Organisere filer i et bibliotek

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Organisering af dine filer i et SharePoint bibliotek afhænger af på behovene i din gruppe og hvordan du foretrækker at gemme og søge efter dine oplysninger. Del planlægning kan hjælpe dig med at konfigurere den struktur, der passer bedst til din organisation.

Måder at organisere filer på

Biblioteker indeholder en række funktioner som hjælp til at arbejde med flere filer i det samme bibliotek. Flere biblioteker kan dog passe bedre til organisationen.

Et stort bibliotek kan tjene forskellige behov. Du kan f.eks. have flere projekter i den samme gruppe eller flere grupper, der arbejder på det samme projekt.

Brug et enkelt bibliotek, når:

  • Din gruppe har brug for at se oversigtsoplysninger om filerne eller forskellige visninger af det samme sæt filer. En leder kan f.eks. have brug for at se alle filer grupperet efter afdeling eller forfaldsdato.

  • Personer vil søge efter filerne på den samme placering på et websted.

  • Du vil anvende de samme indstillinger på filer, f.eks. registrering af filversioner eller krav om godkendelse.

  • De grupper, der arbejder med biblioteket, har de samme egenskaber, f.eks. samme tilladelsesniveauer.

    Bemærk: Entydig tilladelse kan anvendes på bestemte filer, men hvis tilladelsesniveauerne varierer meget, bør du overveje at bruge flere biblioteker.

  • Du vil analysere oplysninger om filer i et regneark eller modtage konsoliderede opdateringer om filerne.

    Bemærk: Du kan modtage beskeder, når filer ændres, eller du kan få vist ændringerne i et bibliotek ved hjælp af RSS-teknologi. RSS-feeds kan medlemmer af arbejdsgruppen se en konsolideret liste over filer, der er blevet ændret. Se Opret eller abonnere på et RSS-Feed eller oprette en besked til at få besked, når en fil eller mappe ændres i SharePoint for at få flere oplysninger.

Følgende måder bruges til at få vist og administrere filer i det samme bibliotek:

  • Tilføje kolonner    For at hjælpe gruppen med at finde de data, der er vigtigst og få vist dataene på forskellige måder, kan du føje kolonner til dit bibliotek. Kolonner vises øverst på bibliotekssiden som overskrifter, som afdelingsnavn eller forfaldsdato dato. Du kan bruge kolonneoverskrifterne til at sortere og filtrere filer i et bibliotek. Du kan finde flere oplysninger i tilføje, fjerne, eller redigere dokumentbibliotek- eller webstedskolonner .

  • Opret visninger    Du kan bruge visninger, hvis folk i gruppen ofte har brug at få vist dataene i en bestemt måde. I visninger bruges kolonner til at sortere, gruppere, filtrere og vise dataene. Du kan finde flere oplysninger i oprette, ændre eller slette en visning .

  • Oprette mapper    Mapper er for mange filer, der kan grupperes i en bestemt måde, en indstilling. Mapper kan hjælpe brugere til at scanne og administrere filer på en velkendte måde. SharePoint indeholder en træstruktur, som kan bruges til at navigere websteder og mapper, på samme måde, de arbejder med mapper på en harddisk. Du kan finde flere oplysninger i oprette en mappe i et dokumentbibliotek .

  • Konfigurere flere skabeloner    Hvis flere indholdstyper konfigureres i et bibliotek, kan du oprette forskellige typer standardskabeloner – som aftaler, salg, marketing, præsentationer og budget regneark – i det samme bibliotek. Indholdstyper Tilføj fleksibilitet og konsistens på tværs af flere biblioteker. Se angive en skabelon for et dokument‑ eller formularbibliotek for at få flere oplysninger.

Det kan være en god ide at bruge flere biblioteker, når der er tydelige forskelle mellem de filsæt, du vil gemme og administrere, eller mellem grupper af personer, som skal arbejde med filerne.

Brug flere biblioteker, når:

  • De filtyper, du vil gemme og administrere er væsentligt forskellige, og du ikke forventer, at personer ofte har brug for at få vist oversigter over filer eller søge efter filerne samlet.

  • De grupper af personer, som bruger filerne, er væsentligt forskellige og har klart forskellige tilladelsesniveauer.

  • Du har brug for at anvende forskellige indstillinger, f.eks. versioner eller godkendelse, på flere sæt filer.

  • Du ikke har brug for at analysere filerne samlet eller modtage konsoliderede opdateringer af filerne.

  • Du enten vil tildele forskellige sæt indstillinger til oprettelse af nye filer eller ændre rækkefølgen for indstillingerne i menuen Ny i et bibliotek.

Følgende måder bruges til at arbejde effektivt med flere biblioteker:

  • Oprette webstedsskabeloner og -kolonner     Hvis organisationen vil fastlægge ensartede indstillinger på tværs af bibliotekerne, kan den oprette webstedsskabeloner og -kolonner. Du kan dele indstillinger på tværs af flere biblioteker, så du ikke behøver at genskabe indstillingerne hver gang.

  • Sende filer til en anden placering    Hvis en fil skal være tilgængelig i flere biblioteker, kan du gemme den i ét bibliotek og derefter sende en kopi til de andre biblioteker. Når du opdaterer det oprindelige dokument, kan du vælge at blive mindet om at opdatere dokumentet på de andre placeringer.

  • Oprette biblioteksskabeloner    Hvis du vil fastlægge ensartede indstillinger for biblioteker eller genbruge egenskaber på tværs af biblioteker, kan du gemme et bibliotek som en skabelon. Biblioteksskabeloner er tilgængelige som en indstilling på webstedet, når du klikker på Opret i menuen Webstedshandlinger.

Bemærk: Hvis du føjer nye filer til et bibliotek, som indeholder filer fra et tidligere projekt, kan det være vanskeligt at bestemme, om der skal oprettes et nyt bibliotek eller føjes til det eksisterende. Hver situation er forskellig, men hvis du mener, at du har brug for at analysere eller administrere alle filerne samlet på et tidspunkt, skal du overveje at føje filerne til det eksisterende bibliotek. Du kan bruge kolonner, filtre og visninger, så kun de nyeste filer vises i standardvisningen.

Som standard registrerer biblioteker navnet på en fil samt oplysninger om en fils status, f.eks. om den er tjekket ind. Du kan angive yderligere kolonner som hjælp til at kategorisere og spore filer, f.eks. afdelingsnavn eller projektnummer. Ved at tilføje kolonner får du det meste ud af flere visninger for biblioteket.

Du har flere muligheder for den type kolonne, du opretter, herunder en enkelt tekstlinje, en rulleliste med indstillinger, et tal, der beregnes fra andre kolonner, eller endog en persons navn og billede på webstedet.

Bemærk: Følgende fremgangsmåde begynder fra bibliotekssiden for det bibliotek, du vil føje kolonnen til. Hvis biblioteket ikke allerede er åben, skal du klikke på dens navn på værktøjslinjen Hurtig start. Hvis navnet på dit bibliotek ikke vises, skal du klikke på Indstillinger for Tandhjulsformet indstillingsknap , og klik derefter på Webstedsindhold eller Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på navnet på biblioteket.

  1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

  2. Klik på Opret kolonne i gruppen Administrer visninger.

    SharePoint Online dokumentbibliotek Opret kolonne link
  3. Skriv det ønskede navn til kolonnen i feltet Kolonnenavn i sektionen Navn og type.

  4. Under Typen af oplysninger i denne kolonne er skal du markere de oplysninger, som du gerne vil have vist i kolonnen.

    Dialogboksen Opret kolonne

  5. Angiv en beskrivelse i feltet Beskrivelse i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne, der kan hjælpe andre med at forstå formålet med kolonnen og hvilke data, den skal indeholde. Denne beskrivelse er valgfri.

  6. Klik på OK.

Du kan bruge visninger til at se de filer, der er vigtigst for dig, eller som bedst passer til et formål. Du kan f.eks. oprette visninger af de senest oprettede filer, filer fra en bestemt afdeling eller filer, der blev oprettet af en bestemt person. Når du opretter en visning, er den altid tilgængelig, når du ser på et bibliotek.

Aktuelle visninger liste fra båndet

Når du ser på filer i et bibliotek, kan du midlertidigt sortere eller filtrere filerne ved at pege på navnet på en kolonne og derefter klikke på pil ned ud for dette navn. Det er praktisk, hvis du har brug for at se filerne på en bestemt måde, men du skal gentage trinnene, næste gang du får vist biblioteket.

Rullemenuen under kolonneoverskrifter.

Hvis du forventer at få vist filerne på en bestemt måde ofte, kan du oprette en visning. Du kan bruge denne visning, når du arbejder med biblioteket. Når du opretter en visning, føjes det til menuen Vis i biblioteket.

Visninger valg øverst i et dokumentbibliotek

Biblioteker kan have personlige og offentlige visninger. Alle kan oprette en personlig visning for at se filerne på en bestemt måde eller for at filtrere filerne, så kun de ønskede vises. Hvis du har tilladelse til at designe et websted, kan du oprette en offentlig visning, som alle kan bruge, når de arbejder med biblioteket. Du kan også gøre en offentlig visning til standardvisningen, så brugerne automatisk ser den visning af biblioteket.

Når du designer et websted, kan du desuden link til forskellige visninger eller designe sider med webdele, der bruger de forskellige visninger.

Hvis medlemmer af gruppen skal se bibliotekerne på en mobil enhed, kan du oprette mobile visninger, der indeholder grænser, f.eks. antallet af elementer i en visning, der er optimale for enhedernes båndbredde og begrænsninger. Der er hyperlinks til yderligere oplysninger om at oprette visninger i afsnittet Se også.

Følgende fremgangsmåde er beregnet til at oprette en standardvisning. De indstillinger, du kan vælge, varierer for nogle af de andre typer visninger, men de grundlæggende trin til at oprette en visning er tilsvarende.

  1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek i den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning, og klik derefter på Opret visning.

    Bemærk: Hvis Opret visning er deaktiveret, kan du ikke har tilladelse til at oprette en visning. Spørg administratoren af webstedet.

    Knappen Opret visning på båndet i SharePoint-biblioteket.

  2. Klik på det format, f.eks. Standardvisning eller en eksisterende visning, som du vil basere din visning på.

  3. Skriv et navn til visningen i feltet Visningsnavn. Vælg Gør denne visning til standardvisning, hvis du vil gøre denne visning til standardvisning for listen eller biblioteket. Du kan gøre en offentlig visning til standardvisningen for en liste eller et bibliotek.

  4. Vælg Opret en personlig visning eller Opret en offentlig visning i sektionen Målgruppe for visning under Vis målgruppe.

    Bemærk: Hvis Opret en offentlig visning er deaktiveret, har du ikke de nødvendige tilladelser til at oprette en offentlig visning for denne liste eller dette bibliotek.

    Vælg de kolonner, du vil i visningen, og Ryd de kolonner, du ikke ønsker skal vises i sektionen kolonner. Vælg den rækkefølge, du vil kolonner vises i visningen ud for tallene i kolonnerne. Du kan finde flere til kolonner i oprette, ændre eller slette en kolonne i en liste eller et bibliotek.

  5. Vælg i afsnittet Sorter indstillinger for, hvordan du vil sortere filerne. Du kan bruge to kolonner til sorteringen. Du kan f.eks. sortere først efter forfatter og dernæst efter filnavn for hver forfatter.

  6. Vælg i afsnittet Filtrer indstillinger for, hvordan du vil filtrere filerne. Med en filtreret visning er der et mindre udvalg af filer, f.eks. kun de filer, der er oprettet af en bestemt afdeling, eller kun filer med en godkendt status.

  7. I afsnittet Grupper efter kan du gruppere elementer med den samme værdi i et afsnit, f.eks. et afsnit for dokumenter efter hver forfatter, som du kan udvide eller skjule.

  8. I sektionen Totaler kan du tælle antallet af elementer i en kolonne, f.eks. det samlede antal problemer. I nogle tilfælde kan du opsummere eller uddrage yderligere oplysninger, f.eks. gennemsnit.

  9. I sektionen Typografi skal du vælge den typografi, du ønsker til visningen. Det kan f.eks. være en nedtonet liste, hvor hver anden række er nedtonet.

  10. Hvis biblioteket indeholder mapper, kan du oprette en visning, der ikke omfatter mapperne. Dette kaldes sommetider for en flad visning. Hvis du vil have vist alle filerne på samme niveau, skal du klikke på Vis alle elementer uden mapper i afsnittet Mapper.

  11. Du kan begrænse, hvor mange filer der kan ses i biblioteket, eller hvor mange filer der kan ses på den samme side. Disse indstillinger er især vigtige, hvis du opretter en visning til en mobil enhed. Vælg de ønskede indstillinger i afsnittet Elementbegrænsning.

  12. Hvis du planlægger at få vist biblioteket på en mobil enhed, skal du vælge de ønskede indstillinger i afsnittet Mobil.

  13. Klik på OK.

Hvis du har flere dokumenttyper eller forskellige indholdstyper i et bibliotek, kan du oprette mapper for at organisere indholdet.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på dit bibliotek ikke vises, skal du klikke på Indstillinger i menuen Tandhjulsformet indstillingsknap , klik på Webstedsindhold eller Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Klik på fanen filer, klik på Ny mappe.

    Fanen filer på båndet med knappen Ny mappe, der er fremhævet

    Bemærk: Den person, som oprettede biblioteket, kan have angivet, at mapper ikke kan oprettes i biblioteket. I dette tilfælde er kommandoen Ny mappe ikke tilgængelig.

  3. Skriv et navn til mappen, og klik derefter på Gem eller OK.

Tip: Hvis du har flere biblioteker med mapper og andre i din gruppe tænke dig at navigere i et bibliotek som de søger på harddisken, eventuelt din gruppe til at aktivere dit websted for at bruge trævisningen. Du kan bruge trævisningen til at udvide, skjule og nemt navigere i mapper.

Aktivér trævisning
  1. Klik på Indstillinger i menuen Tandhjulsformet indstillingsknap , og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på trævisning i afsnittet udseende og funktionalitet.

  3. siden, kan du angive om værktøjslinjen Hurtig start eller trævisningen er aktiveret. Da trævisningen vises i Hurtig start, vil du sandsynligvis aktivere begge.

  4. Klik på OK.

    Værktøjslinjen Hurtig start med trævisning

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Se også

Introduktion til biblioteker

Oprette, redigere eller slette en visning af en liste eller et bibliotek

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×