Overlevelsesguide til tilstedeværelse

Dette er din overlevelsesguide til tilstedeværelse. Den indeholder grundlæggende oplysninger, du har brug for for at forstå begrebet tilstedeværelse, hvordan det virker, og hvordan du kan bruge det til at kontakte andre, tillade andre at kontakte dig og til at styre afbrydelser, så du er mere produktiv.

Dette emne indeholder

Oversigt over tilstedeværelse

De fem bedste måder, oplysningerne om tilstedeværelse kan hjælpe dig på

Hvad betyder tilstedeværelsesknapperne?

Hvilke tilstedeværelsesattributter findes der for en kontaktperson?

Sådan ændres tilstedeværelsesoplysningerne manuelt

Sådan opdateres tilstedeværelsen baseret på kalenderen i Outlook

Sådan opdateres tilstedeværelsen baseret på din aktivitet

Sådan opdateres tilstedeværelsen baseret på din aktivitet

Sådan skjules og vises oplysninger om tilstedeværelsen for bestemte kontaktpersoner

Sådan vises tilstedeværelsesoplysninger for andre baseret på adgangsniveauer

Oversigt over tilstedeværelse

En persons tilstedeværelse afgøres af de attributter, der beskriver personens status, aktivitet, placering og villighed til at kommunikere samt kontaktoplysninger. Oplysningerne om tilstedeværelse kan bruges til at kontakte andre og hjælpe andre med at få fat på dig.

En persons tilstedeværelse bestemmes af en række attributter.

Office Communicator har et komplet sæt personlige attributter for tilstedeværelse, som du kan tilpasse og stille til rådighed for andre kontaktpersoner, så de kan kommunikere med dig. Nogle af de attributter for tilstedeværelse, som du kan angive, omfatter din status, din placering, en personlig note og dit mobiltelefonnummer.

Tilstedeværelsesattributter omfatter status, placering, note og mobiltelefonnummer. Du indtaster dine telefonnumre ved at klikke på knappen Menu og derefter klikke på Funktioner > Indstillinger > fanen Telefoner.

Oplysningerne om tilstedeværelse giver kontekst for en kontaktperson, og det hjælper dig med at beslutte, hvilken metode der er den bedste til at kommunikere med kontaktpersonen på. Det kan f.eks. være en situation, hvor du skal diskutere et tilbud med en kollega. Du kontrollerer hendes status på din liste over kontaktpersoner, og du kan se, at hun er tilgængelig. Du kunne vælge at gå til hendes kontor og tale med hende, men ud fra stedindikatoren og en personlig note kan du se, at hun arbejder hjemme i dag. Derfor kan du i stedet vælge at sende en onlinemeddelelse til hende.

I Communicator vises forskellige oplysninger om hver enkelt kontaktperson, så du kan se, om personen er tilgængelig, til et møde, tilgængelig den næste time eller arbejder hjemme. Disse oplysninger kan du bruge til at beslutte, hvilken metode der er den bedste til at kontakte vedkommende. Hvis en kontaktperson f.eks. er til møde, og du har brug for at diskutere en hastesag, kan du sende en onlinemeddelelse.

I Communicator vises forskellige oplysninger om hver enkelt kontaktperson.

Toppen af siden

De fem bedste måder, oplysningerne om tilstedeværelse kan hjælpe dig på

  • Du kan kontrollere, om en kontaktperson er tilgængelig, så du kan få svar med det samme.

  • Du kan se en persons status (Tilgængelige, Optaget eller Ikke til stede), så du kan vælge den bedste kommunikationsmetode.

  • Du kan hurtigt finde yderligere kontaktoplysninger, f.eks. mobiltelefonnummer eller et andet telefonnummer.

  • Du kan se, hvornår en kontaktperson er ledig eller optaget.

  • Du kan angive din status til Vil ikke forstyrres for at styre afbrydelser og arbejde uden at blive forstyrret.

Toppen af siden

Hvad betyder tilstedeværelsesknapperne?

Hver kontaktperson har en tilstedeværelsesknap, der viser kontaktpersonens status. En kontaktpersons tilstedeværelsesknap ændrer farver baseret på forskellige faktorer som beskrevet i følgende tabel.

Knappen Tilstedeværelse

Statustekst

Beskrivelse

Tilgængelig

Tilgængelig

Kontaktpersonen er online og kan deltage i samtaler. Denne status kan angives manuelt af brugeren.

Optaget

Optaget
Taler i telefon
Til konference
Til møde

Kontaktpersonen er tilgængelig, men er optaget af andre aktiviteter. Disse aktiviteter omfatter:

  • Taler i telefon    Kontaktpersonen er optaget af en telefon-, stemme- eller videosamtale.

  • Til konference     Kontaktpersonen er optaget af en samtale med flere personer ved hjælp af telefon, stemme eller video.

  • Til møde     Kalenderen i Office Outlook viser, at kontaktpersonen har et planlagt møde.


Dette tilstedeværelsesniveau kan angives manuelt af brugeren.

Vil ikke forstyrres

Vil ikke forstyrres

Du får vist denne status for en kontaktperson, hvis kontaktpersonen har tildelt dig et andet adgangsniveau end Team, og følgende betingelser er opfyldt:

  • Kontaktpersonen har manuelt angivet sin status til Vil ikke forstyrres

Kun hasteafbrydelser

Kun hasteafbrydelser

Du får vist denne status for en kontaktperson, hvis kontaktpersonen har tildelt dig et andet adgangsniveau end Team, og følgende betingelser er opfyldt:

  • Kontaktpersonen har manuelt angivet sin status til Vil ikke forstyrres.

Ikke til stede

Ikke til stede
Ikke til stede

Kontaktpersonen er sandsynligvis ikke tilgængelig. Denne status vises af følgende årsager:

  • Kontaktpersonens computer har været inaktiv i længere tid end indstillingen for inaktiv tid, hvilket som standard er 15 minutter.

    Bemærk: Som standard overgår status fra Tilgængelig til Inaktiv efter fem minutter. Derefter ændres status til Ikke til stede efter yderligere 15 minutter, hvis der stadig ikke er nogen aktivitet på computeren.

  • Kontaktpersonens kalender i Office Outlook eller Ikke til stede-assistent angiver, at personen ikke er til stede.

  • Kontaktpersonen er midlertidigt ikke tilgængelig. Så snart der registreres aktivitet på kontaktpersonens computer, nulstilles statussen i Communicator 2007 automatisk til en passende tilstand.

  • Kontaktpersonen har manuelt angivet sin tilstedeværelsesstatus til Ikke til stede.

Inaktiv

Inaktiv

Kontaktpersonen kan være tilgængelig, men har været inaktiv i længere tid end indstillingen for inaktiv tid, hvilket som standard er fem minutter. I denne tilstand er kontaktpersonen online og er ved at overgå fra tilstanden Tilgængelig. Dette angives med den knap, der er halvt grøn og halvt gul. Denne status angives af Communicator.

Optaget (Inaktiv)

Optaget (Inaktiv)

Denne kontaktperson er optaget i et møde eller er ifølge kalenderen i Outlook til et planlagt møde. Personens computer har været inaktiv i længere tid end indstillingen for inaktiv tid, hvilket som standard er fem minutter. Denne status angives af Communicator.

Offline

Offline

Kontaktpersonen er ikke tilgængelig. Denne status vises af følgende årsager:

  • Kontaktpersonen har manuelt angivet sin tilstedeværelsesstatus til Vis som offline. Vis som offline er ikke tilgængelig som standard. Systemadministratoren skal aktivere statussen for en virksomhed vha. gruppepolitikken: EnableAppearOffline.

  • Communicator kører ikke på kontaktpersonens computer, eller kontaktpersonen har ikke logget på.

  • Kontaktpersonen har blokeret dig, så du ikke kan se personens tilstedeværelsesstatus.

Tilstedeværelse ukendt

Tilstedeværelse ukendt

Communicator kan ikke fastlægge kontaktpersonens status. Denne status vises som regel, fordi kontaktpersonens tilstedeværelse er gemt i et andet computersystem, f.eks. i en organisation, der ikke er en partner i et organisationsnetværk.

Blokeret

Blokeret

Denne knap vises på listen over kontaktpersoner ud for navnet på den kontaktperson, der er blokeret. For den person, du har blokeret, ser det ud, som om du er offline.

Toppen af siden

Hvilke tilstedeværelsesattributter findes der for en kontaktperson?

Tilstedeværelsesoplysningerne omfatter et varieret sæt attributter, der beskriver kontaktpersonens tilgængelighed, aktivitet, kontaktoplysninger, planer, placering og noter, både Personligt og Ikke til stede. I den følgende tabel vises en komplet liste over tilstedeværelsesattributterne i Communicator. I venstre side af tabellen vises attributterne for tilstedeværelse, mens det i den højre side af tabellen vises, om attributten er tilgængelig for et bestemt adgangsniveau. Dette beskrives senere i dette emne.

Tilstedeværelsesoplysninger

Bloker

Offentligt

Firma

Team

Personligt

Offlinetilstedeværelse

Tilstedeværelse

Vist navn

E-mail-adresse

Titel *

Telefon (arbejde) *

Mobiltelefon *

Telefon (privat) *

Andet telefonnummer

Firma *

Kontor *

Arbejdsadresse *

SharePoint-websted *

Mødested

Mødeemne

Ledig/Optaget

Arbejdstid

Slutpunktsplacering

Noter (Ikke til stede-note)

Noter (personlige)

Senest aktiv

Bemærk: * Hvis disse attributter er defineret i Microsoft Active Directory, kan de ses af alle kontaktpersoner i dit firma, uanset adgangsniveau. De kan også ses af kontaktpersoner, der er medlem af organisationsnetværk, afhængigt af det tildelte adgangsniveau. De kan ikke ses af kontaktpersoner, der bruger offentlige IM-tjenester.

Toppen af siden

Sådan ændres tilstedeværelsesoplysningerne manuelt

Communicator indeholder et sæt attributter for tilstedeværelse, som du kan ændre manuelt. Du kan f.eks. redigere og udgive telefonnumre for at dele dem med andre, eller du kan tilføje en personlig note, hvis du er på kursus resten af dagen. Hvis du f.eks. har en vigtig deadline, kan du også ændre din status til Vil ikke forstyrres for at styre mængden af afbrydelser.

Ændre statussen for tilstedeværelse

  • Klik på knappen Tilstedeværelse, og vælg derefter den ønskede status på rullelisten.

Angiv din tilstedeværelsesstatus ved at klikke på knappen Tilstedeværelse og vælge på rullelisten.

Redigere eller tilføje et mobiltelefonnummer og/eller et andet telefonnummer

  1. Klik på knappen Menu, peg på Funktioner, og klik derefter på Indstillinger.

  2. Klik på fanen Telefoner, og klik derefter på knappen Telefon ud for det nummer, du vil tilføje.

  3. Når du har tilføjet telefonnummeret, skal du klikke på Udgiv dette telefonnummer. Når du har tilføjet telefonnumre, kan du angive adgangsniveauer for de kontaktpersoner, du vil dele numrene med. Se afsnittet "Sådan skjules og vises tilstedeværelsen for bestemte kontaktpersoner" senere i dette emne.

Oprette en personlig note

  • Klik i boksen Skriv en note, og skriv derefter en note. Klik uden for boksen, når du er færdig.

    Din personlige note kan ses af alle de kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Firma, Team eller Personligt.

Tilføje en Ikke til stede-note

  • Klik på Funktioner i Office Outlook, og klik derefter på Ikke til stede-assistent.

  • Marker indstillingen Ikke til stede, skriv en Ikke til stede-besked, og klik derefter på OK.

Bemærk: Ikke til stede-beskeden erstatter alle personlige noter, du tidligere har angivet, men Ikke til stede-beskeden opdateres ikke, før du logger af og logger på Communicator igen. Når du har gjort det, kan det tage op til 30 minutter for beskeden at komme gennem tilstedeværelsessystemet. Desuden skal du køre Communicator-klienten på en enhed, der kan oprette forbindelse til Exchange, før disse oplysninger kan kunne komme igennem.

Vise din placering

I Communicator kan du vise din placering som en del af oplysningerne om din tilstedeværelse. Du kan angive din placering som Privat eller Kontor, eller du kan oprette en brugerdefineret placering.

  • Klik på knappen Tilstedeværelse, peg på Aktuel placering, og vælg derefter en placering, eller klik på Opret brugerdefineret placering.

Oplysningerne om din placering kan kun ses af de kontaktpersoner, du tildeler adgangsniveauet Team eller Personligt. Der er flere oplysninger om at tildele adgangsniveauer til kontaktpersoner i afsnittet Sådan vises tilstedeværelsesoplysninger for andre baseret på adgangsniveauer senere i dette emne.

Toppen af siden

Sådan opdateres tilstedeværelsen baseret på kalenderen i Outlook

Som standard er din status for tilstedeværelse knyttet til din kalender i Outlook. Det betyder, at hvis der er planlagt et møde i din kalender i Outlook, vises din status som Til møde i Communicator som vist på følgende illustration. Der er flere oplysninger i Angive personlige indstillinger.

Hvis et møde er planlagt i kalenderen i Outlook, angives din status i Communicator til: Til møde.

Toppen af siden

Sådan opdateres tilstedeværelsen baseret på din aktivitet

Når du deltager i et lyd- eller videoopkald eller en lyd- eller videokonference, opdateres din tilstedeværelse i Communicator. Knappen Tilstedeværelse vises som optaget, og din statusstreng opdateres til enten Taler i telefon eller Til konference.

Din statusstreng opdateres automatisk, når du er i et lyd- eller videoopkald eller en konference.

Toppen af siden

Sådan opdateres tilstedeværelsen baseret på din aktivitet

Brugere af Communicator undrer sig ofte over, hvad det betyder, når tilstedeværelsesknapperne er halvt gule og orange og halvt grønne og gule.

Knappen Tilstedeværelse

Beskrivelse

Optaget (Inaktiv)

Tilstedeværelsesknappen Optaget (inaktiv)     vises, når en bruger af Communicator er til et møde eller manuelt har angivet sin status som Optaget, og Communicator ikke har registreret computerinput inden for de seneste fem minutter (dette gælder for alle de computere, hvor brugeren bruger Communicator). Hvis brugeren flytter musen eller taster på tastaturet, vil statussen f.eks. blive ændret til Optaget.

Inaktiv

Tilstedeværelsesknappen Inaktiv     vises, når en kontaktperson kan være tilgængelig, men har været inaktiv i længere tid end indstillingen for inaktiv tid, hvilket som standard er fem minutter. I denne tilstand er kontaktpersonen online og er ved at overgå fra tilstanden Tilgængelig. Dette angives med den knap, der er halvt grøn og halvt gul. Denne status angives af Communicator.

Ikke til stede

Tilstedeværelsesknappen Ikke til stede angives, hvis Communicator ikke registrerer input på nogen af de computere, hvor brugeren bruger Communicator, inden for 15 minutter. Når en brugers computer modtager input, vil tilstedeværelsesknappen og tilstanden blive angivet til deres tidligere tilstand.

Toppen af siden

Sådan skjules og vises oplysninger om tilstedeværelsen for bestemte kontaktpersoner

Communicator indeholder adgangsniveauer, som du kan tildele til kontaktpersoner for at styre, hvor mange og hvilke tilstedeværelsesoplysninger de har adgang til. Du kan f.eks. vælge, at dit mobiltelefonnummer kun skal kunne ses af dine nærmeste kolleger, men ikke af alle i virksomheden. Du kan f.eks. også give dine teammedlemmer adgang til oplysningerne om din placering, men skjule denne oplysning for resten af virksomheden. Du kan kontrollere adgangen til oplysningerne om din tilstedeværelse ved hjælp af adgangsniveauerne i Communicator. Der findes flere metoder, du kan bruge til at tildele adgangsniveauer:

  • Klik på den kontaktperson på listen over kontaktpersoner, du vil tildele et adgangsniveau, peg på Skift adgangsniveau, og vælg derefter det ønskede adgangsniveau for kontaktpersonen.

    Du kan styre adgangen til oplysningerne om din tilstedeværelse ved hjælp af adgangsniveauerne i Communicator.

  • Klik på Skift visning af kontaktpersonerne, og klik derefter på Adgangsniveauer. Du kan derefter tildele adgangsniveauer til kontaktpersoner ved at trække kontaktpersoner til adgangsniveauerne.

  • Når nogen føjer dig til deres liste over kontaktpersoner, kan du modtage en besked, der giver dig mulighed for at acceptere eller afvise personens anmodning om at føje dig til personens liste over kontaktpersoner. Du kan tildele et adgangsniveau fra beskeden ved at vælge et adgangsniveau i boksen Denne persons adgangsniveau og derefter klikke på OK.

Når en person føjer dig til sin liste over kontaktpersoner, modtager du en besked.

Toppen af siden

Sådan vises tilstedeværelsesoplysninger for andre baseret på adgangsniveauer

I de følgende eksempler kan du se, hvordan dine tilstedeværelsesoplysninger vises for andre, og hvordan adgangsniveauer kan bruges til at angive, hvilke tilstedeværelsesoplysninger der er tilgængelige for kontaktpersonerne.

Du ændrer din status fra Tilgængelig til Ikke til stede

Din tilstedeværelsesknap ser sådan ud

Skift status fra Tilgængelig til Ikke til stede.

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Firma, kan se

Adgangsniveauet Firma

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Team, kan se

Adgangsniveauet Team

Du udgiver dit mobiltelefonnummer

Dit mobiltelefonnummer udgives på fanen Telefoner

Dit mobiltelefonnummer udgives på fanen Telefoner.

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Firma, kan se

Adgangsniveauet Firma

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Team, kan se

Adgangsniveauet Team

Du angiver din status til Vil ikke forstyrres

Din tilstedeværelsesknap ser sådan ud

Angiv din status til Vil ikke forstyrres

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Firma, kan se

Adgangsniveauet Firma

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Team, kan se

Adgangsniveauet Team

Du er til et møde, der er planlagt i din kalender i Outlook

Din tilstedeværelsesstatus ændres automatisk til Optaget - Til møde

Angiv til Optaget - Til møde

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Firma, kan se

Adgangsniveauet Firma

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Team, kan se

Adgangsniveauet Team

Du er online, men du har ikke foretaget input på computeren inden for de seneste fem minutter

Din tilstedeværelsesstatus opdateres automatisk til Inaktiv

Inaktiv status

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Firma, kan se

Adgangsniveauet Firma

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Team, kan se

Adgangsniveauet Team

Du er til et møde, men du har ikke foretaget input på computeren inden for de seneste fem minutter

Din tilstedeværelsesknap opdateres automatisk til Optaget (inaktiv)

Inaktiv - Til møde

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Firma, kan se

Adgangsniveauet Firma

De kontaktpersoner, du har tildelt adgangsniveauet Team, kan se

Adgangsniveauet Team

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×