Oversigt: Registrere status

Ikon: Spore status

Selvom det er let at overvåge og spore din tidsplans status i Microsoft Project, skal du udføre flere trin, før du kan begynde at overvåge et projekts status.

Projektovervågning kan generelt inddeles i granskning og sporing af projektstatussen. Afvigelser fra den oprindelige plan (eller grundlinje) identificeres og administreres for at holde projektet inden for tidsgrænserne og inden for budgettet.

Denne artikel er et af mange projektstyringsmål i Oversigt over projekt.

Eksempler fra projektstyring . . .

Eksempel 1: Den tilfældige projektleder   : Du har oprettet din tidsplan, alle har travlt med at arbejde på opgaverne, du har tildelt, og du går ud fra, at alt forløber som planlagt.

Her begår du den første fejl. Intet projekt går som planlagt. Der er opstået problemer, og du bør begynde at søge efter dem nu og ikke vente. Jo længere tid du venter med at søge efter problemer, jo større bliver de.

Husk på følgende mens du overvåger din tidsplans status.

  • Opret en grundlinje for projektet    Når du har oprettet din tidsplan, bør du overveje at oprette en grundlinje til den. En grundlinje svarer til en version af dit projekt, der kan bruges til at sammenholde med dine opgavers status. Grundlinjen giver dig mulighed for at sammenligne den oprindelige tidsplan med en senere version.

  • Manuel indsamling af data    Selvom den hurtigste og letteste måde at indsamle projektstatusinformation på er ved at bruge Projekt Server, kan du også indsamle disse oplysninger manuelt.
    Måske har du ikke installeret Project Server eller måske er dit projekt ikke så stort, så du hurtigt kan indsamle data selv.
    Når du selv indsamler statusdata, skal du dog huske, at du også skal indtaste data i din projektplan manuelt.

  • Forvent at møde modstand Det er normalt at møde modstand mod formel sporing af projektstyringsdata. Heldigvis er der et par metoder, du kan bruge til at minimere denne type modstand.

Her er tre enkle trin, som du kan bruge til at komme i gang med at overvåge din tidsplan.

  1. Opret en grundlinje til dit projekt. Klik på fanen Projekt, og klik derefter på Angiv oprindelig plan.

  2. Kommuniker, kommuniker, kommuniker. Folk har svært ved at sende dig arbejdsstatus. Du kan nemt holde dig orienteret om status under ugentlige teammøder eller andre stående møder. Ugentlig indsamling af statusoplysninger passer til de fleste projekter. Mere hyppig indsamling end på ugebasis kan dog virke mod hensigten. Du kan også indstille ugentlige påmindelser i Outlook 2010 for at modtage grundlæggende statusoplysninger fra personer."

  3. Du kan bruge Teamplanlægning. Visningen Teamplanlægning i Projekt er udviklet til at løse mange af de problemer, der vedrører, hvem der gør hvad i dit team. Hvis du bringer denne visning op under et teammøde, kan det hjælpe med at fremskynde processen med at indsamle statusinformation.

Eksempel 2: Du er erfaren projektleder   : Du har været projektleder i lang tid, og du har brugt avanceret projektstyringssoftware før. Nu står du med et projekt, som ifølge din sponsor skal overvåges nøje, så det ikke overskrider budgettet. Overvågning af personer er én ting, men overvågning af arbejdsstatus og omkostninger er en anden.

Desuden ønsker din sponsor at få månedlige ledelsesrapporter. Nu er du oprigtigt bekymret.

Her er en liste over almindelige hindringer for overvågning og sporing, og hvad du kan gøre ved dem.

Hindring

Mulig løsning

Forvent modstand

Det er normalt at møde modstand mod formel sporing af projektstyringsdata. Heldigvis er der et par metoder, du kan bruge til at minimere denne type modstand.

Manglende mail

Indhentning af statusoplysninger pr. mail er en af de mere enkle måder at overvåge projektet på. Men mails kan gå tabt. Du kan indstille ugentlige påmindelser i Outlook for at minde teammedlemmer om at sende dig jævnlige opgavestatusser.

Project Server

Hvis du bruger Project Server til at spore arbejdsstatus, kan du overveje at hyre en konsulent til at hjælpe teammedlemmer med at rydde hindringer af vejen for at rapportere faktisk arbejde. Du kan også bruge en konsulent til at komme gennem ofte komplekse faser ved overvågningen af et projekt, især store projekter. En Projekt MVP (Most Valued Professional) kan måske hjælpe.

Leverandører

Hvis du bruger kontraktansatte leverandører til at arbejde på en projektopgave, skal du sørge for, at de rapporterer om udført arbejde på ugebasis. Du kan f.eks. gøre dette ved at kræve, at dette trin står i arbejdserklæringen (eller andre kontraktdokumenter), før leverandøren bringes om bord.

Budgettering skræmmer dig

Budgettering skræmmer alle Få mere at vide om fordelen ved indtjent værdi-analyse. Hvis du har defineret en projektgrundlinje (og det bør du, hvis du er en erfaren fagperson), og du har angivet omkostninger i din tidsplan, så skal du overvåge oparbejdet værdi i tidsplanen.

Omfangskrybning

Det er ofte svært at overvåge omfangskrybning. Dette sker, når kravene i en projektleverance ikke forstås fuldt ud af alle teammedlemmer. Et teknisk team kan f.eks. beslutte, at et produkt skal have forbedret funktionaliteten, men glemmer at involvere projektstyreren for at få bekræftet, at omkostningerne ved at udføre forbedringerne kan berettiges set i lyset af større målsætninger eller markedsbetingelserne.

Gennemgå opgavestatus før sporing

Opret eller opdater en grundlinje eller en midlertidig plan

Opret eller opdater en grundlinje eller en midlertidig plan, så du senere i projektet kan sammenligne disse oplysninger med din opdaterede tidsplan eller grundlinjen. Ved at gemme en grundlinje får du mulighed for at identificere og løse uoverensstemmelser og lægge mere præcise planer for tilsvarende fremtidige projekter.

Gennemgå din plans status

Når du sporer projektets status, kan du se forskellene mellem planlagt og faktisk arbejde. På den måde kan du vurdere, om arbejdet på dit projekt skrider frem som forventet.

Se, hvad der har indflydelse på projektets slutdato (kritisk vej)

Tekst

Et af de første trin, der skal tages under projektovervågning, er at finde ud af, hvordan slutdatoen for projektet ændres, efterhånden som krav til opgaver og ressourcer ændres.

Sammenlign to versioner af et projekt (link på vej)

Du kan være nødt til at oprette eller gemme oprindelige projektestimater og faktiske projektdata, som du sammenligner, for at fastsætte status.

Overvåg arbejdsmængder med Teamplanlægning

Tekst

Projektledere døjer med at få et klart og kort overblik over, hvad teamet laver på et givent punkt i projektets tidsplan. Brug Teamplanlægning til hurtigt at reagere på individuelle arbejdsmængder.

Få vist og registrer planlægningsfaktorer

Du kan bruge Opgaveinspektion for at se, hvordan ændringer af én opgave påvirker andre opgaver. Når du opdaterer opgavestatus, skal du være opmærksom på disse typer af ændringer.

Sådan fungerer planlægning i Projekt

Få indsigt i den nye planlægningsfunktion i Project 2010. Den kan hjælpe dig med at reagere på ændringer, idet du overvåger dit projekt.

Overvind modstand mod sporing

Det er normalt at møde organisatorisk modstand mod sporing af projektstyringsdata. Få mere at vide om, hvordan du kan håndtere det på et par måder.

Toppen af siden

Overvåg din tidsplans status

Opdater arbejdet på et projekt

Efterhånden som arbejdet på dit projekt skrider frem, kan du opdatere planen med de faktiske start- og slutdatoer, faktisk arbejde, faktisk og resterende varighed og den aktuelle procent fuldført og procent arbejde fuldført.

Opdater hurtigt fuldførte opgaver

Få mere at vide om, hvordan du hurtigt kan opdatere opgaver vha. kontrolelementerne på båndet.

Analysér projektresultater med analyse af oparbejdet værdi

En analyse af oparbejdet værdi indikerer, hvor stor en del af budgettet der bør være brugt, på baggrund af mængden af udført arbejde indtil nu og de oprindelige omkostninger til opgaven, tildelingen eller ressourcer.

Gem et projekt i Project Server

Når du er færdig med at overvåge dit projekt, kan du gemme en version i Project Server eller dele den med teammedlemmer og andre interessenter.

Opret rapporter over projektets status

Tekst

Visuelle rapporter giver dig mulighed for at få en grafisk visning af projektoplysninger vha. udvidede pivottabeller i Excel 2010 eller pivotdiagrammer i Visio 2010.

Op i fart med Project Web App

Hvis du vil have det ultimative værktøj til sporing på tværs af din organisation, skal du kigge nærmere på Project Server 2010 og den ledsagende Project Web App.

Gå tilbage til Projektvejkortet

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×