Optimere indtastning af data ved hjælp af opslagsfelter

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Hvis du opretter opslagsfelter i dine Microsoft Office Access-tabeller, bliver indtastning af data i databasen hurtigere. Et opslagsfelt kan bruges til at vise en læsevenlig værdi, der er knyttet til en anden værdi i kildedatatabellen eller på værdilisten. Opslagsfeltet kan f.eks. vise et navn på en kontaktperson, som er knyttet til et bestemt kontaktperson-id i en anden tabel eller forespørgsel eller på en anden liste.

I denne artikel beskrives de forskellige typer opslagsfelter, og du kan se, hvordan du kan oprette hver enkelt type.

Hvad vil du foretage dig?

Vælge en opslagsfelttype

Oprette opslagsfelter

Hvornår du skal bruge flere værdier i et opslagsfelt

Fjerne en opslag-egenskab

Vælge en opslagsfelttype

Et opslagsfelt viser en liste over værdier, som brugeren kan vælge. Dette kan gøre dataindtastning hurtigere og mere præcis. Når de data, der angives i et felt, allerede findes i en anden tabel, kan du undgå de duplikerede værdier og fejl, der opstår som følge af, at dataene angives igen. Opslagsfelter kan være simple eller komplekse. I simple opslagsfelter kan du gemme en enkelt værdi, mens komplekse opslagsfelter med flere værdier kan bruge til at gemme flere værdier, der gemmes i et kombinationsfelt eller på en liste. For hver indtastning i et felt med flere værdier slås den værdi, der skal vises, op ud fra en tilsvarende bundet værdi. Når et opslagsfelt vises eller bruges i et dataark, kaldes det en opslagskolonne. Du kan oprette to typer opslagsfelter: en opslagsliste og en værdiliste.

Brug af en opslagsliste

Når et opslagsfelt er baseret på en opslagsliste, hentes dataene til feltet fra en eksisterende tabel eller forespørgsel i databasen. I denne type opslag er tabellerne relaterede, og når værdierne i datakilden ændres, vises de aktuelle data i opslagsfeltet.

Brug af en værdiliste

Når et opslagsfelt er baseret på en opslagsværdiliste, hentes dataene til feltet fra en liste med værdier, som du angiver, når du opretter feltet. Denne type opslagsfelt er ideelt, når du har et begrænset sæt værdier, som kun ændres meget sjældent.

Oprette opslagsfelter

Du kan oprette et opslagsfelt i designvisning eller dataarkvisning. Hvis du vil ændre et eksisterende felt til et opslagsfelt, skal du bruge designvisning og ændre datatypen. Hvis du vil tilføje et nyt opslagsfelt, skal du enten bruge en eksisterende tabel eller forespørgsel som datakilde til opslagsfeltet, eller du skal oprette din egen værdiliste. I de følgende afsnit beskrives begge måder at oprette et opslagsfelt på.

Oprette et opslagsfelt baseret på en tabel eller forespørgselsdatakilde

  1. Åbn tabellen i dataarkvisning, og klik på kolonneoverskriften for den kolonne, hvor du vil oprette opslagsfeltet.

  2. Klik på datatypen Opslag og relationer.

    Visning af opslagsfelt

  3. Markér afkrydsningsfeltet Opslagsfeltet skal hente værdierne fra en anden tabel eller forespørgsel i guiden Opslag, og klik derefter på Næste.

Bemærk: Hvis et opslagsfelt er knyttet til en SharePoint-list, skal ændringer til dataene foretages på SharePoint-listen.

  1. Hvis du vil vælge en kilde til opslagsfeltværdien, skal du vælge en af indstillingerne Tabeller, Forespørgsler eller Begge.

Hvis programmet er udviklet til internettet, men kildetabellen er i klienttilstand, skal den have en numerisk primær nøgle, da Access ellers viser en fejlmeddelelse. Hvis det sker, skal du først oprette en numerisk primær nøgle for tabellen i designvisning og derefter skifte til webtilstand for at oprette opslagsfeltet. Du kan finde flere oplysninger om at oprette en tabel i webtilstand under Opbygge en database til deling på internettet.

  1. Vælg en tabel eller forespørgsel på listen, og klik på Næste.

  2. Vælg det felt på listen Tilgængelige felter, du vil tilføje, og klik derefter på knappen > for at føje det til listen Valgte felter. Kontrollér, at det eller de valgte felter vises på listen Valgte felter, og gentag dette for at tilføje flere felter, indtil du har tilføjet alle de påkrævede felter. Klik derefter på Næste.

  3. Hvis du har valgte flere felter, og du vil angive sorteringsindstillinger for opslagsfeltet, skal du vælge pil ned ud for det første sorteringsfelt og derefter klikke på navnet på det felt, som værdierne skal sorteres efter.

  4. Klik på Stigende for at ændre sorteringsrækkefølgen, og klik derefter på Næste.

  5. Hvis du vil tilpasse bredden på opslagsfeltet, skal du bruge musen til at trække kolonnen til den ønskede bredde og derefter klikke på Næste.

Bemærk: Du kan tilpasse kolonnebredden for opslagsfeltet, men hvis du gør det så smalt, at det ikke længere kan ses, vil det ikke blive vist.

Tip: Lad afkrydsningsfeltet Skjul nøglekolonnen være markeret, så alle dem, der bruger opslagskolonnen, kun kan se de værdier i feltet, som du ønsker, og så de ikke kan se værdierne i det primære nøglefelt.

  1. Skriv et etiketnavn til opslagsfeltet.

  2. Hvis du vil oprette en opslagskolonne med flere værdier, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad flere værdier.

Bemærk: Tillad flere værdier skal være markeret for at aktivere lagring af flere værdier. Se afsnittet Hvornår du skal bruge flere værdier i et opslagsfelt.

Indstillingen til opslag med flere værdier vælges i guiden Opslag

  1. Klik på Udfør, klik på fanen filer, og klik derefter på Gem.

Tip: Åbn tabellen i designvisning og egenskaberne, er tilgængelige under fanen Opslag under Feltegenskaber for at bekræfte eller ændre egenskaberne for et opslagsfelt.

Brug af en tabel eller forespørgsel som datakilde til et opslagsfelt

toppen af siden

Oprette et opslagsfelt baseret på en værdiliste

  1. Højreklik i navigationsruden på den tabel, du vil arbejde med, og klik derefter på Designvisning.

  2. Klik på cellen i kolonnen Datatype, der svarer til den kolonne, du vil definere som et opslagsfelt, klik på pil ned og vælge en datatype, og klik derefter på Guiden Opslag.

Bemærk: Hvis der vises en meddelelse om, at Access ikke kan starte guiden Opslag, skal du ændre feltets datatype.

  1. Vælg Jeg vil selv angive de ønskede værdier i guiden Opslag, og klik på Næste.

  2. Skriv det antal kolonner, der skal være i opslaget, på den næste side i guiden.

Bemærk: Du kan tilpasse kolonnebredden for opslagsfeltet, men hvis du gør det så smalt, at det ikke længere kan ses, vil det ikke blive vist.

  1. Skriv de værdier, der skal vises på opslagslisten, og klik derefter på Næste.

Du kan redigere en værdiliste direkte i tekstfeltet Rækkekilde fra egenskaberne til opslagsfeltet.

  1. Hvis du har angivet mere end én kolonne på trin 4, skal du vælge den kolonne, du vil bruge til entydigt at identificere hver værdi. Dobbeltklik på den kolonne i feltet Tilgængelige felter, du vil bruge til entydigt at identificere hver værdi, og klik derefter på Næste.

Bemærk: Dette trin vises ikke, hvis du har angivet mere end én kolonne på trin 4.

  1. Skriv et etiketnavn til opslagsfeltet på den næste side i guiden.

  2. Hvis du opretter en opslagskolonne med flere værdier, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad flere værdier.

    Bemærk: Tillad flere værdier skal være markeret for at aktivere lagring af flere værdier. Se afsnittet Hvornår du skal bruge flere værdier i et opslagsfelt.

  3. Klik på Udfør, og klik på Ja for at gemme ændringerne.

Øverst på siden

Hvornår du skal bruge flere værdier i et opslagsfelt

Du bør overveje at bruge flere værdier i opslagsfeltet, hvis følgende betingelser er gældende for den måde, din database bruges på:

  • Du har en aktuel liste over værdier, der giver brugeren mulighed for at vælge mellem forskellige data.

  • Hvis databasen ofte får adgang til et SharePoint-websted.

  • Din database er forbundet til et SharePoint-websted.

Selvom det kan være praktisk at brugere flere værdier i et felt, kan det også begrænse databasens funktionalitet, hvis du flytter den til en server.

Advarsel: Når du opretter et opslagsfelt med flere værdier, som har en eksisterende tabel som datakilde, kan du ikke ændre hverken datatypen eller feltstørrelsen for opslagsfeltet uden først at slette relationerne.

Indstille eller ændre egenskaber for et opslagsfelt

Når du bruger guiden Opslag, indstilles egenskaberne for opslagsfeltet automatisk. Du kan dog ændre egenskaberne, hvis du vil ændre funktionsmåden for et opslagsfelt.

  • Højreklik i navigationsruden på den tabel, du vil arbejde med, og klik derefter på Designvisning.

  • Klik på det felt, du vil ændre opslagsegenskaberne for.

  • Klik på fanen Opslag.

  • Klik på pil ned ud for den egenskab, du vil ændre, og vælg den ønskede indstilling.

I følgende tabel vises de egenskaber for opslagsfeltet, du kan indstille eller ændre.

Egenskab

Handling

VisKontrolelement

Afhængigt af kontrolelementtypen kan typen angives til en af følgende:

Afkrydsningsfelt Kun Ja/Nej-felter.

  • Tekstfelt     Viser indhold, der er angivet af en bruger.

  • Liste     Viser en liste over værdier i et åbent vindue.

  • Kombinationsboks     Viser valgte værdier, når lukket og viser de tilgængelige liste over værdier, når den er åben.

Bemærk: Angive VisKontrolelementegenskab, der skal enten Tekstboks eller afkrydsningsfeltet deaktiverer opslag.

Rækkekildetype

Vælg, om opslagsfeltet skal udfyldes med værdier fra en anden tabel eller forespørgsel eller fra en liste over værdier, du angiver. Du kan også vælge at udfylde listen med navne på felterne i en tabel eller forespørgsel.

Rækkekilde

Angiv den tabel, forespørgsel eller liste over værdier, der indeholder værdierne til opslagsfeltet. Når egenskaben Rækkekildetype er indstillet til Tabel/forespørgsel eller Feltliste, skal denne egenskab indstilles til navnet på en tabel eller forespørgsel eller til en SQL-sætning, der repræsenterer forespørgslen. Når egenskaben Rækkekildetype er indstillet til Værdiliste, skal denne egenskab indeholde en liste over værdier adskilt af semikolon.

BundetKolonne

Angiv den kolonne i egenskaben Rækkekilde, der leverer den værdi, der gemmes af opslagsfeltet. Denne værdi kan variere fra 1 til antallet af kolonner i egenskaben Rækkekilde.

AntalKolonner

Angiv det antal kolonner i rækkekilden, der kan vises i opslagskolonnen. Denne egenskab kan være en heltalsværdi fra 1 til 255.

Kolonneoverskrifter

Angiv, om der skal vises kolonneoverskrifter. Værdien kan være Nej (standard) eller Ja.

Kolonnebredder

Angiv kolonnebredden for hver kolonne. Hvis du ikke vil få vist en kolonne, f.eks. et id, kan du angive 0 for bredden.

MaksAntalRækker

Angiv det antal rækker, der skal vises, når opslagskolonnen vises.

Listebredde

Angiv bredden på det kontrolelement, der vises, når opslagskolonnen vises.

BegrænsTilListe

Vælg, om en bruger kan angive en værdi, der ikke findes på listen.

Tillad flere værdier

Angiv, om opslagsfeltet bruger et felt med flere værdier og tillader, at der vælges flere værdier. Indstillingen kan være Nej (standard) eller Ja. Hvis du vælger Ja, kan brugeren vælge flere værdier fra egenskaben Rækkekilde for hver post. Du kan finde flere oplysninger om brug af denne indstilling under Hvornår du skal bruge flere værdier i et opslagsfelt.

Tillad redigering af værdiliste

Angiv, om elementerne i et opslagsfelt med en værdiliste kan redigeres. Hvis egenskaben er angivet til Ja, vises menukommandoen Rediger listeelementer, når du højreklikker på opslagsfeltet. Hvis opslagsfeltet har mere end én kolonne, ignoreres denne egenskab.

Redigeringsformular til listeelementer

Angiv en eksisterende formular, som du kan bruge til at redigere listeelementerne i et opslagsfelt.

Vis kun værdier for rækkekilder

Vis kun de værdier, der svarer til den aktuelle rækkekilde, når Tillad flere værdier er indstillet til Ja.

Øverst på siden

Fjerne en opslagsegenskab

  1. Højreklik i navigationsruden på den tabel, du vil arbejde med, og klik derefter på Designvisning.

  2. Markér det felt, du vil fjerne en opslagsegenskab for.

  3. Klik på fanen Opslag.

  4. Klik på Tekstfelt på rullelisten VisKontrolelement, og gem derefter ændringen.

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×