Projektstyringsmål: Tilføje personer og tildele dem til opgaver

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Føje ressourcer til projektet

Når du sætter personer i gang med at arbejde på dit projekt, skal du huske to ting:

  1. Du skal føje personer til din projektplan, før ...

  2. Du kan tildele dem til arbejde på opgaver.

Denne forskel er en hyppig årsag til forvirring, når der arbejdes med projektstyringssoftware.

Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring.

Tip til projektstyring før du starter…

Hvis projektstyring er nyt for dig Hvis du ikke har meget erfaring med projektstyring, forstår du muligvis, at der er mere at bekymre sig om end blot at tilføje opgaver, f.eks. hvor mange personer du skal tilføje, hvordan du tager højde for personernes ferietid, og hvordan og hvor du skal angive personlige oplysninger som telefonnumre, mailadresser og aflønningsoplysninger.

Her er nogle tip til at komme i gang.

  • Lære, hvilke typer ressourcer du kan tildele opgaver    Når du har indsamlet de oplysninger om projektopgaver, du skal bruge, skal du identificere den type ressourcer, du skal bruge.

    • Personaleressourcer    Dette er ressourcer, vi normalt ser som dem, der arbejder på opgaver. Projektledere kalder nogle gange disse for arbejdsressourcer i modsætning til materialer og udstyr.

    • Virksomhedsressourcer    Disse ressourcer er arbejdsressourcer, som administreres og deles på tværs af en organisation. Virksomhedsressourcer bruges med Project Professional.

    • Materialeressourcer    Disse ressourcer omfatter computere eller maskineri, som bruges til at fuldføre arbejdet på opgaver.

    • Standardressourcer    Disse ressourcer angiver personalekrav til opgaver og ikke bestemte personer, f.eks. tømrere eller udviklere.

  • Overvej, hvordan antallet af ressourcer ændrer varigheder Når du sætter flere ressourcer på en opgave, skulle man tro, at varigheden af en opgave bliver kortere. I mange tilfælde kan tilføjelse af personer til en opgave dog have den modsatte virkning. Det kan tilføje ekstra omkostninger, kræve ekstra kommunikation og andre ineffektive omstændigheder. For eksempel vil designet af en ny bro sandsynligvis ikke gå hurtigere, hvis du fordobler antallet af arkitekter på projektet. I Project kan du kontrollere, hvad der sker med opgavevarigheder efter tilføjelsen af opgaver.

  • Overvej, hvordan en persons færdigheder påvirker opgavevarigheder En persons erfaring kan påvirke varigheden af en opgave direkte. Du kunne eventuelt forvente, at en person med fem års erfaring udfører en opgave på kortere tid end en person med to års erfaring.

Hvis du er en erfaren projektleder: I takt med, at projekter bliver større, er der mere at tage hensyn til. Du skal nu tage hensyn til brug af ressourcer i andre afdelinger, hyre leverandører, spore hundredvis af personers arbejde, udarbejde rapporter til ledere og utallige andre komplekse forhold, som du slet ikke havde tænkt på. Heldigvis indeholder Microsoft Project de specialværktøjer, du skal bruge.

Her er et par tip, der kan øge din ekspertise.

  • Gennemse og justere skøn for varigheden    Brug de oplysninger, du indsamler om dit aktuelle projekt og lignende projekter, til at finjustere skønnet for varigheden. Nøjagtigheden af dine skøn for ressourcekrav (og i sidste ende projektomkostningerne) afhænger i høj grad af nøjagtigheden af dine skøn for opgavens varighed.

  • Spore ressourceforløb     Sørg for, at personerne i dit projekt regelmæssigt indsender statusopdateringer for deres opgaver. Visninger og rapporter i Microsoft Project hjælper dig med at holde styr på, hvad hver enkelt udfører på projektet.

  • Identificere problemer med ressourceallokeringer    Project kan gøre det lettere at identificere, hvornår personer arbejder på for mange opgaver ad gangen.

  • Holde øje med de oprindelige planer   

  • De oprindelige planer giver dig et øjebliksbillede af dit projekt, så du sammenligner de aktuelle fremskridt med det, du havde planlagt til at starte med.

  • Fordele arbejde ved udjævning    Når personer arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan Project justere tildelinger, så der opnås en mere realistisk arbejdsbyrde. En måde at udjævne denne belastning på er ved at distribuere projektarbejdet jævnt.

  • Eksportere projektdata til Excel til yderligere analyse Excel kan hjælpe dig, når du har brug for yderligere analyse af Project-oplysninger. Du kan f.eks. eksportere opgave- og ressourceoplysninger til Excel for avancerede rapporter over oparbejdet værdi og derefter vise oplysningerne ved hjælp af minidiagrammer for at se, hvordan omkostningerne pådrages i forhold til den mængde arbejde, der er udført.

    Brug af minidiagrammer til projektstyring

    Uddanne medarbejdere i nye færdigheder    Store organisationer investerer tid og penge på at uddanne deres medarbejdere i nye færdigheder og til at kunne arbejde på tværs af forskellige miljøer. Uddannelse af aktuelle medarbejdere kan være en mere økonomisk måde at forbedre ydeevnen på end at tilføje nye personer.

Trin 1: Føje personer til projektet

Føje personer til dit projekt

Du skal tilføje personer samt andre ressourcer, før du kan tildele dem til arbejde på opgaver. De andre ressourcer kunne omfatte materialeressourcer, f.eks. cement eller maling, eller omkostningsressourcer, f.eks. flybilletter og diæter.

Ændre arbejdsdage for projektkalenderen

Når du har føjet personer til et projekt, skal du ændre deres arbejdskalendere for at tage højde for deres arbejdstid. Project går ud fra, at de fleste personer har en standardarbejdsuge, der går fra mandag til fredag klokken 08:00 til 17:00. Men du behøver ikke at holde dig til den plan.

Tilføje helligdage og fridage

Vi har alle brug for fridage, bliver syge og har brug for ferie. Få mere at vide om, hvordan du tager højde for disse tider ved at føje dem til tidsplanen.

Dele personer ved hjælp af en ressourcepulje

Du kan føje personer til dit projekt fra en ressourcepulje. En ressourcepulje gør det lettere for dig at holde alle oplysninger om personer i én Project-fil, der bruges som en del af masterprojekter.

Skjule en kolonne med følsomme oplysninger

Du kan føje følsomme oplysninger som lønninger og telefonnumre til et projekt, men skjule disse oplysninger fra visninger – uden at miste oplysninger.

Toppen af siden

Trin 2: Tildele personer og andre ressourcer til opgaver

Tildele personer til at arbejde på opgaver

Når du har føjet opgaver til din plan, kan du begynde at tildele personer til at arbejde på dem.

Vise opgavenavne ud for søjlerne i Gantt-diagrammet

Det er nemmere at forstå Gantt-diagrammer, hvis der vises opgavenavne ved siden af dem. Det er nyttigt i rapporter og møder.

Angive omkostninger for personer og materialer

Når du føjer personer til et projekt, tilføjer du omkostninger for dem. Derefter, når du har tildelt personer til at arbejde på opgaver, beregnes projektets omkostninger automatisk i Microsoft Project.

Kontrollere statusopdateringer

Når personer har angivet deres arbejdsstatus, kan du få vist ændringer i tidsplanen i Project.

Fjerne en person fra projektet

Folk forlader projekter, forlader virksomheden, eller de har måske aldrig været der, hvis et navn har været stavet forkert. Af alle disse årsager kan det være nødvendigt at fjerne personer fra et projekt.

Toppen af siden

Trin 3: Administrere personer og andre ressourcer

Vælge den rette visning af ressourcer

Når du har tildelt personer til opgaver, og arbejdet er begyndt, kan du bruge de mange visninger i Project til at overvåge deres fremskridt og foretage ændringer i planen.

Ændre en opgaves varighed

En metode til håndtering af problemer med arbejdsbyrde er at reducere opgavevarigheder.

Distribuere arbejde for at lette personers arbejdsbelastning

Når folk i dit projekt arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan du lade Project fordele arbejdet mere jævnt.

Ændre den indsatsbaserede indstilling for opgavetyper

Når føjer personer til eller fjerner dem fra en opgave, forlænges eller forkortes varigheden af opgaven i Project. Dette er indsatsbaseret planlægning. Hvis du ikke vil have, at varigheden ændres, kan du ændre indstillingen for indsatsbaseret planlægning for opgaven.

Spore tidsplanens status

Sporing af arbejdet i et projekt er ikke kun vigtigt for at sikre, at projektet afsluttes til tiden. Det giver også mulighed for at lære af de fejl, der blev begået i et projekt.

Gemme en oprindelig plan

Når din chef spørger, hvordan det går med projektet i forhold til den oprindelige plan, så er det sidste, du vil sige til ham "det ved jeg ikke". Det kan du undgå ved at have en oprindelig plan som et øjebliksbillede af den oprindelige tidsplan, før projektet starter.

Kommunikere med dit team

Når du har foretaget ændringer i en persons plan, skal du kommunikere disse ændringer videre, så der ikke går nogen oplysninger tabt.

Få vist en projektrapport over personers fremgang

Opret og tilpas grafiske rapporter over projektforløb. Du kan få vist disse rapporter i Project eller eksportere dem til andre programmer, f.eks. PowerPoint, Word eller Excel.

Chatte med et medlem af projektteamet ved hjælp af Lync

Når der opstår spørgsmål om en opgave, giver Project nu flere muligheder for at få svar med det samme. Hold markøren over et navn, og klik på Send en chatbesked for at starte en chatsession i Lync.

Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×