikationer. Så længe du arbejder på en computer med internetforbindelse, kan du arbejde på dine dokumenter i de fulde versioner af Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – når du vil, og hvor som helst.

Du kan også bruge SharePoint Online og Lync Online, hvis SharePoint og Lync ikke er installeret på brugernes computere i virksomheden.

Publicere opgaveændringer på serveren

Når du foretager ændringer i opgaver, kan du publicere ændringerne i Project Server, så alle har de rette oplysninger for at kunne fortsætte deres arbejde.

Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×