Opsummere data ved hjælp af en forespørgsel

Opsummere data ved hjælp af en forespørgsel

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

I denne artikel forklares, hvordan du bruger en type af funktionen kaldet en aggregeringsfunktion til at lægge dataene i et resultatsæt. Denne artikel forklares også kortvarigt hvordan du kan bruge andre aggregatfunktioner, såsom ANTAL og Gennemsnit for at tælle eller beregne gennemsnittet af værdierne i et resultatsæt. Desuden forklares i denne artikel, hvordan du bruger rækken Total, en funktion i Access, som du kan bruge til at opsummere data uden at ændre designet af dine forespørgsler.

Hvad vil du foretage dig?

Forstå metoder til at summere data

Forberede nogle eksempeldata

Summere data ved hjælp af en Rækken Total

Beregne hovedtotaler ved hjælp af en forespørgsel

Beregne gruppetotaler ved hjælp af en totalforespørgsel

Summere data på tværs af flere grupper ved hjælp af en krydstabuleringsforespørgsel

Reference til aggregeringsfunktionen

Forstå metoder til at summere data

Du kan summere en kolonne med tal i en forespørgsel ved hjælp af en funktion, der kaldes en aggregeringsfunktion. Aggregeringsfunktioner udfører en beregning på en kolonne med data og returnerer en enkelt værdi. Access indeholder en række forskellige aggregeringsfunktioner, herunder Sum, Tæl, Middel (til at beregne gennemsnit), Min og Maks. Du summerer data ved at føje funktionen Sum til forespørgslen, og du tæller data ved hjælp af funktionen Tæl osv.

Desuden kan Access flere forskellige måder at føje Sum og andre aggregatfunktioner til en forespørgsel. Du kan:

  • Åbn forespørgslen i dataarkvisning, og tilføje rækken Total. Rækken Total, en funktion i Access, kan du bruge en aggregatfunktion i en eller flere kolonner i et forespørgselsresultat uden at ændre designet af din forespørgsel.

  • Oprette en totalforespørgsel. En totalforespørgsel beregner subtotaler på tværs af grupper af poster. Rækken Total beregner hovedtotaler for en eller flere kolonner (felter) med data. Hvis du f.eks. du vil beregne en subtotal for alle salg efter by eller efter kvartal, skal du bruge en totalforespørgsel til at gruppere dine poster efter den ønskede kategori, hvorefter du summerer salgstallene.

  • Oprette en krydstabuleringsforespørgsel. En krydstabuleringsforespørgsel er en speciel type forespørgsel, der viser resultaterne i et gitter, der ligner et Excel-regneark. Krydstabuleringsforespørgsler opsummere dine værdier og derefter gruppere dem efter to sæt af fakta – en angive ned side (rækkeoverskrifter), og den anden langs toppen (kolonneoverskrifter). Du kan for eksempel bruge en krydstabuleringsforespørgsel til at vise salg totaler for hver enkelt by for de seneste tre år, som i følgende tabel vises:

By

2003

2004

2005

Paris

254.556

372.455

467.892

Sydney

478.021

372.987

276.399

Jakarta

572.997

684.374

792.571

...

...

...

...

Bemærk: De trinvise vejledninger i dette dokument fremhæver brugen af funktionen Sum, men husk, at du kan bruge andre aggregeringsfunktioner rækken Total og forespørgsler. Find flere oplysninger om brug af andre aggregeringsfunktioner i afsnittet Reference til aggregeringsfunktioner senere i denne artikel.

Finde flere oplysninger om brug af andre Sammenlæg funktioner, i artiklen vise totaler for kolonne i et dataark.

Trinnene i følgende afsnit beskriver, hvordan du kan tilføje rækken Total, bruge en totalforespørgsel til at summere data på tværs af grupper, og hvordan du kan bruge en krydstabuleringsforespørgsel, der beregner subtotaler for data på tværs af grupper og tidsintervaller. Husk, at mange aggregeringsfunktioner kun fungerer kun på data i felter, der er angivet til en bestemt datatype. F.eks. fungerer funktionen SUM kun med felter, der er angivet til datatyperne Tal, Decimal eller Valuta. Find flere oplysninger om de datatyper, som hver funktion kræver, i afsnittet Reference til aggregeringsfunktioner senere i denne artikel.

Du kan finde generelle oplysninger om datatyper i artiklen Redigere eller ændre datatypen for et felt.

Toppen af siden

Forberede nogle eksempeldata

Vejledningerne i denne artikel indeholder tabeller med eksempeldata. De trinvise vejledninger bruger eksempeltabellerne for at hjælpe dig med at forstå, hvordan aggregeringsfunktioner fungerer. Hvis du foretrækker det, kan du eventuelt føje eksempeltabellerne ind i en ny eller eksisterende database.

Access indeholder flere måder at føje disse eksempeltabeller til en database. Du kan angive data manuelt, kan du kopiere hver tabel i et regnearksprogram som Excel og derefter importere regnearkene i Access, eller du kan indsætte dataene i et tekstredigeringsprogram som Notesblok og importere data fra de resulterende tekstfiler.

Trinnene i dette afsnit beskriver, hvordan du kan angive data manuelt i et tomt dataark, og hvordan du kopiere eksempeltabellerne til et regnearksprogram og derefter importere disse tabeller i Access. Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og importere tekstdata, i artiklen importere eller sammenkæde med data i en tekstfil.

Vejledningen i denne artikel bruger følgende tabeller. Brug disse tabeller til at oprette dine eksempeldata:

Tabellen Kategorier:

Kategori

Dukker

Spil og puslespil

Kunst og indramning

Videospil

Dvd og film

Modeller og hobbyer

Sport

Tabellen Produkter:

Produktnavn

Pris

Kategori

Programmør-actionfigur

DKK 12,95

Dukker

Sjov med C# (et brætspil for hele familien)

DKK 15,85

Spil og puslespil

Relationsdatabasediagram

DKK 22,50

Kunst og indramning

Den magiske computerchip (500 brikker)

DKK 32,65

Spil og puslespil

Access! Spillet!

DKK 22,95

Spil og puslespil

Computernørder og mytiske dyr

DKK 78,50

Videospil

Øvelser for computernørder! Dvd’en!

DKK 14,88

Dvd og film

Den ultimative flyvende pizza

DKK 36,75

Sport

Eksternt 5,25” diskettedrev (1/4 skala)

DKK 65,00

Modeller og hobbyer

Bureaukrat non-actionfigur

DKK 78,88

Dukker

Gloom

DKK 53,33

Videospil

Byg dit eget tastatur

DKK 77,95

Modeller og hobbyer

Tabellen Ordrer:

Ordredato

Forsendelsesdato

Forsendelsesby

Forsendelsesgebyr

14-11-2005

15-11-2005

Jakarta

DKK 55,00

14-11-2005

15-11-2005

Sydney

DKK 76,00

16-11-2005

17-11-2005

Sydney

DKK 87,00

17-11-2005

18-11-2005

Jakarta

DKK 43,00

17-11-2005

18-11-2005

Paris

DKK 105,00

17-11-2005

18-11-2005

Stuttgart

DKK 112,00

18-11-2005

19-11-2005

Wien

DKK 215,00

19-11-2005

20-11-2005

Miami

DKK 525,00

20-11-2005

21-11-2005

Wien

DKK 198,00

20-11-2005

21-11-2005

Paris

DKK 187,00

21-11-2005

22-11-2005

Sydney

DKK 81,00

23-11-2005

24-11-2005

Jakarta

DKK 92,00

Tabellen Ordredetaljer:

Ordre-id

Produktnavn

Produkt-id

Enhedspris

Antal

Rabat

1

Byg dit eget tastatur

12

DKK 77,95

9

5 %

1

Bureaukrat non-actionfigur

2

DKK 78,88

4

7,5 %

2

Øvelser for computernørder! Dvd’en!

7

DKK 14,88

6

4 %

2

Den magiske computerchip

4

DKK 32,65

8

0

2

Computernørder og mytiske dyr

6

DKK 78,50

4

0

3

Access! Spillet!

5

DKK 22,95

5

15 %

4

Programmør-actionfigur

1

DKK 12,95

2

6 %

4

Den ultimative flyvende pizza

8

DKK 36,75

8

4 %

5

Eksternt 5,25” diskettedrev (1/4 skala)

9

DKK 65,00

4

10 %

6

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

12

6,5 %

7

Gloom

11

DKK 53,33

6

8 %

7

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

4

9 %

Bemærk: Husk, at i en typisk database vil en tabel med ordredetaljer kun indeholde feltet produkt-id, og ikke et feltet Produktnavn. Eksempeltabellen bruger feltet Produktnavn til at gøre det nemmere at læse data.

Angive eksempeldataene manuelt

  1. Klik på fanen Opret i gruppen Tabeller og klik på Tabel.

    Access tilføjer en ny, tom tabel til databasen.

    Bemærk: Du behøver ikke at udføre dette trin, hvis du åbner en ny, tom database, men du skal følge den, hver gang du vil føje en tabel til databasen.

  2. Dobbeltklik på den første celle i overskriftsrækken, og angiv navnet på feltet i eksempeltabellen.

    Som standard udfylder Access tomme felter i overskriftsrækken med teksten Tilføj nyt felt, f.eks. således:

    Et nyt felt i et dataark

  3. Brug piletasterne til at flytte til den næste tomme overskriftscelle, og angiv det andet feltnavn (du kan også trykke på TAB eller dobbeltklikke på den nye celle). Gentag dette trin, indtil du har angivet alle feltnavne.

  4. Indtast data fra eksempeltabellen.

    Når du indtaster data, udleder Access en datatype for hvert felt. Det er bedst at angive en bestemt datatype, f.eks. Tal, Tekst eller Dato og klokkeslæt for hvert af felterne i tabellerne. Angivelse af datatyper sikrer nøjagtig dataindtastning og forhindrer også fejl, f.eks. brug af et telefonnummer i en beregning. For disse eksempeltabeller skal du lade Access udlede datatypen.

  5. Når du er færdig med at indtaste data, skal du klikke på Gem.

    Tastaturgenvej Tryk på CTRL + S.

    Dialogboksen Gem som åbnes.

  6. I feltet Tabelnavn skal du skrive navnet på eksempeltabellen og derefter klikke på OK.

    Du skal bruge navnet på eksempeltabellen, da forespørgslerne i vejledningen anvender disse navne.

  7. Gentag disse trin, indtil du har oprettet hvert af de eksempeltabeller, der er angivet i starten af dette afsnit.

Hvis du ikke vil angive data manuelt, skal du følge de næste trin for at kopiere dataene til en regnearksfil og derefter importere dataene fra regnearksfilen ind i Access.

Oprette eksempelregneark

  1. Start din regnearksprogram, og opret en ny, tom fil. Hvis du bruger Excel, oprettes der en ny, tom projektmappe som standard.

  2. Kopiér den første eksempeltabel, der blev angivet ovenfor, og sæt den ind i det første regneark med start ved den første celle.

  3. Ved hjælp af den metode, der er mulig i regnearksprogrammet, skal du omdøbe regnearket. Giv regnearket det samme navn som eksempeltabellen. Hvis eksempeltabellen f.eks. hedder Kategorier, skal du give regnearket samme navn.

  4. Gentag trin 2 og 3, hvor du kopierer hver eksempeltabel til et tomt regneark og omdøber regnearket.

    Bemærk: Du kan være nødvendigt at føje regneark til din regnearksfil. Du kan finde oplysninger om denne opgave i hjælpen til din regnearksprogram.

  5. Gem projektmappen et praktisk sted på computeren eller netværket, og gå til det næste trin.

Oprette databasetabeller ud fra regneark

  1. På fanen Eksterne Data i gruppen Importér skal du klikke på Excel.

    eller

    Klik på Mere, og vælg derefter et regnearksprogram på listen.

    Dialogboksen Hent eksterne Data – Programnavn-regneark vises.

  2. Klik på Gennemse, åbn regnearksfilen, du oprettede i de forrige trin, og klik derefter på OK.

    Guiden Importér regneark starter.

  3. Som standard markerer guiden det første regneark i projektmappen (regnearket Kunder, hvis du har fulgt trinnene i forrige afsnit), og data fra regnearket vises i den nederste del af siden i guiden. Klik på Næste.

  4. På den næste side i guiden skal du klikke på Første række indeholder kolonneoverskrifter og derefter klikke på Næste.

  5. Hvis du vil, kan du på næste side bruge tekstbokse og lister under Feltindstillinger til at ændre feltnavne og datatyper eller til at udelade felter fra importen. Ellers skal du klikke på Næste.

  6. Lad indstillingen Lad Access tilføje en primær nøgle være markeret, og klik på Næste.

  7. Access anvender som standard navnet på regnearket til den nye tabel. Accepter det foreslåede navn, eller angiv et andet navn, og klik derefter på Udfør.

  8. Gentag trin 1 til 7, indtil du har oprettet en tabel fra hvert regneark i projektmappen.

Omdøb felter med primære nøgler

Bemærk: Da du importerede regnearkene, føjede Access automatisk en kolonne med en primær nøgle til hver tabel, og som standard navngav Access denne kolonne "ID" og angav den til datatypen Autonummerering. Trinnene i dette afsnit viser, hvordan du omdøber hvert felt med en primær nøgle. At gøre dette hjælper dig med tydeligt at identificere alle felterne i en forespørgsel.

  1. Højreklik på hver af de tabeller, du oprettede i forrige trin, i navigationsruden, og klik på Designvisning.

  2. Find det primære nøglefelt for hver tabel. Som standard navngiver Access hvert felt ID.

  3. I kolonnen Feltnavn for hvert primært nøglefelt skal du tilføje navnet på tabellen.

    F.eks. skal du omdøbe feltet ID for tabellen Kategorier til "Kategori-id" og feltet for tabellen Ordrer til "Ordre-id". For tabellen Ordredetaljer skal du omdøbe feltet til "Detalje-id". For tabellen Produkter skal du omdøbe feltet til "Produkt-id".

  4. Gem ændringerne.

Når eksempeltabellerne vises i denne artikel, inkluderer de primære nøglefelter, og feltet er omdøbt som beskrevet i foregående trin.

Toppen af siden

Summér data ved hjælp af en rækken Total

Du kan føje en totalrække til en forespørgsel ved at åbne forespørgslen i dataarkvisning, tilføje rækken og derefter vælge den aggregeringsfunktion, du vil bruge, f.eks. Sum, Min, Maks eller Middel. Trinnene i dette afsnit beskriver, hvordan du opretter en grundlæggende udvælgelsesforespørgsel og tilføjer rækken Total. Du behøver ikke at bruge de eksempeltabeller, der er beskrevet i forrige afsnit.

Opret en udvælgelsesforespørgsel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabeller skal du dobbeltklikke på den eller de tabeller, du vil bruge i forespørgslen, og derefter klikke på Luk.

    Den eller de valgte tabeller vises som vinduer i den øverste del af Forespørgselsdesigner.

  3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgslen.

    Du kan medtage felter, der indeholder beskrivende data, f.eks. navne og beskrivelser, men du skal medtage et felt, der indeholder numeriske data eller valutadata.

    Hvert felt vises i en celle i designgitteret.

  4. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen.

    Forespørgselsresultatsættet vises i dataarkvisning.

  5. Du kan skifte til designvisning og justere din forespørgsel. Det gør du ved at højreklikke på dokumentfanen for forespørgslen og klikke på Designvisning. Derefter kan du justere forespørgslen efter behov ved at tilføje eller fjerne felter. Hvis du vil fjerne et felt, skal du vælge kolonnen i designgitteret og trykke på DELETE.

  6. Gem din forespørgsel.

Tilføj rækken Total

  1. Sørg for, at forespørgslen er åben i dataarkvisning. Det gør du ved at højreklikke på dokumentfanen for forespørgslen og klikke på Dataarkvisning.

    eller

    Dobbeltklik på forespørgslen i navigationsruden. Dette kører forespørgslen og indlæser resultaterne i et dataark.

  2. På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Totaler.

    En ny række, Total, vises i dataarket.

  3. I rækken Total skal du klikke på cellen i det felt, du vil summere, og derefter vælge Sum på listen.

Skjul rækken Total

  • På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Totaler.

Find flere oplysninger om brug af rækken Total i artiklen Vise totaler for kolonne i et dataark.

Toppen af siden

Beregn hovedtotaler ved hjælp af en forespørgsel

En hovedtotal er summen af alle værdierne i en kolonne. Du kan beregne flere typer af hovedtotaler, herunder:

  • En enkel hovedtotal der summerer værdierne i en enkelt kolonne. Du kan f.eks. beregne de samlede leveringsomkostninger.

  • En beregnet hovedtotal, der summerer værdierne i mere end én kolonne. Du kan f.eks. beregne det samlede salg ved at multiplicere omkostninger for flere varer med antallet af bestilte varer og derefter sammenlægge summerne.

  • En hovedtotal, der udelader nogle poster. Du kan f.eks. beregne det samlede salg udelukkende for sidste fredag.

Trinnene i følgende afsnit viser, hvordan du opretter hver type hovedtotal. Trinnene anvender tabellerne Ordrer og Ordredetaljer.

Tabellen Ordrer:

Ordre-id

Ordredato

Forsendelsesdato

Forsendelsesby

Forsendelsesgebyr

1

14-11-2005

15-11-2005

Jakarta

DKK 55,00

2

14-11-2005

15-11-2005

Sydney

DKK 76,00

3

16-11-2005

17-11-2005

Sydney

DKK 87,00

4

17-11-2005

18-11-2005

Jakarta

DKK 43,00

5

17-11-2005

18-11-2005

Paris

DKK 105,00

6

17-11-2005

18-11-2005

Stuttgart

DKK 112,00

7

18-11-2005

19-11-2005

Wien

DKK 215,00

8

19-11-2005

20-11-2005

Miami

DKK 525,00

9

20-11-2005

21-11-2005

Wien

DKK 198,00

10

20-11-2005

21-11-2005

Paris

DKK 187,00

11

21-11-2005

22-11-2005

Sydney

DKK 81,00

12

23-11-2005

24-11-2005

Jakarta

DKK 92,00

Tabellen Ordredetaljer

Detalje-id

Ordre-id

Produktnavn

Produkt-id

Enhedspris

Antal

Rabat

1

1

Byg dit eget tastatur

12

DKK 77,95

9

0,05

2

1

Bureaukrat non-actionfigur

2

DKK 78,88

4

0,075

3

2

Øvelser for computernørder! Dvd’en!

7

DKK 14,88

6

0,04

4

2

Den magiske computerchip

4

DKK 32,65

8

0,00

5

2

Computernørder og mytiske dyr

6

DKK 78,50

4

0,00

6

3

Access! Spillet!

5

DKK 22,95

5

0,15

7

4

Programmør-actionfigur

1

DKK 12,95

2

0,06

8

4

Den ultimative flyvende pizza

8

DKK 36,75

8

0,04

9

5

Eksternt 5,25” diskettedrev (1/4 skala)

9

DKK 65,00

4

0,10

10

6

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

12

0,065

11

7

Gloom

11

DKK 53,33

6

0,08

12

7

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

4

0,09

Beregn et enkel hovedtotal

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabel skal du dobbeltklikke på den tabel, du vil bruge i forespørgslen, og derefter klikke på Luk.

    Hvis du bruger eksempeldataene, skal du dobbeltklikke på tabellen Ordrer.

    Tabellen vises i et vindue i den øverste del af forespørgselsdesigneren.

  3. Dobbeltklik på det felt, du vil summere. Kontrollér, at feltet er angivet som datatypen Tal eller Valuta. Hvis du forsøger at summere værdier i ikke-numeriske felter, f.eks. et tekstfelt, viser Access fejlmeddelelsen Datatyperne stemmer ikke overens i kriterieudtrykket, når du forsøger at køre forespørgslen.

    Hvis du bruger eksempeldataene, skal du dobbeltklikke på kolonnen Forsendelsesgebyr.

    Du kan føje yderligere numeriske felter til gitteret, hvis du vil beregne hovedtotaler for disse felter. En totalforespørgsel kan beregne hovedtotaler for mere end én kolonne.

  4. På fanen Design i gruppen Vis/skjul skal du klikke på Totaler. Knapflade

    Rækken Total vises i designgitteret, og Gruppér efter vises i cellen i kolonnen Forsendelsesgebyr.

  5. Rediger værdien i cellen i rækken Total til Sum.

  6. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og vise resultaterne i dataarkvisning.

    Tip: Bemærk, at Access tilføjer "SumAf" til begyndelsen af navnet på feltet, du summerer. For at ændre kolonneoverskriften til et mere sigende navn, f.eks. Samlet forsendelseskal du skifte tilbage til designvisning og klikke på rækken Felt i kolonnen Forsendelsesgebyr i designgitteret. Placer markøren ud for Forsendelsesgebyr, og indtast ordene Samlet forsendelse efterfulgt af et kolon, således: Samlet forsendelse: Forsendelsesgebyr

  7. Du kan også gemme forespørgslen og lukke den.

Beregn en hovedtotal, der udelader nogle poster

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabel skal du dobbeltklikke på tabellen Ordre og tabellen Ordredetaljer og derefter klikke på Luk for at lukke dialogboksen.

  3. Føj feltet Ordredato fra tabellen Ordrer til den første kolonne i forespørgselsgitteret.

  4. I rækken Kriterier i den første kolonne skal du skrive Dato() -1. Udtrykket udelukker den aktuelle dags poster fra den beregnede total.

  5. Dernæst skal du oprette den kolonne, der beregner salgsbeløbet for hver transaktion. Skriv følgende udtryk i rækken Felt i den anden kolonne i gitteret:

    Samlet salgsværdi: (1-[Ordredetaljer].[Rabat]/100)*([Ordredetaljer].[Enhedspris]*[Ordredetaljer].[Antal])

    Kontrollér, at udtrykket refererer til felter, der er angivet til datatyperne Tal eller Valuta. Hvis dit udtryk refererer til felter, der er angivet til andre datatyper, viser Access meddelelsen Datatyperne stemmer ikke overens i kriterieudtrykket, når du forsøger at køre forespørgslen.

  6. På fanen Design i gruppen Vis/skjul skal du klikke på Totaler.

    Rækken Total vises i designgitteret, og Gruppér efter vises i første og anden kolonne.

  7. I den anden kolonne skal du redigere værdien i cellen i rækken Total til Sum. Funktionen Sum tilføjer de enkelte salgstal.

  8. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og vise resultaterne i dataarkvisning.

  9. Gem forespørgslen som Dagligt salg.

    Bemærk: Næste gang du åbner forespørgslen i designvisning, kan der være en lille ændring i de værdier, der er angivet i rækkerne Felt og Total i kolonnen Samlet salgsværdi. Udtrykket vises omsluttet i funktionen Sum, og rækken Total viser Udtryk i stedet for Sum.

    Hvis du f.eks. bruger eksempeldataene og opretter forespørgslen (som vist i de foregående trin), vil du se:

    Samlet salgsværdi: Sum((1-[Ordreoplysninger].Rabat/100)*([Ordredetaljer].Enhedspris*[Ordredetaljer].Antal))

Toppen af siden

Beregn gruppetotaler ved hjælp af en totalforespørgsel

Trinnene i dette afsnit beskriver, hvordan du opretter en totalforespørgsel, der beregner subtotaler på tværs af grupper af data. Husk, at en totalforespørgsel som standard kun kan inkludere det eller de felter, der indeholder dine gruppedata, f.eks. feltet "Kategorier", og feltet, der indeholder de data, du vil summere, f.eks. feltet "Salg". Totalforespørgsler må ikke indeholde andre felter, der beskriver elementerne i en kategori. Hvis du vil se de beskrivende data, kan du oprette en anden udvælgelsesforespørgsel, der kombinerer felterne i din totalforespørgsel med yderligere datafelter.

Trinnene i dette afsnit beskriver, hvordan du opretter en total og vælger de nødvendige forespørgsler til at identificere det totale salg for hvert produkt. Trinnene antager, at du bruger disse eksempeltabeller:

Tabellen Produkter:

Produkt-id

Produktnavn

Pris

Kategori

1

Programmør-actionfigur

DKK 12,95

Dukker

2

Sjov med C# (et brætspil for hele familien)

DKK 15,85

Spil og puslespil

3

Relationsdatabasediagram

DKK 22,50

Kunst og indramning

4

Den magiske computerchip (500 brikker)

DKK 32,65

Kunst og indramning

5

Access! Spillet!

DKK 22,95

Spil og puslespil

6

Computernørder og mytiske dyr

DKK 78,50

Videospil

7

Øvelser for computernørder! Dvd’en!

DKK 14,88

Dvd og film

8

Den ultimative flyvende pizza

DKK 36,75

Sport

9

Eksternt 5,25” diskettedrev (1/4 skala)

DKK 65,00

Modeller og hobbyer

10

Bureaukrat non-actionfigur

DKK 78,88

Dukker

11

Gloom

DKK 53,33

Videospil

12

Byg dit eget tastatur

DKK 77,95

Modeller og hobbyer

Tabellen Ordredetaljer

Detalje-id

Ordre-id

Produktnavn

Produkt-id

Enhedspris

Antal

Rabat

1

1

Byg dit eget tastatur

12

DKK 77,95

9

5 %

2

1

Bureaukrat non-actionfigur

2

DKK 78,88

4

7,5 %

3

2

Øvelser for computernørder! Dvd’en!

7

DKK 14,88

6

4 %

4

2

Den magiske computerchip

4

DKK 32,65

8

0

5

2

Computernørder og mytiske dyr

6

DKK 78,50

4

0

6

3

Access! Spillet!

5

DKK 22,95

5

15 %

7

4

Programmør-actionfigur

1

DKK 12,95

2

6 %

8

4

Den ultimative flyvende pizza

8

DKK 36,75

8

4 %

9

5

Eksternt 5,25” diskettedrev (1/4 skala)

9

DKK 65,00

4

10 %

10

6

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

12

6,5 %

11

7

Gloom

11

DKK 53,33

6

8 %

12

7

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

4

9 %

Følgende trin forudsætter en en-til-mange-relation mellem felterne produkt-id i tabellen Ordrer og tabellen Ordredetaljer med tabellen Ordrer på relationens “en”-side.

Opret totalforespørgslen

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabel skal du markere de tabeller, du vil arbejde med, klikke på Tilføj og derefter klikke på Luk, når du har tilføjet tabellerne.

    eller

    Dobbeltklik på de tabeller, du vil bruge, og klik derefter på Luk. Hver tabel vises som et vindue i den øverste del af forespørgselsdesigneren.

    Hvis du bruger eksempeltabellerne herover, kan du tilføje tabellerne Produkter og Ordredetaljer.

  3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgslen.

    Som en hovedregel føjer du kun gruppefeltet og værdifeltet til forespørgslen. Du kan dog bruge en beregning i stedet for et værdifelt – de næste trin viser, hvordan du gør.

    1. Føj feltet Kategori fra tabellen Produkter til designgitteret.

    2. Opret den kolonne, der beregner salgsbeløbet for hver transaktion ved at skrive følgende udtryk i den anden kolonne i gitteret:

      Samlet salgsværdi: (1-[Ordredetaljer].[Rabat]/100)*([Ordredetaljer].[Enhedspris]*[Ordredetaljer].[Antal])

      Sørg for, at de felter, som du henviser til i udtrykket, er af datatypen Tal eller Valuta. Hvis dit refererer til felter med andre datatyper, viser Access fejlmeddelelsen Datatyperne stemmer ikke overens i kriterieudtrykket, når du forsøger at skifte til dataarkvisning.

    3. På fanen Design i gruppen Vis/skjul skal du klikke på Totaler.

      Rækken Total vises i designgitteret, og i den række vises Gruppér efter i første og anden kolonne.

    4. I den anden kolonne skal du ændre værdien i rækken Total til Sum. Funktionen Sum tilføjer de enkelte salgstal.

    5. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og vise resultaterne i dataarkvisning.

    6. Hold forespørgslen åben til brug i næste afsnit.

      Brug kriterier med en totalforespørgsel

      Den forespørgsel, du oprettede i forrige afsnit, omfatter alle posterne i de underliggende tabeller. Den udelukker ikke en rækkefølge, når du beregner totaler, og den viser totaler for alle kategorier.

      Hvis du har brug for at udelade visse poster, kan du føje kriterier til forespørgslen. Du kan f.eks. ignorere transaktioner, der er mindre end DKK 100 eller kun beregne totaler for nogle af dine produktkategorier. I dette afsnit forklares det, hvordan du bruger tre typer kriterier:

    7. Kriterier, der ignorerer visse grupper, når du beregner totaler.    Du kan f.eks. beregne totaler udelukkende for kategorierne Videospil, Kunst og indramning og Sport.

    8. Kriterier, der skjuler visse totaler efter beregningen af disse.    Du kan f.eks. udelukkende vise totaler, der er større end DKK 150.000.

    9. Kriterier, der udelader enkeltposter i at blive medtaget i totalen.    Du kan f.eks. udelade individuelle salgstransaktioner, når værdien (Enhedspris * Antal) falder under DKK 100.

      Følgende trin beskriver, hvordan du tilføjer kriterierne enkeltvist og ser påvirkningen af forespørgselsresultatet.

      Føj kriterier til forespørgslen

    10. Åbn forespørgslen fra den forrige sektion i Designvisning. Det gør du ved at højreklikke på dokumentfanen for forespørgslen og klikke på Designvisning.

      eller

      Højreklik på forespørgslen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

    11. I rækken Kriterier i kolonnen kategori-id skal du indtaste =Dukker eller Sport eller Kunst og indramning.

    12. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og vise resultaterne i dataarkvisning.

    13. Skift tilbage til Designvisning og indtast >100 i rækken Kriterier i kolonnen Samlet salgsværdi.

    14. Kør forespørgslen for at se resultaterne, og skift derefter tilbage til Designvisning.

    15. Tilføj nu kriterier, der udelader individuelle salgstransaktioner, som er mindre end DKK 100. Hvis du vil gøre dette, er du nødt til at tilføje en ny kolonne.

      Bemærk: Du kan ikke angive det tredje kriterie i kolonnen Samlet salgsværdi. Alle kriterier, du angiver i denne kolonne, gælder for den samlede værdi og ikke for de enkelte værdier.

    16. Kopiér udtrykket fra den anden kolonne til den tredje kolonne.

    17. I rækken Total for den nye kolonne skal du vælge Hvor og i rækken Kriterierindtaste > 20.

    18. Kør forespørgslen for at se resultaterne, og gem derefter forespørgslen.

      Bemærk: Næste gang du åbner forespørgslen i Designvisning, kan der være mindre ændringer i designgitteret. I den anden kolonne, vises udtrykket i rækken Felt inde i funktionen Sum, og værdien i rækken Total viser Udtryk i stedet for Sum.

      Samlet salgsværdi: Sum((1-[Ordreoplysninger].Rabat/100)*([Ordredetaljer].Enhedspris*[Ord redetaljer].Antal))

      Du vil også se en fjerde kolonne. Denne kolonne er en kopi af den anden kolonne, men de kriterier, du har angivet i den anden kolonne, vises faktisk som en del af den nye kolonne.

Toppen af siden

Summér data på tværs af flere grupper ved hjælp af en krydstabuleringsforespørgsel

En krydstabuleringsforespørgsel er en særlig type forespørgsel, der viser resultaterne i et gitter, der ligner et Excel-regneark. Krydstabuleringsforespørgsler summerer dine værdier og grupperer dem derefter ud fra to sæt fakta – et sæt ned langs siden (et sæt rækkeoverskrifter) og det andet sæt langs toppen (et sæt kolonneoverskrifter). Denne figur illustrerer en del af resultatsættet for krydstabuleringsforespørgselseksemplet:

Et eksempel på en krydstabuleringsforespørgsel

Husk, at en krydstabuleringsforespørgsel ikke altid udfylder alle felter i resultatsættet, idet de tabeller, du bruger i forespørgslen, ikke altid indeholder værdier for alle potentielle datapunkter.

Når du opretter en krydstabuleringsforespørgsel, vil du typisk medtage data fra mere end én tabel, og du medtager altid tre typer data: de data, der bruges som rækkeoverskrifter, de data, der bruges som kolonneoverskrifter, og de værdier, du vil summere eller på anden måde behandle.

Trinnene i dette afsnit anvender nedenstående tabeller:

Tabellen Ordrer:

Ordredato

Forsendelsesdato

Forsendelsesby

Forsendelsesgebyr

14-11-2005

15-11-2005

Jakarta

DKK 55,00

14-11-2005

15-11-2005

Sydney

DKK 76,00

16-11-2005

17-11-2005

Sydney

DKK 87,00

17-11-2005

18-11-2005

Jakarta

DKK 43,00

17-11-2005

18-11-2005

Paris

DKK 105,00

17-11-2005

18-11-2005

Stuttgart

DKK 112,00

18-11-2005

19-11-2005

Wien

DKK 215,00

19-11-2005

20-11-2005

Miami

DKK 525,00

20-11-2005

21-11-2005

Wien

DKK 198,00

20-11-2005

21-11-2005

Paris

DKK 187,00

21-11-2005

22-11-2005

Sydney

DKK 81,00

23-11-2005

24-11-2005

Jakarta

DKK 92,00

Tabellen Ordredetaljer

Ordre-id

Produktnavn

Produkt-id

Enhedspris

Antal

Rabat

1

Byg dit eget tastatur

12

DKK 77,95

9

5 %

1

Bureaukrat non-actionfigur

2

DKK 78,88

4

7,5 %

2

Øvelser for computernørder! Dvd’en!

7

DKK 14,88

6

4 %

2

Den magiske computerchip

4

DKK 32,65

8

0

2

Computernørder og mytiske dyr

6

DKK 78,50

4

0

3

Access! Spillet!

5

DKK 22,95

5

15 %

4

Programmør-actionfigur

1

DKK 12,95

2

6 %

4

Den ultimative flyvende pizza

8

DKK 36,75

8

4 %

5

Eksternt 5,25” diskettedrev (1/4 skala)

9

DKK 65,00

4

10 %

6

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

12

6,5 %

7

Gloom

11

DKK 53,33

6

8 %

7

Relationsdatabasediagram

3

DKK 22,50

4

9 %

Følgende trin beskriver, hvordan du opretter en krydstabuleringsforespørgsel, der grupperer det samlede salg efter by. Forespørgslen bruger to udtryk til at returnere en formateret dato og en salgstotal.

Oprette en krydstabuleringsforespørgsel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabeller skal du dobbeltklikke på de tabeller, du vil bruge i forespørgslen, og derefter klikke på Luk.

    Hver tabel vises som et vindue i den øverste del af forespørgselsdesigneren.

    Hvis du bruger eksempeltabellerne, skal du dobbeltklikke på tabellen Ordrer og tabellen Ordredetaljer.

  3. Dobbeltklik på de felter, du vil bruge i forespørgslen.

    Hvert feltnavn vises i en tom celle i rækken Felt i designgitteret.

    Hvis du bruger eksempeltabellerne, kan du tilføje felterne Forsendelsesby og Forsendelsesdato fra tabellen Ordrer.

  4. I den næste tomme celle i rækken Felt skal du kopiere og indsætte eller indtaste følgende udtryk: Samlet salg: Sum(CCur([Ordredetaljer].[Enhedspris]*[Antal]*(1-[Rabat])/100)*100)

  5. Klik på Krydstabulering i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.

    Rækken Total og rækken Krydstabulering vises i designgitteret.

  6. Klik på cellen i rækken Total i feltet By, og vælg Gruppér efter. Gør det samme for feltet Afsendelsesdato. Skift værdien i cellen Total for feltet Samlet salg til Udtryk.

  7. I rækken Krydstabulering skal du angive cellen i feltet By som Rækkeoverskrift, angive feltet Afsendelsesdato som Kolonneoverskrift og angive feltet Samlet salg som Værdi.

  8. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Design.

    Resultatet af forespørgslen vises i dataarkvisningen.

Toppen af siden

Reference til aggregeringsfunktionen

Denne tabel viser og beskriver aggregeringsfunktionerne, som Access kan anvende i rækken Total og forespørgsler. Husk, at Access indeholder flere aggregeringsfunktioner til forespørgsler, end det er tilfældet for rækken Total. Hvis du arbejder med en Access-projekt (en Access-frontend forbundet med en Microsoft SQL Server-database), kan du også bruge udvidet sæt af aggregeringsfunktioner i SQL Server. Du kan se flere oplysninger om dette sæt funktioner i Microsoft SQL Server-bøger online.

Funktion

Beskrivelse

Bru g med datatype(r)

Middel

Beregner den gennemsnitlige værdi for en kolonne. Kolonnen skal indeholde numeriske data, valutadata eller dato/klokkeslæt-data. Funktionen ignorerer null-værdier.

Tal, valuta, dato/klokkeslæt

Antal

Returnerer antallet af elementer i en kolonne.

Alle datatyper undtagen komplekse gentagne skalardata, f.eks. en kolonne med lister med flere værdier.

Du kan finde flere oplysninger om lister med flere værdier i artiklerne Vejledning til brug af felter med flere værdier og Tilføje eller ændre et opslagsfelt, der gør det muligt at gemme flere værdier.

Maksimum

Returnerer elementet med den højeste værdi. For tekstdata er den højeste værdi den sidste alfabetiske værdi – Access skelner ikke mellem store og små bogstaver. Funktionen ignorerer null-værdier.

Tal, valuta, dato/klokkeslæt

Minimum

Returnerer elementet med den laveste værdi. For tekstdata er den laveste værdi den første alfabetiske værdi – Access skelner ikke mellem store og små bogstaver. Funktionen ignorerer null-værdier.

Tal, valuta, dato/klokkeslæt

Standardafvigelse

Måler, hvor meget værdier afviger fra gennemsnitsværdien (middelværdien).

Find flere oplysninger om brug af denne funktion i artiklen Vise kolonnetotaler i et dataark.

Tal, valuta

Sum

Summerer elementerne i en kolonne. Fungerer kun med numeriske data og valutadata.

Tal, valuta

Varians

Måler den statistiske varians for alle værdier i kolonnen. Du kan kun bruge denne funktion på numeriske data og valutadata. Hvis tabellen indeholder færre end to rækker, returnerer Access en null-værdi.

Find flere oplysninger om variansfunktioner i artiklen Vise kolonnetotaler i et dataark.

Tal, valuta

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×