Organisere filer i et bibliotek

Hvordan du organiserer filer i et bibliotek, afhænger af din gruppes behov og af, hvordan du foretrækker at gemme og søge efter oplysningerne. En vis planlægning kan hjælpe dig med at oprette den struktur, der virker bedst for organisationen.

Denne artikel indeholder

Måder at organisere filer på

Føje en kolonne til et bibliotek

Oprette en visning

Oprette en mappe i et bibliotek

Måder at organisere filer på

Biblioteker indeholder en række funktioner som hjælp til at arbejde med flere filer i det samme bibliotek. Flere biblioteker kan dog passe bedre til organisationen.

Gemme mange dokumenter i ét bibliotek

Et stort bibliotek kan tjene forskellige behov. Du kan f.eks. have flere projekter i den samme gruppe eller flere grupper, der arbejder på det samme projekt.

Brug et enkelt bibliotek, når:

  • Din gruppe har brug for at se oversigtsoplysninger om filerne eller forskellige visninger af det samme sæt filer. En leder kan f.eks. have brug for at se alle filer grupperet efter afdeling eller forfaldsdato.

  • Personer vil søge efter filerne på den samme placering på et websted.

  • Du vil anvende de samme indstillinger på filer, f.eks. sporing af versionsstyring eller krav om godkendelse.

  • De grupper, der arbejder med biblioteket, har de samme egenskaber, f.eks. samme tilladelsesniveauer.

    Bemærk: Entydig tilladelse kan anvendes på bestemte filer, men hvis tilladelsesniveauerne varierer meget, bør du overveje at bruge flere biblioteker.

  • Du vil analysere oplysninger om filer i et regneark eller modtage konsoliderede opdateringer om filerne.

    Bemærk: Du kan modtage beskeder, når filer ændres, eller du kan få vist ændringerne af et bibliotek ved hjælp af RSS-teknologi. Med RSS-kilder kan medlemmer af arbejdsgruppen se en konsolideret liste over filer, der er blevet ændret.

Følgende måder bruges til at få vist og administrere filer i det samme bibliotek:

  • Tilføje kolonner    Du kan hjælpe gruppen med at finde de data, der er vigtigst, og med at få vist dataene på forskellige måder ved at føje kolonne til biblioteket. Kolonner vises øverst på bibliotekssiden som overskrifter, f.eks. afdelingsnavn eller forfaldsdato. Du kan bruge kolonneoverskrifterne til at sortere og filtrere filerne i et bibliotek.

  • Oprette visninger    Du kan bruge visning, hvis personerne i gruppen ofte har brug for at se dataene på en bestemt måde. I visninger bruges kolonner til at sortere, gruppere, filtrere og vise dataene.

  • Oprette mapper    Mapper udgør en mulighed for mange filer, der kan grupperes på en bestemt måde. Mapper kan hjælpe brugerne med at søge efter og administrere filer på en kendt måde. Windows SharePoint Services 3.0 indeholder en trævisning, som brugerne kan bruge til at navigere på websteder og i mapper på samme måde, som de arbejder med mapper på en harddisk.

  • Oprette flere skabeloner    Hvis der oprettes flere indholdstyper i et bibliotek, kan du oprette forskellige typer standardskabeloner – f.eks. salgskontrakter, marketingpræsentationer og budgetregneark – i det samme bibliotek. Indholdstyper tilføjer fleksibilitet og ensartethed på tværs af flere biblioteker.  

Oprette flere biblioteker

Det kan være en god ide at bruge flere biblioteker, når der er tydelige forskelle mellem de filsæt, du vil gemme og administrere, eller mellem grupper af personer, som skal arbejde med filerne.

Brug flere biblioteker, når:

  • De filtyper, du vil gemme og administrere er væsentligt forskellige, og du ikke forventer, at personer ofte har brug for at få vist oversigter over filer eller søge efter filerne samlet.

  • De grupper af personer, som bruger filerne, er væsentligt forskellige og har klart forskellige tilladelsesniveauer.

  • Du har brug for at anvende forskellige indstillinger, f.eks. versioner eller godkendelse, på flere sæt filer.

  • Du ikke har brug for at analysere filerne samlet eller modtage konsoliderede opdateringer af filerne.

  • Du enten vil tildele forskellige sæt indstillinger til oprettelse af nye filer eller ændre rækkefølgen for indstillingerne i menuen Ny i et bibliotek.

Følgende måder bruges til at arbejde effektivt med flere biblioteker:

  • Oprette webstedsskabeloner og -kolonner     Hvis organisationen vil fastlægge ensartede indstillinger på tværs af bibliotekerne, kan den oprette webstedsskabeloner og -kolonner. Du kan dele indstillinger på tværs af flere biblioteker, så du ikke behøver at genskabe indstillingerne hver gang.

  • Sende filer til en anden placering    Hvis en fil skal være tilgængelig i flere biblioteker, kan du gemme den i ét bibliotek og derefter sende en kopi til de andre biblioteker. Når du opdaterer det oprindelige dokument, kan du vælge at blive mindet om at opdatere dokumentet på de andre placeringer.

  • Oprette biblioteksskabeloner    Hvis du vil fastlægge ensartede indstillinger for biblioteker eller genbruge egenskaber på tværs af biblioteker, kan du gemme et bibliotek som en skabelon. Biblioteksskabeloner er tilgængelige som en indstilling på webstedet, når du klikker på Opret i menuen Webstedshandlinger.

Bemærk: Hvis du føjer nye filer til et bibliotek, som indeholder filer fra et tidligere projekt, kan det være vanskeligt at bestemme, om der skal oprettes et nyt bibliotek eller føjes til det eksisterende. Hver situation er forskellig, men hvis du mener, at du har brug for at analysere eller administrere alle filerne samlet på et tidspunkt, skal du overveje at føje filerne til det eksisterende bibliotek. Du kan bruge kolonner, filtre og visninger, så kun de nyeste filer vises i standardvisningen.

Toppen af siden

Føje en kolonne til et bibliotek

Som standard registrerer biblioteker navnet på en fil samt oplysninger om en fils status, f.eks. om den er tjekket ind. Du kan angive yderligere kolonner som hjælp til at kategorisere og spore filer, f.eks. afdelingsnavn eller projektnummer. Ved at tilføje kolonner får du det meste ud af flere visninger for biblioteket.

Du har flere muligheder for den type kolonne, du opretter, herunder en enkelt tekstlinje, en rulleliste med indstillinger, et tal, der beregnes fra andre kolonner, eller endog en persons navn og billede på webstedet.

Bemærk: Følgende fremgangsmåde begynder fra bibliotekssiden for det bibliotek, du vil føje kolonnen til. Hvis biblioteket ikke allerede er åbent, skal du klikke på dets navn på værktøjslinjen Hurtig start. Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på bibliotekets navn.

  1. Klik på Opret kolonne i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

  2. Skriv det ønskede navn i boksen Kolonnenavn i sektionen Navn og type.

  3. Vælg den type oplysninger, der skal vises i kolonnen, under Typen af oplysninger i denne kolonne er.

  4. Skriv en beskrivelse i boksen Beskrivelse i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne for at hjælpe brugerne med at forstå formålet med kolonnen, og hvilke data den kan indeholde. Beskrivelsen er valgfri.

  5. Afhængigt af den valgte kolonnetype kan der blive vist flere indstillinger i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne.

  6. Hvis du vil føje kolonnen til den standardvisning, som brugerne på webstedet automatisk ser, første gang de åbner en liste eller et bibliotek, skal du klikke på Føj til standardvisning.

  7. Klik på OK.

Toppen af siden

Oprette en visning

Du kan bruge visninger til at se de filer, der er vigtigst for dig, eller som bedst passer til et formål. Du kan f.eks. oprette visninger af de senest oprettede filer, filer fra en bestemt afdeling eller filer, der blev oprettet af en bestemt person. Når du opretter en visning, er den altid tilgængelig, når du ser på et bibliotek.

Visninger i menuen Vis

Når du ser på filer i et bibliotek, kan du midlertidigt sortere eller filtrere filerne ved at pege på navnet på en kolonne og derefter klikke på pil ned ud for dette navn. Det er praktisk, hvis du har brug for at se filerne på en bestemt måde, men du skal gentage trinnene, næste gang du får vist biblioteket.

Sortere elementer på en liste eller i et bibliotek

Hvis du forventer ofte at se filerne på en bestemt måde, kan du oprette en visning. Du kan altid bruge denne visning, når du arbejder med biblioteket. Når du opretter en visning, føjes den til menuen Vis Menuen Vis for biblioteket.

Biblioteker kan have personlige og offentlige visninger. Alle kan oprette en personlig visning for at se filerne på en bestemt måde eller for at filtrere filerne, så kun de ønskede vises. Hvis du har tilladelse til at designe et websted, kan du oprette en offentlig visning, som alle kan bruge, når de arbejder med biblioteket. Du kan også gøre en offentlig visning til standardvisningen, så brugerne automatisk ser den visning af biblioteket.

Når du designer et websted, kan du derudover oprette kæder til forskellige visninger eller designe sider med Webdel, der bruger de forskellige visninger.

Hvis medlemmer af gruppen skal se bibliotekerne på en mobil enhed, kan du oprette mobile visninger, der indeholder grænser, f.eks. antallet af elementer i en visning, der er optimale for enhedernes båndbredde og begrænsninger. Der er hyperlinks til yderligere oplysninger om at oprette visninger i afsnittet Se også.

Følgende fremgangsmåde er beregnet til at oprette en standardvisning. De indstillinger, du kan vælge, varierer for nogle af de andre typer visninger, men de grundlæggende trin til at oprette en visning er tilsvarende.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Klik på Opret visning i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

  3. Klik på den type visning, du vil oprette, under Vælg et visningsformat. Til mange situationer skal du klikke på Standardvisning, men du kan vælge andre visninger til bestemte situationer som f.eks. oprettelse af en rapport.

  4. I boksen Navn på visning kan du skrive et navn på visningen, f.eks. Sorteret efter efternavn.

  5. Hvis du vil gøre denne visning til bibliotekets standardvisning, skal du markere afkrydsningsfeltet Gør denne visning til standardvisning. Du kan kun gøre den til standardvisningen, hvis den er en offentlig visning.

  6. Vælg, om du vil oprette en personlig visning, som kun du kan bruge, eller en offentlig visning, som andre kan bruge, i sektionen Målgruppe under Målgruppe for visning.

  7. I sektionen Kolonnerkan du vise eller skjule kolonner ved at markere de ønskede afkrydsningsfelter. Skriv et tal, der angiver kolonnens placering i visningsrækkefølgen, ud for kolonnenavnet.

  8. Vælg i afsnittet Sorter indstillinger for, hvordan du vil sortere filerne. Du kan bruge to kolonner til sorteringen. Du kan f.eks. sortere først efter forfatter og dernæst efter filnavn for hver forfatter.

  9. Vælg i afsnittet Filtrer indstillinger for, hvordan du vil filtrere filerne. Med en filtreret visning er der et mindre udvalg af filer, f.eks. kun de filer, der er oprettet af en bestemt afdeling, eller kun filer med en godkendt status.

  10. I afsnittet Grupper efter kan du gruppere elementer med den samme værdi i et afsnit, f.eks. et afsnit for dokumenter efter hver forfatter, som du kan udvide eller skjule.

  11. I sektionen Totaler kan du tælle antallet af elementer i en kolonne, f.eks. det samlede antal problemer. I nogle tilfælde kan du opsummere eller filtrere yderligere oplysninger, f.eks. gennemsnit.

  12. Vælg den ønskede typografi for visningen i sektionen Typografi, f.eks. en nedtonet liste, hvor hver anden række er nedtonet.

  13. Hvis biblioteket indeholder mapper, kan du oprette en visning, der ikke omfatter mapperne. Dette kaldes sommetider for en flad visning. Hvis du vil have vist alle filerne på samme niveau, skal du klikke på Vis alle elementer uden mapper i afsnittet Mapper.

  14. Du kan begrænse, hvor mange filer der kan ses i biblioteket, eller hvor mange filer der kan ses på den samme side. Disse indstillinger er især vigtige, hvis du opretter en visning til en mobil enhed. Vælg de ønskede indstillinger i afsnittet Elementbegrænsning.

  15. Hvis du planlægger at få vist biblioteket på en mobil enhed, skal du vælge de ønskede indstillinger i afsnittet Mobil.

  16. Klik på OK.

Toppen af siden

Oprette en mappe i et bibliotek

Hvis du har flere dokumenttyper eller forskellige indholdstyper i et bibliotek, kan du oprette mapper for at organisere indholdet.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Klik på Ny mappe i menuen Ny Menuen Ny .

    Bemærk: Den person, som oprettede biblioteket, kan have angivet, at mapper ikke kan oprettes i biblioteket. I dette tilfælde er kommandoen Ny mappe ikke tilgængelig.

  3. Skriv et navn til mappen, og klik derefter på OK.

Tip: Hvis du har flere biblioteker med mapper, og personerne i gruppen gerne vil navigere i et bibliotek på samme måde, som de navigerer på harddisken, kan du aktivere webstedet til at bruge trævisningen. Du kan bruge trævisningen til at udvide, skjule og nemt navigere i mapper. Hvis du har tilladelse til at designe websteder, kan du aktivere trævisningen i Indstillinger for navigation på siden Indstillinger for websted.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×