Organisere forretningsprojekter i Business Contact Manager

Et forretningsprojekt er en aktivitet eller en begivenhed i flere trin som f.eks. et salgsmøde, en markedsføringsaktivitet eller et projekt, du fuldfører for en kunde. Dine forretningsprojekter kan se helt anderledes ud end nabovirksomhedens, men alle forretningsprojekter omfatter individuelle opgaver, der skal identificeres, tildeles og spores. I Business Contact Manager til Outlook kan du brugeForretningsprojektposter til at administrere alle dine projekter.

I denne artikel beskrives det, hvordan du opretter og administrerer forretningsprojekter, og hvordan du tilføjer og tildeler projektopgaver.

Hvad vil du foretage dig?

Oprette et nyt forretningsprojekt

Oprette et forretningsprojekt fra en salgsmulighed

Tilføje projektopgaver

Tildele en kollega et projekt

Administrere dine forretningsprojekter

Redigere et forretningsprojekt

Kæde elementer i kommunikationsoversigten sammen med et forretningsprojekt

Oprette et nyt forretningsprojekt

Du kan bruge formularen Forretningsprojekt til at spore alle de aktiviteter, der skal bruges til at færdiggøre et projekt, f.eks. et salgsmøde, et seminar eller et kundeprojekt.

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Klik på Nyt forretningsprojekt i gruppen Ny på båndet.

  3. Angiv følgende obligatoriske oplysninger:

    • Skriv et navn til projektet i feltet Projektnavn i sektionen Projektoplysninger på siden Generelt.

    • Klik på knappen Sammenkæd med i samme sektion, og vælg et enkelt Konto eller en enkelt forretningskontakt i dialogboksen Sammenkæd med et firma eller en forretningskontaktperson.

      Bemærk:  En forretningsprojektpost har kun ét primært firma eller én primær forretningskontaktperson, men du kan sammenkæde med andre firmaer og forretningskontaktpersoner, som er involverede i forretningsprojektet, i sektionen Relaterede firmaer og forretningskontaktpersoner.

  4. Du kan udfylde resten af formularen ved hjælp af siderne Generelt, Detaljer, Oversigt eller Brugerdefineret, som du kan få adgang til fra gruppen Vis.

    Bemærk: brugerdefineret felt vises kun, hvis databaseejeren har tilpasset forretningsprojektformularen.

  5. Klik på Gem og luk på båndet.

    Tip:  Du kan tilpasse dine forretningsprojektformularer for at tilføje felter, der er relevante for din virksomhed, fjerne felter, du ikke har brug for, og flytte felter for at fremhæve de oplysninger, der vigtigst for dig. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Oprette og tilpasse posttyper og lister.

Toppen af siden

Oprette et forretningsprojekt fra en salgsmulighed

Hvis du vil spore alle de salgsaktiviteter, du er nødt til at udføre for at omdanne en salgsmulighed til en kunde, kan du oprette et forretningsprojekt ud fra salgsmulighedsposten.

  1. Klik på Salg under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på den salgsmulighedspost, du vil redigere, under fanen Salgsmuligheder.

  3. Klik på Opret projekt i gruppen ForretningsprojektBåndet.

  4. Accepter standardvalgene, eller foretag ændringer i dialogboksen Opret forretningsprojekt, og klik på OK.

    Den forretningsprojektpost, der er baseret på salgsmulighedsposten, åbnes.

  5. Udfyld formularen Forretningsprojekt. Du kan finde flere oplysninger i det forrige afsnit i denne artikel.

  6. Klik på Gem og luk på båndet.

Toppen af siden

Tilføje projektopgaver

Et forretningsprojekt kan omfatte en eller flere projektopgaver. Hvis projektet f.eks. er et salgsmøde, kan der være projektopgaver som at arrangere mødested, sørge for forfriskninger eller oprette, fremstille og levere præsentationsmateriale. Du kan tilføje dem alle i sektionen Projektopgaver i forretningsprojektposten og derefter tildele de enkelte opgaver til projektets ejer eller andre medlemmer af gruppen.

  1. Klik på Ny under Oplysninger om projektopgave i det åbne forretningsprojekt.

  2. Skriv et navn til projektopgaven i feltet Emne.

  3. Udfyld projektopgaveformularen.

    Opgaven sammenkædes automatisk med den forretningsprojektpost, der er brugt til at oprette projektopgaven. Du kan angive forfaldsdato, prioritet og andre detaljer.

Du kan finde flere oplysninger om projektopgaver i afsnittet Brug af projektopgaver i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Tildele en kollega et projekt

I Business Contact Manager til Outlook gemmes dine forretningsdata i en database. Du kan dele disse forretningsdata med kolleger, så de har de nødvendige oplysninger til at kunne betjene kunderne. Du kan tildele et forretningsprojekt til alle dem, du har delt databasen med.

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Klik på den forretningsprojektpost, du vil slette, under fanen Forretningsprojekter.

    Du kan eventuelt også vælge mere end ét projekt ad gangen.

    Sådan gør du

    Du kan markere de forretningsprojekter, der kommer lige efter hinanden, ved at trykke på Skift og derefter klikke på det første og sidste forretningsprojekt. Du kan markere flere ikke-sammenhængende forretningsprojekter ved at holde Ctrl nede og derefter klikke på de enkelte projekter. Du kan markere alle forretningsprojekter ved at klikke på ét forretningsprojekt og derefter trykke på Ctrl+A.

  3. Klik på Tildel, og klik derefter på den person, du vil tildele projektet.

    Bemærk:  Du ser kun dine kolleger på listen Tildel til, hvis du har delt din database med dem. Hvis du ikke ser et navn, skyldes det, at databasen ikke er delt med den pågældende person. Du kan finde oplysninger om deling af din database i afsnittet Dele dine Business Contact Manager-data med andre brugere.

Toppen af siden

Administrere dine forretningsprojekter

Du kan spore status for projektet ved hjælp af sektionerne på siden Generelt. Følgende sektioner er særligt vigtige:

  • Projektoversigt     Indeholder en opsummering af opgaver, der er fuldførte, overskredet, ufuldførte eller vigtige. Du kan også se, hvor mange dage der er til den fuldførelsesdato, der blev angivet, da projektet blev oprettet.

  • Statusoplysninger      Vælg den aktuelle projektstatus på listen i feltet Projektstatus, f.eks. Ikke startet eller I gang. Klik på Rediger denne liste, hvis du vil tilpasse denne liste.

  • Projektopgaver     Indeholder en liste over projektopgaver, som er sammenkædet med dette projekt. Når en opgave er opdateret i databasen, vises de nyeste oplysninger her.

Du kan også tildele kategorier til dine projekter for at gøre det nemmere at organisere dem, ligesom du kan tildele kategorier til e-mails. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Brug af kategorier i Business Contact Manager.

Toppen af siden

Redigere et forretningsprojekt

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på den forretningsprojektpost, du vil redigere, på fanen Forretningsprojekter.

  3. Udfør de ønskede ændringer.

  4. Klik på Gem og luk.

    Toppen af siden

Kæde elementer i kommunikationsoversigten sammen med et forretningsprojekt

Når du kæder elementer i kommunikationsoversigten sammen med dine forretningsprojekter, har du alle detaljer lige ved hånden. Du kan kæde forretningsnoter, logfiler over telefonopkald, e-mails, Outlook-opgaver og -aftaler samt filer sammen med dine forretningsprojekter.

Dette afsnit indeholder

Sammenkæde et nyt element i kommunikationsoversigten

Sammenkæde eksisterende elementer i kommunikationsoversigten

Vedhæfte filer og elementer til et forretningsprojekt

Oprette et forretningsprojekt ud fra en projektskabelon

Sammenkæde et nyt element i kommunikationsoversigten

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på den forretningsprojektpost, hvor du vil tilføje et oversigtselement, på fanen Forretningsprojekter.

  3. Klik på Oversigt i gruppen Vis på båndet.

  4. Klik på knappen Ny.

  5. Klik på en af følgende:

    • Forretningsnotat

    • Logfil over telefonopkald

    • Aftale

    • Fil

      Bemærk:  Journalelementer kan ikke kædes sammen med forretningsprojekter eller projektopgaver.

  6. Føj oplysningerne til kommunikationsoversigtsemnet.

    Elementet sammenkædes automatisk med forretningsprojektet.

  7. Klik på Gem og luk i forretningsprojektposten.

Toppen af siden

Sammenkæde eksisterende elementer i kommunikationsoversigten

Bemærk:  Du kan kæde eksisterende kommunikationsoversigtselementer sammen med et forretningsprojekt, herunder e-mails, Outlook-opgaver og -aftaler, forretningsnoter, logfiler over telefonsamtaler og filer. Se næste afsnit for at få oplysninger om, hvordan du sammenkæder forretningsnotater, logfiler over telefonsamtaler og filer.

  1. Højreklik på en e-mail, opgave eller aftale i Outlook, og klik derefter på Sammenkæd med post.

  2. Vælg Forretningsprojekter på listen Elementtype.

  3. Vælg et eller flere forretningsprojekter på listen.

    Du kan eventuelt også vælge mere end ét projekt ad gangen.

    Sådan gør du

    Du kan markere de forretningsprojekter, der kommer lige efter hinanden, ved at trykke på Skift og derefter klikke på det første og sidste forretningsprojekt. Du kan markere flere ikke-sammenhængende forretningsprojekter ved at holde Ctrl nede og derefter klikke på de enkelte projekter. Du kan markere alle forretningsprojekter ved at klikke på ét forretningsprojekt og derefter trykke på Ctrl+A.

  4. Klik på Sammenkæd med under Sammenkædede poster. De poster, du har markeret, vises i feltet Sammenkæd med.

  5. Klik på OK.

Den markerede e-mail, opgave eller aftale er nu sammenkædet med den eller de markerede poster.

Toppen af siden

Vedhæfte filer og elementer til et forretningsprojekt

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på den forretningsprojektpost, du vil redigere, på fanen Forretningsprojekter.

  3. Klik på Oplysninger i gruppen Vis på båndet.

  4. Klik på fanen Indsæt.

  5. Klik på den indstilling, der beskriver, hvad du vil gøre, i gruppen Medtag:

    • Hvis du vil tilføje en fil, skal du klikke på Vedhæft fil, finde den fil, du vil indsætte, markere den og derefter klikke på Indsæt.

    • Hvis du vil tilføje et andet Outlook-element, f.eks. en opgave eller en aftale, skal du klikke på Outlook-element, finde det element, du vil vedhæfte, markere det og derefter klikke på OK.

    • Hvis du vil tilføje et visitkort, skal du klikke på Visitkort, klikke på Andre visitkort, finde kortet og derefter klikke på OK.

  6. Klik på Gem og luk i forretningsprojektposten.

Toppen af siden

Oprette en projektskabelon

Hvis din virksomhed har lignende arrangementer eller aktiviteter opdelt i flere trin, som du skal organisere, kan du oprette en projektskabelon for at forenkle konfigurationen af forretningsprojektet til disse aktiviteter eller arrangementer.

Et eksempel kunne være, at din virksomhed har en stand på flere forskellige messer i løbet af året. Mange af projektopgaverne er de samme for hver udstilling, der skal lejes en stand, rejser skal arrangeres, materiale skal indsamles til udstillingen, standen skal tages ned, og der skal følges op på de salgsmuligheder, som udstillingen gav. Du kan oprette en projektskabelon med disse projektopgaver og derefter bruge den pågældende skabelon til at planlægge hver messeudstilling.

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Vælg det projekt, du vil basere din projektskabelon på, i listeruden under fanen Forretningsprojekter.

    Bemærk:  Hvis du baserer din skabelon på et andet projekt, og det har projektopgaver og en projekttype, varighed og prioritet, føjes disse elementer til skabelonen. Hvis du ikke har nogen forretningsprojektposter, kan du stadig oprette en projektskabelon og tilføje de nødvendige elementer til denne type projekt.

  3. Klik på Opret skabelon i gruppen Projektskabeloner på båndet.

  4. Skriv et navn på projektet i dialogboksen Opret projektskabelon, og klik derefter på OK.

  5. Du kan klikke på eller tilføje en af de følgende i dialogboksen Rediger en projektskabelon til din projektskabelon:

    • Projekttype    Klik på en projekttype på listen, eller rediger listen for at tilføje en anden projekttype.

    • Varighed af projekt (dage)    Skriv det antal dage, der kræves for at færdiggøre denne type projekt.

    • Prioritet    Klik på en prioritet, eller rediger listen for at tilføje eller ændre prioritetsnavne.

    • Projektopgaver    Hvis du vil tilføje opgaver af denne type, skal du klikke på Ny.

  6. Klik på OK.

Toppen af siden

Oprette et forretningsprojekt ud fra en projektskabelon

  1. Klik på Projektstyring under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Klik på Administrer projektskabeloner under Projektskabeloner på båndet.

  3. Vælg en projektskabelon på listen i dialogboksen Administrer projektskabeloner, og klik derefter på Opret projekt.

    Tip:  På båndet kan du i gruppen Ny også klikke på pilen på knappen Nyt forretningsprojekt og derefter klikke på Opret projekt ud fra skabelon.

  4. Skriv et navn på projektet i dialogboksen Opret forretningsprojekt, og klik derefter på Sammenkæd med.

  5. Vælg den type post, du vil sammenkæde med, på listen Elementtype.

  6. Vælg et firma eller en forretningskontaktperson på listen.

    Bemærk:  Du kan kun kæde et firma eller en forretningskontaktperson sammen med en forretningsprojektpost i feltet Sammenkæd med. I sektionen Relaterede firmaer og forretningskontaktpersoner kan du også sammenkæde andre firmaer og forretningskontaktpersoner, der indgår i forretningsprojektet, i formularen Forretningsprojekt,.

  7. Klik på Sammenkæd med under Sammenkædede poster. Den valgte post er vist i feltet Sammenkæd med.

  8. Klik på OK.

  9. Juster om nødvendigt startdatoen i dialogboksen Opret et forretningsprojekt, og klik derefter på OK.

    Den forretningsprojektformular, der åbnes, er baseret på den valgte skabelon.

  10. Udfyld forretningsprojektformularen. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Oprette et nyt forretningsprojekt tidligere i denne artikel.

  11. Klik på Gem og luk på båndet.

Toppen af siden

Slette et forretningsprojekt

Du kan finde oplysninger om sletning af poster, herunder forretningsprojektposter, i afsnittet Slette Business Contact Manager-poster.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×