Projektstyringsmål: Kommunikere projektoplysninger

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Overblik over grafik for visning af scenarier

Kommunikation er den vigtigste faktor for et projekts succes eller fiasko. Heldigvis er det blevet meget nemmere at kommunikere projektoplysninger med Project 2010 - uanset om du kommunikerer på tværs af et lille team, der arbejder på et enkelt projekt, eller på tværs af en stor organisation med et globalt kommunikationsbehov, der spænder over projektporteføljer.

Desuden integrerer Project nu med SharePoint, så du kan dele projektoplysninger, selv uden Project Server.

I denne artikel er et af mange projektstyringsmål i Projektvejkortetet.

Eksempler fra projektstyring...

Din opgave: Du er blevet bedt om at administrere et nyt projekt og kommunikere regelmæssigt med interessenter. Idet du undersøger ordet "interessent", indser du pludselig, at det indebærer mere end blot din chef. Det indebærer alle, der er interesserede i projektet, fra din chef til eksterne leverandører, og potentielt organisationens administrerende direktør. Du indser også, at det ikke kun er de vigtige interessenter, som skal vide, hvordan det går med projektet. Teamet skal også holdes opdateret. Pludselig bliver kommunikation til en meget kompliceret opgave.

Lad os starte med det vigtigste. Analyser dine interessenters behov for kommunikation. Mange virksomheder, som har de bedste hensigter om at levere god kommunikation, mislykkes, fordi de ikke har indset, at effektiv kommunikation foregår på flere forskellige måder. Du kan bruge Excel til at oprette et kvadrantdiagram over indflydelse/interessent for at få overblik over, hvem skal vide hvad og i hvilket omfang. Som du kan se i diagrammet, er personen med størst behov for kommunikation den person, der har både den største indflydelse på projektresultatet samt størst indflydelse på projektet.

Billede af Excel-gitter over indflydelse

Heldigvis har du lige fundet ud af, at din organisation har installeret Microsoft Project 2010 i hele virksomheden, og du tænker, at her er en god anledning til at afprøve dens robuste kommunikationsfunktioner. Du har kontaktet erfarne projektledere i organisationen til at hjælpe dig med grundlæggende projektstyring og har fået gode råd om avanceret rapportering i Project samt dets registreringsfunktioner for dit teams arbejde. Og du er blevet træt af at sende mails og bede folk om at få projektopdateringer.

Når du har udført en interessentanalyse, beslutter du dig måske for, at et bestemt Office-program er mest passende til den type oplysninger, du vil sende. Her er en gennemgang af Office-programmerne og deres fordele og ulemper, som kan være relevante for dig, afhængigt af dine interessenters behov.

Program

Fordele

Ulemper

Excel

Kan importere data fra Project til avanceret analyse, som ANOVA og oparbejdet værdi. Få mere at vide mere om projekt er avancerede analyseegenskaber.

For enkelt til at lave komplicerede grafer, når et højere detaljeniveau er mere passende.

Word

Word-dokumenter kan bruges til projektets livscyklus, især under opstartsfasen, når specifikationer planlægningsdokumenter skal oprettes og delt. Yderligere oplysninger om brug af Word-dokumentoprettelse under project indledning (video).

Nogle interessenter ønsker en visuel præsentation af det igangværende projekts løbende resultater. Her kan Excel, Project eller Visio være en bedre løsning.

Project

Microsoft Project indeholder indbyggede præsentationsværktøjer for interessenter, herunder en tidslinje på alle niveauer, team planlægning af funktioner og data Eksportér funktioner. Yderligere oplysninger om måder at få vist og præsentere projektoplysninger.

Project er måske ikke installeret på din interessents computere, og hvis det var, kan kompleksiteten af dataene virke overvældende. Derfor kan det være bedre at bruge rapportfunktionerne i Project, f.eks. tidslinjer og visuelle rapporter, til at videregive oplysninger til ledere.

SharePoint

Hvis du i gang med en SharePoint-opgaveliste, kan du importere den ind i Project. En ændring i én opgaveliste afspejles i andre opgavelisten. Få mere at vide ved hjælp af SharePoint med Project.

Kræver en IT-afdeling eller en IT-leverandør, der kan bruge sine ressourcer til udrulning. Du kan dog minimere besvær med administration af SharePoint ved at installere det fra skyen.

Project Server

Til enterprise kommunikation og rapportering, især på niveauet for oversigtsvalg, Project Server med avancerede kommunikations- og rapporteringsværktøjer. Yderligere oplysninger om Project Server.

For små virksomheder med få ansatte kan det være en udfordring at implementere Project Server. For effektivt at bruge Project Server skal organisationen forstå sine forretningsmæssige processer, metode, projektadministrationsfunktioner, og hvordan man konfigurerer og administrerer forskellen fra det sted, hvor organisationen er i dag, og hvor de vil hen, for at få mest muligt ud af serveren.

PowerPoint

Ideelt til effektive præsentationer til overordnet interessenter. Yderligere oplysninger om, hvordan du bruger PowerPoint til effektive præsentationer.

For leverandører, analytikere og teknikere kan et program som f.eks. Excel være mere velegnet til at oprette detaljerede diagrammer.

Visio

Ideelt til indledende faser i et projekt, hvor er nyttigt, et diagram over business- og produktionsprocesser. Få mere at vide mere oprettelse af rutediagrammer til projektkommunikation ved hjælp af Visio.

Kan præsentere for mange procesoplysninger, hvis præsentationens publikum er ledelsen.

Lync Server

Gør det muligt for en forbundet team oplevelse, der transformerer alle elementer i en interaktion, der er samarbejde, spændende og tilgængeligt fra et vilkårligt sted.

Kræver en it-afdeling eller it-leverandør, der kan bruge sine ressourcer til udrulning.

Office Online programmer (skyen)

Flot og nem måde at få vist projektoplysninger på virksomhedens webside ved hjælp af integreret regneark kode fra Excel Online. Få vist et eksempel fra Excel-bloggen.

Sikkerhed kan være et problem for nogle firmaer. Sørg for, at integrerede regneark vises på sikrede websteder fra en privat (ikke offentlig) OneDrive-mappe.

Sociale medier

Twitter, Facebook og andre sociale medier kan hjælpe med at administrere projekter og teams, især under opstartsfasen af et projekt. Få mere at vide mere om at bruge sociale medier i Projektstyring

Teammedlemmer kan være tilbageholdende med at dele oplysninger, der er mindre beskyttede end på SharePoint-servere.

Toppen af siden

Kommunikere projektoplysninger

Undersøge problemer i din tidsplan, der skal kommunikeres

Det er afgørende for en vellykket kommunikation til teammedlemmer og interessenter, at det gøres tydeligt, hvor problemerne er i tidsplanen.

Kommunikere oplysninger om oparbejdet værdi

Indkapsling af oparbejdet værdi er et mere avanceret trin, men et meget effektivt trin til at udforske gode og dårlige aspekter af Projects ydeevne. Viden af høj kvalitet, som du udvinder fra dette, er det, du ønsker at vise dine interessenter.

Synkronisere projektopgaver med en SharePoint-opgaveliste

Hvis du har et projekt, som allerede er oprettet, kan du synkronisere dens opgaveliste med en SharePoint-opgaveliste. Hvis der foretages en ændring på én opgaveliste, afspejles det i den anden opgaveliste.

Eksportere en SharePoint-liste til en projektopgaveliste

Hvis du er begyndt med en SharePoint-opgaveliste, kan du importere den til Project. Hvis der foretages en ændring på én opgaveliste, afspejles det i den anden opgaveliste.

Oprette og administrere en SharePoint-projektopgaveliste

Hvis du har en opgaveliste, som er konfigureret i SharePoint, kan du tilføje opgaver, tildele personer til disse opgaver og administrere arbejdet uden Project Server.

Få vist projektoplysninger uden Project 2010

Hvis du leder efter andre måder at få vist projektoplysninger uden Project og uden SharePoint, kan du eksportere projektoplysninger med forskellige formater og værktøjer.

Kom i gang med Project Web App

Lær, hvordan Project Server og Project Web App kan hjælpe din organisation. Disse videoer fører dig gennem de grundlæggende funktioner.

Bruge Outlook 2010 til at kommunikere med dit team

Lær de bedste fremgangsmåder for brug af Outlook for at maksimere effektiviteten af den e-mail, du sender til dit team. Løs problemer frem for at skabe dem!

Integrere en Excel-projektmappe på en webside

Vise et integreret regneark på et intranetwebsted, så interessenter kan se de senest opdaterede projektoplysninger. Projektmappen er gemt på et offentligt sted, f.eks. Windows Live OneDrive

Oprette Visio-diagrammer

Visio 2010 kan hjælpe dig med at oprette flotte diagrammer til at kommunikere overordnede projektoplysninger til interessenterne.

Toppen af siden | Gå tilbage til Projektvejkortet

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×