Oversigt over timesedler og opgavestatus

Før gruppemedlemmer kan registrere timeseddeltimer eller opgavestatus, skal du konfigurere timesedler eller opgavestatus eller begge dele. Timesedler registrerer det aktuelle antal timer, der er arbejdet på opgaver, projekter og andre elementer, og de er vigtige, hvis du vil følge op på udnyttelsen, fakturerbar tid osv. Gruppemedlemmerne kan indtaste opgavestatus ved hjælp af Opgavecenter, der giver dig mulighed for at følge op på status eller fremdrift, når opgaver i projekterne er ved at være afsluttet.

Denne artikel indeholder

Skal jeg oprette en timeseddel eller konfigurere opgavestatus?

Hvordan arbejder de to typer af opfølgning sammen?

Hvordan skal jeg kategorisere tid?

Toppen af siden

Skal jeg oprette en timeseddel eller konfigurere opgavestatus?

Du skal oprette en timeseddel, hvis:

  • Virksomheden vil registrere fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.

  • Du har behov for integration til et økonomisystem til styring af lønningsregnskab og fakturering.

  • Ledelsen ønsker at se oplysninger om antallet af timer, ressourcerne bruger, og hvordan disse timer bruges (fakturerbar overtid i forhold til fakturerbar standardtid i forhold til ikke-fakturerbar).

Hvis virksomheden har projektledere, og de ønsker at følge op på fremdriften i de projekter, de har oprettet i Microsoft Office Project Professional 2007, skal du følge op på opgavestatus.

Toppen af siden

Hvordan arbejder de to typer af opfølgning sammen?

Hvis du anvender timesedler og opgavestatus, kan dataene bruges af andre, når en bruger indtaster data for et område.

  • Brugerne indtaster typisk fremdriften på opgaverne dagligt ved hjælp af Opgavecenter under Mit arbejde. Ved slutningen af ugen opretter gruppemedlemmet en timeseddel. Timesedlen er udfyldt på forhånd på basis af det planlagte arbejde fra planen eller på basis af det aktuelle arbejde, som gruppemedlemmet har rapporteret via opgavestatus ved at klikke på Importer opgavefremdrift på siden Min timeseddel.

    Gruppemedlemmerne kan justere timerne på timesedlen efter behov. Den opgavestatus, der er rapporteret gennem Opgavecenter, ændres dog ikke til at afspejle ændringerne i de faktiske timer. De faktisk arbejdstimer og fremdriften på opgaver varierer ofte, fordi en opgave tager kortere eller længere tid end planlagt, eller fordi arbejdet ikke skrider frem med en jævn hastighed. Derfor er de to sæt af data ikke synkroniserede.

  • I andre tilfælde kan et gruppemedlem udfylde timesedlen og dernæst indtaste status for opgaven. Gruppemedlemmet kan klikke på Importer timeseddel i Opgavecenter for at importere det faktiske antal timer, der er indtastet på timesedlen, om nødvendigt konvertere dem til % færdigt og udfylde gitteret med opgavestatus med data på forhånd.

    Advarsel: Alle data, der allerede er indtastet i Opgavecenter, bliver overskrevet.

Toppen af siden

Hvordan skal jeg kategorisere tid?

Hvordan du skal kategorisere tid, er en af de mest kritiske beslutninger, du skal tage. Du kan kun rapportere og eksportere tid i de kategorier, du har defineret. Du kan altid akkumulere data for at summere dem, men du kan ikke se flere detaljer eller en større nøjagtighed, end den du rapporterer gennem Microsoft Office Project Web Access.

Brug oplysningerne i nedenstående afsnit til at hjælpe dig med at beslutte, hvordan du kategoriserer tid.

Jeg planlægger at bruge timesedler

Jeg planlægger ikke at bruge timesedler

Jeg har behov for at overvåge fremdriften i mine virksomhedsprojekter

Jeg planlægger at bruge timesedler

Når du anvender timesedler, er der som standard fire faktureringstyper:

  • Fakturerbar     Fakturerbar tid (eller standardtid) er normal arbejdstid faktureret til den normale sats.

  • Fakturerbar overtid     Fakturerbar overtid er overtidstimer, der faktureres til den normale sats.

  • Ikke-fakturerbar     Ikke-fakturerbar er normal arbejdstid, der ikke kan faktureres til kunden.

  • Overtid ikke-fakturerbar     Ikke-fakturerbar overtid er overtidstimer, der ikke kan faktureres til kunden.

Du skal først vurdere, hvilke tidstyper du skal følge op på. Husk på, hvilke tidskategorier du skal eksportere til økonomisystemet, de tidskategorier du skal bruge til at fakturere kunden for, og hvordan ledelsen ønsker at se tidsforbruget brudt ned i rapporter. Du skal muligvis drøfte med økonomiafdelingen og ledelsen, hvilke typer rapporter de ønsker at se.

Dernæst skal du beslutte om:

  • De typer af arbejde, dine ressourcer arbejder på, falder i en af de fire standardkategorier, og du kun har behov for at eksportere og rapportere for disse fire tidskategorier.

    Ja, standardkategorierne opfylder faktureringsbehovene

    Klik på Serverindstillinger på Hurtig start, og klik derefter på Timeseddelindstillinger og -standarder. Marker afkrydsningsfeltet Timeseddel indeholder følgende tidstyper i afsnittet Project Web Access-visning på siden Timeseddelindstillinger og -standarder. Du behøver ikke at indtaste nogen oplysninger på siden Klassificeringer af timeseddel, fordi du ikke skal oprette nogen klassifikationer.

  • De typer af arbejde, dine ressourcer arbejder på, falder i en af de fire standardkategorier, men du har behov for at eksportere og rapportere tidsforbruget med større nøjagtighed. Du har f.eks. behov for at rapportere fakturerbar rejsetid i forhold til fakturerbar tid på stedet eller behov for følge op på udnyttelseskategorier.

    Vi har behov for større nøjagtighed i standardkategorierne

    Klik på Serverindstillinger på Hurtig start, og klik derefter på Timeseddelindstillinger og -standarder. Marker afkrydsningsfeltet Timeseddel indeholder følgende tidstyper i afsnittet Project Web Access-visning på siden Timeseddelindstillinger og -standarder. Opret klassifikationer, der svarer til den nøjagtighed, du har brug for på siden Klassificeringer af timeseddel. Hver klassifikation kan bruges i alle fire faktureringskategorier. Du kan f.eks. oprette klassifikationerne undervisning og rejse, så gruppemedlemmerne kan følge op på fakturerbar undervisningstid og fakturerbar rejsetid i forhold til ikke-fakturerbar undervisningstid på overtid eller fakturerbar rejsetid på overtid.

  • De arbejdstyper, dine ressourcer arbejder på, kan ikke passes ind i kun fire kategorier. Hvis du f.eks. har flere fakturerbare satser og ikke kun en standardfaktureringssats samt en overtidssats, kan standardkategorierne ikke opfylde dine behov.

    Vi har behov for flere faktureringstyper for at kunne arbejde med flere faktureringssatser

    Klik på Serverindstillinger på Hurtig start, og klik derefter på Timeseddelindstillinger og -standarder. Fjern markeringen af afkrydsningsfeltet Timeseddel indeholder følgende tidstyper i afsnittet Project Web Access-visning på siden Timeseddelindstillinger og -standarder. Opret derefter klassifikationer, der svarer til alle de faktureringstyper, du har behov for, på siden Klassificeringer af timeseddel. Gruppemedlemmerne vælger en klassifikation for hver timeseddelindtastning for at angive en faktureringstype for tidsforbruget.

Toppen af siden

Jeg planlægger ikke at bruge timesedler

Du kan ikke deaktivere funktionen Timeseddel i Office Project Web Access. Du må give dine grupper besked om ikke at bruge siden Timeseddel.

Jeg har behov for at følge op på fremdriften i mine virksomhedsprojekter

Hvis du bruger opgavestatus, skal du beslutte, hvilken metode du vil bruge til at lade brugerne rapportere om fremdriften på opgaver. Fremdriften kan rapporteres på en af følgende tre måder:

  • Arbejdstimer pr. dag eller uge

  • Faktisk arbejde og resterende arbejde

  • Procent arbejde færdigt

Fremdriften på opgaver afspejler status for opgavens bevægelse mod færdiggørelse i forhold til de timer, der er arbejdet på opgaven, der registreres på timesedlen. Disse to værdier svarer ikke altid direkte til hinanden.

Tip: Når du skal beslutte, hvilken opgavestatusmetode du vil anvende, skal du afveje dine rapporteringsbehov i forhold til dataindtastningens påvirkning af gruppemedlemmerne. Antal arbejdstimer pr. dag eller uge giver rapporteringsoplysninger, da du følger op på detaljerede oplysninger om status og jævnligt sammenligner med planlagt status. På den anden side kræver det detaljerede og hyppige dataindtastninger af gruppemedlemmerne. Hvis virksomheden ikke registrerer timer i øjeblikket, kan det være en stor kulturel ændring for virksomheden, og det kan mødes med nogen modstand. De andre metoder giver væsentligt færre detaljer, men deres kulturelle virkning er mindre, og de giver ikke så meget ekstra arbejde for gruppemedlemmerne.

Hvorfor er der visse handlinger, jeg ikke kan udføre i Microsoft Office Project Web Access?

Afhængigt af de tilladelsesindstillinger, du har brugt til at logge på Project Web Access, kan du muligvis ikke se eller bruge bestemte funktioner. Desuden kan det, du ser på nogle sider, adskille sig fra det dokumenterede, hvis serveradministratoren har tilpasset Project Web Access og ikke har tilpasset Hjælp tilsvarende.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×