Planer i planer: hovedprojekter og underprojekter

Projekter kan hurtigt løbe løbsk. Inden du ved af det, kan et helt simpelt byggeprojekt blive en kollage af mindre projekt, f.eks. design, udgravning, fundament og marketing. Du kan få bedre styr på projektet, hvis du opretter mindre projekter i Microsoft Project 2010 og derefter knytter dem samme i en enkelt Project-fil, hvor du kan se, hvor de små projekter passer ind i hovedprojektet.

Denne artikel indeholder

Oversigt over hovedprojekter

Få mere at vide

Arbejde med underprojekter i et hovedprojekt

Få mere at vide

Sådan påvirkes ressourcer, når du kombinerer filer

Andre metoder til at kombinere filer

Oversigt over hovedprojekter

Et hovedprojekt er en samling af konsoliderede projekter, der vises i et hierarki sammen med flere relaterede projekter. De projekter, der indsættes i et hovedprojekt, kaldes delprojekt.

Konsoliderede projekter

Knapflade Når du indsætter et underprojekt, vises der et lille Project-ikon, som adskiller det fra de hovedopgaver, der er en del af hovedprojektet.

Knapflade I hovedprojektet vises underprojekter som hovedopgave, som du nemt kan arrangere i en disposition.

Knapflade Klik på plustegnet ud for et underprojekt for at vise opgaverne i underprojektet.

Knapflade Hvert underprojekt repræsenterer en ny fase eller en anden funktionsgruppe i hovedprojektet.

Når du indsætter et underprojekt i hovedprojektet, bliver de to projektet knyttet til hinanden, og du kan se alle oplysninger i underprojektet fra hovedprojektet.

Når du opdaterer et underprojekt fra hovedprojektet, opdateres det også i kildefilen. Hvis du blot kombinerer filerne for at oprette en rapport eller udskrive en oversigt over kombinerede projektoplysninger, kan du også konsolidere dem midlertidigt i en visning.

Når du opretter et hovedprojekt og underprojekter, kan du opdele et stort projekt og uddelegere delene til de nødvendige personer. Når du tildeler underprojekter på denne måde, overdrager du ansvaret til dem, der udfører arbejdet, og som har ansvaret. I Project giver oprettelsen af underprojekter i et hovedprojekt projektledere adgang til og kontrol over deres dele af tidsplanen.

Når du skal beslutte, om et stort projekt skal opdeles i et hovedprojekt og underprojekter, skal du overveje følgende:

  • Dit projekt er meget stort og detaljeret.     Hvis dit projekt indeholder mere end nogle få hundrede opgaver, kan det blive nemmere at styre projektet, hvis det opdeles i underprojekter. Hvis nogle dele af projektet indeholder arbejde, der er opdelt i flere detaljer end andre, kan det give mening at oprette disse dele i underprojekter, så de fleste brugere kun får vist en sammenfattet beskrivelse af underprojektet, men så interesserede stadig kan se flere detaljer om underprojektet. En enkelt fil er som regel altid det hurtigste alternativ, men det kan være en større fordel udelukkende at fokusere på bestemte dele af et projekt.

  • Din organisation er ikke centraliseret.     I en decentraliseret eller distribueret organisation vil et hovedprojekt og underprojekter give arbejderne bedre kontrol over deres eget arbejde end med en centraliseret projektfil.

  • Du vil øge effektiviteten af organisationens planlægningsmetoder.     Hvis mellemledere er ansvarlige for og ved, hvilke opgaver der kræves på projektet, kan det give mest mening at lade dem planægge arbejdet for deres teams og derefter konsolidere deres projektfiler i et hovedprojekt. Hvis der normalt bruges topstyret planlægning, kan du vælge at omorganisere den oprindelige plan i flere underprojekter, når det implementeres, så de enkelte projektledere eller teams har adgang til og kontrol over deres egne tidsplaner.

  • Du arbejder på flere projekter.     Projektledere kan have et sæt af projekter, de arbejder på hele tiden, uanset om projekterne relaterer til hinanden eller ej. I stedet for at åbne dem hver for sig, kan du åbne alle underprojekterne på én gang, når du åbner hovedprojektet. Denne fremgangsmåde gør det også nemmere at oprette rapport for flere projekter. Hvis projekterne relaterer til hinanden, kan projektlederen oprette opgaveafhængigheder mellem opgaver i forskellige projekter. Når der oprettes afhængigheder mellem projekter, bliver det nemmere for forskellige projektledere at se, hvordan arbejdet fra andre projektledere påvirker deres tidsplaner.

  • Nogle projekter er underordnede til andre.     Du kan nemt afspejle hierarkiet for flere projekter ved at indsætte forskellige projekter i andre filer. Strukturen af underprojekter skal afspejle prioriteter og ansvarsområder for teammedlemmerne samt relationerne mellem opgaver i forskellige områder og den overordnede deadline.

  • Flere personer kan redigere projektet.     Ideelt set ejes, administrere og redigeres filen af en enkelt projektleder. Men ofte vil et projekt være en del af et større program, som ledere på et højere niveau skal administrere. Medlemmerne af projektteamet kan bevare fokus på deres arbejde ved at se det som en separat fil, og den projektleder, der administrerer hovedprojektet, kan koordinere tidsplanerne for alle teams for underprojekterne.

    Det kan give mening at lade milepælene i hovedprojektet styre milepælene for teams i hvert underprojekt, så tidsplanerne er koordinerede efter en deadline. Du kan koordinere milepæle ved at oprette en afhængighed mellem milepælene eller ved at kopiere og indsætte milepælopgaverne fra hovedprojektet til hvert underprojekt.

  • Dit projekt har flere interessenter, der interesserer sig for forskellige dele af projektet.     Når personer vil se på forskellige detaljer, kan projektlederne placere alle projektfilerne på en server og tilpasse forskellige visninger til de forskellige interessenter. Den samme projektfil kan bruges som et underprojekt i forskellige hovedprojekter for at tilpasse de viste oplysninger.

  • Du vil skrivebeskytte dine underprojekter.     Du kan få yderligere kontrol over de forskellige dele i et projekt ved at flytte opgaver til et underprojekt og begrænse adgangen til bestemte personer.

  • Du vil analysere den kritiske sti for hver fase ud over det samlede projekt.     Hvert individuelle projekt indeholder en kritisk sti. Når du konsoliderer flere projekter i et hovedprojekt, er det nemt at se det overordnede billede som flere kritiske stier i hovedprojektet, mens de kritiske stier for hvert underprojekt bevares.

Få mere at vide

Omorganisere underprojekter i hovedprojektet

Fjerne sammenkædningen af et underprojekt fra et hovedprojekt

Arbejde med underprojekter i et hovedprojekt

Når du indsætter et underprojekt i et hovedprojekt, repræsenteres underprojektet som en hovedopgave på opgavelisten, og der vises en Project-ikonindikator i feltet Indikatorer. Underprojektet er indrykket på dispositionsniveauet for den række, hvor du indsætter det, men du kan rykke det ind eller ud som enhver anden opgave. Da underprojektet repræsenteres som en hovedopgave, kan du ikke redigere oversigtsoplysningerne, men du kan udvide dispositionen, så opgaverne i underprojektet vises, og du kan redigere projektoplysningerne i hovedprojektfilen.

Bemærk: Den formatering, du har anvendt på hovedopgave eller Gantt-søjle i et underprojekt, vises ikke i hovedprojektet. Formateringsoplysningerne gemmes i hver fil, og de skal anvendes separat i hovedprojektet.

Når du gemmer hovedprojektet, gemmes ændringerne i underprojektet også i kildefilen med underprojektet. Hvis du vil arbejde direkte i kildefilen uden at åbne hovedprojektfilen, opdateres ændringerne i kildefilen med underprojektet automatisk i hovedprojektfilen.

Bemærk: Hvis du ikke længere skal holde hovedprojektet og underprojektet synkroniseret, kan du fjerne sammenkædningen mellem dem. Hvis der derefter foretages ændringer i underprojektet eller hovedprojektet, forbliver den anden fil uændret.

Få mere at vide

Omorganisere underprojekter i et hovedprojekt

Fjerne sammenkædningen af et underprojekt fra et hovedprojekt

Sådan påvirkes ressourcer, når du kombinerer filer

Når du konsoliderer filerne i en masterprojektfil, forbliver ressourcerne for begge filer separate, på samme måde som opgaverne i et underprojekt forbliver i underprojektet. Du kan ændre ressourceoplysninger i hovedprojektet, hvorefter ændringerne replikeres til kildefilen med underprojektet. Du kan se alle ressourcer i hovedprojektet og underprojekterne samlet i visningen Ressourceark, men du kan ikke tildele en ressource til andre projekter end det, som underprojektet kom fra.

Bemærk: Hvis de samme ressourcer bruges i flere underprojekter, vises der duplikerede ressourcenavne, fordi ressourcerne ikke er kombineret. Hvis du vil tildele ressourcerne i forskellige underprojekter og løse duplikerede ressourcenavne, kan du kombinere dem i en ressourcepulje og gøre dem tilgængelige for de andre filer.

Andre metoder til at kombinere filer

Konsolidere ikke-relaterede filer

Få mere at vide

Oprette et arbejdsområde

Med hovedprojekter og underprojekter kan du oprette et hierarki af projekter, der afspejler relationen mellem dem, og i nogle tilfælde også strukturen i din organisation. Men der kan være andre årsager til at konsolidere projektfiler. Du kan f.eks. kombinere dem midlertidigt for at foretage en hurtig gennemgang eller for at udskrive.

Konsolidere ikke-relaterede filer

Brug konsoliderede filer, hvis du har flere filer, som du gerne vil kombinere i et vindue, uanset om filerne er relaterede eller ej. Hvis du kombinerer ikke-relaterede filer i et konsolideret projekt, bliver det nemmere at se oplysninger fra flere projekter i forskellige visninger og udskrive dem. Du kan konsolidere projektfiler, hvis du skal holde styr på mange igangværende projekter, f.eks. når du udvikler flere produkter på samme tid. Du kan sortere og gruppere efter produktnavne, projektdeadlines og ledere for at finde og evaluere bestemte oplysninger, som du har brug for. Du kan f.eks. udskrive en Gantt-diagramvisning, som indeholder alle dine projekter.

Få mere at vide

Toppen af siden

Oprette et arbejdsområde

Et alternativ til at konsolidere projekter er at oprette et arbejdsområde, der indeholder separate projektfiler, som er åbnet i hver deres vindue. Brug et arbejdsområde, hvis du ofte arbejder med de samme projektfiler, og du ikke vil samle dem i ét stort projekt.

Når du åbner filerne og gemmer dem som et arbejdsområde, gemmes filerne med deres aktuelle indstillinger i en enkelt arbejdsområdefil. Når du fremover åbner arbejdsområdefilen, åbnes de inkluderede filer på samme tid. Hvert projekt har sin egen knap på proceslinjen, så du nemt kan skifte mellem projekterne.

Du kan oprette et arbejdsområde ved at markere eller åbne projektfilerne og derefter klikke på Gem arbejdsområde under fanen Filer.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×