Oversigt over deling af og samarbejde om Excel-data

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Dele Excel-data

Du kan dele, analysere og kommunikere firmaoplysninger og data på mange måder i Microsoft Excel. Den måde, du vælger at dele data på, afhænger af mange faktorer, herunder hvordan andre skal kunne se eller arbejde med dataene. Vil du f.eks. forhindre følsomme eller vigtige oplysninger i at blive ændret, eller vil du tillade brugere at ændre og redigere dataene? Du kan måske have brug for at dele data med de brugere, som ikke har Excel eller har andre versioner af Excel på deres computere, eller du vil måske blot dele en bestemt version af projektmappen, som nemt kan sendes i en e-mail og udskrives.

Denne artikel er en oversigt, som beskriver, hvordan data deles i Excel, hvad du og andre skal bruge for at få vist eller arbejde med dataene samt de begrænsninger, der er forbundet med at dele data. Artiklen indeholder også hyperlinks til mere detaljerede artikler.

Denne artikel indeholder

Brug af SharePoint Services til at dele data og samtidig bevare én version af projektmappen

Samarbejde om projektmapper gemt på en dokumenthåndteringsserver

Distribuere data via e-mail, fax eller udskrifter

Udveksle projektmapper med brugere, som benytter tidligere versioner af Excel

Distribuere projektmapper til brugere, som ikke har Excel

Tillade flere brugere at redigere en projektmappe samtidig

Distribuere kopier af en projektmappe og derefter flette eller konsolidere data fra hver kopi

Brug af SharePoint Services til at dele data og samtidig bevare én version af projektmappen

Hvis du har adgang til en installation af SharePoint Services, som kan køre Excel Calculation Services, kan du gemme en projektmappe på denne server, så andre brugere kan få adgang til hele projektmappen eller dele af den i en webbrowser. Hvis du har en server som denne, kaldes det også at have Excel Services aktiveret.

I en webbrowser kan brugerne få vist og arbejde med regneark i et gitter samt beregne, oprette snapshots, opdatere data og udtrække værdier fra projektmapperne. Projektmapper kan også bruges i dashboardrapporter. En dashboardrapport, som ligner et instrumentbræt i en bil, viser vigtige data i oversigtsform, så brugerne med det samme kan få de nødvendige oplysninger. Det er desuden ikke nødvendigt, at brugerne har Excel installeret på deres lokale computere for at få vist projektmappedata i browseren.

Følgende illustration viser brugen af publicerede projektmappedata i en dashboardrapport.

Excel-data i dashboardrapport

Når du publicerer en projektmappe, gemmes hele projektmappen på serveren, men du kan definere de dele af projektmappen, f.eks. individuelle regneark, navngivne områder eller diagrammer, som skal vises i webbrowseren. Du kan også indstille parametre for at tillade interaktivitet ved at angive enkelte celler, der kan redigeres i det regneark, som kan ses i browseren. Du kan f.eks. angive celler, hvor brugerne kan angive de værdier, der anvendes af formler i andre celler. Brugerne kan derefter se de resultater, der beregnes.

Del data ved at publicere en projektmappe på et SharePoint-websted, når:

  • Organisationen har Excel Services aktiveret, dvs. en SharePoint-server, der kan køre Excel Calculation Services. Excel Calculation Services er det samme program, som Excel til stationære computere bruger til at beregne data, oprette og få vist diagrammer og udføre mange andre handlinger.

  • Du kun vil bevare én kopi af en projektmappe eller et regneark på en central, sikker placering.

  • Brugere har behov for at analysere, oprette diagrammer for, pivotere og arbejde med data ved hjælp af en browser. Excel behøver ikke at være installeret på brugernes computere.

  • Du vil hjælpe med at sikre og beskytte modeller af regneark og dataene i modellerne. Du kan give brugerne læseadgang, så de kan se regnearket i browseren, men ikke få direkte adgang til det fra Excel eller et andet klientprogram. Derudover kan du styre de dele af regnearket, som brugerne har tilladelse til at få vist i browseren.

  • Du vil bruge en projektmappe i en instrumentbrætrapport på en webside, hvor du hurtigt kan se og analysere vigtige projektoplysninger.

  • Du vil bruge rapporteringsfunktioner for at underrette brugere om opdaterede rapporter.

Du kan finde flere oplysninger Publicer en projektmappe til et SharePoint-websted.

Øverst på siden

Samarbejde om projektmapper gemt på en dokumenthåndteringsserver

Når du vil gøre en eller flere projektmapper tilgængelige for samarbejde på en central placering, kan du gemme dem på en dokumenthåndteringsserver. Med en dokumenthåndteringsserver kan du bruge dokumenthåndteringsfunktioner, f.eks. automatiserede arbejdsprocesser og delte dokumentbiblioteker, til at tjekke dokumenter ind og ud. Hvis du desuden har SharePoint Services, kan du gemme dokumentet på et delt arbejdsområde for at gøre det endnu nemmere for andre brugere at samarbejde om dokumentet og holde din lokale kopi af projektmappen synkroniseret med ændringer fra serveren.

Gemme projektmappen på en dokumenthåndteringsserver

Du kan gemme projektmapper på en dokumenthåndteringsserver, f.eks. SharePoint Services, for at give brugerne en central placering, hvor de kan samarbejde om dokumenter og udnytte de mange dokumenthåndteringsfunktioner, som systemer til dokumenthåndteringsservere tilbyder.

Samarbejd ved at bruge en dokumenthåndteringsserver, når:

  • Du har adgang til en dokumenthåndteringsserver.

  • Brugerne har Excel installeret på deres computere til at åbne og bruge projektmapper fra dokumenthåndteringsserveren.

  • Du vil udnytte funktioner på dokumenthåndteringsserveren som f.eks.:

    • Automatiserede arbejdsprocesser, så brugere, der arbejder på dokumentet, underrettes om og ved, hvilken arbejdsfase de deltager i (korrektur, feedback, godkendelse osv.), og så brugere kan levere oplysninger og ekspertbistand som nødvendigt.

    • Dokumentbiblioteker, hvor du kan gemme og organisere projektmapper.

    • Indtjekning, udtjekning og versioner af projektmapper.

    • Administrations- og rapporteringsfunktioner.

    • Samarbejdsfunktioner, f.eks. websteder til dokumentarbejdsområder.

Hvis du vil publicere en projektmappe til et dokumentbibliotek på et SharePoint-websted, skal du sikre dig, at webstedet er tilgængeligt, og derefter benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på fanen Filer, klik på Gem og send, og klik derefter på Gem til SharePoint.

  2. Vælg en serverplacering og navnet på projektmappen i dialogboksen Gem som, og klik derefter på Gem.
    Før du klikker på Gem, kan du klikke på Indstillinger for publicering for at vælge enten enkelte regneark eller elementer i projektmappen, f.eks. navngivne områder, diagrammer eller pivottabeller, der skal udgives. Du kan også oprette parametre.

Uanset om du vælger regneark eller elementer eller opretter parametre, gemmes hele projekmappen altid i dokumentbiblioteket. De indstillinger for publicering, du vælger, kan påvirke, hvad der vises og ikke vises for brugerne i browservisningen.

Øverst på siden

Distribuere data via e-mail, fax eller udskrifter

De mest almindelige måder at dele Excel-data på er måske ved at sende projektmapper via e-mail, fax eller ved at udskrive og distribuere kopierne af projektmapperne. Brug e-mail, fax eller udskrifter til at distribuere projektmapper, når:

  • Du har et e-mail-program som f.eks. Microsoft Outlook.

  • Du har en faxmaskine eller faxsoftware og en internetforbindelse.

  • Du har en printer og vil bruge eller distribuere udskrevne kopier af dataene som reference.

Sende projektmapper via e-mail

Du kan sende en projektmappe fra Excel eller fra dit e-mail-program. Du kan sende en projektmappe fra Excel ved at åbne den projektmappe, du vil sende, klikke på fanen Filer, klikke på Gem og send og derefter klikke på Send via e-mail.

Faxe projektmapper

Du kan faxe en projektmappe fra Excel, hvis du er tilmeldt en faxtjeneste, eller hvis du har faxsoftware og en internetforbindelse eller et faxmodem. Du kan også udskrive projektmappen og derefter faxe den med en faxmaskine.

Hvis du vil sende en projektmappe som fax fra Excel, skal du sørge for, at du har en internetforbindelse, og at du er tilmeldt en faxtjeneste. Åbn projektmappen med de oplysninger, du vil sende som fax, klik på fanen Filer, klik på Gem og send, og klik derefter på Send som internetfax.

Udskrive projektmapper

Du kan nemt udskrive en projektmappe fra Excel. Inden du udskriver en projektmappe, der indeholder store mængder data eller diagrammer, kan du hurtigt finjustere den i visningen Sidelayout, så resultatet ser professionelt ud. I denne visning kan du ændre dataenes layout og formatering på samme måde som i normal visning. Men du kan også bruge linealer til at måle dataenes bredde og højde, du kan ændre papirretning, tilføje eller ændre sidehoveder og sidefødder, indstille margener til udskrivning og skjule eller vise række- og kolonneoverskrifter.

Du kan finde flere oplysninger om udskrivning fra Excel, kan du se udskrive et regneark eller en projektmappe.

Øverst på siden

Udveksle projektmapper med de brugere, som benytter tidligere versioner af Excel

Når du vil udveksle projektmapper med de brugere, som muligvis benytter tidligere versioner af Excel, kan du gemme projektmappen i formatet Excel 97-2003 (.xls) i stedet for Excel XML-format eller binært format (.xlsx eller .xlsb) og arbejde med dokumentet i kompatibilitetstilstand. Kompatibilitetstilstand aktiveres automatisk, når du åbner en Excel 97-2003-projektmappe. Ordet Kompatibilitetstilstand vises i programmets titellinje, når du arbejder i filformatet til en tidligere version.

Kompatibilitetstilstand gennemtvinger kompatibilitet mellem projektmapper i Excel 2010 og Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 og Excel 2007 ved at undertrykke funktioner i Excel 2010, som kan tilføje indhold, der ikke er kompatibelt med tidligere Office-versioner.

Når du gemmer en projektmappe, der er åbnet i kompatibilitetstilstand, kører kompatibilitetskontrol for at identificere alle mulige kompatibilitetsproblemer automatisk i Excel. Hvis du ikke bruger kompatibilitetstilstand, kan du også bruge Kompatibilitetskontrol kan hjælpe dig, når du gemmer en projektmappe i filformatet .xlsx eller .xlsb i et filformat til en tidligere version af Excel – for eksempel, når du konverterer .xlsx (Excel XML-format) til .xls (Excel 97-2003-projektmappe). Kompatibilitetskontrol advarer dig om indhold i en projektmappe, der muligvis ikke kompatible med tidligere versioner, og som derfor kan være påvirket af en konvertering af filformat.

Brug kompatibilitetstilstand, når:

  • Du vil distribuere kopier af projektmappen til andre brugere, som arbejder i tidligere versioner af Excel.

  • Du forventer, at andre brugere vil ændre eller redigere de data, du distribuerer.

  • Modtagerne af projektmappen skal kunne benytte velkendte Excel-funktioner til at arbejde med dataene.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du arbejder i kompatibilitetstilstand, skal du se bruge Office Excel 2010 sammen med tidligere versioner af Excel.

Øverst på siden

Distribuere projektmapper til de brugere, som ikke har Excel

Hvis du vil give de brugere, som ikke har Excel, adgang til at se og bruge Excel-data, kan du bruge Excel Services. Hvis du ikke har adgang til Excel Services, kan du imidlertid installere et tilføjelsesprogram for at gemme en projektmappe i PDF- eller XPS-format, eller du kan gemme en projektmappe i et andet filformat og derefter sende den til modtagerne via e-mail eller fax eller ved at gemme filen på et netværksshare eller webshare, som brugerne har adgang til.

Distribuere faste versioner af dataene til gennemsyn og udskrivning ved at bruge PDF- eller XPS-format

Du kan gemme Excel-data i et PDF- (Portable Document Format) eller XPS-format (XML Paper Specification) til udskrivning, publicering på internettet og e-mail-distribution. Når du gemmer et regneark som en PDF- eller XPS-fil, kan du gemme oplysninger i et format, der er nemt at distribuere, og som bevarer alle formateringsegenskaberne, men som samtidig ikke kræver, at andre brugere har Excel for at kunne gennemse eller udskrive oplysningerne.

Gem regnearket i PDF- eller XPS-format, når:

  • Du vil distribuere faste versioner af dine filer via e-mail eller på en netværks- eller websserver.

  • Modtagerne af filen ikke har Excel installeret.

  • Brugerne nemt skal kunne udskrive oplysningerne.

  • Ingen må ændre kildedataene.

  • Du ikke forventer hyppige opdateringer af dataene.

Du kan finde flere oplysninger om konvertering af projektmappen til PDF eller XPS, kan du se gemme som PDF eller XPS.

Distribuere projektmapper i andre filformater

Du kan gemme Excel-projektmapper i forskellige filformater, så brugerne uden Excel kan åbne dem i andre programmer eller datasystemer.

Du kan gemme Excel-filer som XML-filer, tekstfiler, websider (HTML-filer) og andre. Du kan finde en liste over formater, som du kan gemme til filformater, der understøttes i Excel.

Vigtige    Ikke alle Excel-funktioner bevares, når du gemmer i andre filformater. Formatering bevares ofte ikke, og nogle gange formler bevares ikke, afhængigt af formatet. Desuden, når du gemmer i nogle formater, gemmes kun det aktive ark. Derfor, hvis du har flere regneark i en projektmappe, og du vil gemme alle regneark i et bestemt format, du nødt til at gemme hvert regneark enkeltvis

Gem projektmapper i andre filformater, når:

  • Du vil dele dataene, men ikke nødvendigvis formateringen eller Excel-specifikke funktioner.

  • Du har et XML-baseret system, og du vil overføre data ved hjælp af XML.

  • Du har brug for enkle tekstfiler til brug i andre systemer.

  • Du vil lægge oplysninger ud på internettet, og du vil gemme Excel-data som en webside, der skal integreres på dit websted.

Du kan gemme i et andet filformat ved at klikke på fanen Filer og derefter klikke på Gem som. Klik på pilen ud for listen Filtype, og klik derefter på en filtype på listen.

Du kan finde flere oplysninger om at gemme i andre filformater, kan du se gemme en projektmappe i et andet filformat.

Øverst på siden

Tillade flere brugere at redigere en projektmappe samtidig

Hvis du har en projektmappe, som du vil tillade mere end én person at tilføje eller redigere data i samtidig, kan du oprette og gemme projektmappen som "delt" og derefter gøre den tilgængelig på et netværksshare (ikke en webserver).

Del af dialogboksen Del projektmappe

Brug funktionen Del projektmappe, når

  • Flere brugere skal kunne redigere dataene i én projektmappe samtidig, og det er hensigtsmæssigt, at de oprindelige data i projektmappen bliver ændret, herunder redigering, tilføjelse og sletning.

  • Du har et netværksshare tilgængeligt, som projektmappen kan gemmes på, og brugere har adgang til.

    Bemærk: Mere end én bruger kan ikke samtidig foretage ændringer af en delt projektmappe, der er gemt på et websted for SharePoint Services. Hvis projektmappen skal gemmes på et websted for SharePoint Services, skal du først gøre det, efter at samarbejdet via deling er afsluttet.

  • Du vil holde styr på de ændringer, der foretages i projektmappen.

  • Du ikke forventer at ændre følgende funktioner, som ikke kan ændres, når projektmappen er delt: flettede celler, betingede formater, datavalidering, diagrammer, billeder, objekter (herunder tegneobjekter), hyperlinks, scenarier, dispositioner, subtotaler, datatabeller, pivottabelrapporter, beskyttelse af projektmapper og regneark samt makroer.

Vigtigt: Når du gemmer en Excel-projektmappe i et filformat til en tidligere version, fjernes delingen af projektmappen, og den revisionsoversigt, som dokumenterer konflikter og løsninger, går tabt. Hvis du har brug for at gemme projektmappen i en tidligere versions format, kan det være en god ide først at gemme en kopi af revisionsoversigten.

Som projektmappens forfatter kan du forberede den til deling ved at angive og formatere de nødvendige data. Når du er færdig, skal du klikke på Del projektmappe i gruppen Ændringer under fanen Gennemse, vælge indstillingerne og derefter gemme projektmappen på et netværksshare (ikke en webserver), der er tilgængeligt for brugerne. Du kan også klikke på Beskyt og del projektmappe i gruppen Ændringer under fanen Gennemse for at forhindre andre brugere i at deaktivere registrering af ændringer i projektmappen.

billede af båndet i excel

Hver gang du gemmer den delte projektmappe, får du besked om de ændringer, som andre brugere har gemt, siden du sidst gemte den delte projektmappe. Hvis du vil holde den delte projektmappe åben for at overvåge status, kan Excel automatisk holde dig opdateret med ændringerne, med fastlagte intervaller, du angiver, med automatisk eller manuel lagring af projektmappen.

Når du gemmer ændringer i en delt projektmappe, kan en anden person, der redigerer projektmappen, have gemt ændringer i de samme celler. I så fald er der konflikt mellem ændringerne, og der åbnes en dialogboks til at løse konflikten, så du kan vælge, hvilke ændringer du vil bevare.

Du kan finde flere oplysninger om at konfigurere og bruge delte projektmapper, under Brug en delt projektmappe til at samarbejde.

Øverst på siden

Distribuere kopier af en projektmappe og derefter flette eller konsolidere data fra hver kopi

Distribuere projektmapper og flette ændringer fra hver kopi

Hvis du vil distribuere kopier af en projektmappe og derefter flette ændringerne fra flere af kopierne, skal du konfigurere projektmappen som en delt projektmappe.

Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Tillade flere brugere at redigere en projektmappe samtidig.

Forskellen er, at i stedet for at gemme projektmappen på én placering, hvor flere brugere kan redigere den, kan du distribuere kopier af projektmappen og lade brugerne foretage ændringer og derefter sende de ændrede projektmapper tilbage til dig. Du gemmer projektmapperne på én placering og klikker derefter på Sammenlign og flet projektmapper. Du kan gennemgå ændringerne og acceptere de ændringer, du vil bevare og bruge i én masterprojektmappe. Benyt følgende fremgangsmåde til at føje kommandoen Sammenlign og flet projektmapper til værktøjslinjen Hurtig adgang:

  1. Klik på fanen Filer, klik på Indstillinger, og klik derefter på kategorien Værktøjslinjen Hurtig adgang.

  2. Klik på Populære kommandoer på listen Alle kommandoer.

  3. Markér Sammenlign og flet projektmapper, klik på Tilføj, og klik derefter på OK.

Brug sammenlign og flet-funktionen, når:

  • Du vil indsamle input fra flere vigtige brugere, men vil have større kontrol over, hvilke ændringer der foretages og accepteres i den oprindelige version.

  • Du ikke vil gemme projektmappen på én central placering, som flere brugere har adgang til, men i stedet vil distribuere kopier af projektmappen (f.eks. via e-mail).

  • Du vil have styr på de ændringer, du accepterer.

  • Du kan acceptere begrænsninger ved delte projektmapper (se afsnittet Tillade flere brugere at redigere en projektmappe samtidig).

Distribuere projektmapper og konsolidere data fra flere projektmapper

Hvis du konfigurerer regneark til at have lignende eller identiske layout og sender kopier af disse regneark til andre brugere, så de kan arbejde med dem, kan du sammenfatte og rapportere resultaterne fra disse brugere på et masterregneark. Hvis du f.eks. har et regneark med udgifter i projektmappen for hvert af de regionale kontorer, kan du samle disse tal i ét masterregneark over virksomhedens udgifter.

Eksempel på konsolidering af data

Brug datakonsolidering, når:

  • Du vil indsamle input fra flere vigtige brugere og samle det på ét masterregneark.

  • Du ikke vil gemme projektmappen på én central placering, som flere brugere har adgang til, men i stedet vil distribuere kopier af projektmappen (f.eks. via e-mail).

  • Du har eller er villig til at oprette lignende eller identiske regneark, hvorfra der kan konsolideres.

Du kan konsolidere data ved at klikke på Konsolider i gruppen Dataværktøjer under fanen Data og derefter skrive eller vælge referencerne til de data, du vil konsolidere.

billede af båndet i excel

Du har flere muligheder for at konsolidere data. Du kan konsolidere data efter:

Placering     Vælg denne indstilling, når dataene i alle regnearkene er arrangeret i samme rækkefølge og på samme placering.

Kategori     Vælg denne indstilling, når dataene er organiseret forskelligt i hvert regneark, men regnearket har de samme række- og kolonneetiketter, som du kan bruge til at matche dataene.

3D-formler     Vælg denne indstilling, når regnearket ikke har et ensartet mønster. Du kan oprette formler, der refererer til celler i hvert dataområde, du kombinerer. Formler, der refererer til celler i flere regneark, kaldes 3D-formler.

Du kan finde yderligere oplysninger finder konsolidere data fra flere regneark i et enkelt regneark.

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×