Opsæt et arkiv og en sletningspolitik for postkasser for organisationen i Office 365

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel henvender sig til administratorer. Vil du føje arkiv og opbevaringspolitikker til elementer i din postkasse? Se Tildel opbevaringspolitik til mails | Opbevarings- og arkiveringspolitikker politikker i Outlook på internettet til virksomheder

I Office 365 kan du, oprette en arkiverings- og sletningspolitik der automatisk flytter elementer til en brugers arkivpostkasse, og automatisk sletter elementer fra postkassen. Du kan gøre dette, ved at oprette en opbevaringspolitik der er tildelt til en brugers arkivpostkasse, og flytter elementer efter en bestemt tidsperiode. Elementer slettes også fra postkassen når de når en bestemt aldersgrænse. De faktiske regler der bestemmer, hvilke elementer flyttes eller slettes, og hvornår det sker kaldes opbevaringsmærker. Opbevaringsmærker er sammenkædet med en opbevaringspolitik, der er tildelt til en brugers postkasse. Et opbevaringsmærke gælder opbevaringsindstillinger for individuelle meddelelser og mapper i en brugers postkasse. Det definerer, hvor lang tid en meddelelse forbliver i postkassen og hvilken handling der udføres, når meddelelsen når den angivne opbevaringsalder. Når en meddelelse, når sin opbevaringsalder flyttes den enten til en brugers arkivpostkasse, eller den bliver slettet.

Trinnene i dette emne konfigureres en arkiverings- og opbevarings politik for den fiktive organisation Alpine House. Konfiguration af denne politik indeholder følgende opgaver:

  • Aktivér en arkivpostkasse for hver enkelt bruger i organisationen. Dette giver brugerne et ekstra postkasselager, og er påkrævet så en opbevaringspolitik kan flytte elementer til arkivpostkassen. Det tillader også brugeren, at gemme arkiveringsoplysninger ved at flytte elementer til deres arkivpostkasse.

  • For oprettelse af tre brugerdefinerede opbevaringstags, skal du gøre følgende:

    • Flytter automatisk elementer, der er 3 år gamle til brugerens arkivpostkasse. Ved at flytte elementer til arkivpostkassen, frigøres der plads i en brugers primære postkasse.

    • Sletter automatisk post fra mappen, Slettet post når de er 5 år gamle. Dette frigiver også plads i brugerens primære postkasse. Brugeren har mulighed, for at gendanne disse elementer hvis det er nødvendigt. Se fodnoten Yderligere oplysninger for at få mere at vide.

    • Sletter automatisk (og permanent) elementer, der er 7 år gamle fra både primær- og arkivpostkasse. På grund af overholdelse af regler, skal nogle organisationer bevare mail til en bestemt tidsperiode. Når dette tidsrum udløber, kan en organisation permanent fjerne disse elementer fra brugerpostkasser.

  • Opret en ny opbevaringspolitik, og tilføj de nye brugerdefinerede opbevaringsmærker til den. Desuden kan du også tilføje indbyggede opbevaringsmærker til den nye opbevaringspolitik. Dette inkluderer personlige mærker, som brugere kan tildele til elementer i deres postkasse. Du kan også tilføje et opbevaringsmærke, der flytter elementer fra mappen genoprettelige elementer i brugerens primære postkasse til mappen genoprettelige elementer i arkivpostkassen. Dette hjælper med at frigøre plads i en brugers mappe Genoprettelige elementer, når deres postkasse er placeret i venteposition.

Du kan følge nogle eller alle trinnene i denne artikel, for at konfigurere en arkiverings- og sletningspolitik for postkasser i din egen organisation. Vi anbefaler, at du tester denne proces på et par postkasser før du implementerer den på alle postkasser i organisationen.

Inden du går i gang

  • Du skal være global administrator i din Office 365-organisation for at udføre trinnene i denne artikel.

  • Når du opretter en ny brugerkonto i Office 365, og tildeler brugeren en Exchange Online-licens oprettes der automatisk en postkasse til brugeren. Når postkassen er oprettet, har den en automatisk tildelt standardopbevaringspolitik, der hedder MRM Standardpolitik. I denne artikel vil du lære, hvordan du opretter en ny opbevaringspolitik og tildeler den til brugernes postkasser. Du erstatter dermed MRM Standardpolitikken. En postkasse kan have én opbevaringspolitik tildelt ad gangen.

  • For at få mere at vide om opbevaringsmærker- og politikker i Exchange Online, læs Opbevaringsmærker og opbevaringspolitikker.

Det første trin er at aktivere arkivpostkassen for hver bruger i organisationen. En brugers arkivpostkasse skal være aktiveret, så et opbevaringsmærke med en "Flyt til Arkiv"-opbevaringshandling kan flytte elementet efter opbevaringsalderen udløber.

Bemærk: Du kan aktivere arkivpostkasser når som helst under denne proces, de skal blot være aktiveret, før du har fuldført processen. Hvis en arkivpostkasse ikke er aktiveret, sker der ikke noget med de elementer, der er tildelt arkiveringspolitik, og der udføres ikke nogen handling.

  1. Gå til https://protection.office.com.

  2. Log på Office 365 ved hjælp af din global administrationskonto.

    Sikkerheds- og overholdelsescenter vises.

    Office 365 Security & Compliance Center – startside
  3. Gå til styring af Data i Sikkerheds- og overholdelsescenter > Arkivér.

    Der vises en liste over postkasser i organisationen, og om den tilsvarende arkivpostkasse er aktiveret eller deaktiveret.

  4. Markér alle postkasser ved at klikke på den på listen. Hold Skift nede, og klik derefter på den sidste post på listen.

    Tip: Dette trin forudsætter, at ingen arkivpostkasser er aktiveret. Hvis du har postkasser med arkiv aktiveret, skal du holde Ctrl nede og klikke på hver postkasse, som har en deaktiveret arkivpostkasse. Du kan også klikke på kolonneoverskriften Arkivpostkasse, for at sortere rækkerne baseret på om arkivpostkassen er aktiveret eller deaktiveret. Det gør det nemmere at vælge postkasser.

  5. I ruden med oplysninger under Masseredigering skal du klikke på Aktivér.

    Der vises en advarsel, siger, at elementer, der er ældre end to år skal flyttes til den nye arkiv postkasse. Dette skyldes, at den standardpolitik for opbevaring, som er tildelt en ny brugerpostkasse, når den er oprettet har et arkiv standard politik mærke, der har en opbevaringspolitik alder på 2 år. Det brugerdefinerede arkiv standard politik mærke, der i trin 2 skal du oprette har en opbevaringspolitik alder på 3 år. Det betyder, at elementer, der er 3 år eller ældre flyttes til arkiv postkassen.

  6. Klik på Ja, for at lukke advarslen og starte processen, med at aktivere arkivpostkassen for hver postkasse der er markeret.

  7. Når processen er fuldført, skal du klikke på Opdater opdater for at opdatere listen på Arkivsiden.

    Arkivpostkassen er aktiveret for alle brugere i organisationen.

    Listen over postkasser med arkivpostkasse aktiveret
  8. Lade Sikkerheds- og overholdelsescenter være åben. Du skal bruge det i næste trin.

Tilbage til toppen

I dette trin skal du oprette de tre brugerdefinerede opbevaringsmærker, der er blevet beskrevet tidligere.

  • Alpine House 3-årigt Flyt til Arkiv (brugerdefineret arkiveringspolitik)

  • Alpine House 7-årigt – Slet permanent (brugerdefineret sletningspolitik)

  • Alpine House Slettede Elementer, 5 år, Slet og Tillad gendannelse (brugerdefineret mærke til mappen Slettet post)

For at oprette nye opbevaringstags, skal du bruge Exchange Administration (EAC) i organisationen Exchange Online.

  1. Klik på app launcher Knap for appstarter i øverste venstre hjørne i Sikkerheds- og overholdelsescenter, og klik derefter på feltet administration.

  2. Klik på Admin Centrerer i den venstre navigationsrude i Office 365 Administration, og derefter klikke på Exchange.

    Skærmbillede viser Office 365 Administration med indstillingen Administration udvidet og Exchange markeret.
  3. Gå til styring af overholdelse i EAC > opbevaringstags

    Der vises en liste over opbevaringsmærker for organisationen.

Opret et brugerdefineret arkiveringsstandardpolitikmærke

Først skal du oprette et brugerdefineret arkiveringsstandardpolitikmærke (DPT), der flytter elementer til arkivpostkassen efter 3 år.

  1. Opbevaringsmærkerne skal du klikke på Nyt mærke Ikonet Ny , og derefter vælge Anvend automatisk på hele postkassen (standard).

  2. Nyt mærke, der anvendes automatisk på hele postkassen (standard) Udfyld følgende felter:

    Indstillinger til at oprette et nyt standardmærke til arkivering
    1. Navn   Skriv et navn til det nye opbevaringsmærke.

    2. Opbevaringshandling    Vælg, Flyt til Arkiv for at flytte elementer til arkivpostkassen, når en opbevaringsperiode udløber.   

    3. Opbevaringsperiode    Vælg, Når elementet når følgende alder (i dage), og angiv derefter varigheden af en opbevaringsperiode. I dette scenarie flyttes elementer til arkivpostkassen efter 1095 dage (3 år).

    4. Kommentar    (Valgfrit) Skriv en kommentar, der forklarer formålet med det brugerdefinerede opbevaringsmærke.

  3. Klik på Gem for at oprette arkiveringsstandardpolitikmærket DTP.

    Det nye arkiv DPT vises på listen over opbevaringsmærker.

Opret et brugerdefineret sletningsstandardpolitikmærke

Derefter skal du oprette et andet brugerdefineret DPT, men dette vil kun være en politik for sletning. Elementer slettes således efter 7 år.

  1. Opbevaringsmærkerne skal du klikke på Nyt mærke Ikonet Ny , og derefter vælge Anvend automatisk på hele postkassen (standard).

  2. Nyt mærke, der anvendes automatisk på hele postkassen (standard) Udfyld følgende felter:

    Indstillinger til at oprette et nyt standardmærke til sletning
    1. Navn   Skriv et navn til det nye opbevaringsmærke.

    2. Opbevaringshandling    Vælg, Slet permanent for at fjerne elementer fra postkassen, når en opbevaringsperiode udløber.   

    3. Opbevaringsperiode    Vælg, Når elementet når følgende alder (i dage), og angiv derefter varigheden af en opbevaringsperiode. I dette scenarie kan, elementer slettes efter 2555 dage (7 år).

    4. Kommentar    (Valgfrit) Skriv en kommentar, der forklarer formålet med det brugerdefinerede opbevaringsmærke.

  3. Klik på Gem for at oprette den brugerdefinerede DPT.

    Det nye sletnings-DPT vises på listen over opbevaringsmærker.

Opret et nyt brugerdefineret mærke til opbevaringspolitikken for mappen Slettet post

Det sidste opbevaringsmærke, der skal oprettes er et brugerdefineret opbevaringspolitikmærke (RPT) til mappen Slettet post. Dette mærke sletter elementer i mappen Slettet post efter 5 år, og giver en gendannelsesperiode, hvor brugerne kan bruge værktøjet Gendan Slettede Elementer til at gendanne et element.

  1. Opbevaringsmærkerne skal du klikke på Nyt mærke Ikonet Ny , og derefter vælge Anvend automatisk på en standardmappe.

  2. Nyt mærke, der anvendes automatisk på hele postkassen Udfyld følgende felter:

    Indstillinger til oprettelse af et nyt opbevaringspolitikmærke til mappen Slettet post
    1. Navn   Skriv et navn til det nye opbevaringsmærke.

    2. Anvend dette mærke til følgende standardmappe    , Vælg Slettede elementeri rullelisten.

    3. Opbevaringshandling Vælg, Slet og Tillad Genoprettelse for at slette elementer,når en opbevaringsperiode udløber, men tillad brugere at gendanne et slettet element, inden for opbevaringsperioden (der som standard er 14 dage).  

    4. Opbevaringsperiode    Vælg, Når elementet når følgende alder (i dage), og angiv derefter varigheden af en opbevaringsperiode I dette scenarie kan, elementer slettes efter 1825 dage (5 år).

    5. Kommentar    (Valgfrit) Skriv en kommentar, der forklarer formålet med det brugerdefinerede opbevaringsmærke.

  3. Klik på Gem, for at oprette det brugerdefinerede RPT til mappen Slettede elementer.

    Det nye RPT vises på listen over opbevaringsmærker.

Tilbage til toppen

Når du opretter de brugerdefinerede opbevaringstags, er næste trin at oprette en ny opbevaringspolitik og tilføje opbevaringstags. Du skal tilføje de tre brugerdefinerede opbevaring mærker, du oprettede i trin 2, og de indbyggede mærker, der er nævnt i den første sektion. I trin 4, skal du tildele denne nye opbevaringspolitik til brugernes postkasser.

  1. Gå til styring af overholdelse i EAC > opbevaringspolitikker.

  2. Klik på Ny Ikonet Ny på siden opbevaringspolitikker.

  3. I Navn skal du skrive et navn til den nye opbevaringspolitik; f.eks, Alpine House Arkiv- og Sletningspolitik.

  4. Under Opbevaringsmærker skal du klikke på Tilføj Ikonet Ny .

    Der vises en liste over opbevaringstags i din organisation. Bemærk de brugerdefinerede mærker, du oprettede i trin 2 vises.

  5. Tilføj de 9 opbevaringstags, der er fremhævet på følgende skærmbillede (disse koder er beskrevet mere detaljeret i sektionen Få mere at vide ). For at tilføje mærket opbevaring, skal du markere det og derefter klikke på Tilføj.

    Tilføj opbevaringsmærker til den nye opbevaringspolitik

    Tip: Du kan markere flere opbevaringsmærker, ved at holde Ctrl-tasten nede og derefter klikke på hvert mærke.

  6. Når du har tilføjet opbevaringsmærkerne, skal du klikke på OK.

  7. På den Nye opbevaringspolitik skal du klikke på Gem, for at oprette den nye politik.

    Den nye opbevaringspolitik vises på listen. Markér den for at få vist de opbevaringsmærker, der er knyttet til den i ruden med oplysninger.

    Den nye opbevaringspolitik og listen over sammenkædede opbevaringstags

Tilbage til toppen

Når der oprettes en ny postkasse, tildeles en opbevaringspolitik med navnet standard MRM politik til den som standard. I dette trin skal vil du erstatte denne opbevaringspolitik (fordi en postkasse kan have kun én opbevaringspolitik tildelt) ved at tildele den nye opbevaringspolitik, som du oprettede i trin 3 til brugernes postkasser i organisationen. Dette trin forudsætter, skal du tildele den nye politik til alle postkasser i organisationen.

  1. I EAC, gå til modtagere > postkasser.

    Der vises en liste over alle brugerpostkasser i din organisation.

  2. Markér alle postkasser ved at klikke på den på listen. Hold Skift nede, og klik derefter på den sidste post på listen.

  3. I detaljeruden i højre side af EAC, under Masseredigering, skal du klikke på flere indstillinger.

  4. Klik på Opdater under Opbevaringspolitik.

  5. Vælg opbevaringspolitikken, du oprettede i trin 3 i rullelisten Vælg opbevaringspolitikken på siden flere tildele en opbevaringspolitik for eksempel- Alpine House arkiv og opbevaringspolitik.

  6. Klik på Gem for at gemme den nye opbevaring politik tildeling.

  7. For at bekræfte, at nye opbevaringspolitikken har fået tildelt postkasser, kan du gøre følgende: Vælg en postkasse på siden postkasser, og klik derefter på Rediger.

    1. Vælg en postkasse på siden postkasser, og klik derefter på Rediger Rediger .

    2. Klik på postkasse funktioner på siden postkasse egenskaber for den valgte bruger.

      Navnet på den nye politik, der er tildelt til postkassen, vises i rullelisten opbevaringspolitik.

Tilbage til toppen

Når du anvender den nye opbevaringspolitik for postkasser i trin 4, kan det tage op til 7 dage i Exchange Online for nye opbevaring indstillingerne skal anvendes til postkasser. Dette skyldes, at en proces kaldet de administrerede mappe assistenten processer postkasser én gang hver 7 dage. I stedet for venter på den administrerede Mappeassistent til at køre, kan du gennemtvinge dette til at opstå ved at køre den Cmdletten Start-ManagedFolderAssistant i Exchange Online PowerShell.

Hvad sker der når du kører en Administreret mappeassistent? Den tilføjer indstillingerne i opbevaringspolitikken, ved at undersøge elementer i postkassen og afgør, om de er underlagt opbevaring. Den stempler derefter elementer underlagt opbevaring med de relevante opbevaringsmærker, og tilføjer den angivne opbevaringshandling på elementer der er over opbevaringsalderen.

Her er trinnene for at oprette forbindelse til Exchange Online PowerShell og derefter køre den administrerede Mappeassistent for hver postkasse i din organisation.

  1. På din lokale computer skal du åbne Windows PowerShell, og køre følgende kommando.

    $UserCredential = Get-Credential

    Når du er i dialogboksen Windows PowerShell Legitimationsanmodning, skal du angive brugernavnet og adgangskoden til din globale Office 365-administratorkonto, og derefter klikke på OK.

  2. Kør den følgende kommando.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Kør den følgende kommando.

    Import-PSSession $Session
  4. For at bekræfte, at du har forbindelse til din Exchange Online-organisation, skal du køre følgende kommando for at få en liste over alle postkasser i organisationen.

    Get-Mailbox

    Bemærk: Få mere at vide eller hvis du har problemer, med at oprette forbindelse til din Exchange Online organisation: Læs Opret forbindelse til Exchange Online ved hjælp af remote PowerShell.

  5. Kør følgende to kommandoer, for at starte en Administreret mappeassistent til alle postkasser i organisationen.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Det var det! Du har konfigureret en arkiv- og sletningspolitik for Alpine House organisationen.

Flere oplysninger

  • Hvordan beregnes opbevaringsalder? Opbevaringsalderen på postkasseelementer, beregnes fra datoen for levering eller datoen for oprettelse af elementer. Det kan f.eks være kladdemeddelelser, der ikke kunne sendes, men er oprettet af brugeren. Når en Administreret mappeassistent behandler elementer i en postkasse, påstemples en startdato og en udløbsdato for alle elementer, der har opbevaringsmærker med opbevaringshandlingen Slet og Tillad Gendannelse eller Slet permanent. Elementer, der har et arkivmærke er forsynet med en flyttedato.

  • Følgende tabel indeholder flere oplysninger om hvert opbevarings-mærke, der er føjet til den brugerdefinerede opbevaringspolitik der blev oprettet ved at følge trinnene i dette emne.

    Opbevaringsmærke

    Hvad betyder dette mærke

    Indbyggede eller brugerdefinerede?

    Type

    Alpine House 3 årigt – Flyt til arkiv

    Flytter elementer, der er 1095 dage (3 år) gamle til arkiveringspostkassen.

    Brugerdefineret (se trin 2 )

    Standardpolitikmærke (arkiv); Dette mærke anvendes automatisk på hele postkassen.

    Alpine House 7 årigt – Slet permanent

    Sletter permanent elementer i primær- og arkiveringspostkassen, når de er 7 år gamle.

    Brugerdefineret (se trin 2 )

    Standardpolitikmærke (Slet); Dette mærke anvendes automatisk på hele postkassen.

    Alpine House Slettet. Elementer der slettes hvert 5. år – Slet og Tillad Gendannelse

    Sletter post fra mappen Slettet post, der er 5 år gammelt. Brugere kan gendanne disse elementer op til 14 dage, efter de er blevet slettet. *

    Brugerdefineret (se trin 2 )

    Opbevaringspolitikmærke (Slettede Elementer); Dette mærke anvendes automatisk til elementer i mappen Slettet post.

    Genoprettelige elementer 14 dage – Flyt til Arkiv

    Flytter elementer, der har ligget i mappen Genoprettelige elementer i 14 dage til mappen Genoprettelige elementer i arkivpostkassen.

    Indbygget

    Opbevaringspolitikmærke (Genoprettelige Elementer); Dette mærke anvendes automatisk til elementer i mappen Genoprettelige Elementer.

    Uønsket mail

    Elementer der har ligget i mappen Uønsket Mail i 30 dage, slettes permanent. Brugere kan gendanne disse elementer op til 14 dage, efter de er blevet slettet. *

    Indbygget

    Opbevaringspolitikmærke (Uønsket Mail); Dette mærke anvendes automatisk til elementer i mappen Slettet post.

    1 Måned Slet

    Elementer, der er 30 dage gamle, slettes permanent. Brugere kan gendanne disse elementer op til 14 dage, efter de er blevet slettet. *

    Indbygget

    Personlig, dette mærke kan anvendes af brugere.

    1 År Slet

    Elementer, der er 365 dage gamle, slettes permanent. Brugere kan gendanne disse elementer op til 14 dage, efter de er blevet slettet. *

    Indbygget

    Personlig, dette mærke kan anvendes af brugere.

    Slet Aldrig

    Dette mærke forhindrer elementer, i at blive slettet af en opbevaringspolitik.

    Indbygget

    Personlig, dette mærke kan anvendes af brugere.

    Personlig 1 år flyt til arkiv

    Flytter elementer til arkivpostkassen efter 1 år.

    Indbygget

    Personlig, dette mærke kan anvendes af brugere.

    Bemærkninger: * Brugere kan bruge værktøjet, Gendan slettede elementer i Outlook og Outlook Web App for at gendanne et slettet element indenfor opbevaringsperioden for slettede elementer, der som standard er 14 dage i Exchange Online. En administrator kan bruge Windows PowerShell til at øge opbevaringsperioden for slettede elementer til maksimalt 30 dage. Du kan finde flere oplysninger i: 

  • Ved hjælp af mærket Genoprettelige elementer flyttes til arkiv efter 14 dage, kan du frigøre lagerplads i mappen Genoprettelige elementer i brugerens primære postkasse. Dette er nyttigt, når en brugers postkasse er placeret i venteposition hvilket betyder, at intet nogensinde er permanent slettet fra brugerens postkasse. Uden at flytte elementer til arkivpostkassen, er det muligt at lagerkvoten for mappen Genoprettelige elementer i den primære postkasse vil blive nået. Du kan finde flere oplysninger om dette, og om hvordan du undgår det i Øg kvoten for Genoprettelige elementer for postkasser i venteposition.

Tilbage til toppen

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×