Oversigt: Bedste fremgangsmåder til at administrere, hvordan folk bruger dit teamwebsted

Hvis du er ejer af et teamwebsted, er det en god ide at oprette en styringsmodel – det vil sige en datamodel, der adresserer webstedets politikker, processer, roller og ansvarsområder. En sådan model hjælper dig med at styre, hvordan folk bruger dit websted. Det kan f.eks. være, at du vil tjekke filer ud, så flere personer ikke forsøger at redigere den samme fil på samme tid. Eller du ønsker måske kun at give visse personer tilladelse til at oprette underordnede websteder. Denne artikel giver et overblik over forslag og de bedste fremgangsmåder, som du kan have med i dine overvejelser, når du opretter sådan en model.

Bemærk: Hvis du leder efter trin til at oprette et websted, skal du se Oprette et SharePoint-websted.

Denne artikel indeholder

Hvad er styring?

Elementer i en styringsmodel

Oprettelse af underordnede websteder

Administration af tilladelser

Informationsarkitektur

Kræve udtjekning af filer

Holde styr på versioner

Kræve dokumentgodkendelse

Få besked om ændringer

Oprette arbejdsprocesser

Definere indholdstyper

Revisionsregistrering

Livscyklus for og lukning af websted

Lagergrænser

Tilpasning

Navigation

Søgning

Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet

Beskyttelse af data

Hvad er styring?

En vigtig, men ofte usynlig, del af et websted, er styringsmodellen – det vil sige det sæt af politikker, roller, ansvarsområder og processer, som fastsættes for, hvordan personerne i gruppen skal bruge SharePoint.

Mange organisationer har en styringsmodel for webstedet på niveauet Central administration eller på niveauet for gruppen af websteder, som kan oprettes og vedligeholdes af it-afdelingen eller af teamet.

Hvis du ejer et underordnet websted i en gruppe af websteder, f.eks. et teamwebsted, er det en god ide at oprette din egen styringsmodel for dine specifikke problemer.

Med en styringsmodel bliver det nemmere at:

  • Fortælle webstedsbrugerne, at de bør oprette et nyt underordnet websted i stedet for at oprette en liste eller andet webstedsindhold.

  • Sikre, at underordnede websteder og indhold fjernes, når det er forældet, så det ikke optager lagerplads eller vises i søgeresultaterne.

  • Sikre, at de rette personer har adgang til det rette indhold.

  • Give ejere af underordnede websteder besked om, hvilke skabeloner og temaer de kan bruge.

  • Sikre nem overdragelse af ejerskabet af et websted fra en person til en anden.

Elementer i en styringsmodel

Din styringsmodel skal tage højde for følgende:

  • Oprettelse af websteder

  • Administration af tilladelser

  • Informationsarkitektur

  • Livscyklus for og lukning af websted

  • Lagergrænser

  • Klassifikation af oplysninger

  • Tilpasning

  • Beskyttelse af data

  • Navigation

  • Søgning

  • Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet

Nogle af disse spørgsmål kan allerede være besluttet for dig i styringsmodellen for gruppen af websteder eller i styringsmodellen for organisationen, f.eks. hvor meget lagerplads du har til et websted, og hvilke typer tilpasninger du kan foretage i webstedets udseende. Andre vil muligvis ikke være relevante, afhængigt af kompleksiteten af teamwebstedet, og hvor mange brugere der anvender webstederne. Selvom du ikke skal træffe beslutningerne om disse emner, er det godt at vide, hvilke beslutninger der er truffet, så du kan informere brugerne og gennemføre de relevante politikker.

Her er nogle ting, som du bør overveje, når du opretter et nyt websted.

Oprette underordnede websteder

Du kan give teammedlemmer lov til at oprette underordnede websteder under teamwebstedet, som kan bruges på bestemte projekter.

Det kan være en stor fordel for gruppen, hvis det er muligt at oprette nye underordnede websteder helt spontant, men det kan løbe løbsk, hvis der ikke er kontrol med, hvilke websteder der oprettes. Eksempler:

  • Det kan være svært for brugerne at finde det rigtige websted eller at være sikre på, at de har fundet det rigtige websted.

  • De samme oplysninger kan findes på flere underordnede websteder, hvilket vil bruge kostbar lagerplads, og det kan kræve ekstra meget arbejde at vedligeholde oplysninger, der findes flere steder.

  • Underordnede websteder kan indeholde forældede oplysninger, potentielt i op til flere år, som så vises i søgeresultaterne. Det kan være svært at bestemme, hvilke versioner af oplysningerne der er rigtige.

  • Det kan blive en omfattende opgave at administrere tilladelser for mange underordnede websteder, og det risikeres, at brugerne kan få adgang til oplysninger, som de ikke skulle have adgang til.

  • Når medarbejdere forlader gruppen, kan de underordnede websteder, de opretter, blive efterladt uden vedligeholdelse, hvilket kan skabe forvirring og forstyrre søgeresultaterne for de øvrige brugere.

Du kan spare tid og energi, hvis du angiver politikker til oprettelse af websteder, som omhandler følgende områder:

  • Hvem har tilladelse til at oprette underordnede websteder?

  • Skal nye underordnede websteder godkendes på forhånd? Hvilke kriterier gælder der for godkendelse, og hvem godkender?

  • Skal nye underordnede websteder bruge eksisterende skabeloner og temaer?

  • Hvor mange oplysninger må der gemmes på et websted (dvs. hvor meget diskplads må de optage på serveren)?

  • Hvilke regler gælder der for navigationsstrategier på webstedet?

  • Hvor længe skal oplysninger gemmes på underordnede websteder, inden de slettes eller arkiveres?

Se Opret et websted eller et underordnet websted for at få mere at vide.

Administrere tilladelser

Integriteten, fortroligheden og beskyttelsen af organisationens missionskritiske oplysninger står og falder med, hvor sikkert dit websted er. Især i forhold til, hvem du giver adgang til webstedet.

At tildele og begrænse adgang til webstedet kaldes at administrere tilladelser, og det er en af de vigtigste opgaver for en ejer af et websted.

Her får du nogle tip til, hvad du bør overveje, når du udvikler en strategi for tilladelser.

  • Følg princippet for mindste tilladelser: giv brugerne det laveste niveau af tilladelser, som de skal bruge for at kunne udføre deres opgaver.

  • Giv personer adgang ved at tildele dem til standardgrupper, f.eks. Medlemmer, Gæster og Ejere. Tildel de fleste brugere til grupperne Medlemmer eller Gæster, og begræns antallet af medlemmer af gruppen Ejere.

  • Brug nedarvning af tilladelser for at oprette et tydeligt hierarki, der er nemt at visualisere. Det vil sige, at du bør arbejde med grupper i stedet for at tildele tilladelser til enkeltpersoner. Når det er muligt, skal underordnede websteder nedarve tilladelser fra teamwebstedet i stedet for at benytte sine egne tilladelser.

  • Organiser indholdet, så du udnytter nedarvning af tilladelser: Overvej at inddele indholdet efter sikkerhedsniveau – opret et særligt websted eller bibliotek til følsomme oplysninger i stedet for at sprede følsomme oplysninger i et stort bibliotek, hvor de skal beskyttes af entydige tilladelser.

Se Om tilladelsesniveauer i SharePoint eller Rediger tilladelser for en liste, et bibliotek eller et enkelt element for at få oplysninger om indstilling af tilladelser.

Informationsarkitektur

Et websteds informationsarkitektur minder om indholdsfortegnelsen i en bog: Den bestemmer, hvordan oplysningerne på det pågældende websted – dets websider, dokumenter, lister og data – er organiseret og præsenteres for webstedets brugere. Informationsarkitektur registreres ofte som en hierarkisk liste over webstedsindhold, søgeord, datatyper og andre koncepter.

Hvis du vil oprette en informationsarkitektur, skal du analysere de oplysninger, der skal præsenteres på webstedet. Her er nogle af de spørgsmål, du kan bruge til at udvikle informationsarkitekturen:

  • Hvilken type indhold vil du have på webstedet? Kan det oprettes som underordnede websteder, lister, biblioteker osv.?

  • Hvordan kan oplysningerne præsenteres på webstedet?

  • Hvordan skal webstedsbrugerne navigere på webstedet?

  • Hvordan skal oplysningerne målrettes til målgrupperne?

  • Hvordan skal søgefunktionen konfigureres og optimeres?

Informationsarkitekturen kan også omfatte klassificering af oplysninger.

Hvis de oplysninger, du arbejder med, har stor værdi for virksomheden, kræver særlige sikkerhedsforhold eller er underlagt lovkrav, kan du opstille et klassificeringsskema, der identificerer forskellige typer indhold, der skal administreres omhyggeligt.

Når du har organiseret oplysningerne i specifikke lister og biblioteker, kan du bruge styrefunktioner til at administrere, hvordan indholdet administreres. Eksempler:

Kræve udtjekning af filer

Når du kræver udtjekning af en fil, skal du sikre dig, at kun én person kan redigere filen, indtil den igen tjekkes ind. Hvis du kræver, at dokumenter skal tjekkes ud, forhindrer det, at flere personer foretager ændringer på samme tid, hvilket kan medføre redigeringskonflikter og føre til forvirring. At kræve udtjekning kan også hjælpe med at minde teammedlemmer om at tilføje en kommentar, når de tjekker en fil ind, så du nemmere kan registrere, hvad der er blevet ændret i de forskellige versioner. Du kan få mere at vide under Konfigurer et bibliotek til at der kræves udtjekning af filer.

Holde styr på versioner

Hvis du har brug for at beholde tidligere versioner af filer, kan biblioteker hjælpe dig med at spore, gemme og gendanne filerne. Du kan vælge at spore alle versioner på samme måde. Eller du kan vælge at udpege nogle versioner som overordnede, f.eks. hvis der tilføjes et nyt kapitel i en manual, og nogle versioner som underordnede, f.eks. hvis der rettes en stavefejl. For bedre at kunne administrere lagerplads kan du vælge det antal, du vil gemme af hver type version. Du kan få mere at vide om versionsstyring i Hvordan fungerer versionsstyring på en liste eller i et bibliotek?.

Du kan angive, at der kræves godkendelse af et dokument. Dokumenter forbliver i en afventende tilstand, indtil de godkendes eller afvises af en person, der har tilladelse til at gøre dette. Du kan styre, hvilke grupper af brugere, der kan få vist et dokument, før det godkendes. Denne funktion kan være nyttig, hvis biblioteket indeholder vigtige retningslinjer eller procedurer, som skal være endelige, før andre kan se dem. Du kan få mere at vide om dokumentgodkendelse, i Kræv godkendelse af elementer på en liste eller i et bibliotek på et websted.

Biblioteker understøtter RSS-teknologi, så medlemmerne af din arbejdsgruppe automatisk kan modtage og få vist opdateringer eller feeds, nyheder og oplysninger på et samlet sted. Du kan bruge RSS-teknologi til at få besked om eventuelle ændringer i et bibliotek, f.eks. når filer, der er lagret i biblioteket, ændres. RSS-feeds gør det muligt for medlemmer af din arbejdsgruppe at få vist en konsolideret liste over filer, der er blevet ændret. Du kan også oprette mailbeskeder, så du får besked, når filer ændres. Du kan få mere at vide om RSS-feeds i Administrer RSS-feeds for et websted eller en gruppe af websteder.

Et dokumentbibliotek eller en indholdstype kan anvende arbejdsprocesser, som organisationen har defineret for forretningsprocesser, f.eks. administration af dokumentgodkendelse eller -revision. Din gruppe kan anvende forretningsprocesser i sine dokumenter, også kaldet arbejdsprocesser, som angiver handlinger, der skal udføres i en sekvens, f.eks. godkendelse eller oversættelse af dokumenter. En arbejdsproces er en automatisk metode til flytning af dokumenter eller elementer gennem en sekvens af handlinger eller opgaver. Der er som standard tre arbejdsprocesser tilgængelige for biblioteker: Godkendelse, som dirigerer et dokument til en gruppe af personer til godkendelse, Indsaml feedback, som dirigerer et dokument til en gruppe af personer for at få feedback og returnerer dokumentet til den person, som startede arbejdsprocessen, som en kompilering og Indsaml signaturer, som dirigerer et dokument til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer. Du kan få mere at vide om arbejdsprocesser i Oversigt over arbejdsprocesser i SharePoint

Hvis din gruppe arbejder med flere filtyper, f.eks. regneark, præsentationer og dokumenter, kan du udvide funktionaliteten for dit bibliotek ved at aktivere og definere flere indholdstyper. Indholdstyper giver fleksibilitet og ensartethed på tværs af flere biblioteker. Hver indholdstype kan angive en skabelon og endda arbejdsprocesser. Skabelonerne fungerer som et udgangspunkt for formatering og eventuel standardtekst og egenskaber, der gælder for dokumenter af den pågældende type, f.eks. afdelingsnavn eller kontraktnummer. Du kan få mere at vide om indholdstyper i Introduktion til indholdstyper og indholdstypepublicering

Hvis du har en gruppe af følsomme filer, og det ville være praktisk at vide, hvordan dokumenterne er blevet brugt, kan du definere en politik, der gør det muligt at aktivere revisionssporing af begivenheder, f.eks. ændringer af filen, kopiering eller sletning. Hvis du vil have oplysninger om at konfigurere overvågning, skal du se Konfigurer overvågningsindstillinger for en gruppe af websteder

Livscyklus for og lukning af websted

Websteder som dokumentarbejdsområder og diskussionswebsteder har en tendens til at fortsætte med at eksistere, selvom de ikke længere skal bruges, og det optager værdifuld lagerplads og forstyrrer i søgeresultaterne. Det er en god ide at oprette en tidsplan for gennemgang af websteder og deres indhold (mindst en gang om året) for at se, om de stadig skal bevares.

Det er godt at huske på, at organisationens overordnede styringsmodel også kan være på udkig efter forældede websteder. En administrator kan f.eks. automatisk slette websteder, der har været uændret i 90 dage. Som webstedsejer ville du modtage en mail, der advarer dig om, at dette vil ske. Du kan få mere at vide om politikker for livscyklus og tilbagetrækning i Politikker for lukning af websteder.

Lagergrænser

En administrator kan have angivet en grænse for, hvor meget lagerplads din gruppe kan anvende. Du skal finde ud af, om der er en grænse, og hvis der er, skal du beslutte, hvordan pladsen skal fordeles mellem dine websteder, sider og biblioteker.

Som standard sættes der i SharePoint Server en grænse for, at der ikke kan overføres dokumenter på mere end 50 MB til et dokumentbibliotek. Som standard vil ejere af et teamwebsted modtage en advarsel, når der er anvendt 90 % af den tildelte lagerplads.

Når du kender dine begrænsninger, kan du bruge funktioner som sporing af versioner eller overvågning for at sikre, at webstedet forbliver inden for disse. Du kan få mere at vide i Administrere lagergrænser for grupper af websteder.

Tilpasning

Din organisation har sandsynligvis en form for standardiseret branding, webstedsskabeloner eller webstedslayout, der er foretrukket eller obligatorisk. Hvor meget kan brugerne tilpasse udseendet på deres websteder og sider?

Hvis du vil styre tilpasningerne, kan du beslutte at låse, hvem på teamet der har tilladelse til at lave tilpasninger, eller du kan vælge at bruge standardiserede sidelayout for at sikre, at visse krav opfyldes, f.eks. at webstedets ejer vises i øverste venstre hjørne på alle websteder.

Du kan også angive retningslinjer for de funktioner, der kan bruges på underordnede websteder. Du kan f.eks. bede folk om at undlade at bruge webdele, der kræver programmering.

Du kan også gå helt over i den anden grøft og give hele teamet adgang til SharePoint Designer, så de kan foretage de ændringer, de har lyst til.

Få mere at vide om tilpasning af websteder, under Tilpas dit teamwebsted eller Introduktion til tilpasning af websteder og sider.

Navigation

Navigationselementer hjælper brugerne med at gennemse det indhold, de skal bruge. To navigationselementer, som kan tilpasses, er det øverste linkpanel og Hurtig start.

Ved hjælp af indstillingssiderne for hver liste eller hvert bibliotek kan du vælge, hvilke lister og biblioteker der skal vises på Hurtig start. Du kan også ændre rækkefølgen af links, tilføje eller slette links og tilføje eller slette de afsnit, som linkene er organiseret i. Hvis der f.eks. er for mange lister i sektionen Liste, kan du tilføje en ny sektion for opgavelister, hvor du kan medtage links til dine opgavelister.

Brugerne af dit websted kan anvende det øverste linkpanel til at navigere til andre websteder i gruppen af websteder, idet der vises en række faner øverst på hver side på webstedet. Når du opretter et nyt websted, kan du vælge, om webstedet skal medtages på det øverste linkpanel på det overordnede websted, og om det øverste linkpanel fra det overordnede websted skal bruges.

Få mere at vide om webstedsnavigation under Introduktion til webstedsnavigation eller Tilpasse navigationen på dit teamwebsted

Søgning

Indhold findes på mange forskellige steder, f.eks. websteder, lister, biblioteker, webdele og kolonner. Hvis en person søger på dit websted, vises alt indhold på webstedet eller underordnede websteder i søgeresultaterne.

Som ejer af et websted kan du vælge, om indholdet på webstedet skal vises i søgeresultater. Når du forhindrer, at indholdet på et websted vises i søgeresultater, bliver indholdet på alle underordnede websteder også blokeret fra at blive vist i søgeresultater.

Som standard vises det indhold, der er begrænsede tilladelser til, ikke i søgeresultaterne for de brugere, der ikke har tilladelse til at læse indholdet. Det kan du ændre, så det begrænsede indhold også vises i søgeresultater, men brugerne kan stadig ikke åbne det indhold, de ikke har tilladelser til.

Se Oversigt over SharePoint Online-søgeadministration eller Konfigurer en webdel af typen Indholdssøgning i SharePoint, hvis du vil have mere at vide om søgning.

Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet

Det er en god ide at definere roller og ansvarsområde for at mindske det kaos, der kan opstå, når medarbejdere forlader eller kommer til et team. Her kan du se nogle af de ting, som det kan være en god ide at have besluttet omkring, hvem der gør hvad på webstedet:

  • Undervisning: Undervisning i grundlæggende navigation, søgning og dokumentstyring kan være praktisk for de brugere, der ikke har brugt produktet tidligere.

  • Support: Du kan have en ekspert i teamet, der kan foretage fejlfinding, og som kan samarbejde med en administrator.

  • Overholdelse af juridiske og organisatoriske retningslinjer: Nogle gange kan dette være et spørgsmål om at sikre, at links til de relevante retningslinjer er opdaterede, men det er godt at uddelegere ansvaret til en person.

Se Planlæg websteder, og administrer brugere eller Administrer administratorer for en gruppe af websteder for at få mere at vide om roller.

Beskytte data

Funktioner til sikkerhedskopiering og gendannelse beskytter dine data mod utilsigtet datatab. Hyppigheden af sikkerhedskopiering samt hastigheden og niveauet for gendannelse konfigureres af en administrator. Se Oversigt over sikkerhedskopiering og gendannelse i SharePointeller Administrer Papirkurv for en gruppe af SharePoint Online-websteder

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×